Thời hạn lưu trữ sổ sách kế toán được quy định cụ thể tại khoản 1 Điều 24 Luật Kế toán năm 2015. Theo đó, tổ chức, hộ kinh doanh có sử dụng hóa đơn, chứng từ kế toán phải ghi sổ kế toán và lưu trữ sổ kế toán theo quy định của pháp luật về kế toán. Vậy thời hạn lưu trữ sổ sách kế toán theo quy định như thế nào ? Bài viết dưới đây của ACC sẽ giúp bạn dễ hiểu hơn
1. Sổ sách được phép lưu trữ gồm những loại nào ?
Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, sổ sách được phép lưu trữ gồm hai loại:
Chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là giấy tờ, vật mang tin ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã được xử lý theo quy định của pháp luật. Chứng từ kế toán được sử dụng làm căn cứ ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính và là căn cứ để kiểm tra, thanh tra, giám sát, xử lý vi phạm pháp luật.
Chứng từ kế toán được lưu trữ bao gồm:
- Chứng từ gốc
- Chứng từ ghi sổ
- Chứng từ tổng hợp
Sổ kế toán
Sổ kế toán là hệ thống tài liệu kế toán dùng để ghi chép, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Sổ kế toán được sử dụng để cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo tài chính, lập báo cáo quản trị và phục vụ cho công tác quản lý, điều hành của doanh nghiệp.
Sổ kế toán được lưu trữ bao gồm:
- Sổ nhật ký chung
- Sổ nhật ký bán hàng
- Sổ nhật ký mua hàng
- Sổ cái
- Sổ chi tiết
- Sổ tổng hợp
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Báo cáo thay đổi vốn chủ sở hữu
Ngoài ra, các loại tài liệu kế toán khác cũng có thể được lưu trữ theo quy định của pháp luật, chẳng hạn như:
- Hồ sơ về việc thành lập, hoạt động, giải thể của doanh nghiệp
- Hồ sơ về tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp
- Hồ sơ về các khoản thuế, phí, lệ phí của doanh nghiệp
- Hồ sơ về các khoản nợ, tài sản của doanh nghiệp
Các sổ sách, tài liệu kế toán được lưu trữ phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Đầy đủ, khớp đúng với nhau và với các chứng từ gốc
- Được sắp xếp, phân loại khoa học, dễ tra cứu
- Được bảo quản trong môi trường an toàn, tránh hư hỏng, mất mát
- Thời hạn lưu trữ sổ sách, tài liệu kế toán được quy định cụ thể tại Điều 57 Luật Kế toán và Điều 19 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.
2. Thời hạn lưu trữ sổ sách kế toán là bao lâu ?
Thời hạn lưu trữ sổ sách kế toán được quy định tại Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, bao gồm:
10 năm đối với:
- Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán thuế, báo cáo tài chính hợp nhất và các báo cáo tài chính khác theo quy định của pháp luật về kế toán.
- Biên bản kiểm kê tài sản, tiền mặt, giấy tờ có giá cuối năm, biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa, thành phẩm, tài sản cố định cuối năm.
- Hồ sơ quyết toán thuế, hồ sơ thanh toán vốn ngân sách nhà nước, hồ sơ thanh toán vốn đầu tư từ nước ngoài.
5 năm đối với:
- Sổ chi tiết tài khoản kế toán, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp chi tiết.
- Bảng kê tính giá xuất kho, bảng kê nhập kho, bảng kê chi tiết vật tư, hàng hóa, thành phẩm, tài sản cố định.
- Bảng lương, bảng thanh toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
- Hồ sơ thanh toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
Không quá 3 năm đối với:
- Các chứng từ kế toán khác.
Ngoài ra, đối với các tài liệu kế toán có tính chất đặc biệt, thời hạn lưu trữ do người đứng đầu đơn vị kế toán quyết định nhưng tối thiểu phải 5 năm.
Doanh nghiệp có thể lưu trữ sổ sách kế toán dưới dạng bản giấy hoặc bản điện tử. Trường hợp lưu trữ dưới dạng bản điện tử, doanh nghiệp phải đảm bảo các điều kiện về an toàn, bảo mật thông tin.
Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ sổ sách kế toán tại trụ sở chính của doanh nghiệp hoặc địa điểm khác do doanh nghiệp quy định và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của sổ sách kế toán.
3. Những quy định về cách lưu trữ sổ sách kế toán
Quy định về cách lưu trữ sổ sách kế toán
Theo quy định tại Điều 29 Luật Kế toán 2015, sổ sách kế toán là những tài liệu dùng để ghi chép, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị kế toán. Sổ sách kế toán phải được lưu trữ đầy đủ, an toàn và đúng quy định.
Thời hạn lưu trữ sổ sách kế toán
Thời hạn lưu trữ sổ sách kế toán được quy định tại Điều 30 Luật Kế toán 2015 như sau:
- Sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán thuế, các tài liệu khác liên quan đến kế toán phải được lưu trữ ít nhất 10 năm kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
- Sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán thuế, các tài liệu khác liên quan đến kế toán của các đơn vị kế toán quy định tại khoản 1 Điều 3 của Luật này có liên quan đến cổ phần hóa, thoái vốn nhà nước, giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập doanh nghiệp phải được lưu trữ ít nhất 20 năm kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
- Sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán thuế, các tài liệu khác liên quan đến kế toán của các đơn vị kế toán quy định tại khoản 2 Điều 3 của Luật này phải được lưu trữ ít nhất 30 năm kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
Phương thức lưu trữ sổ sách kế toán
Sổ sách kế toán có thể được lưu trữ bằng phương thức sau:
- Lưu trữ trên giấy: Sổ sách kế toán được lưu trữ trên giấy phải được lưu trữ tại nơi an toàn, tránh bị hư hỏng, mất mát.
- Lưu trữ trên phương tiện điện tử: Sổ sách kế toán được lưu trữ trên phương tiện điện tử phải được lưu trữ bằng phần mềm kế toán đáp ứng các quy định của pháp luật về kế toán.
Việc lưu trữ sổ sách kế toán phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Khả năng tra cứu dễ dàng, thuận tiện.
- Có biện pháp bảo vệ an toàn, chống thất thoát, hư hỏng, mất mát.
- Có biện pháp phòng cháy, chữa cháy.
Trách nhiệm lưu trữ sổ sách kế toán
Trách nhiệm lưu trữ sổ sách kế toán thuộc về người đứng đầu đơn vị kế toán. Trong trường hợp đơn vị kế toán là doanh nghiệp, trách nhiệm lưu trữ sổ sách kế toán thuộc về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Thủ tục bàn giao sổ sách kế toán
Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, doanh nghiệp phải bàn giao sổ sách kế toán cho người đại diện theo pháp luật mới. Thủ tục bàn giao sổ sách kế toán được thực hiện như sau:
- Người đại diện theo pháp luật cũ và mới của doanh nghiệp lập biên bản bàn giao sổ sách kế toán.
- Biên bản bàn giao sổ sách kế toán phải ghi rõ: Tên, số hiệu, số trang của từng loại sổ sách kế toán; tình trạng của sổ sách kế toán; thời hạn lưu trữ sổ sách kế toán.
- Biên bản bàn giao sổ sách kế toán phải được ký bởi người đại diện theo pháp luật cũ và mới của doanh nghiệp.
Trách nhiệm của người nhận bàn giao sổ sách kế toán
Người nhận bàn giao sổ sách kế toán có trách nhiệm:
- Kiểm tra tình trạng của sổ sách kế toán.
- Ký biên bản bàn giao sổ sách kế toán.
- Tiếp tục lưu trữ sổ sách kế toán theo quy định của pháp luật.
Trách nhiệm của cơ quan nhà nước
- Cơ quan nhà nước có thẩm quyền có trách nhiệm kiểm tra việc lưu trữ sổ sách kế toán của các đơn vị kế toán. Trong trường hợp phát hiện đơn vị kế toán vi phạm quy định về lưu trữ sổ sách kế toán, cơ quan nhà nước có thẩm quyền có quyền xử lý theo quy định của pháp luật.
4. Những quy định về nơi lưu trữ sổ sách kế toán
Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, sổ sách kế toán phải được lưu trữ tại địa điểm do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định, bảo đảm an toàn, phòng cháy, chữa cháy, chống ẩm mốc, mối mọt,…
Cụ thể, nơi lưu trữ sổ sách kế toán phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Có diện tích phù hợp với khối lượng sổ sách kế toán cần lưu trữ.
- Có trang thiết bị cần thiết để bảo quản sổ sách kế toán, bao gồm tủ, kệ, hộp,…
- Có chế độ bảo vệ an toàn, phòng cháy, chữa cháy, chống ẩm mốc, mối mọt,…
Đối với doanh nghiệp, nơi lưu trữ sổ sách kế toán thường là kho lưu trữ của doanh nghiệp. Kho lưu trữ phải được bố trí ở vị trí an toàn, có cửa khóa và được bảo vệ bởi hệ thống an ninh. Sổ sách kế toán phải được lưu trữ theo trình tự thời gian, được sắp xếp khoa học, dễ tìm kiếm.
Việc lưu trữ sổ sách kế toán là một công việc quan trọng, giúp doanh nghiệp bảo quản hồ sơ kế toán đầy đủ, chính xác, phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra của cơ quan thuế và các cơ quan chức năng khác.
Dưới đây là một số lưu ý khi lưu trữ sổ sách kế toán:
- Sổ sách kế toán phải được lưu trữ đầy đủ, đúng thời hạn theo quy định của pháp luật.
- Sổ sách kế toán phải được lưu trữ theo trình tự thời gian, được sắp xếp khoa học, dễ tìm kiếm.
- Sổ sách kế toán phải được bảo quản an toàn, phòng cháy, chữa cháy, chống ẩm mốc, mối mọt,…
- Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện lưu trữ sổ sách kế toán theo đúng quy định của pháp luật sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
5. Mức phạt của các hành vi liên quan đến lưu trữ sổ sách kế toán
Theo quy định tại Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập, các hành vi liên quan đến lưu trữ sổ sách kế toán bị xử phạt như sau:
Đối với cá nhân
Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
- Không lập sổ kế toán theo quy định;
- Lập sổ kế toán không đúng quy định;
- Không ký tên vào sổ kế toán theo quy định;
- Không lưu trữ sổ kế toán theo quy định.
Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
- Không ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào sổ kế toán;
- Ghi chép sổ kế toán không theo đúng nội dung quy định;
- Không kết chuyển, đối chiếu, xác định số dư cuối kỳ của các tài khoản kế toán theo đúng quy định.
Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
- Hủy bỏ trước hạn hoặc cố ý làm hư hỏng sổ kế toán;
- Để ngoài sổ kế toán tài sản, nợ phải trả của đơn vị hoặc có liên quan đến đơn vị.
Đối với tổ chức
Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
- Không lập sổ kế toán theo quy định;
- Lập sổ kế toán không đúng quy định;
- Không ký tên vào sổ kế toán theo quy định;
- Không lưu trữ sổ kế toán theo quy định.
Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
- Không ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào sổ kế toán;
- Ghi chép sổ kế toán không theo đúng nội dung quy định;
- Không kết chuyển, đối chiếu, xác định số dư cuối kỳ của các tài khoản kế toán theo đúng quy định.
Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
- Hủy bỏ trước hạn hoặc cố ý làm hư hỏng sổ kế toán;
- Để ngoài sổ kế toán tài sản, nợ phải trả của đơn vị hoặc có liên quan đến đơn vị.
Ngoài ra, tổ chức vi phạm còn bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là buộc bổ sung vào sổ kế toán đối với các hành vi để ngoài sổ kế toán tài sản, nợ phải trả của đơn vị hoặc có liên quan đến đơn vị.
Trên đây là một số thông tin về Thời hạn lưu trữ sổ sách kế toán theo quy định là bao lâu?. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
