Chi phí thành lập doanh nghiệp hạch toán vào đâu?

Chi phí thành lập doanh nghiệp là yếu tố quan trọng trong quá trình khởi nghiệp. Việc hạch toán đúng các khoản chi phí này giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả và tuân thủ quy định pháp luật. Bài viết này, ACC sẽ giúp bạn giải đáp được thắc mắc “Chi phí thành lập doanh nghiệp hạch toán vào đâu?”, cùng tìm hiểu nhé!

1. Chi phí thành lập doanh nghiệp hạch toán vào đâu?

Công đoạn hạch toán các chi phí như thành lập doanh nghiệp, đào tạo nhân viên hoặc quảng cáo sẽ được thực hiện như sau:

Ghi nhận vào:

• Nợ TK 242, 142, 133
• Có TK 111, 112.

Đối với các khoản phí định kỳ, quá trình phân bổ chi phí sẽ được hạch toán như sau:

Ghi nhận vào:

• Nợ TK 642;
• Có TK 242, 142.

Trong đó, các tài khoản được sử dụng bao gồm:

• TK 242: Chi phí trả trước.
• TK 142: Chi phí trả trước ngắn hạn.
• TK 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ.
• TK 111: Tiền mặt.
• TK 112: Tiền gửi ngân hàng.
• TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp.

2. Hạch toán chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp

Căn cứ theo Điều 47 Thông tư 200/2014, chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp bao gồm:

– Chi phí trả trước cho việc thuê cơ sở hạ tầng và tài sản cố định như quyền sử dụng đất, nhà xưởng, kho bãi, văn phòng làm việc, và các tài sản cố định khác phục vụ cho sản xuất, kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán.

– Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo, và chi phí quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước khi hoạt động, được phân bổ tối đa trong 3 năm.

– Chi phí mua bảo hiểm (như bảo hiểm cháy, nổ, bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ phương tiện vận tải, bảo hiểm thân xe, và bảo hiểm tài sản) và các loại lệ phí trả một lần cho nhiều kỳ kế toán.

– Công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, và đồ dùng cho thuê phục vụ hoạt động kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán.

– Chi phí lãi vay trả trước về lãi tiền vay hoặc lãi trái phiếu ngay khi phát hành.

– Chi phí sửa chữa tài sản cố định phát sinh một lần với giá trị lớn, nếu doanh nghiệp không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa lớn, cũng được phân bổ tối đa trong 3 năm.

– Số chênh lệch giá bán thấp hơn giá trị còn lại của tài sản cố định khi bán và thuê lại là thuê tài chính hoặc thuê hoạt động.

– Trường hợp hợp nhất kinh doanh không dẫn đến quan hệ công ty mẹ – công ty con có phát sinh lợi thế thương mại hoặc trong quá trình cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước có phát sinh lợi thế kinh doanh.

– Các khoản chi phí trả trước khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán.

– Chi phí nghiên cứu và chi phí cho giai đoạn triển khai không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là tài sản cố định vô hình sẽ được ghi nhận ngay là chi phí sản xuất, kinh doanh, không ghi nhận là chi phí trả trước.

2.1 Quy định về hạch toán chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp 

Theo Chương II, Điều 3, Khoản 3 của Thông tư 45/2013/TT-BTC, chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp sẽ được hạch toán trong thời gian tối đa 3 năm. 

Các chi phí này bao gồm chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo nhân viên, chi phí quảng cáo trước khi thành lập, chi phí nghiên cứu, chi phí chuyển đổi địa điểm, chi phí mua và sử dụng tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, giấy phép chuyển giao công nghệ, nhãn hiệu thương mại, và lợi thế kinh doanh không phải là tài sản cố định vô hình. 

Tất cả các khoản chi phí này sẽ được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp.

2.2 Quy định về khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào

Theo Điểm b Khoản 12 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC, trước khi thành lập doanh nghiệp, các nhà sáng lập có thể ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân chi trả một số chi phí liên quan đến quá trình thành lập doanh nghiệp và mua sắm hàng hóa, vật tư. 

Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể khấu trừ thuế GTGT đầu vào dựa trên hóa đơn GTGT mang tên tổ chức hoặc cá nhân được ủy quyền. Việc thanh toán cho tổ chức hoặc cá nhân này cần thực hiện qua ngân hàng đối với các hóa đơn có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên.

Công thức tính khấu trừ thuế GTGT đầu vào như sau:

Khấu trừ thuế GTGT đầu vào = Giá mua chưa thuế x % thuế suất GTGT.

Tuy nhiên, số thuế GTGT đầu vào này không được hạch toán vào nguyên giá của tài sản cố định hoặc tính vào chi phí để xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.

3. Chi phí phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp có được khấu trừ thuế GTGT không?

Theo Khoản 12 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC, doanh nghiệp có thể khai thuế GTGT đầu vào và thực hiện khấu trừ trước khi chính thức đi vào hoạt động nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Phải có văn bản ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân thực hiện chi hộ.
• Hóa đơn GTGT cần phải ghi đúng tên của tổ chức hoặc cá nhân được ủy quyền.
• Cần có chứng từ xác nhận thanh toán từ doanh nghiệp đến tổ chức hoặc cá nhân được ủy quyền, đặc biệt nếu hóa đơn vượt quá 20.000.000 đồng, thanh toán phải thực hiện qua chuyển khoản.

Cần lưu ý rằng nếu doanh nghiệp thanh toán cho các dịch vụ trước khi thành lập mà không có văn bản ủy quyền rõ ràng hoặc thiếu hụt hóa đơn chứng từ liên quan, thì những khoản chi này sẽ không được xem xét khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

4. Cách đưa chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp vào chi phí hợp lý

Theo Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC (được sửa đổi và bổ sung theo Điều 6 của Thông tư 78/2014/TT-BTC), các chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp có thể được đưa vào chi phí hợp lý, miễn là doanh nghiệp đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi phải thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật.
• Nếu hóa đơn mua hàng hóa hoặc dịch vụ có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), thì khi thanh toán, doanh nghiệp cần có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt.

Ngoài ra, theo khoản 3 Điều 3 của Thông tư 45/2013/TT-BTC, các chi phí có thể được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong tối đa ba năm bao gồm:

• Chi phí thành lập doanh nghiệp và thuê văn phòng cho hoạt động kinh doanh.
• Chi phí thuê và đào tạo nhân viên.
• Chi phí quảng cáo và tiếp thị trước khi doanh nghiệp chính thức hoạt động.
• Chi phí nghiên cứu và chuyển dịch địa điểm.
• Chi phí mua sắm tài liệu kỹ thuật, giấy chuyển giao công nghệ, bằng sáng chế và nhãn hiệu.

Các khoản chi phí liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp, như mua sắm hàng hóa và vật tư, nếu được thực hiện bởi các tổ chức hoặc cá nhân được ủy quyền, sẽ được kê khai để giảm thuế GTGT đầu vào nếu hóa đơn đứng tên tổ chức hoặc cá nhân đó và thanh toán qua ngân hàng cho hóa đơn có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên.

>>> Xem thêm: Chi phí thuê nhân công ngoài hạch toán vào đâu?

5. Các đối tượng không chịu thuế GTGT 

Căn cứ vào Khoản 2 Điều 4 của Thông tư số 219/2013/TT-BTC ban hành ngày 31/12/2013, có quy định về những đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT) như sau:

• Sản phẩm nông nghiệp và thủy sản chưa qua chế biến.
• Giống cây trồng và vật nuôi.
• Dịch vụ nông nghiệp và thu hoạch sản phẩm.
• Muối được sản xuất từ nước biển hoặc muối tự nhiên.
• Nhà ở do Nhà nước bán cho những người đang thuê.
• Dịch vụ vận chuyển hành khách công cộng.
• Hàng hóa trong nước chưa được sản xuất.
• Vũ khí và các loại khí tài chuyên dụng.
• Hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu.
• Chuyển giao công nghệ cũng như quyền sở hữu trí tuệ.
• Vàng nhập khẩu chưa qua chế tác.
• Sản phẩm tài nguyên và khoáng sản xuất khẩu.
• Các sản phẩm nhân tạo dùng để thay thế bộ phận cơ thể.
• Hàng hóa và dịch vụ của các hộ cá nhân kinh doanh nhỏ.
• Những loại hàng hóa được quy định cụ thể trong danh sách.
• Phân bón và máy móc phục vụ cho nông nghiệp.
• Chuyển nhượng quyền sử dụng đất.
• Các dịch vụ bảo hiểm và y tế.
• Dịch vụ bưu chính và viễn thông công ích.
• Duy trì công viên, vườn thú, cây xanh, và tổ chức dịch vụ tang lễ.
• Sửa chữa các công trình văn hóa và xây dựng phục vụ cho đối tượng xã hội.
• Dịch vụ giáo dục và đào tạo.
• Các hoạt động phát sóng truyền hình và xuất bản sách.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán chi phí tiền điện chi tiết

6. Một số câu hỏi liên quan

Các khoản chi nào cần phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh?

Các khoản chi như chi phí thuê văn phòng, chi phí quảng cáo và chi phí đào tạo nhân viên đều cần phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh. Theo quy định, những khoản chi này được phép phân bổ tối đa trong ba năm và cần có hóa đơn chứng từ hợp lệ.

Chi phí thành lập doanh nghiệp có thể được khấu trừ thuế GTGT không?

Có, chi phí thành lập doanh nghiệp có thể được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu doanh nghiệp có hóa đơn GTGT hợp lệ. Tuy nhiên, để được khấu trừ, các khoản chi phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu về chứng từ và phương thức thanh toán.

Doanh nghiệp có thể ghi nhận chi phí thành lập ngay trong năm đầu hoạt động không?

Doanh nghiệp có thể ghi nhận chi phí thành lập ngay trong năm đầu hoạt động nếu các khoản chi đó đáp ứng đủ điều kiện được tính vào chi phí hợp lý. Tuy nhiên, việc phân bổ cũng cần tuân theo quy định tối đa ba năm cho những khoản chi lớn.

Trên đây là một số thông tin về câu hỏi “Chi phí thành lập doanh nghiệp hạch toán vào đâu?”. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.