Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong doanh nghiệp theo trình tự thời gian. Vậy cách ghi sổ sách nhật ký chung như thế nào ? Hãy cùng ACC tìm hiểu hơn về vấn đề thông qua bài viết dưới đây
1. Hình thức kế toán nhật ký ký chung là gì ?
Hình thức kế toán Nhật ký chung là hình thức ghi sổ kế toán mà tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung, trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi sổ cái. Số liệu ghi trên sổ nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi vào sổ cái.
Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian, đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi sổ cái.
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính được ghi vào sổ Nhật ký chung theo các bước sau:
1.Kiểm tra chứng từ kế toán
2.Xác định nội dung kinh tế của nghiệp vụ
3.Lập định khoản kế toán
4.Ghi chép vào sổ Nhật ký chung
Khi ghi chép nghiệp vụ kinh tế, tài chính vào sổ Nhật ký chung, cần ghi đầy đủ các nội dung sau:
- Ngày, tháng, năm ghi sổ
- Số, ký hiệu chứng từ kế toán
- Nội dung kinh tế của nghiệp vụ
- Số tiền phát sinh
- Các tài khoản tham gia (tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có)
Sau khi ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính vào sổ Nhật ký chung, kế toán cần kiểm tra lại các số liệu đã ghi chép để đảm bảo chính xác.
Sổ Nhật ký chung được dùng để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ, trừ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính được ghi vào sổ nhật ký riêng. Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính thường được ghi vào sổ Nhật ký chung bao gồm:
- Mua hàng hóa, tài sản
- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
- Chi phí sản xuất, kinh doanh
- Thu nhập
- Các nghiệp vụ tài chính
Sổ Nhật ký chung có vai trò quan trọng trong việc ghi chép, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ. Sổ Nhật ký chung là căn cứ để lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
2. Hướng dẫn cách ghi sổ sách kế toán theo sổ nhật ký chung
Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong một đơn vị kế toán theo trình tự thời gian. Sổ Nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết và lập Báo cáo tài chính.
Kết cấu của sổ Nhật ký chung
Sổ Nhật ký chung có 6 cột, được trình bày như sau:
| Cột | Nội dung |
| A | Ngày, tháng ghi sổ |
| B | Số hiệu chứng từ |
| C | Ngày, tháng lập chứng từ |
| D | Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính |
| E | Tài khoản Nợ |
| F | Số tiền Nợ |
| G | Tài khoản Có |
| H | Số tiền Có |
Phương pháp ghi sổ
Mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, kế toán phải ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian, theo các bước sau:
1.Kiểm tra chứng từ
Kế toán phải kiểm tra các chứng từ kế toán trước khi ghi sổ, đảm bảo chứng từ hợp lệ, hợp pháp.
2.Xác định nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính
Kế toán phải xác định nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh dựa trên các thông tin trên chứng từ.
3.Xác định tài khoản Nợ và tài khoản Có
Kế toán phải xác định tài khoản Nợ và tài khoản Có của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh dựa trên nội dung nghiệp vụ.
4.Điền thông tin vào sổ Nhật ký chung
Kế toán phải điền đầy đủ các thông tin vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian, theo các cột như sau:
- Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ
- Cột B: Ghi số hiệu chứng từ
- Cột C: Ghi ngày, tháng lập chứng từ
- Cột D: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính
- Cột E: Ghi tài khoản Nợ
- Cột F: Ghi số tiền Nợ
- Cột G: Ghi tài khoản Có
- Cột H: Ghi số tiền Có
Ví dụ:
Doanh nghiệp mua hàng hóa trả tiền ngay bằng tiền mặt, giá trị hàng hóa là 10.000.000 đồng.
- Tài khoản Nợ: 156 – Hàng hóa
- Tài khoản Có: 111 – Tiền mặt
Kế toán sẽ ghi sổ như sau:
| A | B | C | D | E | F | G | H |
| 20/07/2023 | 1 | 20/07/2023 | Mua hàng hóa trả tiền ngay | 156 | 10.000.000 | 111 | 10.000.000 |
Cuối ngày
Cuối ngày, kế toán cần thực hiện các bước sau:
- Cộng số phát sinh Nợ và số phát sinh Có trên từng tài khoản.
- Ghi số tổng phát sinh Nợ và số tổng phát sinh Có trên từng tài khoản vào cột S cuối trang sổ.
- Đánh số trang sổ.
Cuối tháng
Cuối tháng, kế toán cần thực hiện các bước sau:
- Cộng số phát sinh Nợ và số phát sinh Có trên từng tài khoản trong tháng.
- Ghi số tổng phát sinh Nợ và số tổng phát sinh Có trên từng tài khoản vào cột S cuối trang sổ.
- Kiểm tra, đối chiếu số liệu trên sổ Nhật ký chung với số liệu trên sổ kế toán chi tiết.
3. Cách ghi sổ sách kế toán theo hình thức nhật ký chung
Hình thức kế toán nhật ký chung là hình thức kế toán ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ vào một sổ duy nhất là sổ Nhật ký chung. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian, theo nguyên tắc đối ứng tài khoản.
Cách ghi sổ sách kế toán theo hình thức nhật ký chung được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra chứng từ
Trước khi ghi sổ, kế toán phải kiểm tra chứng từ kế toán về hình thức, nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ phát sinh.
Bước 2: Xác định tài khoản, số tiền ghi sổ
Dựa trên nội dung của chứng từ, kế toán xác định tài khoản, số tiền ghi sổ.
Bước 3: Ghi sổ
Kế toán ghi sổ theo đúng trình tự thời gian, theo nguyên tắc đối ứng tài khoản.
Bước 4: Kiểm tra, đối chiếu sổ
Kế toán kiểm tra, đối chiếu sổ để đảm bảo số liệu ghi chép chính xác, khớp đúng giữa các sổ.
Kết cấu và phương pháp ghi sổ
Sổ Nhật ký chung có kết cấu như sau:
- Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
- Cột B: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán được dùng làm căn cứ ghi sổ.
- Cột C: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Cột D: Ghi tài khoản Nợ.
- Cột E: Ghi số tiền Nợ.
- Cột F: Ghi tài khoản Có.
- Cột G: Ghi số tiền Có.
Phương pháp ghi sổ Nhật ký chung được thực hiện như sau:
Ghi tiêu đề sổ.
- Ghi số hiệu, ngày, tháng lập của chứng từ kế toán vào cột B, C.
- Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào cột C.
- Ghi tài khoản Nợ và số tiền Nợ vào cột D, E.
- Ghi tài khoản Có và số tiền Có vào cột F, G.
Ví dụ:
Chứng từ: Hóa đơn GTGT số 000012345, ngày 01/01/2023, bán hàng hóa cho khách hàng Nguyễn Văn A với giá trị 10.000.000 đồng, thuế GTGT 10%.
Phương pháp ghi sổ:
| Ngày | Số Hiệu | Ngày lập | Tóm tắt nội dung | Nợ | Có |
| 01/01/2023 | 12345 | 01/01/2023 | Bán hàng hóa cho khách hàng Nguyễn Văn A | 1111 | 1331 |
Lưu ý:
- Trường hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh có nhiều tài khoản liên quan, kế toán ghi sổ theo từng tài khoản liên quan.
- Trường hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ có một tài khoản liên quan, kế toán ghi sổ chỉ ghi một tài khoản.
- Trên đây là một số thông tin về Cách ghi sổ sách kế toán theo hình thức nhật ký chung. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
