Kế toán mua hàng là một phần quan trọng trong kế toán tài chính của một doanh nghiệp. Vậy hạch toán kế toán mua hàng như thế nào ? Bài viết dưới đây của ACC sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn
1. Hạch toán kế toán mua hàng là gì ?
Hạch toán kế toán mua hàng là quá trình ghi nhận, xử lý và tổng hợp các nghiệp vụ mua hàng theo đúng quy định của kế toán, nhằm đảm bảo cho các thông tin về mua hàng được phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời và đúng quy định.
Các nghiệp vụ mua hàng bao gồm:
- Lập phiếu đề nghị mua hàng
- Lập hợp đồng mua bán
- Lập phiếu nhập kho
- Lập hóa đơn mua hàng
- Thanh toán tiền hàng
Hạch toán các nghiệp vụ mua hàng được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Lập phiếu đề nghị mua hàng
Phiếu đề nghị mua hàng là chứng từ kế toán dùng để đề nghị mua hàng. Phiếu đề nghị mua hàng được lập bởi bộ phận sử dụng nguyên vật liệu, hàng hóa, nhằm đề nghị bộ phận mua hàng thực hiện mua hàng.
Bước 2: Lập hợp đồng mua bán
Hợp đồng mua bán là văn bản pháp lý giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp, quy định các điều khoản liên quan đến việc mua bán nguyên vật liệu, hàng hóa.
Bước 3: Lập phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho là chứng từ kế toán dùng để ghi nhận số lượng, giá trị nguyên vật liệu, hàng hóa nhập kho. Phiếu nhập kho được lập bởi bộ phận kho, nhằm ghi nhận số lượng, giá trị nguyên vật liệu, hàng hóa được nhà cung cấp giao hàng.
Bước 4: Lập hóa đơn mua hàng
Hóa đơn mua hàng là chứng từ kế toán dùng để ghi nhận số lượng, giá trị nguyên vật liệu, hàng hóa mua ngoài. Hóa đơn mua hàng được lập bởi nhà cung cấp, nhằm ghi nhận số lượng, giá trị nguyên vật liệu, hàng hóa bán ra.
Bước 5: Thanh toán tiền hàng
Thanh toán tiền hàng là việc doanh nghiệp thanh toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp. Phương thức thanh toán tiền hàng có thể được thực hiện bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc ủy nhiệm chi.
Hạch toán các nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp ghi nhận theo giá gốc
Bước 1: Lập phiếu đề nghị mua hàng
Không có nghiệp vụ kế toán phát sinh
Bước 2: Lập hợp đồng mua bán
Không có nghiệp vụ kế toán phát sinh
Bước 3: Lập phiếu nhập kho
Tài khoản sử dụng:
- Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
- Có TK 111 – Tiền mặt
- Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Có TK 331 – Phải trả cho người bán
Số liệu ghi sổ:
- Số tiền mua hàng chưa có thuế GTGT
Bước 4: Lập hóa đơn mua hàng
Tài khoản sử dụng:
- Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
- Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 – Phải trả cho người bán
Số liệu ghi sổ:
- Số tiền mua hàng đã có thuế GTGT
Bước 5: Thanh toán tiền hàng
Tài khoản sử dụng:
- Có TK 331 – Phải trả cho người bán
- Nợ TK 111 – Tiền mặt
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Số liệu ghi sổ:
- Số tiền thanh toán cho nhà cung cấp
2. Hạch toán mua hàng đúng nghiệp vụ
Hạch toán mua hàng là quá trình ghi nhận, xử lý các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong hoạt động mua hàng của doanh nghiệp. Hạch toán mua hàng đúng nghiệp vụ là việc ghi nhận, xử lý các nghiệp vụ mua hàng theo đúng quy định của pháp luật về kế toán, đảm bảo tính chính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ của thông tin kế toán.
Để hạch toán mua hàng đúng nghiệp vụ, kế toán cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Tập hợp, kiểm tra chứng từ
Kế toán cần tập hợp đầy đủ các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ mua hàng, bao gồm:
- Hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp
- Phiếu nhập kho
- Giấy đề nghị thanh toán
- Hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ
- Các chứng từ khác
Sau khi tập hợp đầy đủ chứng từ, kế toán cần kiểm tra các chứng từ này đảm bảo đầy đủ, hợp lệ, chính xác.
Bước 2: Định khoản kế toán
Kế toán căn cứ vào nội dung của chứng từ để định khoản kế toán các nghiệp vụ mua hàng.
Các nghiệp vụ mua hàng thường được định khoản như sau:
- Mua hàng hóa, dịch vụ trả tiền ngay
Nợ TK 152/153/156 (chi tiết hàng hóa, dịch vụ mua)
Có TK 1111 (Tiền mặt)/1121 (Tài khoản tiền gửi ngân hàng)
- Mua hàng hóa, dịch vụ trả chậm, trả góp
Nợ TK 152/153/156 (chi tiết hàng hóa, dịch vụ mua)
Có TK 331 (Phải trả người bán)
- Mua hàng hóa, dịch vụ trả chậm, trả góp có trả trước tiền đặt cọc
Nợ TK 152/153/156 (chi tiết hàng hóa, dịch vụ mua)
Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK 1111 (Tiền mặt)/1121 (Tài khoản tiền gửi ngân hàng)
Có TK 331 (Phải trả người bán)
- Mua hàng hóa, dịch vụ trả chậm, trả góp có trả trước tiền mua hàng
Nợ TK 152/153/156 (chi tiết hàng hóa, dịch vụ mua)
Có TK 331 (Phải trả người bán)
Bước 3: Ghi sổ kế toán
Kế toán căn cứ vào định khoản kế toán để ghi sổ kế toán các nghiệp vụ mua hàng.
Các nghiệp vụ mua hàng thường được ghi sổ kế toán như sau:
- Mua hàng hóa, dịch vụ trả tiền ngay
- Mua hàng hóa, dịch vụ trả chậm, trả góp
- Mua hàng hóa, dịch vụ trả chậm, trả góp có trả trước tiền đặt cọc
- Mua hàng hóa, dịch vụ trả chậm, trả góp có trả trước tiền mua hàng
Bước 4: Lập báo cáo tài chính
Kế toán căn cứ vào các số liệu đã ghi sổ kế toán để lập báo cáo tài chính, bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán
- Kế hoạch tài chính
- Báo cáo kết quả kinh doanh
Một số lưu ý khi hạch toán mua hàng đúng nghiệp vụ
- Kế toán cần lưu ý đến các quy định của pháp luật về kế toán để đảm bảo hạch toán mua hàng đúng nghiệp vụ.
- Kế toán cần kiểm tra kỹ lưỡng các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ mua hàng để đảm bảo hạch toán chính xác.
- Kế toán cần sử dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ hạch toán mua hàng nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
3. Cách hạch toán kế toán mua hàng
Hạch toán kế toán mua hàng là việc ghi nhận các nghiệp vụ mua hàng vào sổ sách kế toán. Hạch toán kế toán mua hàng được thực hiện theo đúng nguyên tắc, phương pháp kế toán và các quy định của pháp luật về kế toán.
Căn cứ để hạch toán kế toán mua hàng
Căn cứ để hạch toán kế toán mua hàng bao gồm:
- Hóa đơn mua hàng: Hóa đơn mua hàng là chứng từ quan trọng để ghi nhận nghiệp vụ mua hàng. Hóa đơn mua hàng phải có đầy đủ các thông tin cần thiết, bao gồm: tên, địa chỉ của bên bán và bên mua; số lượng, giá cả, thành tiền của hàng hóa, dịch vụ mua; ngày, tháng, năm mua hàng; chữ ký của người mua và người bán.
- Chứng từ thanh toán: Chứng từ thanh toán là chứng từ thể hiện việc thanh toán tiền mua hàng. Chứng từ thanh toán có thể là phiếu chi, ủy nhiệm chi,…
- Sổ sách kế toán: Sổ sách kế toán là nơi ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Sổ sách kế toán có thể là sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết,…
Các nghiệp vụ kế toán mua hàng
Các nghiệp vụ kế toán mua hàng bao gồm:
- Mua hàng trả ngay bằng tiền mặt:
Nợ TK 153 – Hàng mua
Có TK 111 – Tiền mặt
- Mua hàng trả ngay bằng tiền gửi ngân hàng:
Nợ TK 153 – Hàng mua
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Mua hàng trả chậm, trả góp bằng tiền mặt:
Nợ TK 153 – Hàng mua
Có TK 331 – Phải trả người bán
- Mua hàng trả chậm, trả góp bằng tiền gửi ngân hàng:
Nợ TK 153 – Hàng mua
Có TK 331 – Phải trả người bán
- Mua hàng theo phương thức trả chậm, trả góp bằng hình thức tín dụng thương mại:
Nợ TK 153 – Hàng mua
Có TK 331 – Phải trả người bán
Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu vào
Ví dụ về hạch toán kế toán mua hàng
Ví dụ, ngày 01/07/2023, Công ty ABC mua hàng hóa của Công ty XYZ với giá trị 100.000.000 đồng, trong đó giá trị hàng hóa là 90.000.000 đồng và thuế GTGT là 10.000.000 đồng. Phương thức thanh toán là trả ngay bằng tiền gửi ngân hàng.
Kế toán Công ty ABC sẽ hạch toán như sau:
Nợ TK 153 – Hàng mua 100.000.000
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng 100.000.000
Lưu ý khi hạch toán kế toán mua hàng
Khi hạch toán kế toán mua hàng, kế toán cần lưu ý các vấn đề sau:
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ kế toán: Các chứng từ kế toán dùng để hạch toán kế toán mua hàng phải có đầy đủ các thông tin cần thiết và hợp lệ theo quy định của pháp luật.
- Xác định đúng đối tượng kế toán: Đối tượng kế toán trong nghiệp vụ mua hàng là hàng hóa, dịch vụ mua vào.
- Xác định đúng nội dung kinh tế của nghiệp vụ: Nội dung kinh tế của nghiệp vụ mua hàng là mua vào hàng hóa, dịch vụ.
- Xác định đúng giá trị của nghiệp vụ: Giá trị của nghiệp vụ mua hàng bao gồm giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào và thuế GTGT.
Trên đây là một số thông tin về Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
