Excel là một phần mềm bảng tính phổ biến được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, trong đó có kế toán. Sổ sách kế toán trên Excel có thể được lập theo mẫu sẵn có hoặc tự thiết kế. Vậy cách lập sổ sách kế toán trên excel như thế nào? Bài viết này của ACC sẽ có thể giúp bạn hiểu hơn về vấn đề
1. Các hàm thường dùng cho excel kế toán
1.1. SUMIF
Hàm SUMIF trong Excel là hàm tổng hợp các giá trị trong phạm vi dựa trên một tiêu chí. Cú pháp của hàm SUMIF như sau:
SUMIF(range, criteria, sum_range)
Trong đó:
- range: Phạm vi chứa các giá trị cần tính tổng.
- criteria: Tiêu chí để lọc các giá trị trong phạm vi.
- sum_range: Phạm vi chứa các giá trị cần tổng hợp.
Ví dụ:
=SUMIF(A1:A10, “>10”, B1:B10)
Hàm này sẽ trả về tổng các giá trị trong cột B từ A1 đến A10, trong đó giá trị cột A lớn hơn 10.
Ví dụ khác:
=SUMIF(A1:A10, “=Nhân viên A”, B1:B10)
Hàm này sẽ trả về tổng các giá trị trong cột B từ A1 đến A10, trong đó giá trị cột A bằng “Nhân viên A”.
Một số lưu ý khi sử dụng hàm SUMIF:
- Tiêu chí trong hàm SUMIF có thể là một số, một ký tự, một chuỗi hoặc một biểu thức.
- Nếu tiêu chí là một số, thì tiêu chí phải là số nguyên dương.
- Nếu tiêu chí là một ký tự, thì tiêu chí phải được đặt trong dấu ngoặc kép.
- Nếu tiêu chí là một chuỗi, thì tiêu chí phải được đặt trong dấu ngoặc kép.
- Nếu tiêu chí là một biểu thức, thì biểu thức phải trả về một giá trị logic.
1.2. VLOOKUP
Hàm VLOOKUP là một hàm tìm kiếm trong Excel, được sử dụng để tìm kiếm một giá trị trong một bảng dữ liệu và trả về giá trị tương ứng từ một cột khác trong bảng đó.
Cú pháp của hàm VLOOKUP như sau:
=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
Trong đó:
- lookup_value: Giá trị cần tìm kiếm.
- table_array: Bảng dữ liệu cần tìm kiếm.
- col_index_num: Số thứ tự của cột chứa giá trị cần trả về.
- range_lookup: Kiểu tìm kiếm. Có thể là “TRUE” (tìm kiếm khớp chính xác) hoặc “FALSE” (tìm kiếm khớp gần đúng).
Ví dụ, giả sử ta có bảng dữ liệu sau:
| Tên | Địa chỉ | Số điện thoại |
|—|—|—|
| Nguyễn Văn A | 123 Hai Bà Trưng | 0912345678 |
| Trần Thị B | 456 Lý Thường Kiệt | 0923456789 |
| Lê Quang C | 789 Nguyễn Văn Cừ | 0934567890 |
Để tìm tên của khách hàng có số điện thoại là 0923456789, ta có thể sử dụng hàm VLOOKUP như sau:
=VLOOKUP(0923456789, {“Tên”, “Địa chỉ”, “Số điện thoại”}, 1, FALSE)
Kết quả trả về của hàm là “Trần Thị B”.
Trong ví dụ này, ta đã sử dụng giá trị “0923456789” làm giá trị cần tìm kiếm, bảng dữ liệu là dải ô {“Tên”, “Địa chỉ”, “Số điện thoại”} và số thứ tự của cột chứa giá trị cần trả về là 1. Kiểu tìm kiếm được sử dụng là “FALSE”, tức là tìm kiếm khớp gần đúng.
Dưới đây là một số lưu ý khi sử dụng hàm VLOOKUP:
- Giá trị cần tìm kiếm phải là một giá trị duy nhất trong cột chứa giá trị cần tìm kiếm. Nếu giá trị cần tìm kiếm không phải là duy nhất, hàm VLOOKUP sẽ trả về giá trị đầu tiên trong cột chứa giá trị cần tìm kiếm khớp với giá trị cần tìm kiếm.
- Số thứ tự của cột chứa giá trị cần trả về phải là số thứ tự của cột trong bảng dữ liệu, tính từ trái sang phải.
- Kiểu tìm kiếm “TRUE” sẽ tìm kiếm khớp chính xác, tức là giá trị cần tìm kiếm phải bằng giá trị trong bảng dữ liệu. Kiểu tìm kiếm “FALSE” sẽ tìm kiếm khớp gần đúng, tức là giá trị cần tìm kiếm phải gần đúng với giá trị trong bảng dữ liệu.
1.3. AVERAGE
Hàm AVERAGE được sử dụng để tính trung bình cộng các giá trị trong một phạm vi ô. Cú pháp của hàm AVERAGE như sau:
=AVERAGE(number1, [number2], …)
Trong đó:
number1: Là giá trị đầu tiên cần tính trung bình.
number2: Là các giá trị tiếp theo cần tính trung bình.
Ví dụ: Để tính trung bình cộng các giá trị trong phạm vi ô A1:A10, ta có thể sử dụng công thức sau:=AVERAGE(A1:A10)
Kết quả của công thức là 5,7.
2. Cách chuyển số dư cuối năm sang đầu năm
Chuyển số dư cuối năm sang đầu năm là một công việc quan trọng trong kế toán. Việc chuyển số dư cuối năm sang đầu năm nhằm mục đích:
- Ghi nhận số dư của các tài khoản kế toán từ năm cũ sang năm mới.
- Tạo thuận lợi cho việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong năm mới.
Cách chuyển số dư cuối năm sang đầu năm
Có thể chuyển số dư cuối năm sang đầu năm theo các cách sau:
Chuyển số dư cuối năm sang đầu năm bằng cách ghi sổ
Theo cách này, kế toán ghi số dư cuối năm của các tài khoản kế toán vào sổ kế toán đầu năm.
Chuyển số dư cuối năm sang đầu năm bằng cách lập báo cáo tài chính
Theo cách này, kế toán lập báo cáo tài chính năm cũ. Số dư cuối năm của các tài khoản kế toán được thể hiện trên báo cáo tài chính năm cũ sẽ được chuyển sang đầu năm mới.
Chuyển số dư cuối năm sang đầu năm bằng cách sử dụng phần mềm kế toán
Theo cách này, kế toán sử dụng phần mềm kế toán để chuyển số dư cuối năm sang đầu năm.
Trình tự chuyển số dư cuối năm sang đầu năm
Trình tự chuyển số dư cuối năm sang đầu năm có thể được thực hiện theo các bước sau:
1.Kiểm tra số dư cuối năm
Kế toán cần kiểm tra số dư cuối năm của các tài khoản kế toán để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ.
2.Chuyển số dư cuối năm sang đầu năm
Kế toán thực hiện chuyển số dư cuối năm sang đầu năm theo một trong các cách trên.
3.Kiểm tra lại số dư đầu năm
Kế toán cần kiểm tra lại số dư đầu năm của các tài khoản kế toán để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ.
Một số lưu ý khi chuyển số dư cuối năm sang đầu năm
- Kế toán cần nắm vững các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán để thực hiện việc chuyển số dư cuối năm sang đầu năm một cách chính xác, đầy đủ.
- Kế toán cần kiểm tra, đối chiếu các số liệu để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ.
- Kế toán cần lưu trữ các chứng từ, tài liệu liên quan đến việc chuyển số dư cuối năm sang đầu năm để phục vụ cho việc kiểm tra, giám sát.
3. Hướng dẫn nhập dữ liệu trên bảng nhập
Bảng nhập là một trong những bảng quan trọng trong kế toán, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình nhập hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm,…
Cách nhập dữ liệu trên bảng nhập
Để nhập dữ liệu trên bảng nhập, bạn cần thực hiện theo các bước sau:
Mở bảng nhập
Để mở bảng nhập, bạn có thể truy cập vào menu Kế toán > Bảng nhập.
Nhập dữ liệu
Khi mở bảng nhập, bạn sẽ thấy các trường dữ liệu cần nhập như sau:
- Ngày nhập: Ngày nhập hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm,…
- Số phiếu nhập: Số phiếu nhập hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm,…
- Nhà cung cấp: Tên nhà cung cấp hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm,…
- Loại hàng hóa: Loại hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm,…
- Số lượng: Số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm,…
- Đơn giá: Đơn giá của hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm,…
- Thành tiền: Thành tiền của hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm,…
- Bạn cần nhập đầy đủ các thông tin trên cho từng dòng nhập hàng.
Lưu dữ liệu
Sau khi nhập đầy đủ dữ liệu, bạn cần lưu dữ liệu bằng cách nhấn Ctrl + S hoặc nhấn vào biểu tượng Lưu.
Một số lưu ý khi nhập dữ liệu trên bảng nhập
- Ngày nhập: Ngày nhập hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm,… phải là ngày thực tế nhập hàng.
- Số phiếu nhập: Số phiếu nhập hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm,… cần được ghi theo quy định của doanh nghiệp.
- Nhà cung cấp: Tên nhà cung cấp hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm,… cần được ghi đầy đủ và chính xác.
- Loại hàng hóa: Loại hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm,… cần được ghi rõ ràng và cụ thể.
- Số lượng: Số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm,… cần được ghi chính xác.
- Đơn giá: Đơn giá của hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm,… cần được ghi chính xác.
- Thành tiền: Thành tiền của hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm,… được tính bằng cách lấy số lượng nhân với đơn giá.
4. Hướng dẫn nhập liệu trong excel
Excel là một chương trình bảng tính phổ biến được sử dụng để lưu trữ, sắp xếp, phân tích và trình bày dữ liệu. Để nhập liệu vào Excel, bạn có thể sử dụng các phương pháp sau:
Nhập dữ liệu thủ công: Đây là phương pháp nhập dữ liệu cơ bản nhất, trong đó bạn nhập dữ liệu trực tiếp vào các ô của bảng tính.
Sử dụng công thức và hàm: Excel cung cấp nhiều công thức và hàm có thể được sử dụng để nhập dữ liệu tự động. Ví dụ: bạn có thể sử dụng hàm SUM để thêm các giá trị trong một phạm vi ô.
Import dữ liệu từ một tệp khác: Bạn có thể nhập dữ liệu từ một tệp khác, chẳng hạn như tệp CSV, tệp TXT hoặc tệp bảng tính khác.
Nhập dữ liệu thủ công
Để nhập dữ liệu thủ công vào Excel, hãy làm theo các bước sau:
- Mở bảng tính Excel mà bạn muốn nhập dữ liệu vào.
- Đặt con trỏ vào ô mà bạn muốn nhập dữ liệu.
- Nhập dữ liệu vào ô.
- Nhấn Enter để lưu dữ liệu.
- Sử dụng công thức và hàm
Để sử dụng công thức và hàm để nhập dữ liệu vào Excel, hãy làm theo các bước sau:
- Đặt con trỏ vào ô mà bạn muốn nhập dữ liệu.
- Nhập công thức hoặc hàm vào ô.
- Nhấn Enter để lưu dữ liệu.
Ví dụ: để thêm các giá trị trong một phạm vi ô, bạn có thể sử dụng hàm SUM như sau:
=SUM(A1:A10)
Hàm này sẽ thêm các giá trị trong phạm vi ô A1 đến A10.
Import dữ liệu từ một tệp khác
Để nhập dữ liệu từ một tệp khác vào Excel, hãy làm theo các bước sau:
- Nhấp vào tab File.
- Nhấp vào Open.
- Chọn tệp mà bạn muốn nhập.
- Nhấp vào Open.
- Excel sẽ nhập dữ liệu từ tệp vào bảng tính hiện tại.
Một số mẹo nhập liệu trong Excel
- Để nhập dữ liệu nhanh chóng, bạn có thể sử dụng phím tắt. Ví dụ: để nhập dữ liệu hiện tại vào một ô khác, bạn có thể nhấn Ctrl+C để sao chép dữ liệu, sau đó nhấn Ctrl+V để dán dữ liệu.
- Để nhập dữ liệu từ một tệp khác, bạn có thể sử dụng tính năng Import Data. Tính năng này cho phép bạn nhập dữ liệu từ nhiều loại tệp khác nhau, bao gồm tệp CSV, tệp TXT và tệp bảng tính khác.
- Để nhập dữ liệu từ một trang web, bạn có thể sử dụng tính năng Web Query. Tính năng này cho phép bạn nhập dữ liệu từ một trang web trực tiếp vào bảng tính Excel.
Trên đây là một số thông tin về Cách làm sổ sách kế toán trên Excel doanh nghiệp. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.
