Quy trình làm việc của kế toán tiền lương thường bao gồm một loạt các bước để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc thanh toán lương cho nhân viên. Đây là mắt xích quan trọng trong doanh nghiệp giúp tình hình tài chính được ổn định và đảm bảo lợi ích cho người lao động. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, hãy cùng ACC tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
1. Yêu Cầu Của Kế Toán Tiền Lương
Yêu cầu đối với vị trí kế toán tiền lương và kế toán tổng hợp đòi hỏi ứng viên đáp ứng các điều kiện sau để hoàn thành công việc một cách xuất sắc, như được yêu cầu bởi nhà tuyển dụng:
- Hiểu rõ chính sách nhân sự và tiền lương, cũng như các quy định về các khoản trích theo lương, phụ cấp, hỗ trợ, và các điều luật về lao động.
- Năng đọc và hiểu bảng lương, chứng từ sổ sách, hợp đồng lao động, và có kiến thức vững về chính sách thưởng, thuế thu nhập cá nhân để thực hiện tính toán và kiểm tra chi phí lương, đồng thời trả lương cho nhân viên.
- Sử dụng thành thạo kỹ năng văn phòng, đặc biệt là trong Word và Excel, cũng như có kinh nghiệm với phần mềm kế toán
- Thái độ cẩn thận, trung thực, và linh hoạt để giảm thiểu sai sót có thể gây thiệt hại đến thu nhập, lợi nhuận, và ngân sách của doanh nghiệp.
- Có kỹ năng làm việc nhóm và độc lập, cũng như khả năng giao tiếp để hiệu quả phối hợp với các vị trí kế toán khác như kế toán thuế, kế toán công nợ, và kế toán tổng hợp.
2. Quy Trình làm việc của Kế Toán Tiền Lương
Quá trình kế toán tiền lương bao gồm nhiều bước quan trọng, trong đó, quy trình thanh toán lương cho người lao động được thực hiện theo các bước chi tiết sau đây:
Bước 1: Bộ phận chấm công chịu trách nhiệm chấm công hàng ngày cho nhân viên lao động.
Bước 2: Kế toán tiền lương thực hiện tính toán lương dựa trên bảng chấm công và các chứng từ, sổ sách liên quan như tiền trợ cấp, hoa hồng,…
Bước 3: Lập bảng thanh toán tiền lương, thưởng, các khoản nộp khác, các khoản trích theo lương,… sau đó lập báo cáo để Kế toán trưởng kiểm tra và sàng lọc.
- Trong trường hợp được duyệt: Bảng thanh toán tiền lương chuyển đến Giám đốc để xét duyệt, ký và đóng dấu (như ở bước 4).
- Trong trường hợp không được duyệt: Chuyển trả lại cho bộ phận kế toán tiền lương để kiểm tra, xem xét và phân tích lại.
Bước 4: Giám đốc xem xét, duyệt và ký, đóng dấu vào bảng tiền lương sau đó chuyển lại cho kế toán trưởng, rồi lại chuyển tiếp cho kế toán tiền lương.
Bước 5: Dựa vào bảng tiền lương đã được ký duyệt, kế toán tiền lương thực hiện thanh toán lương cho nhân viên.
Bước 6: Nhân viên kiểm tra, nhận tiền lương và ký nhận.
3. Mô Tả Công Việc Kế Toán Tiền Lương
Trong hầu hết các doanh nghiệp và lĩnh vực hoạt động, nhân viên kế toán tiền lương đảm nhận các nhiệm vụ chính sau:
Thứ nhất: Kiểm soát tài liệu và chứng từ kế toán, làm căn cứ cho quá trình tính toán lương và các khoản trích theo lương. Ngoài tiền lương cố định từ bộ phận nhân sự, có nhiều loại hóa đơn và chứng từ liên quan đến phụ cấp, thưởng, và các khoản trích theo lương.
Kế toán tiền lương cần kiểm soát chặt chẽ giấy tờ này để đảm bảo tính chính xác của quá trình tính lương và hạch toán cuối kỳ.
Thứ hai: Thực hiện tính lương, tiền thưởng, phụ cấp, hỗ trợ, và các khoản trích theo lương. Cuối kỳ, kế toán tiền lương sử dụng bảng chấm công và các hóa đơn, chứng từ liên quan để tính lương và các khoản trích theo lương cho nhân viên.
Thứ ba: Làm việc với bộ phận nhân sự để tổng kết số liệu hàng tháng. Nhân viên kế toán tiền lương cần phối hợp với các bộ phận liên quan để tổng kết và đối chiếu số liệu, phát hiện sai sót và lập bảng lương chính thức theo từng tháng, từng bộ phận.
Thứ tư: Thực hiện các bút toán kế toán như hạch toán tiền lương cố định, tiền thưởng, tiền hỗ trợ, và các khoản trích theo lương vào các tài khoản chi phí, hạch toán thuế thu nhập cá nhân, hạch toán sau khi thanh toán tiền lương, hạch toán tạm ứng tiền lương, và nhiều bút toán khác.
Thứ năm: Phối hợp với các bộ phận liên quan (nhân sự, quản lý, sản xuất,…) để thực hiện thủ tục thanh toán lương cho nhân viên thông qua chuyển khoản ngân hàng hoặc thanh toán bằng tiền mặt. Kiểm tra và quản lý kỹ lưỡng quá trình thanh toán, đồng thời xác nhận và ký nhận của người nhận lương.
Nếu kế toán tiền lương phải đảm nhiệm cả công việc của kế toán tài chính và kế toán quản trị, nhiệm vụ còn bao gồm làm việc và phối hợp chặt chẽ với các bộ phận sản xuất, kho, bán hàng,… để hiểu rõ tình hình kinh doanh, đảm bảo tính chính xác và theo kế hoạch chi phí tiền lương.
Trên đây Kế toán Kiểm toán Thuế ACC đã cung cấp cho bạn kiến thức về Quy trình làm việc của kế toán tiền lương chi tiết nhất 2023. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.
