Lương tháng 13 là một khoản thưởng quan trọng thể hiện sự tri ân của doanh nghiệp đối với người lao động. Việc hạch toán lương tháng 13 đúng cách không chỉ đảm bảo quyền lợi cho nhân viên mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định thuế. Bài viết này của Kế toán Kiểm toán ACC sẽ hướng dẫn bạn cách hạch toán lương tháng 13 một cách hiệu quả.
1. Lương tháng 13 là gì?
Lương tháng 13 là một khoản tiền thưởng mà người lao động nhận được vào cuối năm, thường được gọi là “thưởng Tết” ở Việt Nam. Đây là một khoản tiền ngoài lương cơ bản mà người sử dụng lao động chi trả cho nhân viên như một hình thức tri ân, khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên trong suốt năm. Lương tháng 13 thường được tính dựa trên một số yếu tố như:
- Thời gian làm việc: Khoản lương tháng 13 thường được tính căn cứ vào thời gian làm việc trong năm. Nếu nhân viên làm việc đủ một năm, họ sẽ được nhận đầy đủ lương tháng 13. Nếu làm việc chưa đủ năm, khoản thưởng này sẽ được tính tỷ lệ theo thời gian làm việc thực tế.
- Mức lương: Mức lương tháng 13 thông thường sẽ là một tháng lương cơ bản hoặc có thể cao hơn, tùy thuộc vào chính sách của công ty và hiệu quả công việc của nhân viên.
- Chính sách của công ty: Một số công ty có thể chi trả lương tháng 13 cho tất cả nhân viên, trong khi một số công ty khác có thể chỉ chi trả cho những nhân viên có hiệu suất làm việc tốt hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
Đây là một khoản phúc lợi không bắt buộc theo quy định của pháp luật, nhưng nhiều công ty vẫn áp dụng như một phần trong chế độ đãi ngộ để tăng cường sự gắn bó và khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên.
2. Cách hạch toán lương tháng 13 như thế nào?
Sau đây cùng tham khảo qua cách hạch toán lương tháng 13 nhé!
2.1 Hạch toán lương tháng 13
Khi thực hiện hạch toán lương tháng 13 cho người lao động, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
Ghi nhận chi phí lương tháng 13:
- Nợ các tài khoản chi phí như TK 622 (Chi phí nhân công trực tiếp), TK 623 (Chi phí nhân viên), TK 6271 (Chi phí quản lý doanh nghiệp), TK 6411 (Chi phí bán hàng), và TK 6421 (Chi phí quản lý doanh nghiệp).
- Có TK 334 (Phải trả công nhân viên).
Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (nếu có):
- Nợ TK 334 (Phải trả công nhân viên).
- Có TK 3335 (Thuế TNCN phải nộp).
Thanh toán lương tháng 13 cho người lao động:
- Nợ TK 334 (Phải trả công nhân viên).
- Có TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Tiền gửi ngân hàng).
Ví dụ: Công ty XYZ có một nhân viên tên là Chị Mai, làm việc tại công ty từ đầu năm 2023 với mức lương hàng tháng là 10 triệu đồng. Cuối năm 2023, công ty quyết định chi trả lương tháng 13 cho Chị Mai là 10 triệu đồng.
Bước 1: Ghi nhận chi phí lương tháng 13
Khi công ty quyết định trả lương tháng 13 cho Chị Mai, bút toán hạch toán sẽ như sau:
- Nợ TK 622 (Chi phí nhân công trực tiếp): 10 triệu đồng
- Có TK 334 (Phải trả công nhân viên): 10 triệu đồng
Bước 2: Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
Giả sử Chị Mai phải nộp thuế thu nhập cá nhân là 1 triệu đồng. Công ty sẽ thực hiện bút toán khấu trừ thuế như sau:
- Nợ TK 334 (Phải trả công nhân viên): 1 triệu đồng
- Có TK 3335 (Thuế TNCN phải nộp): 1 triệu đồng
Bước 3: Thanh toán lương tháng 13
Cuối cùng, khi công ty thanh toán lương tháng 13 cho Chị Mai, bút toán sẽ như sau:
- Nợ TK 334 (Phải trả công nhân viên): 9 triệu đồng (10 triệu đồng – 1 triệu đồng thuế TNCN)
- Có TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 9 triệu đồng
2.2 Các hình thức tính lương tháng 13
Lương tháng 13 thường được tính theo các hình thức cụ thể, tùy thuộc vào số tháng làm việc của người lao động trong năm.
Trường hợp 1: Nếu người lao động làm việc đủ 12 tháng trong năm, lương tháng 13 sẽ được tính dựa trên bình quân của 12 tháng lương.
Công thức tính lương tháng 13 trong trường hợp này là:
Lương tháng 13 = tiền lương trung bình của 12 tháng.
Ví dụ, chị Hoa có mức lương 8 triệu đồng/tháng từ tháng 1 đến tháng 10 năm 2022 và 12 triệu đồng/tháng từ tháng 11 đến tháng 12 năm 2022. Mức lương tháng 13 của chị Hoa sẽ được tính như sau:
Lương tháng 13 = (8 x 10 + 12 x 2) / 12 = 9,33 triệu đồng.
Trường hợp 2: Đối với người lao động không làm đủ 12 tháng, lương tháng 13 sẽ được tính theo tỷ lệ số tháng làm việc trong năm.
Công thức áp dụng trong trường hợp này là;
Lương tháng 13 = (số tháng làm việc trong năm/12) x tiền lương trung bình của 12 tháng.
Ví dụ, anh Minh bắt đầu làm việc tại công ty từ tháng 5 năm 2022 với mức lương 9 triệu đồng/tháng.
Trong trường hợp này, mức lương tháng 13 của anh Minh sẽ được tính: (8/12) x 9 = 6 triệu đồng.
Trường hợp đặc biệt: Đối với những người lao động có đóng góp nổi bật, việc tính lương tháng 13 có thể khác nhau tùy theo quy định của từng doanh nghiệp.
Cần lưu ý rằng nhiều công ty coi lương tháng 13 là khoản thưởng, do đó, điều kiện và mức hưởng có thể khác nhau theo quy chế của từng nơi. Một số doanh nghiệp có thể không tách riêng khoản lương tháng 13 mà gộp chung với khoản thưởng Tết.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán bán hàng không qua kho
3. Quy định về lương tháng 13
Hiện tại, chưa có quy định cụ thể nào về lương tháng 13; tuy nhiên, khoản chi này thường được hiểu chung là một phần thưởng theo Điều 104 của Bộ luật Lao động 2019.
Theo quy định, thưởng được định nghĩa là số tiền, tài sản, hoặc hình thức khác mà người sử dụng lao động dành cho người lao động, dựa trên kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc.
Quy chế thưởng sẽ do người sử dụng lao động quyết định và công bố công khai tại nơi làm việc, sau khi đã tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động ở cơ sở, nếu có.
Về hình thức, việc thưởng không nhất thiết phải bằng tiền; doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức khác như tài sản hoặc các hình thức thưởng khác phù hợp với chính sách của mình.
>>> Xem thêm: Cách hạch toán chi phí nghỉ mát cho nhân viên mới nhất
4. Điều kiện nào để ghi nhận lương tháng 13 vào chi phí hợp lý?
4.1. Hồ sơ và chứng từ đi kèm
Để ghi nhận chi phí lương tháng 13 là hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp, cần đảm bảo các điều kiện về hồ sơ và chứng từ sau đây:
- Ghi rõ điều kiện và mức hưởng lương tháng 13 trong các hồ sơ như hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính hoặc quy chế thưởng.
- Quyết định về lương thưởng.
- Chứng từ thanh toán liên quan đến lương thưởng.
Cần lưu ý rằng trong Quy chế tài chính nội bộ, doanh nghiệp nên ghi rõ ràng rằng “Khoản tiền lương tháng 13 cho người lao động không phụ thuộc vào kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.”
Điều này sẽ giúp khoản tiền lương tháng 13 được ghi nhận là chi phí hợp lý ngay cả trong trường hợp doanh nghiệp bị lỗ.
4.2. Thời điểm hạch toán lương tháng 13
Nếu doanh nghiệp chi tiền lương tháng 13 trước thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, chi phí lương này sẽ được ghi nhận vào chi phí của năm tài chính phát sinh.
Ngược lại, nếu chi lương tháng 13 diễn ra sau khi nộp hồ sơ quyết toán thuế, khoản chi phí này sẽ được ghi nhận vào chi phí của năm tiếp theo.
Tại thời điểm 31/12, kế toán cần phải trích trước chi phí lương tháng 13 cho năm đó.
Ví dụ minh họa:
- Nếu công ty chi tiền lương tháng 13 vào tháng 2 của năm sau, chi phí này vẫn được tính vào chi phí của năm trước.
- Nếu công ty chi tiền lương tháng 13 vào tháng 4 của năm sau, chi phí này sẽ được ghi nhận vào chi phí của năm tài chính tiếp theo.
5. Một số câu hỏi liên quan
Lương tháng 13 có bị tính thuế thu nhập cá nhân không?
Lương tháng 13 được xem là khoản thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân. Nếu công ty chi trả lương tháng 13 vào tháng 02/2023, khoản thu nhập này sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế cho tháng đó. Tương tự như các khoản thu nhập khác, lương tháng 13 cũng được tính giảm trừ gia cảnh theo quy định hiện hành.
Doanh nghiệp có thể chi trả lương tháng 13 bằng hình thức nào?
Doanh nghiệp có thể chi trả lương tháng 13 không chỉ bằng tiền mặt mà còn thông qua nhiều hình thức khác như hiện vật, sản phẩm hoặc các phúc lợi khác. Điều này cho phép doanh nghiệp linh hoạt trong việc thưởng cho nhân viên tùy theo tình hình tài chính và chiến lược kinh doanh của mình.
Khoản lương tháng 13 có ảnh hưởng đến chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp không?
Khoản lương tháng 13 có thể được ghi nhận là chi phí hợp lý trong việc xác định thuế thu nhập doanh nghiệp nếu doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các quy định về hồ sơ và chứng từ liên quan. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần ghi rõ rằng khoản lương tháng 13 này không phụ thuộc vào kết quả hoạt động kinh doanh để đảm bảo được ghi nhận hợp lý ngay cả trong trường hợp doanh nghiệp gặp khó khăn tài chính.
Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về câu hỏi “Cách hạch toán lương tháng 13 như thế nào?”. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng.
