Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương [Chi tiết]

1. Quy Trình Luân Chuyển Chứng Từ Trong Kế Toán Tiền Lương

Kế toán tiền lương sẽ luân chuyển chứng từ theo quy trình dưới đây:

Bước 1: Bộ phận nhân sự lập Bảng lương tổng hợp phải trả
Cuối tháng, bộ phận nhân sự sẽ sử dụng bảng chấm công và thông tin về các khoản thưởng, phụ cấp, và các phúc lợi khác để lập Bảng lương tổng hợp phải trả. Sau đó, bảng này sẽ được chuyển đến bộ phận kế toán tiền lương.

Bước 2: Kế toán tiền lương lập Bảng lương đầy đủ
Kế toán tiền lương sẽ thực hiện tính toán các khoản trích từ lương, sau đó tích hợp với Bảng lương tổng hợp phải trả để tạo ra Bảng lương đầy đủ. Trong môi trường công ty quy mô nhỏ, bộ phận nhân sự có thể đảm nhiệm cả việc lập Bảng chấm công, tổng hợp các khoản thưởng, phụ cấp, và các khoản trích lương để tạo Bảng lương đầy đủ. Trong trường hợp công ty quy mô lớn, việc này sẽ được phân chia rõ ràng giữa bộ phận nhân sự và bộ phận kế toán tiền lương.

Bước 3: Kế toán trưởng và Ban giám đốc phê duyệt Bảng lương
Kế toán tiền lương sẽ gửi Bảng lương đầy đủ lên kế toán trưởng để kiểm tra và phê duyệt. Nếu kế toán trưởng đồng ý phê duyệt, Bảng lương đầy đủ sẽ tiếp tục được đưa lên Ban giám đốc để xét duyệt. Sau khi Ban giám đốc hoàn thành xét duyệt, kế toán tiền lương sẽ chuyển sang bước tiếp theo.

Trong trường hợp kế toán trưởng không phê duyệt Bảng lương, bảng này sẽ được chuyển trở lại cho kế toán tiền lương để kiểm tra, điều chỉnh hoặc lập lại nếu cần thiết.

Bước 4: Thanh toán lương

Trường hợp công ty thanh toán lương qua ngân hàng:
Nếu công ty sử dụng phương thức thanh toán qua ngân hàng, kế toán tiền lương sẽ gửi phiếu ủy nhiệm chi đến ngân hàng đối tác. Sau khi hoàn tất kiểm tra, ngân hàng sẽ trích tiền từ tài khoản của công ty và chuyển đến tài khoản của người nhận (các nhân viên trong công ty).
Các nghiệp vụ cụ thể xuất hiện khi thanh toán lương qua ngân hàng như sau:

Kế toán tiền lương lập Séc hoặc Phiếu ủy nhiệm chi và chuyển cho kế toán trưởng và Giám đốc để ký duyệt.
Nhân viên kế toán tiền lương mang Séc hoặc Phiếu ủy nhiệm chi và danh sách tiền lương cần chuyển đến ngân hàng để yêu cầu chuyển khoản.
Ngân hàng, dựa trên Séc hoặc Phiếu ủy nhiệm chi, sẽ chuyển tiền vào tài khoản của từng nhân viên và lập giấy báo Nợ.
Kế toán thanh toán sẽ hạch toán và ghi sổ tiền gửi ngân hàng dựa trên giấy báo Nợ của ngân hàng.

Trường hợp công ty thanh toán lương bằng tiền mặt:
Nếu công ty thanh toán lương bằng tiền mặt, quy trình sẽ như sau:
Kế toán tiền lương lập Phiếu chi và chuyển cho kế toán trưởng và Giám đốc để ký duyệt.
Thủ quỹ, dựa vào Phiếu chi đã được duyệt, thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ.
Nhân sự nhận tiền và, dựa trên Bảng lương, thực hiện thanh toán cho nhân viên. Kế toán tiền lương sẽ ghi sổ tiền mặt dựa trên Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền.

2. Các Chứng Từ Kế Toán Tiền Lương

Đối với phương thức thanh toán lương theo thời gian, các chứng từ cần tuân thủ theo Chế độ kế toán của doanh nghiệp hoặc theo thiết kế đặc biệt của doanh nghiệp. Danh sách các chứng từ bao gồm:

• Bảng chấm công (01a – LĐTL):
• Bảng chấm công hàng ngày của nhân viên.
• Bảng chấm công làm thêm giờ (01b- LĐTL):
• Bảng ghi chép giờ làm thêm của nhân viên.
• Bảng thanh toán tiền lương (02 – LĐTL):
• Bảng tổng hợp tiền lương cần thanh toán.
• Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (06 – LĐTL):
• Bảng chi tiết tiền làm thêm giờ của nhân viên.
• Bảng kê trích nộp các khoản theo lương (10 – LĐTL):
• Bảng kê trích nộp các khoản phí, trích theo lương.
• Chứng từ hướng dẫn theo quy định pháp luật và quy chế nội bộ của doanh nghiệp:
• Hồ sơ lao động, hợp đồng lao động, thỏa ước lao động theo quy định của pháp luật.
• Quy chế (chính sách) tiền lương, tiền công theo quy định của Chính phủ và quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
• Định mức lao động, quyết định thử việc, quyết định tăng lương, quyết định sa thải, và các văn bản khác liên quan.
• Báo cáo sử dụng lao động (mẫu 01/PLI theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP):
• Báo cáo trình tự tuyển lao động, tình hình sử dụng lao động, và sổ quản lý lao động.
• Bảng kê đăng ký tạm trú, tạm vắng của lao động ngoại tỉnh.
• Bảng kê mã số Thuế Thu nhập cá nhân (Thông tư 111/2013/TT-BTC) và các chứng từ khác liên quan đến thuế.
• Phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi, xác nhận của ngân hàng:
• Các chứng từ thanh toán lương được lập và duyệt từ phòng kế toán và ban giám đốc, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Đối với phương thức trả lương theo sản phẩm, các chứng từ cần tuân thủ theo Chế độ kế toán doanh nghiệp hoặc theo thiết kế của doanh nghiệp.

Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (mẫu 05 – LĐTL) đóng vai trò là chứng từ xác nhận số sản phẩm hoặc công việc đã hoàn thành bởi người lao động, đồng thời là cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lương hoặc tiền công cho người lao động.

Ngoài ra, các chứng từ kế toán như Bảng chấm công (01a – LĐTL), Bảng chấm công làm thêm giờ (01b- LĐTL), Bảng thanh toán tiền lương (02 – LĐTL), Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (06 – LĐTL), Bảng kê trích nộp các khoản theo lương (10 – LĐTL) cũng cần tuân thủ theo quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp hoặc theo thiết kế của doanh nghiệp.

Chứng từ hướng dẫn theo quy định của pháp luật liên ngành và quy định nội bộ của doanh nghiệp bao gồm:

• Chính sách tiền lương và tiền công áp dụng cho việc trả lương công nhân theo sản phẩm.
• Quyết định tăng đơn giá lương sản phẩm theo quy định của doanh nghiệp.

Ngoài ra, còn có các chứng từ như Hồ sơ lao động, đăng ký tạm trú, tạm vắng đối với lao động ngoại tỉnh, hồ sơ nhân sự đối với người lao động, mã số thuế TNCN và các chứng từ khác mang tính hướng dẫn tương tự như hình thức trả lương theo thời gian. Báo cáo sản phẩm nhập kho, được lập và duyệt bởi bộ phận kiểm tra chất lượng và ban Giám đốc, cũng là cơ sở để tính lương sản phẩm.

Trên đây Kế toán Kiểm toán Thuế ACC đã cung cấp cho bạn kiến thức về Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.