Thuật ngữ “hình thức kế toán máy” đã trở nên quen thuộc với những người làm kế toán trong những năm gần đây. Tuy nhiên, không phải tất cả các chuyên gia kế toán đều hiểu rõ về định nghĩa và ưu nhược điểm của ghi sổ kế toán trên máy tính so với kế toán thủ công. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc này.
1. Đặc trưng cơ bản của hình thức ghi sổ kế toán trên máy vi tính
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là quá trình kế toán được thực hiện thông qua một chương trình phần mềm kế toán chạy trên máy vi tính.
- Chương trình phần mềm kế toán này được thiết kế dựa trên nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc có thể kết hợp giữa chúng.
- Mặc dù phần mềm kế toán không thể hiện đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng nó phải có khả năng in ra đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo các quy định.
2. Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức ghi sổ kế toán trên máy vi tính
Hàng ngày, bằng cách sử dụng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, kế toán thực hiện kiểm tra và sử dụng chúng làm căn cứ để ghi sổ. Dựa trên các thông tin này, tài khoản Nợ và tài khoản Có được xác định để nhập liệu vào máy vi tính thông qua các bảng và biểu được tích hợp sẵn trong phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các dữ liệu tự động được nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký – Sổ Cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Ở cuối mỗi kỳ, thường là cuối tháng hoặc tùy thuộc vào thời điểm cần thiết, kế toán thực hiện thao tác khoá sổ (cộng sổ) và tạo báo cáo tài chính. Sự đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và chi tiết được thực hiện tự động, đảm bảo sự chính xác và trung thực của thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra và so sánh số liệu giữa sổ kế toán và báo cáo tài chính sau khi in ra giấy.
Sau đó, thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng hoặc cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
3. Biểu mẫu sổ sách theo hình thức ghi sổ kế toán trên máy vi tính
Biểu mẫu sổ sách trong hình thức kế toán trên máy vi tính không cần phải trùng khớp hoàn toàn với mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Biểu mẫu có thể không chứa các cột thông tin giống như mẫu sổ kế toán ghi bằng tay, thậm chí có thể bổ sung thêm các cột thông tin trung gian để thuận tiện cho việc lập công thức.
Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng hình thức kế toán trên máy tính, khi có nghiệp vụ phát sinh, nhân viên kế toán thường nhập thông tin trực tiếp vào máy ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Do đó, ngày ghi sổ và ngày trên chứng từ thường là cùng một ngày.
Trên đây Kế toán Kiểm toán Thuế ACC đã cung cấp cho bạn kiến thức về Trình tự ghi sổ kế toán trên máy tính theo hướng dẫn cụ thể. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.
