Nguyên tắc làm tròn số tiền trong kế toán là một quy định quan trọng nhằm đơn giản hóa các con số trong báo cáo tài chính. Việc áp dụng đúng nguyên tắc này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong ghi chép và tổng hợp số liệu. Bài viết này của ACC sẽ cung cấp các nguyên tắc làm tròn số tiền trong kế toán để hỗ trợ việc quản lý tài chính hiệu quả.
Nguyên tắc làm tròn số tiền trong kế toán
1. Nguyên tắc làm tròn số tiền và đơn vị tiền tệ rút gọn trong kế toán
1.1 Nguyên tắc về đơn vị tiền tệ rút gọn
Theo Điều 10, Luật Kế toán số 88/2015/QH13 và Điều 4, Nghị định 174/2016/NĐ-CP, việc sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn trong kế toán được quy định như sau:
Đối với các báo cáo tài chính tổng hợp, báo cáo quyết toán ngân sách từ các đơn vị kế toán cấp dưới, đơn vị kế toán có thể sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn khi chỉ tiêu báo cáo có từ 9 chữ số trở lên. Cụ thể:
- Nếu chỉ tiêu có từ 9 chữ số thì sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn là nghìn đồng (1.000 đồng).
- Từ 12 chữ số trở lên thì sử dụng triệu đồng (1.000.000 đồng).
- Từ 15 chữ số trở lên thì sử dụng tỷ đồng (1.000.000.000 đồng).
1.2 Nguyên tắc làm tròn số tiền trong kế toán
Khi áp dụng đơn vị tiền tệ rút gọn, theo khoản 6 Điều 4 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, đơn vị kế toán cần thực hiện việc làm tròn số tiền. Cụ thể:
- Nếu chữ số sau chữ số đơn vị tiền tệ rút gọn từ 5 trở lên, số tiền sẽ được làm tròn lên, tức là tăng thêm 1 đơn vị.
- Ngược lại, nếu chữ số này nhỏ hơn 5, thì số tiền sẽ không thay đổi, tức là bỏ qua chữ số này.
Ví dụ minh họa:
- Nếu hóa đơn có giá trị là 25.561,78 đồng, khi làm tròn theo đơn vị tiền tệ rút gọn, số tiền sẽ được làm tròn lên thành 25.562 đồng.
- Ngược lại, nếu giá trị là 9.692 đồng, do số lẻ sau hàng đơn vị là 2 (nhỏ hơn 5), nên giá trị này không được làm tròn thành 9.7 đồng mà giữ nguyên là 9.692 đồng.
2. Nguyên tắc làm tròn số khi viết hóa đơn giá trị gia tăng
2.1. Quy định về chữ số trên hóa đơn giá trị gia tăng
Tại điểm b, khoản 13, Điều 10, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP có quy định:
“Chữ số hiển thị trên hóa đơn là chữ số Ả-rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Người bán được lựa chọn: sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.), nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán”.
2.2. Quy định về đồng tiền kế toán ghi trên hóa đơn và các chỉ tiêu trên hóa đơn
Theo điểm c, khoản 13, Điều 10 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam, với ký hiệu quốc gia là “đ”. Hóa đơn giá trị gia tăng bao gồm các chỉ tiêu cụ thể như sau:
- Số lượng;
- Đơn giá hàng hóa, dịch vụ;
- Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng (GTGT);
- Thuế suất thuế GTGT;
- Tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất;
- Tổng cộng tiền thuế GTGT;
- Tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.
Do đó, kế toán cần lưu ý quy định về việc làm tròn số cho các chỉ tiêu tiền tệ trên hóa đơn, bao gồm: Đơn giá, Thành tiền chưa có thuế GTGT, Tiền thuế GTGT, và Tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.
2.3. Quy định về làm tròn số trong trường hợp viết hóa đơn bằng ngoại tệ
Theo điểm c, khoản 13, Điều 10 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, có những quy định cụ thể về việc ghi nhận nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ. Cụ thể:
- Trong trường hợp nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ, đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng và tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng ngoại tệ. Đồng thời, tỷ giá quy đổi giữa ngoại tệ và đồng Việt Nam cũng cần được thể hiện theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn liên quan.
- Mã ký hiệu ngoại tệ cần được ghi theo tiêu chuẩn quốc tế (ví dụ: 13.800,25 USD – Mười ba nghìn tám trăm đô la Mỹ và hai mươi nhăm xu; hoặc 5.000,50 EUR – Năm nghìn ơ-rô và năm mươi xu).
- Đặc biệt, trong trường hợp bán hàng hóa và nộp thuế bằng ngoại tệ, tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn có thể ghi bằng ngoại tệ mà không cần quy đổi ra đồng Việt Nam.
Do đó, khi hóa đơn giá trị gia tăng được lập bằng ngoại tệ, các chỉ tiêu như “Đơn giá”, “Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng”, và “Tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất” không cần phải làm tròn số.
3. Một số ví dụ thực tế khi làm tròn số trong kế toán
Khi làm tròn số trong kế toán, việc áp dụng quy tắc làm tròn là cần thiết để đảm bảo tính chính xác và đơn giản hóa báo cáo tài chính. Dưới đây là một số ví dụ thực tế minh họa việc làm tròn số:
– Làm tròn số trong thuế suất:
Khi tính thuế GTGT (thuế giá trị gia tăng), bạn cần làm tròn số theo quy định của quyền quản lý thuế. Ví dụ, nếu thuế suất là 10% và tổng giá trị hóa đơn là 1234.56, bạn cần làm tròn lên đến 1234.60 để tính thuế.
– Làm tròn số khi phân bổ chi phí:
Khi phân bổ chi phí cho nhiều phòng ban hoặc dự án, bạn cần làm tròn số cho mỗi phần. Ví dụ, nếu chi phí tổng cộng là 1000 đô la và bạn muốn phân bổ cho 3 phòng ban, bạn có thể làm tròn số 333.33 đô la cho mỗi phòng ban.
– Làm tròn số trong tính toán lương:
Khi tính lương cho nhân viên, bạn cần làm tròn số lương hàng tháng theo quy định của công ty. Ví dụ, nếu lương thực tế của một nhân viên là 2567.89 đô la, công ty có thể quyết định làm tròn lên thành 2570 đô la hoặc làm tròn xuống thành 2560 đô la.
– Làm tròn số trong tổng cộng báo cáo tài chính:
Khi chuẩn bị báo cáo tài chính, các số liệu cần phải được làm tròn để đảm bảo tính chính xác và thể hiện theo quy tắc kế toán. Ví dụ, bạn có thể làm tròn tổng cộng tài sản từ 1,234,567 đô la thành 1,235,000 đô la để thể hiện trong báo cáo.
– Làm tròn số khi làm thu chi tài chính cá nhân:
Ngay cả trong tài chính cá nhân, làm tròn số có thể áp dụng. Ví dụ, khi bạn ghi lại chi tiêu hàng ngày trong sổ cá nhân, bạn có thể làm tròn số để dễ quản lý ví dụ như làm tròn số lên thành 10 đô la thay vì ghi 9.75 đô la.
4. Quy định về chữ viết và chữ số sử dụng trong kế toán
Theo Điều 11 của Luật Kế toán năm 2015, ngôn ngữ sử dụng trong kế toán phải là tiếng Việt. Nếu cần sử dụng tiếng nước ngoài trên chứng từ kế toán, sổ kế toán, hoặc báo cáo tài chính tại Việt Nam, thì phải kèm theo bản dịch tiếng Việt.
Đối với doanh nghiệp hoặc chi nhánh của doanh nghiệp nước ngoài, khi báo cáo tài chính cho công ty mẹ hoặc tổ chức ở nước ngoài, có thể sử dụng dấu phẩy (,) để phân tách các nhóm ba chữ số (như hàng nghìn, triệu, tỷ) và dấu chấm (.) cho số thập phân.
Tuy nhiên, khi nộp báo cáo cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê và các cơ quan nhà nước tại Việt Nam, cần phải tuân thủ quy định về dấu chấm và dấu phẩy theo chuẩn của Việt Nam.
Việc áp dụng nguyên tắc làm tròn số tiền trong kế toán giúp đảm bảo sự chính xác mà còn giúp doanh nghiệp duy trì tính minh bạch trong báo cáo tài chính. Hy vọng thông qua bài viết “Nguyên tắc làm tròn số tiền trong kế toán” của Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC đã giúp bạn giải đáp được vấn đề trên.
