Theo dõi các số liệu kế toán thường được thực hiện thông qua việc sử dụng các sổ kế toán. Trong số các phương pháp ghi sổ, nhiều doanh nghiệp chọn áp dụng hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung. Việc ghi sổ nhật ký chung đòi hỏi sự chú ý đặc biệt đối với cách thực hiện, và đây có thể là một câu hỏi quan trọng đối với nhiều kế toán viên. Dưới đây là hướng dẫn cách thực hiện ghi sổ nhật ký chung theo thông tư 200 và 133.
1. Nguyên tắc ghi sổ kế toán nhật ký chung
Đặc trưng cơ bản của hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chung gồm các loại chủ yếu sau:
– Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
– Sổ Cái;
– Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
2. Hướng dẫn về trình tự ghi sổ kế toán nhật ký chung
Ghi sổ kế toán nhật ký chung được thực hiện theo trình tự:
Hàng ngày, dựa vào các chứng từ đã được kiểm tra, được sử dụng làm cơ sở để ghi sổ, quy trình bắt đầu bằng việc ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung. Sau đó, dựa vào các số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung, nghiệp vụ được ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán tương ứng. Trong trường hợp có sổ, thẻ kế toán chi tiết, đồng thời với quá trình ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh cũng được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết tương ứng.
Nếu đơn vị sử dụng các sổ Nhật ký đặc biệt, hàng ngày hoặc định kỳ, dựa vào các chứng từ làm cơ sở để ghi sổ, nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Theo chu kỳ định trước (3, 5, 10… ngày) hoặc vào cuối tháng, tùy thuộc vào khối lượng nghiệp vụ phát sinh, các sổ Nhật ký đặc biệt được tổng hợp, và số liệu thu được sẽ được ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi loại bỏ số liệu trùng lặp nếu có.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, số liệu trên Sổ Cái sẽ được cộng tổng, từ đó lập Bảng Cân đối tài khoản. Sau khi kiểm tra và đối chiếu để đảm bảo sự khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được tạo ra từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) sẽ được sử dụng để tạo các Báo cáo tài chính. Theo nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng Cân đối tài khoản phải bằng với Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi loại bỏ số liệu trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) trong cùng kỳ.
Hướng dẫn cách ghi sổ kế toán nhật ký chung
– Cột Ngày, tháng ghi sổ: Là ngày hạch toán ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên sổ nhật ký chung
– Cột Số Hiệu: Là sổ Hiệu của các chứng từ như:
+ Là số Hóa đơn
+ Số phiếu thu, phiếu chi
+ Số phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
+ Số Giấy báo nợ, Báo có
+ Số Phiếu kế toán
– Cột ngày, tháng: Là ngày ghi trên các Hóa đơn, chứng từ kế toán
– Cột Diễn giải: Khái quát nhất Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đảm bảo ngắn gọn, xúc tính, dễ hiểu
– Cột Đã ghi Sổ Cái: Đánh dấu các nghiệp vụ ghi sổ Nhật ký chung đã được ghi vào Sổ Cái.
– Cột STT dòng: Ghi số thứ tự dòng của Nhật ký chung
– Cột Số hiệu TK đối ứng: Ghi lần lượt các TKKT đã được sử dụng để hạch toán nghiệp vụ kinh tế
Lưu ý: Khi mua Hàng hóa – phản ánh: Mua cái gì? Của ai/ đã hay chưa thanh toán
– Cột đã ghi Sổ Cái: Đánh dấu các nghiệp vụ ghi sổ Nhật ký chung đã được ghi và Sổ Cái.
– Cột STT dòng: Ghi sổ thứ tự dòng của Nhật ký chung
– Cột Số hiệu TK đối ứng: Ghi lần lượt các TKKT đã được sử dụng để hạch toán nghiệp vụ kinh tế
Lưu ý: TK Nợ ghi trước, TN Có ghi sau
– Cột Nợ: Là nơi ghi giá trị bằng tiền của các TKKT ghi bên Nợ
– Cột Có: Là giá trị bằng tiền của các TKKT ghi bên Có
Trên đây Kế toán Kiểm toán Thuế ACC đã cung cấp cho bạn kiến thức về Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.
