Các bước quy trình kế toán khách sạn

Quy trình kế toán khách sạn là một phần quan trọng trong việc quản lý tài chính của các cơ sở lưu trú. Quy trình kế toán khách sạn giúp theo dõi chính xác các khoản thu chi, từ đó đảm bảo hoạt động tài chính minh bạch và hiệu quả. Kế toán Kiểm toán Thuế ACC với hơn 10 năm kinh nghiệm, sẽ giúp bạn thiết lập một quy trình kế toán hợp lý và hiệu quả cho khách sạn của mình.

1. Kế toán khách sạn là gì?

Kế toán khách sạn là bộ phận chuyên trách trong ngành dịch vụ lưu trú, đảm nhận vai trò quản lý và giám sát toàn bộ các hoạt động tài chính phát sinh trong khách sạn. Công việc của kế toán khách sạn không chỉ bao gồm việc ghi chép, xử lý các giao dịch tài chính mà còn liên quan đến việc phân tích và báo cáo tài chính, giúp ban lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp. Nhiệm vụ chính của kế toán khách sạn bao gồm:

• Quản lý doanh thu và chi phí: Kế toán khách sạn theo dõi và ghi nhận doanh thu từ các dịch vụ như lưu trú, ăn uống, tổ chức sự kiện, spa, hồ bơi, v.v. Đồng thời, họ cũng kiểm soát các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động của khách sạn.

• Hạch toán và phân bổ chi phí: Hạch toán các khoản thu, chi vào phần mềm kế toán, phân bổ chi phí chung cho các bộ phận khác nhau trong khách sạn, đảm bảo tính chính xác và minh bạch.

• Quản lý tài sản cố định: Theo dõi và kiểm soát tài sản cố định của khách sạn, bao gồm việc tính khấu hao, bảo trì, và thanh lý khi cần thiết.

• Lập báo cáo tài chính: Định kỳ lập các báo cáo tài chính như báo cáo thu nhập, cân đối kế toán, báo cáo thuế, phục vụ cho việc đánh giá hiệu quả kinh doanh và tuân thủ nghĩa vụ thuế.

• Kiểm soát công nợ: Theo dõi và quản lý các khoản phải thu và phải trả, đảm bảo thanh toán đúng hạn và giảm thiểu rủi ro tài chính.

• Quản lý kho hàng: Kiểm soát tồn kho vật dụng, thiết bị trong khách sạn, đảm bảo sử dụng hiệu quả và tránh thất thoát.

2. Quy trình kế toán khách sạn chi tiết nhất

Để thực hiện kế toán hiệu quả trong ngành nhà hàng, kế toán cần nắm rõ các quy trình thiết yếu như quy trình cung cấp dịch vụ, nhập nguyên liệu và phát sinh doanh thu. Dưới đây là quy trình cụ thể mà kế toán cần thực hiện:

– Theo dõi hàng hóa xuất nhập:

• Nhận và kiểm tra các chứng từ xuất nhập từ bộ phận kho và mua hàng, đảm bảo tính chính xác và hợp lệ theo quy định của công ty.
• Ghi nhận các chứng từ vào phần mềm hàng ngày và tổ chức lưu trữ các tài liệu xuất nhập.
• Đôn đốc các bộ phận liên quan chuyển giao chứng từ đúng hạn để phục vụ lập kế hoạch và báo cáo, đồng thời báo cáo kịp thời về những sai sót phát sinh.

– Kiểm soát giá cả hàng hóa mua vào:

• Thu thập báo giá từ các nhà cung cấp và theo dõi sự biến động giá cả của họ.
• Thực hiện kiểm tra định kỳ để so sánh giá cả trên thị trường với giá từ nhà cung cấp.

– Quản lý định mức tồn kho và đặt hàng:

• Theo dõi số lượng xuất hàng hàng ngày so với định mức tồn kho của nhà hàng.
• Đánh giá và báo cáo với trưởng bộ phận về những trường hợp không tuân thủ định mức tồn kho và số lượng đặt hàng.

– Kiểm soát hàng tồn kho, xuất nhập tồn:

• Tiến hành kiểm tra định kỳ để xác minh số lượng thực tế hàng hóa trong kho.
• Kết hợp với thủ kho để kiểm kê hàng hóa tồn trong kho, bếp và bar, đồng thời báo cáo kết quả cho Giám đốc.

– Phối hợp thanh toán cho nhà cung cấp:

• Hỗ trợ kế toán trong việc xem xét số liệu nhập hàng để thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp.
• Lập kế hoạch thu mua hàng hóa để đảm bảo tài chính ổn định, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc thiếu tiền.

– Quản lý tài sản cố định và công cụ dụng cụ:

• Theo dõi và quản lý số lượng tài sản, công cụ được mua và sử dụng.
• Thực hiện kiểm kê định kỳ và đánh giá tình trạng tài sản, đề xuất kế hoạch thay thế nếu cần thiết.

– Tính định mức tiêu hao nguyên vật liệu:

• Tính toán định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng món ăn và theo dõi việc tiêu hao từ bếp, bar.
• Dựa trên nguyên liệu tiêu hao, báo cáo doanh thu hàng ngày.

– Quản lý thanh toán và doanh thu:

• Kiểm tra các giao dịch thanh toán ngay lập tức và quản lý thanh toán chậm.
• Xuất hóa đơn ngay trong ngày để đảm bảo quy trình thanh toán được thực hiện chính xác.

– Tính giá thành: Tính giá thành cho từng món ăn và từng đoàn khách, đánh giá tính hợp lý với doanh thu.

– Chế độ báo cáo: Thực hiện báo cáo định kỳ về chi phí, hàng hóa, công cụ dụng cụ và các báo cáo đặc thù khác cho kế toán trưởng.

– Hạch toán (theo Quyết định 48):

Khi mua hàng, căn cứ vào hóa đơn, thực hiện hạch toán theo các tài khoản tương ứng:

• Nhập kho: Nợ TK 152 / Có TK 111, 112
• Mang vào bếp, bar: Nợ TK 154 / Có TK 111, 112
• Tiền lương nhân viên: Nợ TK 154 / Có TK 334
• Chi phí SXC: Nợ TK 154 / Có TK 111, 112, 131
• Kết chuyển giá vốn: Nợ TK 632 / Có TK 154
• Hạch toán doanh thu: Nợ TK 111, 131 / Có TK 511, 3331

Lưu ý: Đồ uống được coi như hàng hóa thương mại và cần quản lý riêng, trong khi chi phí nguyên vật liệu có thể xuất cho bếp, bar và phân bổ hàng ngày.

Những công việc này không chỉ đảm bảo tính chính xác trong kế toán mà còn giúp tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính của nhà hàng.

>>> Xem thêm: Bài tập định khoản kế toán khách sạn có lời giải

3. Yêu cầu công việc của kế toán khách sạn – Quy trình kế toán khách sạn

Để đảm bảo hoạt động kế toán hiệu quả trong khách sạn, ứng viên cần đáp ứng những yêu cầu nhất định. Dưới đây là một số yêu cầu công việc cơ bản dành cho kế toán viên trong lĩnh vực này:

– Trình độ học vấn: Ứng viên cần tốt nghiệp từ cao đẳng trở lên, chuyên ngành Kế toán, Tài chính hoặc Kiểm toán. Những người học ở các lĩnh vực khác nhưng có chứng chỉ kế toán từ các trung tâm đào tạo uy tín cũng được chấp nhận.

– Kinh nghiệm làm việc: 

• Thông thường, các nhà tuyển dụng yêu cầu ứng viên có ít nhất 1-2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán hoặc tài chính. 
• Đối với các vị trí cao cấp hơn hoặc tại những khách sạn lớn, yêu cầu kinh nghiệm có thể lên tới 3-5 năm. 
• Nhân viên kế toán cần có kiến thức vững chắc về quy trình kế toán, nguyên tắc, tiêu chuẩn và các phương pháp kế toán. Họ cũng cần hiểu biết về lập báo cáo tài chính, xử lý các giao dịch tài chính, quản lý tài sản và lập kế hoạch ngân sách.

– Kỹ năng tính toán và phân tích: Ứng viên cần có khả năng làm việc với con số, thực hiện tính toán và phân tích dữ liệu tài chính một cách chính xác và logic.

– Kỹ năng giao tiếp: Kế toán viên cần có khả năng giao tiếp hiệu quả với các bộ phận khác trong khách sạn để thu thập thông tin, cung cấp báo cáo và giải thích các số liệu tài chính.

– Tính cẩn thận và tỉ mỉ: Nhân viên kế toán trong khách sạn cần phải làm việc một cách cẩn thận và tỉ mỉ để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của các số liệu tài chính và báo cáo.

– Khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm: Kế toán viên cần có khả năng xử lý công việc kế toán hàng ngày một cách độc lập, nhưng cũng phải hợp tác với các bộ phận khác để hỗ trợ và đảm bảo sự thông suốt trong hoạt động kinh doanh của khách sạn.

– Tinh thần trách nhiệm: Đòi hỏi tính trung thực, đạo đức nghề nghiệp và tinh thần trách nhiệm cao trong việc thực hiện công việc và xử lý thông tin tài chính của khách sạn.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán kế toán dịch vụ khách sạn

4. Một số câu hỏi liên quan

Quy trình kế toán khách sạn có khác biệt so với các ngành khác không?

Có, vì khách sạn có nhiều loại dịch vụ đa dạng, nên quy trình kế toán phải bao gồm việc ghi nhận doanh thu từ các nguồn khác nhau, quản lý chi phí cụ thể cho từng loại dịch vụ.

Tại sao kế toán khách sạn cần phải nắm rõ quy trình đặt phòng và thanh toán?

Việc hiểu quy trình đặt phòng giúp kế toán ghi nhận doanh thu chính xác và kịp thời. Điều này giảm thiểu sai sót trong báo cáo tài chính. Hơn nữa, nó hỗ trợ lập kế hoạch ngân sách hiệu quả hơn.

Kế toán khách sạn có vai trò như thế nào trong việc tối ưu hóa chi phí hoạt động?

Kế toán giúp phân tích chi phí, xác định khoản chi không cần thiết và đưa ra khuyến nghị quản lý chi phí. Họ có thể tối ưu hóa quy trình nguyên vật liệu và nhân sự. Nhờ đó, khách sạn nâng cao lợi nhuận và hiệu quả tài chính.

Các phần mềm kế toán nào được khuyên dùng cho ngành khách sạn?

Phần mềm như QuickBooks, Sage 50 và Xero được ưa chuộng nhờ tính năng tích hợp với quản lý đặt phòng. Những phần mềm này tự động hóa quy trình kế toán và cải thiện độ chính xác. Chúng cũng cung cấp báo cáo tài chính chi tiết, hỗ trợ quyết định cho quản lý.

Tóm lại, quy trình kế toán khách sạn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính và đảm bảo sự phát triển bền vững của khách sạn. Việc thực hiện đầy đủ và chính xác các bước trong quy trình kế toán sẽ giúp khách sạn duy trì được tình hình tài chính ổn định. Kế toán Kiểm toán Thuế ACC luôn sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng và triển khai quy trình kế toán phù hợp với nhu cầu và đặc thù của từng khách sạn.