Tài khoản 142 là gì? Bạn đã bao giờ gặp khó khăn khi hạch toán “Tài khoản 142 – tài khoản Phải trả người bán”? Bạn muốn nắm vững kiến thức về tài khoản 142 để thực hiện công việc kế toán hiệu quả hơn? Việc hạch toán tài khoản 142 chính xác và đầy đủ đóng vai trò quan trọng trong việc: Phản ánh đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp, Đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kế toán. Bài viết sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán tài khoản 142 theo đúng quy định, bao gồm các bước thực hiện, ví dụ minh họa và lưu ý quan trọng., bài viết cũng sẽ chia sẻ một số mẹo hữu ích giúp bạn thực hiện công việc kế toán hiệu quả hơn.
1. Tài khoản 142 là gì?
Tài khoản 142 là tài khoản kế toán có tên gọi là “Phải trả người bán”. Tài khoản này dùng để phản ánh số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho các nhà cung cấp cho các khoản hàng hóa, dịch vụ đã mua nhưng chưa thanh toán.
Cụ thể, tài khoản 142 bao gồm:
Số tiền phải trả cho các nhà cung cấp trong nước: Bao gồm cả tiền hàng và thuế giá trị gia tăng (GTGT)
Số tiền phải trả cho các nhà cung cấp nước ngoài: Bao gồm cả tiền hàng, cước phí vận chuyển, thuế GTGT và các khoản phí khác liên quan
Số tiền đặt cọc trước cho các nhà cung cấp: Số tiền này sẽ được trừ vào số tiền phải trả khi doanh nghiệp nhận hàng hóa, dịch vụ
2. Nguyên tắc của tài khoản 142 – Phải trả người bán
Tài khoản 142 – Phải trả người bán được hạch toán theo các nguyên tắc sau:
Phân loại chi tiết:
Các khoản phải trả cho nhà cung cấp cần được phân loại chi tiết theo từng nhà cung cấp, từng loại hàng hóa, dịch vụ.
Việc phân loại chi tiết giúp cho việc theo dõi và quản lý các khoản phải trả được hiệu quả hơn.
Hạch toán đúng kỳ:
Các khoản phải trả cần được hạch toán đúng kỳ, đúng thời điểm phát sinh.
Việc hạch toán đúng kỳ giúp cho việc phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp được chính xác hơn.
Hạch toán đầy đủ:
Cần hạch toán đầy đủ tất cả các khoản phải trả cho nhà cung cấp, không được bỏ sót bất kỳ khoản nào.
Việc hạch toán đầy đủ giúp cho việc kiểm soát các khoản phải trả được hiệu quả hơn.
Cập nhật số dư:
Cần cập nhật số dư tài khoản 142 thường xuyên để đảm bảo tính chính xác.
Việc cập nhật số dư giúp cho việc theo dõi và quản lý các khoản phải trả được hiệu quả hơn.
Đối chiếu với sổ sách của nhà cung cấp:
Cần đối chiếu số dư tài khoản 142 với sổ sách của nhà cung cấp định kỳ để đảm bảo tính chính xác.
Việc đối chiếu giúp cho việc phát hiện và sửa chữa sai sót kịp thời.
3. Kết cấu và nội dung phản ánh chi tiết của tài khoản 142 – Phải trả người bán
3.1. Kết cấu của tài khoản 142 – Phải trả người bán:
Tài khoản 142 có 2 cấp:
Cấp 1: Phải trả người bán
Cấp 2:
1421: Phải trả người bán trong nước
1422: Phải trả người bán nước ngoài
3.2 Nội dung phản ánh của tài khoản 142 – Phải trả người bán :
Tài khoản 142 – Phải trả người bán phản ánh số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho các nhà cung cấp trong nước và nước ngoài cho các khoản hàng hóa, dịch vụ đã mua nhưng chưa thanh toán.
Cụ thể:
Nợ TK 142:
Khi doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ và nhận hóa đơn từ nhà cung cấp
Khi doanh nghiệp nhận được thông báo thanh toán từ nhà cung cấp
Khi doanh nghiệp trích lập dự phòng phải thu
Có TK 142:
Khi doanh nghiệp thanh toán tiền cho nhà cung cấp
Khi doanh nghiệp được nhà cung cấp giảm giá, chiết khấu
Khi doanh nghiệp hủy hợp đồng mua bán và được nhà cung cấp hoàn tiền
Khi doanh nghiệp xóa nợ phải trả do hết hạn chế độ thu hồi
Số dư tài khoản 142 tại thời điểm cuối kỳ kế toán cho biết số tiền mà doanh nghiệp còn phải trả cho các nhà cung cấp.
Ví dụ minh họa:
Doanh nghiệp mua hàng hóa từ nhà cung cấp trong nước với giá trị 100 triệu đồng, bao gồm cả thuế GTGT 10%.
Nợ TK 1421: 100.000.000 đồng
Doanh nghiệp thanh toán 50 triệu đồng cho nhà cung cấp.
Có TK 1421: 50.000.000 đồng
Số dư tài khoản 1421 tại thời điểm này là 50 triệu đồng, cho biết số tiền mà doanh nghiệp còn phải trả cho nhà cung cấp.
5. Phương pháp hạch toán kế toán nghiệp vụ kinh tế tài khoản 142
5.1 Khi phát sinh các khoản chi phí trả trước ngắn hạn có liên quan đến nhiều kỳ kế toán trong một năm tài chính thì được phân bổ dần:
Đối với chi phí trả trước ngắn hạn dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, ghi:
Nợ TK 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có).
Có TK 111 – Tiền mặt
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ
Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang (2413)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 334 – Phải trả người lao động
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác.
Đối với chi phí trả trước ngắn hạn dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, ghi:
Nợ TK 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn (Tổng giá thanh toán)
Có TK 111 – Tiền mặt
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ
Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang (2413)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 334 – Phải trả người lao động
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác.
5.2. Trường hợp thuê TSCĐ là thuê hoạt động (văn phòng làm việc, nhà xưởng, cửa hàng,…), khi doanh nghiệp trả trước tiền thuê cho nhiều kỳ kế toán trong một năm tài chính:
– Nếu TSCĐ sử dụng vào sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi:
Nợ TK 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có các TK 111, 112,…
– Nếu TSCĐ thuê sử dụng vào sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, ghi:
Nợ TK 142- Chi phí trả trước ngắn hạn
Có các TK 111, 112,…
5.3. Định kỳ, tiến hành phân bổ chi phí trả trước ngắn hạn vào chi phí sản xuất, kinh doanh, ghi:
Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn.
5.4. Đối với công cụ, dụng cụ xuất dùng một lần có giá trị lớn, thời gian sử dụng dưới một năm phải phân bổ nhiều kỳ (tháng, quý) trong một năm:
– Khi xuất công cụ, dụng cụ, căn cứ vào phiếu nhập kho, ghi:
Nợ TK 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn
Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ.
– Định kỳ (tháng, quý) tiến hành phân bổ công cụ, dụnh cụ theo tiêu thức hợp lý. Cân cứ để xác định mức chi phí phải phân bổ mổi kỳ trong năm có thể là thời gian sử dụng hoặc khối lượng sản phẩm, dịch vụ mà công cụ, dụng cụ tham gia kinh doanh trong từng kỳ hạch toán. Khi phân bổ, ghi:
Nợ các TK 623, 627, 641, 642,…
Có TK 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn.
5.5. Trường hợp chi phí trả trước ngắn hạn là chi phí sửa chữa TSCĐ thực tế phát sinh một lần quá lớn, phải phân bổ dần vào chi phí sản xuất, kinh doanh của nhiều kỳ kế toán trong một năm tài chính, khi công việc sửa chữa TSCĐ hoàn thành, ghi:
Nợ TK 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn
Có TK 241 – XDCB dở dang (2413).
5.6. Tính và phân bổ chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong các kỳ kế toán, ghi:
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn.
5.7. Khi phát sinh các chi phí trực tiếp ban đầu liên quan đến tài sản thuê tài chính trước khi nhận tài sản thuê như đàm phán, ký kết hợp đồng,…, ghi:
Nợ TK 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn
Có các TK 111, 112,…
5.8. Chi phí trực tiếp ban đầu liên quan đến hoạt động thuê tài chính được ghi nhận vào nguyên giá TSCĐ thuê tài chính, khi nhận TSCĐ thuê tài chính, ghi:
Nợ TK 212 – Tài sản cố định thuê tài chính
Có TK 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn (Kết chuyển chi phí trực tiếp ban đầu liên quan đến TSCĐ thuê tài chính phát sinh trước khi nhận TSCĐ thuê)
Có các TK 111, 112,…(Số phí trực tiếp liên quan đến hoạt động thuê phát sinh khi nhận tài sản thuê tài chính)
5.9. Trường hợp doanh nghiệp trả trước lãi tiền vay được tính vào chi phí trả trước ngắn hạn, ghi:
Nợ TK 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn
Có các TK 111, 112,…
– Định kỳ, khi phân bổ lãi tiền vay theo số phải trả từng kỳ, ghi:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (Nếu chi phí đi vay, ghi vào chi phí ở tài chính)
Nợ TK 241 – XDCB dở dang (Nếu chi phí đi vay được vốn hoá tính vào chi phí đầu tư XDCB dở dang)
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (Nếu chi phí đi vay được vốn hoá tính vào chi phí sản xuất dở dang)
Có TK 142 – Chi phí trả trước ngắn hạn.
