Sổ sách kế toán nội bộ là một trong những chứng từ kế toán quan trọng của doanh nghiệp. Do đó, cần được bảo quản cẩn thận, đúng quy định để đảm bảo tính trung thực, chính xác của thông tin kế toán. Vậy sổ sách kế toán là gì? Hãy cũng ACC tìm hiểu về vấn đề này thông qua bài viết dưới đây
1. Sổ sách kế toán nội bộ là gì? Nguyên tắc ghi chép sổ sách kế toán nội bộ
Sổ sách kế toán nội bộ
Sổ sách kế toán nội bộ là hệ thống tài liệu kế toán dùng để ghi chép, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Sổ sách kế toán nội bộ được sử dụng để cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo quản trị và phục vụ cho công tác quản lý, điều hành của doanh nghiệp.
Nguyên tắc ghi chép sổ sách kế toán nội bộ
Nguyên tắc ghi chép sổ sách kế toán nội bộ được quy định tại Điều 17 Luật Kế toán năm 2015 và được cụ thể hóa tại Điều 18 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.
Theo đó, sổ sách kế toán nội bộ phải được ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời, trung thực, có hệ thống và theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Cụ thể, nguyên tắc ghi chép sổ sách kế toán nội bộ bao gồm các nội dung sau:
- Đầy đủ: Sổ sách kế toán nội bộ phải ghi chép đầy đủ tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ, không được bỏ sót, nhầm lẫn.
- Chính xác: Số liệu ghi chép trong sổ sách kế toán nội bộ phải chính xác, phản ánh đúng thực tế các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Kịp thời: Sổ sách kế toán nội bộ phải được ghi chép kịp thời, ngay sau khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
- Trung thực: Sổ sách kế toán nội bộ phải được ghi chép trung thực, không được tẩy xóa, sửa chữa sai sót.
- Hệ thống: Sổ sách kế toán nội bộ phải được ghi chép theo một hệ thống nhất định, đảm bảo thuận tiện cho việc tra cứu, kiểm tra.
- Theo đúng chế độ kế toán hiện hành: Sổ sách kế toán nội bộ phải được ghi chép theo đúng chế độ kế toán hiện hành do Bộ Tài chính ban hành.
2. Sổ sách kế toán nội bộ gồm những loại nào ?
Sổ sách kế toán nội bộ có thể được lập theo mẫu thống nhất hoặc do đơn vị kế toán nội bộ tự thiết kế, nhưng phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Thống nhất về nội dung, phương pháp ghi chép, biểu mẫu và thời hạn lưu trữ với sổ sách kế toán tổng hợp.
- Phù hợp với đặc thù hoạt động của đơn vị kế toán nội bộ.
- Chính xác, trung thực, kịp thời.
Sổ sách kế toán nội bộ thường được sử dụng trong các doanh nghiệp lớn, có nhiều đơn vị kế toán nội bộ khác nhau. Sổ sách kế toán nội bộ có thể được sử dụng để:
- Theo dõi, kiểm soát chặt chẽ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong phạm vi quản lý của đơn vị kế toán nội bộ.
- Cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo tài chính tổng hợp.
- Hỗ trợ cho việc kiểm toán nội bộ.
Các loại sổ sách kế toán nội bộ thường được sử dụng bao gồm:
- Sổ nhật ký chi tiết: Sổ nhật ký chi tiết dùng để ghi chép chi tiết từng nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong phạm vi quản lý của đơn vị kế toán nội bộ.
- Sổ chi tiết tài khoản: Sổ chi tiết tài khoản dùng để ghi chép chi tiết từng nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thuộc một tài khoản kế toán trong phạm vi quản lý của đơn vị kế toán nội bộ.
- Sổ theo dõi hàng tồn kho: Sổ theo dõi hàng tồn kho dùng để ghi chép chi tiết tình hình tồn kho hàng hóa, nguyên vật liệu, tài sản cố định,… trong phạm vi quản lý của đơn vị kế toán nội bộ.
- Sổ theo dõi công nợ: Sổ theo dõi công nợ dùng để ghi chép chi tiết tình hình công nợ phải thu, phải trả trong phạm vi quản lý của đơn vị kế toán nội bộ.
- Sổ theo dõi chi phí: Sổ theo dõi chi phí dùng để ghi chép chi tiết các khoản chi phí phát sinh trong phạm vi quản lý của đơn vị kế toán nội bộ.
3. Cách ghi chép sổ sách kế toán nội bộ
Cách ghi chép sổ sách kế toán nội bộ cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Tính chính xác: Thông tin ghi chép trên sổ sách kế toán phải chính xác, phản ánh đúng thực tế các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Tính hợp pháp: Thông tin ghi chép trên sổ sách kế toán phải phù hợp với các quy định của pháp luật về kế toán.
- Tính hệ thống: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được ghi chép theo đúng trình tự, hệ thống, đảm bảo tính khoa học, dễ kiểm tra, đối chiếu.
- Tính kịp thời: Thông tin ghi chép trên sổ sách kế toán phải kịp thời, phản ánh đúng tình hình tài chính, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định.
Cách ghi chép sổ sách kế toán nội bộ
Các bước ghi chép sổ sách kế toán nội bộ bao gồm:
- Lập chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi chép sổ sách kế toán. Do đó, việc lập chứng từ kế toán là bước đầu tiên và quan trọng trong quy trình ghi chép sổ sách kế toán.
Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ, rõ ràng, chính xác, theo đúng quy định của pháp luật về kế toán.
- Tập hợp chứng từ kế toán
Sau khi lập chứng từ kế toán, kế toán cần tập hợp chứng từ kế toán theo từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Phân loại, kiểm tra, xử lý chứng từ kế toán
Kế toán cần phân loại chứng từ kế toán theo các tiêu thức khác nhau, chẳng hạn như:
- Theo nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Theo thời gian phát sinh
- Theo loại tài khoản kế toán liên quan
- Sau khi phân loại, kế toán cần kiểm tra, xử lý chứng từ kế toán để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ, kịp thời của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Định khoản kế toán
Định khoản kế toán là việc xác định nội dung, đối tượng, quan hệ, tính chất của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Dựa trên thông tin ghi trên chứng từ kế toán, kế toán tiến hành định khoản kế toán cho từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Ghi sổ kế toán
Sau khi định khoản kế toán, kế toán tiến hành ghi sổ kế toán.
Ghi sổ kế toán là việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ sách kế toán theo đúng quy định của pháp luật về kế toán.
Các loại sổ sách kế toán thường được sử dụng trong kế toán nội bộ bao gồm:
- Sổ nhật ký chung
- Sổ chi tiết
- Sổ kế toán tổng hợp
- Kiểm tra sổ sách kế toán
Kế toán cần kiểm tra sổ sách kế toán thường xuyên để đảm bảo tính chính xác, trung thực của thông tin kế toán.
Khi kiểm tra sổ sách kế toán, kế toán cần lưu ý các vấn đề sau:
- Kiểm tra số liệu ghi chép trên sổ sách kế toán có khớp với số liệu trên chứng từ kế toán hay không
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Kiểm tra tính đầy đủ, kịp thời của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Một số lưu ý khi ghi chép sổ sách kế toán nội bộ
- Kế toán cần sử dụng bút mực để ghi chép sổ sách kế toán
- Ghi chép rõ ràng, sạch sẽ, không tẩy xóa
- Ghi chép đúng nội dung, số liệu
- Ghi chép đúng thời hạn
Trên đây là một số thông tin về Tìm hiểu cách làm sổ sách cho kế toán nội bộ theo quy định. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
