Mẫu công văn giải trình thuế theo quy định mới là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế đúng cách. Việc nắm rõ các quy định mới là cần thiết để tránh rủi ro pháp lý. Bài viết dưới đây của Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ hướng dẫn cách lập mẫu công văn giải trình thuế một cách hiệu quả.
1. Công văn giải trình thuế là gì?
Công văn giải trình thuế là văn bản do cá nhân hoặc doanh nghiệp gửi đến cơ quan thuế để giải thích, làm rõ về các vấn đề liên quan đến nghĩa vụ thuế của mình. Công văn này thường được sử dụng trong các trường hợp khi cơ quan thuế yêu cầu hoặc khi người nộp thuế tự phát hiện ra các sai sót, nhầm lẫn trong quá trình kê khai thuế hoặc có những thắc mắc cần được làm rõ.
Để một công văn giải trình thuế đáp ứng đúng quy định pháp luật, người soạn thảo cần chú ý đến các nội dung sau đây:
- Quốc hiệu và tiêu ngữ phải được ghi rõ ràng.
- Cần chỉ rõ thời gian và địa điểm gửi công văn giải trình đến cơ quan thuế.
- Tên của cơ quan tiếp nhận công văn cũng phải được nêu cụ thể.
- Cung cấp thông tin chi tiết về cơ quan hoặc doanh nghiệp thực hiện giải trình.
- Thông tin về người đại diện hợp pháp của cơ quan hoặc doanh nghiệp cần được ghi nhận đầy đủ.
- Nội dung chính về vấn đề cần giải trình thuế cũng phải được trình bày rõ ràng.
- Cuối cùng, công văn cần có xác nhận của người đứng đầu doanh nghiệp liên quan đến việc giải trình thuế.
2. Mẫu công văn giải trình thuế theo quy định mới nhất
2.1 Mẫu số 01
Dưới đây là mẫu công văn giải trình thuế dánh cho doanh nghiệp:
|
CÔNG TY…………….. ———————— |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ———o0o———- |
| Số: ………… | ……….., ngày…tháng….năm……. |
CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH
(V/v trả lời công văn số ……………… của Chi cục thuế Quận ……………………………..)
Kính gửi: CHI CỤC THUẾ QUẬN …………………………..
– Tên doanh nghiệp: …………………………………………
– Mã số thuế: …………………….
– Địa chỉ trụ sở chính:…………………………………………..
– Người đại diện theo pháp luật: ………………………………
– Điện thoại: ………………………..
Ngày ….. tháng …….. năm ………, chúng tôi nhận được Công văn số …………… của Chi cục thuế quận ……………………. về việc ……………………. Chúng tôi xin được trả lời lần lượt các câu hỏi trong Công văn như sau:
…………………………………………………………………………
Công ty …………………………………… kính đề nghị Chi cục thuế quận ………………………… xem xét, tạo điều kiện cho Công ty kê khai và nộp thuế theo đúng quy định của pháp luật.
Xin trân trọng kính chào!
| Nơi nhận:
– Như trên. – Lưu VP. |
ĐẠI DIỆN DOANH NGHIỆP GIÁM ĐỐC(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu) |
2.2 Mẫu số 02
Mẫu công văn giải trình với cơ quan thuế như sau:
| CÔNG TY ……………….. | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ————— |
| Số: ……………. | ………….., ngày…tháng….năm…. |
CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH
(V/v: ………………………)
Kính gửi: CHI CỤC THUẾ ………………………
Tên doanh nghiệp: ………………………………………………………………………………………..
– Người đại diện theo pháp luật: ………………………….. – Chức vụ: ………………………….
– Địa chỉ trụ sở chính: ……………………………………………………………………………………
– Điện thoại: ……………………………….. fax: ……………………………………………………….
– Mã số thuế: ………………………………………………………………………………………………
– Ngành nghề kinh doanh: ………………………………………………………………………………
Nội dung giải trình ………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………..
Nay Công ty chúng tôi làm công văn này, gửi tới Chi cục thuế ………………………………….. để giải trình về việc ……………………………………………………………………….
Công ty chúng tôi xin cam kết nội dung trên là đúng và xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Xin trân trọng kính chào!
| Nơi nhận:
– Như trên; – Lưu; |
ĐẠI DIỆN DOANH NGHIỆP GIÁM ĐỐC |
2.3 Mẫu số 03
Dưới đây là mẫu công văng giải trình về chậm nộp tờ khai thuế theo quý:
| Công ty TNHH … ——– |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ——–o0o——- |
| Số: …….. | ……….., ngày … tháng … năm…….. |
CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH
V.v Chậm nộp tờ khai thuế quý ……………
(Đính kèm biên bản vi phạm hành chính về thuế)
Kính gửi: Chi cục thuế quận …………………….
Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH ………………………………
Mã số thuế: 010…………………
Địa chỉ: Số …………………….
Điện thoại: ……………………………
Người đại diện: ………………………………. – Chức vụ: ………………………………..
Ngày ….. tháng …….. năm …………….., chúng tôi nhận được công văn của Chi cục thuế quận ……………………. về việc chậm nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng quý I/2018. Chúng tôi xin trình bày lý do của việc chậm nộp như sau:
[Trình bày để được áp dụng các tình tiết giảm nhẹ theo điều 3, thông tư 166/2013]– …………………………………..
– …………………………………..
– ………………………………….
Vì vậy, Công ty TNHH ………………………………………… kính đề nghị Chi cục thuế quận ………………………… xem xét các tình tiết giảm nhẹ để giảm mức phạt vi phạm hành chính, tạo điều kiện cho Công ty kê khai và nộp thuế theo đúng quy định của pháp luật.
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!
| NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT |
>> Tải Mẫu công văn giải trình về chậm nộp tờ khai thuế theo quý
3. Hướng dẫn cách viết mẫu công văn giải trình
Các mẫu công văn giải trình có thể thay đổi tùy theo từng trường hợp cụ thể, dưới đây là hướng dẫn cách viết chung cho các mẫu công văn giải trinh với cơ quan thuế:
– Quốc hiệu và tiêu ngữ phải được ghi rõ.
– Thời gian và địa điểm gửi công văn giải trình thuế lên cơ quan thuế cần nêu cụ thể.
– Cơ quan thuế nhận công văn cũng phải được xác định rõ ràng.
– Thông tin của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thực hiện giải trình, bao gồm:
- Tên cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
- Mã số thuế của doanh nghiệp.
- Địa chỉ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
- Thông tin liên hệ như số điện thoại, email, fax.
– Thông tin của người đại diện cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cần ghi rõ: họ tên, chức vụ, số căn cước công dân và nơi cư trú.
– Nội dung giải trình thuế cần nêu rõ:
- Nguyên nhân phải giải trình thuế, lý do xảy ra sai sót, biện pháp khắc phục, kiến nghị, yêu cầu gửi đến cơ quan thuế.
- Nội dung công văn giải trình thuế phải được trình bày rõ ràng, súc tích, bám sát vào việc giải trình và đảm bảo tính trung thực, chính xác.
- Đặc biệt, Không được khai khống, gian dối; nếu có trường hợp gian dối, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sẽ phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật.
– Cuối cùng, công văn cần có xác nhận của người đại diện, người đứng đầu cơ quan, doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Mẫu công văn hỏi về ưu đãi thuế TNDN
4. Những lưu ý khi viết công văn giải trình gửi đến cơ quan Thuế
Dưới đây là một số điểm quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý khi soạn thảo công văn giải trình gửi đến cơ quan thuế. Việc tuân thủ những hướng dẫn này sẽ giúp đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của công văn:
– Lựa chọn mẫu công văn giải trình phù hợp với loại vấn đề cần giải trình để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ.
– Công văn cần bao gồm tất cả thông tin cần thiết liên quan đến doanh nghiệp và vấn đề giải trình. Những thông tin này bao gồm:
- Tên, địa chỉ, và mã số thuế của doanh nghiệp.
- Tên và chức vụ của người đại diện theo pháp luật.
- Nội dung giải trình chi tiết, bao gồm nguyên nhân và biện pháp khắc phục.
- Các tài liệu chứng minh liên quan (nếu có).
- Ký tên và đóng dấu của người đại diện.
– Nêu rõ lý do tại sao bạn cần giải trình, chẳng hạn như sai sót trong kê khai, yêu cầu từ cơ quan thuế hoặc cần làm rõ một thông tin nào đó. Nếu có lý do khách quan nào dẫn đến sai sót, hãy trình bày cụ thể.
– Công văn giải trình là văn bản hành chính, do đó cần sử dụng ngôn ngữ chính thức và trang trọng. Tránh sử dụng ngôn ngữ địa phương, từ lóng hay từ ngữ không phù hợp.
– Đảm bảo công văn được trình bày sạch sẽ, gọn gàng, không có tẩy xóa hay sửa chữa. Nên sử dụng phông chữ dễ đọc với cỡ chữ hợp lý và bố cục rõ ràng.
– Kèm theo các tài liệu liên quan để minh chứng cho nội dung giải trình. Các tài liệu này có thể bao gồm hóa đơn, chứng từ, báo cáo tài chính, hợp đồng hoặc các chứng từ khác có liên quan.
– Doanh nghiệp cần nộp công văn giải trình cho cơ quan thuế trong thời hạn quy định. Thời hạn này có thể khác nhau tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể.
5. Mức xử phạt khi vi phạm về công văn giải trình thuế
Nếu tổ chức hoặc doanh nghiệp nộp công văn giải trình thuế trễ, sẽ phải chịu xử phạt theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Cụ thể, nếu có sai sót trong khai thuế dẫn đến số thuế phải nộp bị thiếu hoặc số tiền thuế đã được miễn, giảm, hoàn bị tăng, doanh nghiệp sẽ bị phạt 20% trên số tiền thuế thiếu hoặc số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn.
Các tổ chức, doanh nghiệp cần nộp tờ khai giải trình trong thời hạn không quá 5 ngày kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính thuế.
Trong trường hợp có nhiều tình tiết cần điều tra, thời gian nộp giải trình có thể kéo dài hơn 5 ngày nhưng phải được ghi rõ bằng văn bản. Nếu giải trình được thực hiện trực tiếp, thời hạn nộp tờ khai giải trình là 2 ngày kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính thuế.
>> Xem thêm về mẫu công văn xin hủy tờ khai thuế TNCN tại Kế toán Kiểm toán Thuế ACC.
6. Một số câu hỏi liên quan
Công văn giải trình thuế có thể gửi bằng hình thức nào?
Công văn giải trình thuế có thể được gửi qua đường bưu điện, trực tiếp đến cơ quan thuế hoặc qua email nếu được cho phép. Hình thức gửi cần đảm bảo đúng quy định và thời gian quy định. Doanh nghiệp nên chọn phương thức phù hợp với tình hình thực tế của mình.
Làm thế nào để công văn giải trình thuế tăng khả năng được chấp nhận?
Để tăng khả năng được chấp nhận, công văn cần trình bày rõ ràng, súc tích và đi thẳng vào vấn đề. Việc cung cấp đầy đủ thông tin và tài liệu chứng minh cũng rất quan trọng. Sự chính xác và trung thực trong nội dung công văn sẽ giúp cơ quan thuế tin tưởng hơn.
Có cần ghi rõ lý do giải trình trong công văn hay không?
Có, việc ghi rõ lý do giải trình là rất cần thiết để cơ quan thuế hiểu được bối cảnh và nguyên nhân vấn đề. Điều này không chỉ thể hiện sự minh bạch mà còn giúp cơ quan thuế có cái nhìn đúng đắn hơn về tình huống.
Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về mẫu công văn giải trình thuế theo quy định. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng.
