Trong hoạt động kinh doanh, các khoản công nợ giữa các doanh nghiệp phát sinh thường xuyên. Để đảm bảo minh bạch và chính xác, việc hạch toán bù trừ công nợ là rất cần thiết. Bài viết dưới đây của Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán bù trừ công nợ chi tiết. Các bạn hãy cùng tham khảo nhé!
1. Bù trừ công nợ là gì?
Bù trừ công nợ là quá trình đối chiếu và thanh toán các khoản nợ phải thu và nợ phải trả giữa hai bên có mối quan hệ kinh doanh. Thay vì thanh toán riêng lẻ từng khoản, các bên sẽ tiến hành bù trừ lẫn nhau, giúp đơn giản hóa quy trình thanh toán và giảm thiểu rủi ro nợ xấu.
2. Cách hạch toán bù trừ công nợ chi tiết
2.1 Khi bán hàng hóa
Ghi nhận doanh thu và giá vốn hàng bán:
Doanh thu:
- Nợ TK 131 (theo chi tiết)
- Có TK 511
- Có TK 3331
Giá vốn:
- Nợ TK 632
- Có TK 155, 156
2.2 Khi mua hàng
- Nợ TK 152, 153, 156,…
- Nợ TK 133
- Có TK 331
2.3 Thực hiện bù trừ công nợ
- Nợ TK 331
- Có TK 131
2.4 Xử lý phần chênh lệch sau bù trừ
Nếu sau khi bù trừ, doanh nghiệp vẫn còn số dư phải thanh toán:
- Nợ TK 331
- Có TK 111 hoặc TK 112
Nếu sau khi bù trừ, khách hàng còn nợ lại doanh nghiệp:
- Nợ TK 111 hoặc TK 112
- Có TK 131
Ví dụ: Công ty Bình Minh bán 15 máy in cho Công ty Hải Đăng với tổng giá trị 165 triệu đồng (thuế GTGT 10%); vào ngày 05/10, Công ty Hải Đăng bán cho Công ty Bình Minh 30 ghế văn phòng với tổng giá 198 triệu đồng (thuế GTGT 10%).
Theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế giữa hai công ty, phương thức thanh toán sẽ là bù trừ công nợ. Ngày 10/10, hai công ty lập biên bản bù trừ công nợ.
Kế toán tại Công ty Bình Minh sẽ hạch toán như sau:
Khi bán hàng:
- Nợ TK 131: 165.000.000
- Có TK 5111: 150.000.000
- Có TK 3331: 15.000.000
Khi mua hàng
- Nợ TK 153: 180.000.000
- Nợ TK 133: 18.000.000
- Có TK 331: 198.000.000
Thanh toán bù trừ:
- Nợ TK 331: 165.000.000
- Có TK 131: 165.000.000
Thanh toán phần còn thiếu:
- Nợ TK 331: 33.000.000
- Có TK 112: 33.000.000
3. Hồ sơ hợp lệ cần có cho việc bù trừ công nợ
Để đảm bảo việc bù trừ công nợ diễn ra hợp lệ và chính xác, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các loại hồ sơ, chứng từ theo quy định. Dưới đây là những tài liệu quan trọng cần có:
- Hợp đồng mua bán hàng hóa (trong đó có điều khoản quy định rõ hình thức thanh toán thông qua bù trừ công nợ).
- Biên bản giao nhận hàng hóa và phiếu xuất kho.
- Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT).
- Biên bản đối chiếu công nợ giữa hai bên (có xác nhận của cả hai phía).
- Biên bản thực hiện bù trừ công nợ (có chữ ký xác nhận của hai bên).
- Chứng từ thanh toán: Phiếu thu, phiếu chi (đối với khoản chênh lệch dưới 20 triệu đồng); hoặc giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng (nếu khoản chênh lệch từ 20 triệu đồng trở lên).
>>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán chuyển nhượng quyền sử dụng đất
4. Quy trình thanh toán bù trừ công nợ
Khi một cá nhân hoặc doanh nghiệp vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp, họ sẽ có cả khoản phải thu và phải trả. Để giải quyết các khoản nợ này, kế toán thường áp dụng phương pháp thanh toán bù trừ công nợ thông qua các bước sau:
- Bước 1: Kiểm tra và xác minh chi tiết các khoản công nợ của đối tượng liên quan.
- Bước 2: Thực hiện quyết toán các khoản phải thu và phải trả một cách rõ ràng, chính xác.
- Bước 3: Cập nhật thông tin xử lý nợ vào hệ thống sổ sách theo dõi riêng.
Đơn vị cần lập bảng đối chiếu công nợ hàng tháng, bao gồm:
- Số dư từ đầu kỳ
- Các giao dịch phát sinh trong tháng
- Tổng số tiền trong kỳ
Kế toán sẽ rà soát lại toàn bộ chứng từ, hóa đơn liên quan của các đối tượng cần đối chiếu công nợ. Nếu phát hiện sai sót giữa hai bên, kế toán sẽ tiến hành đối chiếu lại để xác định nguyên nhân cụ thể và điều chỉnh phù hợp.
>>> Xem thêm: Cách hạch toán tạm ứng và hoàn ứng
5. Mẫu biên bản bù trừ công nợ
Để thực hiện việc bù trừ công nợ một cách chính xác, doanh nghiệp cần có biên bản xác nhận rõ ràng giữa hai bên. Dưới đây là mẫu biên bản bù trừ công nợ chi tiết:
|
CÔNG TY … Số: … /BB-HH |
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
….. , ngày … tháng … năm 20..
BIÊN BẢN XÁC NHẬN BÙ TRỪ CÔNG NỢ
– Căn cứ hợp đồng mua bán số: …/HĐMB/… đã ký kết ngày … tháng … năm 20..
– Căn cứ vào tình hình thực tế của hai bên
Hôm nay tại trụ sở công ty …, đại diện hai bên công ty gồm có:
BÊN A: CÔNG TY …………………………………………………………………………………
Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………
MST: ……………………………………………………………………………………………
Đại diện: ………………………………………. Chức vụ: ………………………………………………….
Điện thoại: ………………………………………………
Và
BÊN B: CÔNG TY………………………………………………………………………………..
Địa chỉ: ……………………………………………………………………………….
MST: ……………………………………………………………………………….
Đại diện: ………………………………………. Chức vụ: ………………………………………
Điện thoại: ……………………………………………………………………………….
Hai bên A và Bên B cùng nhau xác nhận – đối chiếu công nợ từ ngày …/…/20… đến ngày …/…/20…
Điều 1. Công nợ phát sinh tăng
| Hợp đồng số | Hoá đơn số | Ngày hóa đơn | Mặt hàng | Số lượng (chiếc) | Số tiền phải thanh toán | Đã thanh toán |
| …/HĐMB/… | 00000100 | …/…/20… | … | … | … | … |
| Tổng cộng | … |
Điều 2. Công nợ phát sinh giảm
Theo hợp đồng mua bản số …/HĐMB/… đã ký ngày …/…/20… thì: “Nếu công ty … thanh toán tiền mua lược trước ngày …/…/20… thì sẽ được chiết khấu 2% trên tổng số tiền thanh toán;
Điều 3. Cần trừ công nợ
Hai bên đồng ý bù trừ công trừ công nợ như sau” Số tiền chiết khấu thanh toán (2.000.000) sẽ được cần trừ vào số tiền còn phải thanh toán khi bên mua thanh toán cho bên bản.
Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị như nhau. Mỗi bên giữ 02 bản.
| ĐẠI DIỆN BÊN MUA | ĐẠI DIỆN BÊN BÁN |
6. Câu hỏi thường gặp
Làm thế nào để xử lý khi biên bản bù trừ công nợ bị mất hoặc hỏng?
Nếu biên bản bị mất hoặc hỏng, doanh nghiệp cần nhanh chóng lập lại biên bản mới với sự xác nhận của cả hai bên. Điều này đảm bảo giao dịch vẫn hợp lệ và tránh rủi ro khi có kiểm tra. Biên bản mới cần lưu trữ theo quy định kế toán hiện hành.
Khi nào nên sử dụng hình thức thanh toán bù trừ công nợ?
Hình thức này nên áp dụng khi cả hai bên đều có các khoản phải thu và phải trả, giúp giảm số lần thanh toán và tối ưu hóa quản lý dòng tiền. Nó cũng giúp tiết kiệm thời gian và chi phí liên quan đến giao dịch. Điều này mang lại hiệu quả cho cả hai doanh nghiệp.
Có cần nộp báo cáo công nợ bù trừ lên cơ quan thuế không?
Việc bù trừ công nợ thường không cần báo cáo trực tiếp lên cơ quan thuế, trừ khi có yêu cầu cụ thể trong trường hợp kiểm tra thuế. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải lưu trữ hồ sơ và chứng từ đầy đủ. Điều này nhằm đảm bảo có thể giải trình khi cần thiết.
Qua bài viết trên, Kế toán Kiểm toán ACC đã hướng dẫn các bạn về cách hạch toán bù trừ công nợ chi tiết. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. Kế toán Kiểm toán ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng.
