Thực hiện kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp đúng cách

Công nợ phải trả nhà cung cấp là khoản tiền mà doanh nghiệp đang nợ nhà cung cấp cho hàng hóa, dịch vụ đã mua.

1.Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp

1.1 Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp là gì?

Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp là công việc ghi chép, theo dõi các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp của doanh nghiệp.

Nợ phải trả nhà cung cấp là các khoản nợ phát sinh từ việc mua nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị, dịch vụ,… từ nhà cung cấp.

Mục đích của kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp:

• Theo dõi tình hình công nợ phải trả nhà cung cấp của doanh nghiệp.
• Kiểm soát các khoản nợ phải trả nhà cung cấp của doanh nghiệp.
• Thống kê số liệu để lập báo cáo tài chính.

Nhiệm vụ của kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp:

• Ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công nợ phải trả nhà cung cấp.
• Theo dõi tình hình biến động của công nợ phải trả nhà cung cấp.
• Lập báo cáo công nợ phải trả nhà cung cấp.
• Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán nợ nhà cung cấp.

Các bước thực hiện kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp:

Bước 1: Ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công nợ phải trả nhà cung cấp

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công nợ phải trả nhà cung cấp bao gồm:

• Mua nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị, dịch vụ từ nhà cung cấp.
• Nhập kho nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị, dịch vụ.
• Thanh toán nợ nhà cung cấp.

Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế trên, kế toán cần ghi nhận các thông tin vào sổ sách kế toán theo nguyên tắc:

• Ghi nhận các khoản nợ phải trả nhà cung cấp ở bên có của tài khoản 331 – Phải trả nhà cung cấp.
• Ghi nhận các khoản giảm nợ phải trả nhà cung cấp ở bên nợ của tài khoản 331 – Phải trả nhà cung cấp.

Bước 2: Theo dõi tình hình biến động của công nợ phải trả nhà cung cấp

Kế toán cần theo dõi tình hình biến động của công nợ phải trả nhà cung cấp theo các tiêu chí sau:

• Theo thời gian: Theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp theo từng kỳ kế toán.
• Theo đối tượng: Theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp theo từng nhà cung cấp.
• Theo loại công nợ: Theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp theo từng loại công nợ.

Kế toán có thể sử dụng các phương pháp sau để theo dõi tình hình biến động của công nợ phải trả nhà cung cấp:

• Sổ cái tài khoản 331 – Phải trả nhà cung cấp.
• Sổ theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp theo từng nhà cung cấp.
• Sổ theo dõi công nợ phải trả nhà cung cấp theo từng loại công nợ.

Bước 3: Lập báo cáo công nợ phải trả nhà cung cấp

Kế toán cần lập báo cáo công nợ phải trả nhà cung cấp theo định kỳ để cung cấp thông tin về tình hình công nợ phải trả nhà cung cấp của doanh nghiệp cho các đối tượng sử dụng.

Báo cáo công nợ phải trả nhà cung cấp thường bao gồm các nội dung sau:

• Tổng số nợ phải trả nhà cung cấp.
• Số dư nợ phải trả nhà cung cấp đầu kỳ.
• Tổng số phát sinh nợ phải trả nhà cung cấp trong kỳ.
• Tổng số thanh toán nợ phải trả nhà cung cấp trong kỳ.
• Số dư nợ phải trả nhà cung cấp cuối kỳ.

Bước 4: Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán nợ nhà cung cấp

Kế toán có trách nhiệm phối hợp với bộ phận kế toán tiền để thực hiện các nghiệp vụ thanh toán nợ nhà cung cấp.

1.2. Các loại của kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp

Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp là một bộ phận của kế toán, chịu trách nhiệm ghi nhận, theo dõi, quản lý các khoản công nợ phải trả cho nhà cung cấp của doanh nghiệp.

Có thể phân loại kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp theo các tiêu chí sau:

Theo phương pháp ghi nhận

• Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp theo phương pháp trực tiếp: Phương pháp này ghi nhận giá trị hàng mua vào ngay khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng, bất kể hàng hóa đó đã được nhập kho hay chưa.
• Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp theo phương pháp giá gốc: Phương pháp này ghi nhận giá trị hàng mua vào theo giá gốc, bao gồm giá mua, chi phí vận chuyển, chi phí bốc xếp,…

Theo hình thức mua hàng

• Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp theo hình thức mua hàng trực tiếp: Phương pháp này áp dụng cho các doanh nghiệp mua hàng trực tiếp từ nhà cung cấp, không qua trung gian.
• Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp theo hình thức mua hàng qua trung gian: Phương pháp này áp dụng cho các doanh nghiệp mua hàng qua các nhà cung cấp trung gian.

Theo phương thức thanh toán

• Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp theo phương thức thanh toán trả tiền ngay: Phương pháp này áp dụng cho các doanh nghiệp thanh toán tiền mua hàng ngay khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng.
• Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp theo phương thức thanh toán trả tiền sau: Phương pháp này áp dụng cho các doanh nghiệp thanh toán tiền mua hàng sau một thời gian nhất định kể từ khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng.

Theo đặc điểm của doanh nghiệp

• Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp của doanh nghiệp thương mại: Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp của doanh nghiệp thương mại tập trung vào việc ghi nhận giá trị hàng hóa mua vào để bán ra.
• Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp của doanh nghiệp sản xuất: Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp của doanh nghiệp sản xuất tập trung vào việc ghi nhận giá trị nguyên vật liệu, vật tư mua vào để sản xuất sản phẩm.
• Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp của doanh nghiệp dịch vụ: Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp của doanh nghiệp dịch vụ tập trung vào việc ghi nhận giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào để cung cấp cho khách hàng.

Công việc của kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp bao gồm các nội dung chính sau:

Thu thập thông tin về các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mua hàng: Thông tin về các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mua hàng bao gồm:

• Hóa đơn, chứng từ
• Biên bản, hợp đồng
• Sổ sách kế toán

Kiểm tra, phân tích thông tin: Kế toán viên kiểm tra, phân tích thông tin về các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mua hàng để xác định tính hợp lý của thông tin, bao gồm các nội dung sau:

• Tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ
• Tính hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
• Tính hợp lý của giá trị các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mua hàng: Kế toán viên ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mua hàng vào sổ sách kế toán theo đúng quy định của pháp luật.

Theo dõi, quản lý các khoản công nợ phải trả nhà cung cấp: Kế toán viên theo dõi, quản lý các khoản công nợ phải trả nhà cung cấp để đảm bảo các khoản công nợ được thanh toán đúng hạn.

Lập báo cáo về tình hình công nợ phải trả nhà cung cấp: Kế toán viên lập báo cáo về tình hình công nợ phải trả nhà cung cấp để cung cấp thông tin về các khoản công nợ phải trả nhà cung cấp cho các đối tượng có liên quan.

1.3. Vai trò của kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp

Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp là bộ phận chịu trách nhiệm ghi chép, theo dõi và quản lý các khoản công nợ phải trả cho nhà cung cấp của doanh nghiệp. Các khoản công nợ này có thể phát sinh từ các hoạt động mua hàng, sử dụng dịch vụ, trả lương, nộp thuế,…

Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác, trung thực của các thông tin về công nợ phải trả, từ đó giúp doanh nghiệp có thể:

• Quản lý tốt dòng tiền: Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp giúp doanh nghiệp nắm được tình hình công nợ phải trả, số tiền đã thanh toán, số tiền còn phải trả,… để có thể quản lý tốt dòng tiền, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa tiền mặt.
• Tiết kiệm chi phí: Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ các khoản công nợ phải trả, đảm bảo thanh toán đúng hạn, tránh bị phạt chậm thanh toán, tiết kiệm chi phí lãi vay, chi phí thuê ngoài,…

Kiểm soát rủi ro: Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp giúp doanh nghiệp phát hiện và ngăn ngừa các rủi ro trong hoạt động kinh doanh, chẳng hạn như:

• Bị nhà cung cấp ngừng cung cấp hàng hóa, dịch vụ;
• Bị nhà cung cấp kiện tụng;
• Bị nhà cung cấp gian lận,…

Công việc của kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp

Công việc của kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp bao gồm các công việc chính sau:

Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công nợ phải trả: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công nợ phải trả có thể bao gồm:

• Mua hàng, sử dụng dịch vụ
• Nhận hóa đơn, chứng từ từ nhà cung cấp
• Thanh toán tiền mua hàng, sử dụng dịch vụ
• Kiểm tra tính hợp lệ, chính xác của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp cần kiểm tra tính hợp lệ, chính xác của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để đảm bảo rằng các khoản công nợ phải trả được ghi chép đầy đủ, chính xác và trung thực.
• Tổng hợp và báo cáo tình hình công nợ phải trả: Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp cần tổng hợp và báo cáo tình hình công nợ phải trả của doanh nghiệp theo định kỳ.
• Kỹ năng cần thiết của kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp

Để trở thành một kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp giỏi, cần có các kỹ năng sau:

• Kỹ năng chuyên môn: Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp cần có kiến thức và kỹ năng chuyên môn về kế toán, tài chính,…
• Kỹ năng giao tiếp: Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp cần có kỹ năng giao tiếp tốt để có thể trao đổi, làm việc với các đối tượng liên quan đến công nợ.
• Kỹ năng phân tích, tổng hợp: Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp cần có kỹ năng phân tích, tổng hợp tốt để có thể đưa ra các quyết định thanh toán công nợ hợp lý.
• Kỹ năng quản lý thời gian: Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp cần có kỹ năng quản lý thời gian tốt để có thể hoàn thành tốt các công việc được giao.

1.4. Nhiệm vụ của kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp

Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp là bộ phận chịu trách nhiệm theo dõi, ghi chép các khoản công nợ phải trả nhà cung cấp của doanh nghiệp. Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và kịp thời của các thông tin về công nợ phải trả nhà cung cấp, từ đó giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt các khoản công nợ phải trả nhà cung cấp và tránh các rủi ro phát sinh.

Cụ thể, nhiệm vụ của kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp bao gồm:

• Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công nợ phải trả nhà cung cấp: Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến công nợ phải trả nhà cung cấp, kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp cần hạch toán các nghiệp vụ đó vào sổ kế toán theo đúng quy định của pháp luật.
• Theo dõi số dư công nợ phải trả nhà cung cấp: Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp cần theo dõi số dư công nợ phải trả nhà cung cấp theo từng nhà cung cấp, theo từng khoản mục công nợ, theo từng kỳ hạn thanh toán, v.v.
• Đôn đốc thanh toán nhà cung cấp: Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp cần đôn đốc nhà cung cấp thanh toán các khoản công nợ phải trả nhà cung cấp đúng hạn.
• Lập báo cáo công nợ phải trả nhà cung cấp: Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp cần lập báo cáo công nợ phải trả nhà cung cấp theo định kỳ để cung cấp thông tin cho các nhà quản lý.
• Kết chuyển công nợ phải trả nhà cung cấp: Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp cần kết chuyển công nợ phải trả nhà cung cấp vào cuối kỳ kế toán.
• Kết thúc công nợ phải trả nhà cung cấp: Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp cần thực hiện các thủ tục cần thiết để kết thúc công nợ phải trả nhà cung cấp, chẳng hạn như xử lý các khoản công nợ khó đòi, v.v.
• Để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp cần có kiến thức chuyên môn vững vàng, kỹ năng nghiệp vụ tốt và tinh thần trách nhiệm cao.

Dưới đây là một số công việc cụ thể của kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp:

Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công nợ phải trả nhà cung cấp:

• Hạch toán các khoản công nợ phải trả phát sinh từ hoạt động mua hàng, cung cấp dịch vụ, thuê tài sản,…
• Hạch toán các khoản công nợ phải trả phát sinh từ hoạt động đầu tư, tài chính.

Theo dõi số dư công nợ phải trả nhà cung cấp:

• Theo dõi số dư công nợ phải trả nhà cung cấp theo từng nhà cung cấp, chẳng hạn như nhà cung cấp vật liệu, nhà cung cấp thiết bị, nhà cung cấp dịch vụ,…
• Theo dõi số dư công nợ phải trả nhà cung cấp theo từng khoản mục công nợ, chẳng hạn như công nợ mua hàng, công nợ thuê tài sản, công nợ phải trả khác,…
• Theo dõi số dư công nợ phải trả nhà cung cấp theo từng kỳ hạn thanh toán, chẳng hạn như công nợ ngắn hạn, công nợ dài hạn,…

Đôn đốc thanh toán nhà cung cấp:

• Gửi thông báo thanh toán cho nhà cung cấp khi đến hạn thanh toán.
• Gọi điện, gửi thư nhắc nhở nhà cung cấp thanh toán khi đến hạn thanh toán.
• Thực hiện các biện pháp cần thiết để thu hồi công nợ khó đòi, chẳng hạn như gửi đơn khởi kiện ra tòa,…

Lập báo cáo công nợ phải trả nhà cung cấp:

• Lập báo cáo công nợ phải trả nhà cung cấp theo định kỳ, chẳng hạn như hàng tháng, hàng quý, hàng năm.

Kết chuyển công nợ phải trả nhà cung cấp:

• Kết chuyển công nợ phải trả nhà cung cấp vào cuối kỳ kế toán.

Kết thúc công nợ phải trả nhà cung cấp:

• Xử lý các khoản công nợ khó đòi, chẳng hạn như trích lập dự phòng phải thu khó đòi,…

2. Công việc cần thiết của kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp

Công việc cần thiết của kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp bao gồm các công việc sau:

• Thu thập, kiểm tra và nhập liệu chứng từ: Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp cần thu thập, kiểm tra và nhập liệu các chứng từ liên quan đến công nợ phải trả nhà cung cấp, chẳng hạn như hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho,…
• Theo dõi tình hình thanh toán cho nhà cung cấp: Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp cần theo dõi tình hình thanh toán cho nhà cung cấp, bao gồm cả thời gian thanh toán, số tiền thanh toán,…
• Cập nhật số dư công nợ phải trả trên sổ sách kế toán: Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp cần cập nhật số dư công nợ phải trả trên sổ sách kế toán, bao gồm cả sổ cái, sổ chi tiết,…
• Lập báo cáo về tình hình công nợ phải trả nhà cung cấp: Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp cần lập báo cáo về tình hình công nợ phải trả nhà cung cấp, bao gồm cả báo cáo tình hình công nợ phải trả nhà cung cấp theo kỳ, báo cáo công nợ phải trả nhà cung cấp theo nhà cung cấp,…

Ngoài ra, kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp cũng có thể thực hiện một số nhiệm vụ khác như:

• Tham gia kiểm kê hàng tồn kho.
• Lập báo cáo tài chính.
• Hỗ trợ kế toán trưởng trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp.

Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp cần có những kỹ năng và kiến thức sau:

Kỹ năng kế toán: Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp cần có kiến thức và kỹ năng về kế toán, đặc biệt là kế toán tài chính và kế toán quản trị.

• Kỹ năng tin học văn phòng: Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp cần thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng, đặc biệt là Excel và Word.
• Kỹ năng giao tiếp: Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp cần có kỹ năng giao tiếp tốt để có thể trao đổi thông tin với nhà cung cấp và các bộ phận khác trong doanh nghiệp.
• Kỹ năng xử lý tình huống: Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp cần có khả năng xử lý tình huống linh hoạt để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.
• Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp. Do đó, việc đảm bảo chất lượng công việc của kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp là rất cần thiết.

Dưới đây là một số lưu ý khi thực hiện công việc của kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp:

• Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp cần nắm rõ các quy định của pháp luật về thuế, kế toán, hóa đơn,… để thực hiện công việc một cách chính xác và đúng quy định.
• Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp cần thường xuyên cập nhật các thông tin về thị trường, giá cả,… để có thể đưa ra các quyết định phù hợp trong việc quản lý công nợ.
• Kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp cần có kỹ năng phân tích, đánh giá để có thể phát hiện sớm các rủi ro về công nợ và có biện pháp xử lý kịp thời.

Một số công việc cụ thể của kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp:

• Xem xét hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho,… để lập chứng từ ghi nhận nợ phải trả nhà cung cấp.
• Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ kế toán liên quan đến công nợ phải trả nhà cung cấp.
• Nhập liệu các chứng từ kế toán liên quan đến công nợ phải trả nhà cung cấp vào hệ thống kế toán.
• Theo dõi tình hình thanh toán cho nhà cung cấp, đôn đốc nhà cung cấp thanh toán đúng hạn.
• Lập báo cáo về tình hình công nợ phải trả nhà cung cấp theo yêu cầu của kế toán trưởng.
• Tham gia kiểm kê hàng tồn kho để xác định số dư hàng tồn kho thực tế và số dư hàng tồn kho theo sổ sách.
• Lập báo cáo tài chính theo yêu cầu của kế toán trưởng.
• Hỗ trợ kế toán trưởng trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp.

Trên đây là một số thông tin về Thực hiện kế toán công nợ phải trả nhà cung cấp đúng cách .Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.