Tiền lương luôn là một vấn đề rất quan trọng đối với mỗi người. Trích lập quỹ dự phòng tiền lương trong giai đoạn hiện nay vẫn luôn nhận được sự quan tâm, chú ý của nhiều người. Để tìm hiểu rõ hơn mời bạn tham khảo bài viết dưới đây.
1. Quỹ dự phòng tiền lương là gì?
Ta hiểu về quỹ dự phòng tiền lương như sau:
Việc dự phòng tiền lương có ý nghĩa cũng như vai trò quan trọng đối với rất nhiều người.
Quỹ dự phòng tiền lương được hiểu cơ bản chính là quỹ dùng để nhằm mục đích bổ sung vào quỹ tiền lương của năm liền kề, nhằm mục đích để có thể đảm bảo việc trả lương cho các đối tượng là những người lao động không bị gián đoạn.
Thời điểm cần sử dụng quỹ dự phòng tiền lương:
Việc chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động cũng đã được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật. Nhưng dù đã hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm tjhì thực tế chưa chi.
Trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để nhằm mục đích có thể bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định. Nhưng việc này cũng sẽ không được quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.
Quỹ tiền lương thực hiện được hiểu cơ bản chính là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó. Đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo đúng quy định pháp luật hiện hành. Việc này không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế.
Việc trích lập dự phòng tiền lương sẽ cần phải đảm bảo các vấn đề cụ thể như sau: sau khi trích lập, doanh nghiệp sẽ không bị lỗ. Nếu doanh nghiệp bị lỗ thì doanh nghiệp đó sẽ không được trích đủ 17%.
Trường hợp năm trước doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng tiền lương tuy nhiên là sau 6 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính thì doanh nghiệp chưa sử dụng hoặc trong trường hợp doanh nghiệp đã sử dụng không hết quỹ dự phòng tiền lương thì doanh nghiệp sẽ cần phải tính giảm chi phí của năm sau sao cho phù hợp.
2. Mức trích lập quỹ dự phòng tiền lương
Quy định tại khoản 2, điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC
“Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:
a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.Học kế toán thực hành ở đâu tốt nhất tại TP HCM và Hà Nội
b) Các khoản tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.
– Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người nước ngoài trong đó có ghi khoản chi về tiền học cho con của người nước ngoài học tại Việt Nam theo bậc học từ mầm non đến trung học phổ thông được doanh nghiệp trả có tính chất tiền lương, tiền công và có đầy đủ hoá đơn, chứng từ theo quy định thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
– Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động trong đó có ghi khoản chi về tiền nhà do doanh nghiệp trả cho người lao động, khoản chi trả này có tính chất tiền lương, tiền công và có đầy đủ hoá đơn, chứng từ theo quy định thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
– Trường hợp doanh nghiệp Việt Nam ký hợp đồng với doanh nghiệp nước ngoài trong đó nêu rõ doanh nghiệp Việt Nam phải chịu các chi phí về chỗ ở cho các chuyên gia nước ngoài trong thời gian công tác ở Việt Nam thì tiền thuê nhà cho các chuyên gia nước ngoài làm việc tại Việt Nam do doanh nghiệp Việt Nam chi trả được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
c) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.
Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).
Việc trích lập dự phòng tiền lương phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ, nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%.
Trường hợp năm trước doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng tiền lương mà sau 6 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính doanh nghiệp chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ dự phòng tiền lương thì doanh nghiệp phải tính giảm chi phí của năm sau.”
Theo đó:
Mức trích lập quỹ dự phòng tiền lương do doanh nghiệp tự quyết định nhưng không quá 17% quỹ lương thực hiện
Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán và không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng năm trước chi cho quyết toán.
Sau khi trích lập quỹ dự phòng tiền lương thì doanh nghiệp không bị lỗ, nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%.
Quỹ dự phòng tiền lương phải được chi hết trong vòng 6 tháng sau khi trích lập.
Nếu doanh nghiệp chưa sử dụng hết thì doanh nghiệp phải tính giảm chi phí của năm sau.
Ví dụ: Khi nộp hồ sơ quyết toán thuế năm 2017, công ty kế toán Việt có trích quỹ dự phòng tiền lương là 100 triệu đồng.
Đến ngày 30/6/2018 công ty mới chi số tiền từ quỹ dự phòng tiền lương năm 2017 là 80 triệu thì công ty phải tính giảm chi phí tiền lương năm sau (năm 2018) là 20 triệu đồng.
Khi lập hồ sơ quyết toán thuế năm 2018 nếu công ty có nhu cầu trích lập thì tiếp tục trích lập quỹ dự phòng tiền lương theo quy định.
3. Cách hạch toán trích lập quỹ dự phòng tiền lương
– Khi trích lập dự phòng phải trả khác, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 6426 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 3524 – Dự phòng phải trả
– Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến khoản dự phòng phải trả đã lập, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 3524 – Dự phòng phải trả
Có các TK 334…
– Khi lập Báo cáo tài chính thì doanh nghiệp phải xác định số dự phòng phải trả cần trích lập:
+ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này. Lớn hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết. Thì số chênh lệch hạch toán vào chi phí, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 6426 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 3524 – Dự phòng phải trả
+ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán này. Nhỏ hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết. Thì số chênh lệch hoàn nhập ghi giảm chi phí, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 3524 – Dự phòng phải trả
Có TK 3524 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
4. Cơ sở pháp lý quy định trích lập quỹ dự phòng tiền lương
Có hai văn bản pháp luật chính quy định về trích lập quỹ dự phòng tiền lương:
Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 18/11/2020:
Điều 45: Quy định về các khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, bao gồm:
Khoản 6: Quỹ dự phòng tiền lương trích lập theo quy định của Luật Lao động.
Luật Lao động số 45/2019/QH14 ngày 20/11/2019:
Điều 141: Quy định về quỹ dự phòng tiền lương, bao gồm:
Mức trích lập: Không quá 17% quỹ lương thực hiện.
Mục đích sử dụng: Chi trả các khoản tiền lương trong các trường hợp:
Doanh nghiệp ngừng hoạt động, phá sản;
Người lao động nghỉ việc theo chế độ thôi việc;
Người lao động nghỉ việc không hưởng trợ cấp thôi việc;
Doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh;
Doanh nghiệp gặp khó khăn về kinh tế, sản xuất, kinh doanh.
Ngoài ra, một số văn bản pháp luật khác cũng có liên quan đến việc trích lập quỹ dự phòng tiền lương, bao gồm:
Nghị định 145/2020/NĐ-CP ngày 31/12/2020 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Doanh nghiệp.
Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hạch toán kế toán đối với một số khoản chi phí.
5. Một số câu hỏi về trích lập quỹ dự phòng tiền lương
Doanh nghiệp nào được phép trích lập quỹ dự phòng tiền lương?
Tất cả các doanh nghiệp, tổ chức được thành lập và hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam đều được phép trích lập quỹ dự phòng tiền lương.
Mức trích lập quỹ dự phòng tiền lương tối đa là bao nhiêu?
Mức trích lập quỹ dự phòng tiền lương tối đa không quá 17% quỹ lương thực hiện của doanh nghiệp trong năm.
Quỹ dự phòng tiền lương được sử dụng cho những mục đích gì?
Quỹ dự phòng tiền lương được sử dụng cho các mục đích sau:
Chi trả tiền lương cho người lao động trong các trường hợp:
- Doanh nghiệp ngừng hoạt động, phá sản;
- Người lao động nghỉ việc theo chế độ thôi việc;
- Người lao động nghỉ việc không hưởng trợ cấp thôi việc;
- Doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh;
- Doanh nghiệp gặp khó khăn về kinh tế, sản xuất, kinh doanh.
- Bù đắp vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề trong trường hợp số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết.
Doanh nghiệp cần thực hiện những thủ tục gì để trích lập quỹ dự phòng tiền lương?
- Doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục sau:
- Lập dự toán chi phí trích lập quỹ dự phòng tiền lương;
- Trình dự toán chi phí trích lập quỹ dự phòng tiền lương lên Hội đồng quản trị, Ban giám đốc để phê duyệt;
- Nộp hồ sơ đề nghị trích lập quỹ dự phòng tiền lương cho cơ quan thuế;
- Hạch toán kế toán theo quy định.
Doanh nghiệp cần lưu ý những gì khi sử dụng quỹ dự phòng tiền lương?
Doanh nghiệp cần lưu ý:
Sử dụng quỹ dự phòng tiền lương đúng mục đích và tuân thủ các quy định của pháp luật;
Có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh việc sử dụng quỹ dự phòng tiền lương;
Khai báo thuế theo quy định.
Có những trường hợp nào doanh nghiệp không được trích lập quỹ dự phòng tiền lương?
Doanh nghiệp không được trích lập quỹ dự phòng tiền lương trong các trường hợp sau:
- Doanh nghiệp mới thành lập trong năm đầu tiên hoạt động;
- Doanh nghiệp đang trong quá trình giải thể;
- Doanh nghiệp vi phạm pháp luật về thuế.
Khi doanh nghiệp ngừng hoạt động, quỹ dự phòng tiền lương sẽ được xử lý như thế nào?
Quỹ dựphòng tiền lương sẽ được sử dụng để chi trả tiền lương cho người lao động theo quy định của pháp luật về phá sản.
Tôi có thể tìm kiếm thông tin về trích lập quỹ dự phòng tiền lương ở đâu?
Bạn có thể tìm kiếm thông tin về trích lập quỹ dự phòng tiền lương tại các nguồn sau:
Website của Bộ Tài chính: https://www.moit.gov.vn/: https://www.moit.gov.vn/
Website của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam: <đã xoá URL không hợp lệ>
Các trang web về kế toán và quản trị nhân sự.
Sách, tài liệu hướng dẫn về kế toán và quản trị nhân sự.
HÃY ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN