Khi hàng hóa bán ra bị khách hàng trả lại, doanh nghiệp cần xuất hóa đơn hàng bán bị trả lại để điều chỉnh để điều chỉnh giảm giá trị doanh thu và thuế giá trị gia tăng (GTGT) đã kê khai trong hóa đơn bán hàng ban đầu. Bài viết dưới đây, ACC sẽ cung cấp cho bạn các kiến thức về căn cứ pháp lý, nội dung hóa đơn và cách xuất hóa đơn hàng bán bị trả lại cập nhật mới nhất. Cùng theo dõi bài viết dưới đây nhé
1. Hàng bán trả lại có xuất hóa đơn hay không?
Căn cứ theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ có quy định:
“Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.”
Như vậy khi bên mua hoàn trả hàng hóa (hàng bán trả lại) cho bên bán thì phải xuất hóa đơn hàng bán trả lại.
2. Hóa đơn đối với hàng bán trả lại có những nội dung gì?
Theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì nội dung trên hóa đơn điện tử đối với hàng bán trả lại cũng phải theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.Tham khảo thêm tại Công văn 7589/CTTPHCM về hóa đơn điện tử do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành có nêu như sau:
Căn cứ các quy định nêu trên: Trường hợp Công ty và Nhà cung cấp của Công ty áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP , Thông tư số 78/2021/TT-BTC, Công ty mua hàng của Nhà cung cấp và phát sinh nghiệp vụ kinh tế hoàn trả một phần hàng đã mua của Nhà cung cấp thì Công ty thực hiện lập hóa đơn điện tử giao cho Nhà cung cấp: Trên hóa đơn ghi số lượng hàng hóa trả lại, thuế suất trả lại và tiền thuế GTGT (số dương). Căn cứ hóa đơn trả lại hàng hóa, Công ty và Nhà cung cấp thực hiện kê khai điều chỉnh giảm doanh thu thuế GTGT đầu ra, đầu vào theo pháp luật về thuế GTGT.
Như vậy, nếu là trường hợp trả lại hàng hóa thì Bên mua lập hóa đơn điện tử hàng bán trả lại để giao cho bên bán: Trên hóa đơn ghi số lượng hàng hóa trả lại, thuế suất trả lại và tiền thuế GTGT (số dương).
3. Hướng dẫn xuất hóa đơn hàng bán bị trả lại
3.1. Cách xuất hóa đơn trả hàng khác kỳ với hóa đơn mua hàng
Trong trường hợp này:
+ Đầu tiên, kế toán doanh nghiệp phải điền đầy đủ những mục có trên hóa đơn xuất trả hàng, nhất là bảng kê khai hàng hóa trả lại, ví dụ như: ST, tên, đơn vị, số lượng, thành tiền, thuế GTGT, tổng tiền hàng,
+Sau đó, doanh nghiệp kê khai âm nếu chỉ phát sinh duy nhất 1 hóa đơn trả hàng trong kỳ. Tức là kế toán phải kê khai vào kỳ hiện tại đồng thời kết hợp điều chỉnh giảm số tiền doanh số và thuế giá trị gia tăng. Còn nếu trong kỳ doanh nghiệp phát sinh hơn nhiều 1 hóa đơn khác (Hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra) thì kế toán phải khấu trừ số giá trị doanh số và thuế giá trị gia tăng của hóa đơn trả hàng đó.
3.2 Cách xuất hóa đơn trả hàng cùng kỳ với hóa đơn mua hàng
Trong trường hợp này:
+ Đầu tiên, bên mua cũng cần phải điền đầy đủ nội dung có trên hóa đơn, nhắt là bảng kê khai hàng hóa trả lại với đầy đủ các mục như: STT, tên, đơn vị, số lượng, thành tiền, đơn giá, giá trị thuế GTGT,Tống tiền thanh toán,
+Sau đó, hai bên bán và mua sẽ phải tiến hành kê khai như sau
* Bên mua (bên trả lại hàng hóa) sẽ:
+ Kê khai trên hóa đơn 001 ở chỉ tiêu 32 và 33 như hóa đơn đầu vào bình thường + Trên hóa đơn 002, bên mua sẽ kê khai âm hoặc khấu trừ giá trị và tiền thuế của hàng hóa
* Bên bán (bên bị trả hàng hóa) sẽ:
+ Kê khai trên hóa đơn 001 ở chỉ tiêu 32 và 33 như hóa đơn đầu vào bình thường + Trên hóa đơn 002,bên mua sẽ kê khai âm hoặc khấu trừ giá trị và tiền thuế của hàng hóa Thực tế, hai bên bán và mua có thể kê khai hoặc bỏ qua trên hóa đơn 002. Bởi hai hóa đơn 001 và 002 đã khấu trừ cho nhau.
3.3 Cách kê khai thuế đối với hàng hóa bị trả lại
Tại kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn trả lại hàng hoặc hóa đơn phát sinh điều chỉnh, dựa vào hóa đơn trả lại hoặc hóa đơn điều chỉnh, doanh số bán và thuế GTGT đầu ra được bên bán tiền hành kê khai điều chỉnh, doanh số mua và thuế GTGT đầu vào được bên mua tiền hành kê khai điều chỉnh như sau
+ Bên bán (bên bị trả): trừ vào các chỉ tiêu hàng hóa dịch vụ bán ra theo mức thuế suất tại các chỉ tiêu [29] đến [33] tương đương với giá trị của hóa đơn trả lại
+ Bên mua (bên trả lại hàng): trừ vào các chỉ tiêu mua vào tại các chỉ tiêu [23] đền [25] tương đương với giá trị của hóa đơn trả lại
4. Nguyên tắc xuất hóa đơn hàng bán bị trả lại
– Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biểu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hoá dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hoá) và phải ghi đầy đủ nội dung trên hóa đơn theo quy định, hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.
Ngoài ra, theo khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:
Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Theo hướng dẫn tại Công văn 8999/CTTPHCM-TTHT ngày 19/07/2023 do Cục Thuế TP. HCM ban hành như sau:
– Nếu tổ chức, cá nhân mua hàng hoá, người bán đã xuất hoá đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hoá thì người bán lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa để điều chỉnh giảm hoặc thay thế hóa đơn đã lập, người bán và người mua có thỏa thuận ghi rõ hàng bán trả lại.
– Đối với trường hợp hàng hóa đã mua trước 01/01/2023 thuộc đối tượng giảm thuế GTGT với thuế suất 8%, sau ngày 31/12/2022 người mua trả lại hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng, thì người bán lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa với thuế suất thuế GTGT 8%.
Theo hướng dẫn tại Công văn 9342/CQTNI-TTHT ngày 05/09/2023, Cục Thuế tỉnh Quảng Ninh có ý kiến như sau:
Trường hợp Công ty bán hàng (người bán) và đã lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng (người mua), khi người mua hoàn trả hàng hóa do hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nguyên nhân và thực hiện như sau:
– Người mua lập hóa đơn điện tử giao lại cho người bán theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
– Hoặc có thể lựa chọn một trong hai cách là người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh/thay thế hóa đơn đã lập theo quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
HÃY ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN