Giải đáp về các nguyên tắc kế toán bằng ngoại tệ chuẩn nhất

Nguyên tắc kế toán ngoại tệ là một phần quan trọng trong lĩnh vực tài chính và kế toán. Để hiểu rõ và áp dụng chúng, chúng ta cần tập trung vào việc ghi nhận, đánh giá, và báo cáo về các giao dịch liên quan đến tiền tệ nước ngoài. Kế toán ngoại tệ đòi hỏi kiến thức về tỷ giá hối đoái, quy tắc chuyển đổi tiền tệ, và xử lý rủi ro hối đoái. Điều này giúp doanh nghiệp và tổ chức duy trì tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính khi hoạt động trên thị trường quốc tế. Bài viết dưới đây Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ cùng bạn tìm hiểu về nguyên tắc kế toán ngoại tệ.

1. Nguyên tắc xác định tỷ giá giao dịch thực tế đối với các giao dịch bằng ngoại tệ phát sinh trong kỳ

Nguyên tắc xác định tỷ giá giao dịch thực tế đối với các giao dịch bằng ngoại tệ phát sinh trong kỳ là một yếu tố then chốt trong kế toán ngoại tệ. Khi ghi nhận các giao dịch liên quan đến ngoại tệ, chúng ta cần sử dụng tỷ giá hối đoái thực tế tại thời điểm giao dịch diễn ra. Điều này đảm bảo rằng các khoản ghi nhận trong sổ sách phản ánh chính xác giá trị giao dịch dựa trên tỷ giá thị trường tại thời điểm đó. Sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế giúp tổ chức đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính của họ, quản lý rủi ro hối đoái và tuân thủ các quy định kế toán quốc tế.

• Trường hợp hợp đồng không quy định cụ thể tỷ giá thanh toán:
  • Doanh nghiệp ghi sổ kế toán theo tỷ giá giao dịch thực tế:
    • Khi ghi nhận khoản góp vốn hoặc nhận vốn góp là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản để nhận vốn của nhà đầu tư tại ngày góp vốn.
    • Khi ghi nhận nợ phải thu là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán tại thời điểm giao dịch.
    • Khi ghi nhận nợ phải trả là tỷ giá bán của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp dự kiến giao dịch tại thời điểm giao dịch.
    • Khi ghi nhận các giao dịch mua sắm tài sản hoặc các khoản chi phí được thanh toán ngay bằng ngoại tệ (không qua các tài khoản phải trả) là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thực hiện thanh toán.
  • Ngoài tỷ giá giao dịch thực tế nêu trên, doanh nghiệp có thể lựa chọn tỷ giá giao dịch thực tế là tỷ giá xấp xỉ với tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch. Tỷ giá xấp xỉ phải đảm bảo chênh lệch không vượt quá +/-1% so với tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình. Tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình được xác định hàng ngày hoặc hàng tuần hoặc hàng tháng trên cơ sở trung bình cộng giữa tỷ giá mua và tỷ giá bán chuyển khoản hàng ngày của ngân hàng thương mại.

2. Định khoản

Định khoản là quá trình ghi chép thông tin tài chính vào sổ sách kế toán. Nó bao gồm việc xác định, phân loại và ghi nhận một sự kiện kinh tế hoặc tài chính vào hệ thống kế toán của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Định khoản yêu cầu sử dụng các tài khoản kế toán để biểu thị các loại giao dịch, ví dụ như ghi nợ và ghi có. Mỗi định khoản bao gồm ít nhất hai tài khoản, một tài khoản được ghi nợ và một tài khoản được ghi có, và chúng phải cân bằng về giá trị. Điều này đảm bảo tính cân đối của sổ sách kế toán và tính chính xác trong thông tin tài chính.

1. Khi mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ thanh toán bằng ngoại tệ.

Nợ TK 15x, 21x, 241, 62x, 64x (TG giao dịch thực tế tại ngày giao dịch)

Nợ TK 635                                   Chi phí tài chính (lỗ TG hối đoái)

Có TK 111 (1112), 112 (1122) (theo TG ghi sổ kế toán)

Có TK 515                             Doanh thu hoạt động tài chính (lãi TG hối đoái)

2. Khi mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ của nhà cung cấp chưa thanh toán tiền, khi vay hoặc nhận nợ nội bộ,… bằng ngoại tệ.

Nợ TK 111, 112, 15x, 211, 627, 64x (TG giao dịch thực tế tại ngày giao dịch)

Có các TK 331, 341, 336…         (TG giao dịch thực tế tại ngày giao dịch)

3. Khi ứng trước tiền cho người bán bằng ngoại tệ để mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ.

• • Kế toán phản ánh số tiền ứng trước cho người bán theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước.

Nợ TK 331                                      Phải trả cho người bản (TG thực tế tại ngày ứng trước)

Nợ TK 635                                      Chi phí tài chính (lỗ TG hối đoái)

Có TK 111 (1112), 112 (1122) (TG ghi sổ kế toán)

Có TK 515                          Doanh thu hoạt động tài chính (lãi TG hối đoái).

• • Khi nhận vật tư, hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ từ người bán:

• • • Đối với giá trị vật tư, hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ tương ứng với số tiền bằng ngoại tệ đã ứng trước cho người bán, ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước.

Nợ TK 15x, 21x, 241, 62x, 64x (TG thực tế ngày ứng trước)

Có TK 331                     Phải trả cho người bản (TG thực tế ngày ứng trước).

• • • Đối với giá trị vật tư, hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ còn nợ chưa thanh toán tiền, ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (ngày giao dịch).

Nợ TK 15x, 21x, 241, 62x, 64x (TG thực tế tại ngày giao dịch)

Có TK 331                    Phải trả cho người bán (TG thực tế ngày giao dịch)

4. Khi thanh toán nợ phải trả bằng ngoại tệ (nợ phải trả người bán, nợ vay, nợ thuê tài chính, nợ nội bộ…).

Nợ TK 331, 336, 341,…                    (TG ghi sổ kế toán)

Nợ TK 635 Chi phí tài chính            (lỗ TG hối đoái)

Có TK 111 (1112), 112 (1122) (TG ghi sổ kế toán)

Có TK 515                                Doanh thu hoạt động tài chính (lãi TG hối đoái).

5. Khi phát sinh doanh thu, thu nhập khác bằng ngoại tệ.

Nợ TK 111 (1112), 112 (1122), 131… (TG giao dịch thực tế tại ngày giao dịch)

Có TK 511, 711                                       (TG giao dịch thực tế tại ngày giao dịch)

6. Khi nhận trước tiền của người mua bằng ngoại tệ để cung cấp vật tư, hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ:

• • Kế toán phản ánh số tiền nhận trước của người mua theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận trước.

Nợ TK 111 (1112), 112 (1122)

Có TK 131                                   Phải thu của khách hàng

• • Khi chuyển giao vật tư, hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ cho người mua:

• • • Đối với phần doanh thu, thu nhập tương ứng với số tiền bằng ngoại tệ đã nhận trước của người mua.

Nợ TK 131          Phải thu của khách hàng (TG giao dịch thực tế thời điểm nhận trước tiền của người mua)

Có TK 511, 711

• • • Đối với phần doanh thu, thu nhập chưa thu được tiền.

Nợ TK 131           Phải thu của khách hàng (TG giao dịch thực tế ngày giao dịch)

Có TK 511, 711

7. Khi thu được tiền nợ phải thu bằng ngoại tệ (nợ phải thu của khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác,…).

Nợ TK 111 (1112), 112 (1122) (TG thực tế tại ngày giao dịch)

Nợ TK 635                                   Chi phí tài chính (lỗ TG hối đoái)

Có TK 131, 136, 138            (TG ghi sổ kế toán)

Có TK 515                              Doanh thu hoạt động tài chính (lãi TG hối đoái)

8. Khi cho vay, đầu tư bằng ngoại tệ.

Nợ TK 121, 128, 221, 222, 228 (TG thực tế tại ngày giao dịch)

Nợ TK 635                                    Chi phí tài chính (lỗ TG hối đoái)

Có TK 111 (1112), 112 (1122) (TG ghi sổ kế toán)

Có TK 515                              Doanh thu hoạt động tài chính (lãi TG hối đoái)

9. Các khoản ký cược, ký quỹ bằng ngoại tệ.

• • Khi mang ngoại tệ đi ký cược, ký quỹ.

Nợ TK 244                          Cầm cố, thế chấp, ký cược, ký quỹ (TG giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh)

Nợ TK 635                             Chi phí tài chính (Lỗ TG hối đoái)

Có các TK 111 (1112), 112 (1122) (TG ghi sổ kế toán)

Có TK 515                            Doanh thu hoạt động tài chính (Lãi TG hối đoái)

• • Khi nhận lại tiền ký cược, ký quỹ.

Nợ TK 111 (1112), 112 (1122) (TG giao dịch thực tế khi nhận lại khoản ký quỹ, ký cược)

Nợ TK 635                                     Chi phí tài chính (lỗ TG hối đoái)

Có TK 244                                  Cầm cố, thế chấp, ký cược, ký quỹ (TG ghi sổ)

Có TK 515                                 Doanh thu hoạt động tài chính (lãi TG hối đoái)

3. Hướng dẫn trên phần mềm

Nghiệp vụ mua hàng và trả nợ nhà cung cấp được thực hiện như sau: Khi hàng hóa được mua về: Trên phân hệ Mua hàng\tab Mua hàng hóa, dịch vụ, chọn chức năng Thêm\Chứng từ mua hàng hóa. Chọn loại chứng từ mua hàng cần lập. Lựa chọn phương thức thanh toán cho chứng từ mua hàng là Chưa thanh toán. Khai báo thông tin cho chứng từ mua hàng, sau đó nhấn Cất. Lưu ý: Có thể khai bái bổ sung thêm loại tiền và thay đổi thứ tự sắp xếp của các loại tiền trên danh sách theo nhu cầu. Khi trả nợ cho nhà cung cấp: Trường hợp áp dụng tính tỷ giá xuất quỹ theo phương pháp bình quân tức thời Với doanh nghiệp áp dụng tính tỷ giá xuất quỹ theo phương pháp bình quân tức thời, chương trình sẽ tự động tính ra tỷ giá ngoại tệ và xử lý chênh lệch tỷ giá (nếu có) trên các chứng từ chi trả. Cụ thể: Vào phân hệ Mua hàng, chọn chức năng Trả tiền nhà cung cấp bên thanh tác nghiệp. Lựa chọn phương thức và loại tiền thanh toán. Chọn nhà cung cấp, nhập ngày trả tiền, sau đó nhấn Lấy dữ liệu. Tích chọn chứng từ công nợ đối với nhà cung cấp và nhấn Trả tiền => Phần mềm tự động sinh ra chứng từ trả tiền nhà cung cấp. Nhấn Cất, phần mềm tự động xử lý chênh lệch tỷ hối đoái. => Trường hợp dữ liệu không chọn chế độ cất đồng thời ghi sổ thì kế toán cần nhấn chọn chức năng Ghi sổ.   Trường hợp áp dụng tính tỷ giá xuất quỹ theo phương pháp bình quân cuối kỳ Với doanh nghiệp áp dụng tính tỷ giá xuất quỹ theo phương pháp bình quân cuối kỳ, cần phải nhập tỷ giá ngoại tệ trên chứng từ chi trả, sau đó vào cuối kỳ mới thực hiện việc tính tỷ giá xuất quỹ. => Khi đó, chương trình sẽ sinh ra một chứng từ xử lý chênh lệch tỷ giá sau khi tính tỷ giá xuất quỹ. Cụ thể: Vào phân hệ Mua hàng, chọn chức năng Trả tiền nhà cung cấp bên thanh tác nghiệp. Lựa chọn phương thức, loại tiền thanh toán => Tỷ giá sẽ được tự động lấy lên theo cách thiết lập tại danh mục Loại tiền (Có thể nhập lại tỷ giá theo đúng thực tế nếu cần) Chọn nhà cung cấp, nhập ngày trả tiền, sau đó nhấn Lấy dữ liệu. Tích chọn chứng từ công nợ đối với nhà cung cấp và nhấn Trả tiền => Phần mềm tự động sinh ra chứng từ trả tiền nhà cung cấp. Kiểm tra lại thông tin và nhấn Cất. Cuối kỳ, vào Nghiệp vụ\Tổng hợp\Tính tỷ giá xuất quỹ. Chọn Kỳ tính giá xuất quỹ và loại Ngoại tệ cần tính tỷ giá xuất quỹ, nhấn Thực hiện. Phần mềm tự động sinh ra chứng từ xử lý chênh lệch tỷ giá từ tính tỷ giá xuất quỹ. Kiểm tra lại thông tin và nhấn Cất.