Trong bối cảnh các quy định kế toán ngày càng trở nên phức tạp và thường xuyên thay đổi, việc nắm vững cách hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ (CCDC) chính là một yếu tố quan trọng giúp các doanh nghiệp duy trì sự minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính của mình. Bài viết này của Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ cung cấp cái nhìn chi tiết và cập nhật nhất về cách hạch toán phân bổ CCDC.
1. Công cụ dụng cụ là gì?
Theo quy định tại Điều 26 Thông tư 200/2014/TT-BTC và Điều 25 Thông tư 133/2016/TT-BTC, công cụ dụng cụ (CCDC) là các tư liệu lao động không đáp ứng đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng để được ghi nhận là tài sản cố định (TSCĐ). Do đó, CCDC được quản lý và hạch toán như nguyên liệu, vật liệu trong kế toán.
Cụ thể, những tư liệu lao động sau đây, nếu không đủ tiêu chuẩn để ghi nhận là TSCĐ, sẽ được ghi nhận là CCDC:
- Đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp: Những thiết bị chuyên dùng trong sản xuất xây lắp.
- Bao bì bán kèm theo hàng hóa: Bao bì có tính tiền riêng, được tính giá trị hao mòn để trừ dần giá trị trong quá trình bảo quản, vận chuyển và dự trữ.
- Dụng cụ, đồ nghề bằng thủy tinh, sành, sứ: Các loại dụng cụ làm từ vật liệu dễ vỡ như thủy tinh hoặc sứ.
- Phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng: Các thiết bị văn phòng như máy tính, bàn ghế, tài liệu, v.v.
- Quần áo, giày dép chuyên dùng: Trang phục và giày dép được sử dụng đặc biệt trong công việc.
Công cụ dụng cụ thường có giá trị thấp hơn và thời gian sử dụng ngắn hơn so với tài sản cố định, và chúng được phân bổ chi phí theo thời gian sử dụng của chúng trong các kỳ kế toán.
2. Thời gian phân bổ công cụ dụng cụ
Theo Khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, thời gian phân bổ công cụ dụng cụ (CCDC) được quy định như sau:
- Tài sản là công cụ dụng cụ: Nếu công cụ dụng cụ chưa đáp ứng đủ điều kiện để được coi là tài sản cố định, giá trị của công cụ dụng cụ này sẽ được phân bổ dần vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ.
- Thời gian phân bổ tối đa: Thời gian phân bổ không được vượt quá 3 năm.
Do đó, doanh nghiệp có thể tự quyết định thời gian phân bổ công cụ dụng cụ sao cho phù hợp với đặc điểm sử dụng và yêu cầu của từng loại công cụ dụng cụ, nhưng không được vượt quá 3 năm. Điều này cho phép doanh nghiệp linh hoạt trong việc phân bổ chi phí công cụ dụng cụ theo thời gian sử dụng thực tế và chính sách kế toán của công ty.
3. Phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ
Theo Điều 25 của Thông tư 133/2016/TT-BTC, có hai phương pháp phân bổ công cụ dụng cụ (CCDC) dựa trên thời gian sử dụng và giá trị của công cụ dụng cụ. Dưới đây là chi tiết từng phương pháp:
| STT | Loại công cụ dụng cụ | Phương pháp hạch toán |
| 1 | Công cụ dụng cụ chỉ sử dụng trong 1 kỳ kế toán và có giá trị nhỏ | Hạch toán trực tiếp vào chi phí trong kỳ |
| 2 | Công cụ dụng cụ sử dụng trong nhiều kỳ kế toán hoặc có giá trị lớn | Hạch toán vào TK 242 (Công cụ dụng cụ) và hàng tháng phân bổ vào chi phí cho các bộ phận liên quan |
Việc chọn phương pháp hạch toán phù hợp giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý chi phí hiệu quả hơn, đồng thời tuân thủ quy định pháp lý hiện hành.
4. Các tính phân bổ CCDC chi tiết
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách tính phân bổ công cụ dụng cụ (CCDC) và ví dụ minh họa:
Tính giá trị phân bổ hàng năm:
- Giá trị phân bổ CCDC hàng năm được tính bằng cách chia giá trị công cụ dụng cụ cho thời gian phân bổ. Thời gian phân bổ không được vượt quá 3 năm.
- Giá trị phân bổ CCDC hàng năm = Giá trị công cụ dụng cụ / Thời gian phân bổ
Tính giá trị phân bổ hàng tháng:
- Giá trị phân bổ hàng tháng là giá trị phân bổ hàng năm chia cho 12 tháng.
- Giá trị phân bổ hàng tháng = Số tiền phân bổ hàng năm / 12
Tính phân bổ trong tháng phát sinh:
Nếu công cụ dụng cụ được đưa vào sử dụng không trọn tháng, bạn cần tính phân bổ theo số ngày thực sử dụng trong tháng. Cụ thể:
- Số tiền phân bổ trong tháng phát sinh = Giá trị công cụ dụng cụ / (Thời gian phân bổ x Tổng số ngày trong tháng) x Số ngày sử dụng trong tháng.
Trong đó:
Số ngày sử dụng trong tháng = Tổng số ngày trong tháng có phát sinh mua dụng cụ – Ngày bắt đầu đưa vào sử dụng + 1
Ví dụ minh họa:
Ngày 15/07/2022, Công ty Tấn Phát mua 1 máy lạnh trị giá 15.000.000 đồng chưa VAT, đã bao gồm chi phí vận chuyển. Mua về sử dụng ngay cho bộ phận văn phòng.
Như vậy, cách tính phân bổ công cụ dụng cụ chi tiết như sau:
Bước 1: Xác định khoảng thời gian phân bổ
Công ty phân bổ trong thời gian là 1 năm (12 tháng).
Bước 2: Xác định mức phân bổ trong tháng 7/2022
- Giá trị CCDC máy lạnh = 15.000.000 đồng.
- Thời gian phân bổ = 12 tháng.
- Tổng số ngày của tháng 7/2022 = 31 ngày.
- Ngày bắt đầu sử dụng = 15/07/2022.
- Số ngày sử dụng trong tháng 7/2022 = 31 – 15 + 1 = 17 ngày.
Mức phân bổ trong tháng 7/2022 = [15.000.000 / (12 x 31)] x 17 = 685.484 đồng/tháng.
Bước 3: Xác định mức phân bổ hàng năm
Giá trị phân bổ hàng năm = Giá trị công cụ dụng cụ – Giá trị phân bổ trong tháng 7/2022
Giá trị máy tính = 15.000.000 – 685.484 = 14.314.516 đồng
Bước 4: Xác định giá trị phân bổ hàng tháng
Số tháng còn lại để phân bổ sau tháng 7 = 12 – 1 = 11 tháng.
Giá trị phân bổ hàng tháng = 14.314.516 / 11 = 1.301.320 đồng/tháng.
Kết luận:
- Trong tháng 7/2022, phân bổ chi phí công cụ dụng cụ là 685.484 đồng.
- Giá trị phân bổ hàng tháng từ tháng 8 đến tháng 6 năm sau là 1.301.320 đồng.
- Thời gian phân bổ là 1 năm.
5. Cách hạch toán phân bổ CCDC mới nhất
a) Công cụ dụng cụ mua về và được sử dụng ngay trong ngày
Trường hợp 1: Nếu giá trị CCDC nhỏ, thời gian sử dụng ngắn thường trong một kỳ SXKD thì hạch toán toàn bộ một lần vào chi phí:
- Nợ TK 154, 621, 627, 641, 642 (tùy theo bộ phận sử dụng)
- Có TK 111, 112, 331
Trường hợp 2: Nếu CCDC có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu (trong nhiều kỳ SXKD) thì hạch toán ghi:
Hoạt động mua CCDC về nhập kho ghi:
- Nợ TK 242
- Có TK 111, 112, 331
Bút toán hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ hàng tháng vào chi phí:
- Nợ TK 154, 621, 627, 641, 642 (tùy theo bộ phận sử dụng)
- Có TK 242
b) Nếu mua CCDC về nhập kho rồi mới xuất ra dùng
Hoạt động nhập kho công cụ dụng cụ, bút toán ghi:
- Nợ TK 153 – Công cụ dụng cụ
- Nợ TK 1331 – Thuế GTGT (nếu có)
- Có TK 111,112, 331
Hoạt động xuất kho CCDC phục vụ cho SXKD: Kế toán căn cứ vào giá trị CCDC và thời gian sử dụng để hạch toán chi phí cho phù hợp.
Trường hợp 1: CCDC có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn thì hạch toán toàn bộ một lần vào chi phí:
- Nợ TK 154, 621, 627, 641, 642 (tùy theo bộ phận sử dụng)
- Có TK 153
Trường hợp 2: CCDC có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu thì hạch toán:
Mua CCDC ghi:
- Nợ TK 242
- Có TK 153
Bút toán hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ hàng tháng vào chi phí ghi:
- Nợ TK 154, 621, 627, 641, 642 (tùy theo bộ phận sử dụng)
- Có TK 242
Việc nắm vững và áp dụng đúng phương pháp hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định kế toán hiện hành mà còn đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính. Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC hy vọng rằng những thông tin và hướng dẫn trong bài viết này sẽ hỗ trợ bạn trong việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán một cách hiệu quả.
HÃY ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN