Hướng dẫn cách định khoản thuế GTGT không được khấu trừ

Thuế giá trị gia tăng (VAT) đóng vai trò cốt lõi trong hệ thống tài chính công, nhưng việc xác định và xử lý các khoản VAT không được khấu trừ luôn là thách thức đối với doanh nghiệp. Bài viết này sẽ đi sâu phân tích vấn đề định khoản thuế gtgt không được khấu trừ, đồng thời cung cấp những hướng dẫn cụ thể để doanh nghiệp có thể giải quyết vấn đề này một cách chính xác và hiệu quả. Cùng Kế toán Kiểm toán Thuế ACC tìm hiểu chi tiết!

1. Định khoản thuế GTGT không được khấu trừ là gì?

Hạch toán thuế GTGT không được khấu trừ là việc ghi nhận và xử lý số tiền thuế giá trị gia tăng (VAT) mà doanh nghiệp đã thanh toán cho nhà cung cấp nhưng không được phép trừ vào số thuế GTGT phải nộp cho nhà nước. Nói cách khác, đây là phần thuế GTGT mà doanh nghiệp phải gánh chịu và không được khấu trừ để giảm số tiền thuế phải nộp.

2. Các trường hợp cần định khoản thuế GTGT không được khấu trừ

Việc xác định chính xác những trường hợp nào không được khấu trừ thuế GTGT là vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp, nhằm đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và tránh những rủi ro không đáng có. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, các trường hợp không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào bao gồm:

• Hóa đơn GTGT không hợp pháp
• Hóa đơn, chứng từ nộp thuế GTGT giả, hóa đơn bị tẩy xóa, hóa đơn khống
• Hóa đơn ghi giá trị không đúng giá trị thực tế của hàng hóa, dịch vụ mua, bán hoặc trao đổi
• Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ không dùng cho sản xuất, kinh doanh
• Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT
• Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ được mua, bán, trao đổi giữa các cơ sở kinh doanh với nhau mà không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng theo quy định của pháp luật về thanh toán không dùng tiền mặt
• Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho mục đích khác với mục đích sản xuất, kinh doanh
• Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ bị thiêu hủy, mất mát, hư hỏng không được bồi thường
• Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán

>>> Xem thêm Cách định khoản thuế nhà thầu theo thông tư 200

3. Định khoản thuế GTGT không được khấu trừ

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phát sinh các khoản thuế GTGT đầu vào nhưng không đủ điều kiện để khấu trừ. Khi đó, việc định khoản đúng là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định của pháp luật kế toán và thuế. Kế toán Kiểm toán Thuế ACC hướng dẫn bạn chi tiết cách xử lý kế toán cho từng tình huống cụ thể dưới đây:

3.1. Hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp – Định khoản thuế GTGT không được khấu trừ

Điều kiện áp dụng:
Áp dụng khi thuế GTGT không được khấu trừ phát sinh từ các hoạt động quản lý chung, không trực tiếp phục vụ cho quá trình sản xuất hoặc kinh doanh có doanh thu chịu thuế.

Các chi phí thường gặp gồm: văn phòng phẩm, hóa đơn tiền điện, nước, cước điện thoại, thuê văn phòng, chi phí tiếp khách, hội nghị, quảng cáo,…

Bút toán hạch toán:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 111 / 112 / 331 – Tiền mặt / tiền gửi ngân hàng / phải trả nhà cung cấp

Ví dụ:
Doanh nghiệp mua một máy in sử dụng tại văn phòng hành chính. Hóa đơn có thuế GTGT nhưng không đáp ứng điều kiện khấu trừ. Khoản thuế này sẽ được ghi nhận vào TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

3.2. Hạch toán vào nguyên giá tài sản cố định – Định khoản thuế GTGT không được khấu trừ

Điều kiện áp dụng:
Áp dụng khi doanh nghiệp mua tài sản cố định phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh nhưng thuế GTGT không đủ điều kiện khấu trừ (ví dụ: hóa đơn không hợp lệ, không đủ chứng từ, hoặc doanh nghiệp không áp dụng phương pháp khấu trừ thuế).

Tài sản cố định phải có:

• Thời gian sử dụng trên 12 tháng

• Giá trị từ 30 triệu đồng trở lên (theo quy định hiện hành)

Tài sản cố định phổ biến: máy móc thiết bị, phương tiện vận chuyển, nhà xưởng, dây chuyền sản xuất,…

Bút toán hạch toán:

Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (bao gồm cả phần thuế GTGT không được khấu trừ)
Có TK 111 / 112 / 331 – Tiền mặt / tiền gửi / phải trả nhà cung cấp

Ví dụ:
Doanh nghiệp mua một máy cắt laser phục vụ sản xuất, tổng giá trị thanh toán là 100 triệu đồng (bao gồm 10 triệu thuế GTGT không được khấu trừ). Khi đó, toàn bộ 100 triệu đồng sẽ được ghi vào nguyên giá tài sản tại TK 211, làm cơ sở tính khấu hao tài sản cố định.

Việc định khoản đúng thuế GTGT không được khấu trừ không chỉ giúp doanh nghiệp phản ánh trung thực chi phí và giá trị tài sản, mà còn ảnh hưởng đến việc tính toán lợi nhuận và nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp. Đây là lý do vì sao doanh nghiệp nên cân nhắc tham khảo đơn vị chuyên môn như Kế toán Kiểm toán Thuế ACC để được hỗ trợ tư vấn và hạch toán chính xác ngay từ đầu.

4. Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào được quy định như thế nào?

Trong hoạt động kế toán thuế, việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào giúp doanh nghiệp giảm chi phí thuế đáng kể. Tuy nhiên, không phải mọi khoản thuế đầu vào đều được khấu trừ. Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ cùng bạn tìm hiểu rõ các điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào để đảm bảo tuân thủ đúng quy định và hạn chế tối đa rủi ro trong quá trình kê khai, quyết toán thuế.

Theo Điều 15 của Thông tư 219/2013/TT-BTC và được bổ sung tại Khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC, doanh nghiệp muốn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào phải đồng thời đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

4.1. Có hóa đơn hoặc chứng từ hợp lệ – Định khoản thuế GTGT không được khấu trừ

• Doanh nghiệp phải có hóa đơn GTGT hợp pháp hoặc chứng từ thay thế hợp lệ đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc nhập khẩu.

• Hóa đơn cần đầy đủ các thông tin bắt buộc: tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; nội dung hàng hóa, dịch vụ; số tiền, thuế suất và tiền thuế GTGT.

Lưu ý: Nếu hóa đơn bị sai sót hoặc không hợp lệ theo quy định, doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng.

4.2. Thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng

• Đối với hàng hóa, dịch vụ có giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp phải thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ.

• Các hình thức thanh toán hợp lệ bao gồm: chuyển khoản ngân hàng, thanh toán bằng thẻ (ghi nợ hoặc tín dụng), ví điện tử, hoặc thanh toán bù trừ hợp pháp.

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt trong các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên, thì phần thuế GTGT đầu vào sẽ bị loại khỏi phần thuế được khấu trừ.

4.3. Một số hình thức thanh toán không dùng tiền mặt khác

• Ngoài hình thức chuyển khoản thông thường, cơ quan thuế có thể xem xét chấp nhận các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt khác, tùy từng trường hợp cụ thể.

• Doanh nghiệp cần theo dõi cập nhật quy định từ Tổng cục Thuế hoặc Bộ Tài chính để áp dụng đúng.

4.4. Gộp hóa đơn dưới 20 triệu đồng trong cùng ngày – Định khoản thuế GTGT không được khấu trừ

• Nếu trong một ngày, doanh nghiệp mua nhiều hóa đơn có giá trị dưới 20 triệu đồng từ cùng một nhà cung cấp, nhưng tổng giá trị vượt 20 triệu đồng, vẫn phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được khấu trừ thuế.

4.5. Nhà cung cấp phải có mã số thuế và hoạt động hợp pháp

• Doanh nghiệp chỉ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu bên bán là tổ chức, cá nhân kinh doanh hợp pháp, có mã số thuế và kê khai, nộp thuế đúng quy định.

• Trường hợp nhà cung cấp bỏ trốn, ngừng hoạt động, không kê khai thuế, hóa đơn do đơn vị đó phát hành có thể bị cơ quan thuế loại khỏi phần khấu trừ, kể cả khi doanh nghiệp đã thanh toán đầy đủ.

Việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào không chỉ là quyền lợi mà còn là trách nhiệm cần được thực hiện theo đúng quy định pháp luật. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng hóa đơn, hình thức thanh toán và tình trạng pháp lý của nhà cung cấp để đảm bảo điều kiện khấu trừ hợp lệ.

>> Tham khảo Cách định khoản nhận vốn góp liên doanh để biết thêm thông tin nhé!

5. Câu hỏi thường gặp

Thuế GTGT của chi phí thuê văn phòng có được khấu trừ không?

Có. Nếu hợp đồng thuê hợp lệ, có hóa đơn GTGT và thanh toán không dùng tiền mặt (nếu trên 20 triệu đồng), thuế GTGT đầu vào sẽ được khấu trừ.

Thuế GTGT của chi phí điện, nước sử dụng cho hoạt động kinh doanh có được khấu trừ không?

Có. Nếu có hóa đơn hợp lệ và chứng từ thanh toán đúng quy định, thuế GTGT đầu vào sẽ được khấu trừ.

Doanh nghiệp có thể khấu trừ thuế GTGT của chi phí mua bảo hiểm xe ô tô không?

Không. Thuế GTGT của bảo hiểm xe ô tô không phục vụ trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế nên không được khấu trừ.

Thuế GTGT đầu vào của dịch vụ tư vấn pháp lý có được khấu trừ không?

Có. Nếu dịch vụ tư vấn pháp lý liên quan đến hoạt động chịu thuế của doanh nghiệp, thuế GTGT đầu vào sẽ được khấu trừ.

Trên đây là một số thông tin về cách định khoản thuế GTGT không được khấu trừ. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn