Sơ đồ quy trình ghi sổ kế toán bán hàng [Chi tiết nhất]

Sơ đồ quy trình ghi sổ kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của mọi doanh nghiệp. Đối với những sinh viên mới ra trường và sẽ đảm nhiệm vai trò ghi sổ kế toán bán hàng, việc hiểu rõ quy trình này và nhận thức về tầm quan trọng của nó là rất quan trọng. Trong bài viết sau đây, Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình ghi sổ kế toán bán hàng.

1. Công việc của ghi sổ kế toán bán hàng

Ghi sổ kế toán hàng ngày đòi hỏi sự tổ chức và chính xác để đảm bảo quản lý bán hàng một cách hiệu quả. Dưới đây là quy trình chi tiết cho việc này:

Ghi sổ kế toán hàng ngày

Tập hợp Chứng Từ:

• Tập hợp các chứng từ như bảng báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng bán hàng, phiếu xuất kho hàng hóa.
• Ghi nhận thông tin vào phần mềm kế toán hoặc sổ sách để quản lý bán hàng theo từng báo giá, đơn hàng, hợp đồng.

Kiểm Tra và Lập Hóa Đơn:

• Kiểm tra chứng từ, số lượng thực xuất, giá bán sản phẩm và thông tin khác.
• Lập và gửi hóa đơn cho khách hàng.

Phân Loại Chứng Từ:

• Phân loại chứng từ theo từng nghiệp vụ kinh tế liên quan đến bán hàng.
• Ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu (nếu có).

Quản Lý Chính Sách:

• Quản lý chính sách giá, chính sách bán hàng để đảm bảo bán hàng theo đúng chính sách và ghi nhận doanh thu phù hợp.

Ghi sổ kế toán hàng tháng

Bảng Kê và Tính Toán:

• Vào bảng kê chi tiết các hóa đơn bán hàng.
• Tính toán tổng doanh thu, thuế GTGT hàng hóa, dịch vụ bán ra trong ngày.

Kiểm Tra và Đối Chiếu Kho:

• Kiểm tra, đối chiếu số liệu xuất, tồn kho với thủ kho vào cuối ngày.

Quản Lý Chứng Từ và Sổ Sách:

• Quản lý chứng từ và sổ sách liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp.

Quản Lý Công Nợ:

• Quản lý công nợ và đốc thúc công nợ khi doanh nghiệp không có kế toán công nợ riêng.

Kiểm Tra và Giám Sát:

• Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện công tác bán hàng.

Hỗ Trợ và Liên Kết Số Liệu:

• Hỗ trợ công việc và liên kết số liệu với kế toán phần hành có liên quan.
• Ghi sổ kế toán hàng tháng

Tính Toán Giá Vốn:

• Tính toán giá vốn hàng bán của sản phẩm, dịch vụ đã cung cấp.
• Xác định giá mua thực tế của hàng hóa và phân bổ chi phí thu mua cho hàng hóa đã tiêu thụ (đối với doanh nghiệp kinh doanh thương mại).

Tính Toán Doanh Thu và Thuế:

• Tính toán chính xác tổng doanh thu, thuế GTGT của từng nhóm hàng, từng đơn vị trực thuộc.

Hỗ Trợ và Lập Báo Cáo:

• Hỗ trợ lập, kiểm tra bảng kê hàng hóa, dịch vụ bán ra.
• Lập báo cáo bán hàng, doanh thu, lãi gộp, công nợ phải thu.

Ghi Sổ Kế Toán Cuối Kỳ:

• Nắm rõ thông tin về tất cả các khoản liên quan đến chi phí bán hàng.
• Ghi đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản chi phí này.

Cung Cấp Thông Tin Kế Toán:

• Cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

Tham Mưu và Phối Hợp:

• Tham mưu cho ban giám đốc các công tác liên quan đến bán hàng, doanh thu, công nợ.
• Phối hợp với kế toán kho để đối chiếu số lượng, giá trị nhập xuất tồn kho.

Thực Hiện Công Việc Khác:

• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.

2. Sơ đồ quy trình ghi sổ kế toán bán hàng

Quy trình ghi sổ kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận, phản ánh đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ bán hàng phát sinh, từ đó giúp doanh nghiệp theo dõi doanh thu, công nợ khách hàng và đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Dưới đây là các bước cụ thể trong quy trình ghi sổ kế toán bán hàng:

Bước 1: Kế toán bán hàng nhận đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán từ bộ phận kinh doanh, nhân viên bán hàng hoặc khách hàng. Kiểm tra thông tin về sản phẩm, số lượng, đơn giá, điều khoản giao hàng, thanh toán và các thỏa thuận liên quan.

Bước 2: Dựa trên đơn đặt hàng, kế toán bán hàng kiểm tra lượng tồn kho của hàng hóa tại doanh nghiệp và thực hiện các bước sau:

Nếu tồn kho không đáp ứng đủ nhu cầu, kế toán bán hàng thông báo lại cho bộ phận bán hàng để nhân viên tư vấn lại cho khách hàng hoặc hủy đơn hàng.
Nếu tồn kho đủ, kế toán bán hàng lập phiếu yêu cầu xuất kho và chuyển cho thủ kho để làm căn cứ xuất hàng. Đồng thời, lập hóa đơn, phiếu xuất kho và biên bản giao nhận hàng hóa để gửi cho nhân viên bán hàng hoặc phòng kinh doanh để giao cho khách hàng.

Bước 3: Kế toán bán hàng thực hiện hạch toán nghiệp vụ bán hàng vào sổ tổng hợp và sổ chi tiết có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng này.

Lưu ý: Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, sau khi hoàn thành cung cấp dịch vụ và khách hàng thanh toán, kế toán lập hóa đơn cho dịch vụ đã cung cấp. Từ đó, kế toán hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh dựa trên các chứng từ liên quan.

>>> Xem thêm Các mẫu sổ kế toán hành chính sự nghiệp chi tiết

3. Chứng từ ghi sổ kế toán bán hàng

Để ghi nhận các nghiệp vụ bán hàng vào sổ kế toán, kế toán bán hàng cần căn cứ vào hệ thống chứng từ hợp pháp, hợp lệ và đầy đủ theo đúng quy định. Những chứng từ này không chỉ là cơ sở để ghi sổ mà còn là tài liệu để kiểm tra, đối chiếu, và phục vụ thanh kiểm tra thuế, kiểm toán.

Danh mục chứng từ kế toán dùng để ghi nhận nghiệp vụ bán hàng bao gồm:

– Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Dùng khi doanh nghiệp thuộc đối tượng kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Ghi nhận giá trị hàng hóa, dịch vụ đã bán, số thuế GTGT phải nộp.

– Hóa đơn bán hàng: Dùng khi doanh nghiệp áp dụng phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc diện khai thuế GTGT theo khấu trừ.

– Phiếu xuất kho: Là căn cứ xác nhận việc xuất hàng hóa từ kho để giao cho khách hàng theo đơn đặt hàng/hợp đồng.

– Chứng từ thanh toán

• Phiếu thu (nếu thu tiền mặt).
• Giấy báo Nợ/ Giấy báo Có (nếu giao dịch qua ngân hàng).
• Các chứng từ liên quan khác thể hiện việc khách hàng đã thanh toán hoặc còn nợ.

– Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ; Bảng kê thanh toán đại lý: Ghi nhận tổng hợp các giao dịch bán hàng lẻ hoặc qua đại lý, làm căn cứ hạch toán doanh thu.

– Biên bản thừa thiếu hàng, biên bản giảm giá hàng bán, biên bản hàng bán bị trả lại: Căn cứ để điều chỉnh doanh thu, giá vốn, công nợ phải thu khi phát sinh các tình huống như trả lại hàng, giảm giá, thừa thiếu khi giao nhận.

– Biên bản xác nhận hoàn thành dịch vụ: Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, đây là căn cứ xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ cung cấp dịch vụ với khách hàng, làm cơ sở lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu.

– Báo giá, đơn đặt hàng, hợp đồng bán hàng: Các tài liệu làm căn cứ pháp lý ban đầu cho giao dịch mua bán, thể hiện thỏa thuận về số lượng, giá cả, điều kiện giao nhận, thanh toán.

– Các chứng từ liên quan khác có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng: Ví dụ: Biên bản giao nhận hàng hóa, chứng từ vận chuyển, biên bản nghiệm thu, xác nhận công nợ, thư báo hàng đến,…

Hệ thống chứng từ đầy đủ và hợp lệ là căn cứ quan trọng để ghi sổ kế toán, xác định doanh thu và công nợ. Đồng thời, đây cũng là cơ sở pháp lý để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp trong các trường hợp tranh chấp, kiểm tra, thanh tra về thuế và tài chính.

4. Trình tự chứng từ ghi sổ kế toán bán hàng

Hàng ngày, bộ phận kế toán bán hàng thực hiện lập Hóa đơn bán hàng dựa trên thông tin từ hợp đồng bán hàng. Hóa đơn này có 3 liên, trong đó liên 1 được lưu giữ trong quyển hóa đơn, liên 2 được giao cho khách hàng và liên 3 được lưu giữ tại công ty.

Quy trình luân chuyển chứng từ phụ thuộc vào phương thức thanh toán của khách hàng:

Trong trường hợp khách hàng nợ: Kế toán bán hàng lập biên bản giao nhận hàng hóa và xác nhận nợ. Biên bản này cũng được lập thành 3 liên, trong đó liên 1 sử dụng khi xuất hàng ra khỏi kho, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 lưu giữ trong quyển biên bản.

Trong trường hợp khách hàng thanh toán bằng tiền mặt: Kế toán lập Phiếu thu thành 3 liên. Liên 1 được giữ bởi thủ quỹ, liên 2 lưu tại nơi lập phiếu và liên 3 được giao cho người nộp tiền.

Trong trường hợp khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản: Doanh nghiệp nhận Giấy báo Có từ ngân hàng xác nhận về số tiền khách hàng đã thanh toán.

>>> Tham khảo Quy trình làm sổ sách kế toán để biết thêm thông tin.

5. Câu hỏi thường gặp

Có cần phải ghi nhận doanh thu bán hàng ngay khi giao hàng cho khách?

Có. Doanh thu được ghi nhận khi doanh nghiệp đã chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát hàng hóa cho người mua.

Có phải lập phiếu xuất kho khi xuất hàng bán?

Có. Phiếu xuất kho là chứng từ nội bộ ghi nhận việc xuất hàng, làm căn cứ ghi giảm hàng tồn kho.

Sơ đồ quy trình ghi sổ kế toán bán hàng có bắt buộc phải bao gồm bước lập hóa đơn GTGT?

Có. Hóa đơn GTGT là chứng từ quan trọng ghi nhận doanh thu và thuế đầu ra.

Trên đây Kế toán Kiểm toán Thuế ACC đã cung cấp cho bạn kiến thức về sơ đồ quy trình ghi sổ kế toán bán hàng. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.