Mẫu công văn đăng ký thang bảng lương – Việc xây dựng và duy trì thang bảng lương hợp lý giúp tổ chức quản lý lương hiệu quả, thu hút và giữ chân nhân tài, cũng như đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong việc trả lương.Qua bài viết này ACC xin cung cấp Mẫu công văn đăng ký thang bảng lương mới nhất.
1. Công văn đăng ký thang bảng lương là gì?
Công văn đăng ký thang bảng lương là văn bản được doanh nghiệp lập và gửi đến cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền để thông báo về hệ thống thang bảng lương mà doanh nghiệp đang áp dụng.
Công văn đăng ký thang bảng lương là một văn bản chính thức được sử dụng để gửi đến cơ quan quản lý lao động (thường là Sở Lao động – Thương binh và Xã hội) để thông báo và đăng ký thang bảng lương mà doanh nghiệp đã thiết lập. Đây là một thủ tục bắt buộc theo quy định của pháp luật lao động tại nhiều quốc gia, trong đó có Việt Nam.
2. Mẫu công văn đăng ký thang bảng lương mới nhất
Mẫu công văn đăng ký thang bảng lương như sau:
| CÔNG TY…….
Số……..
V/v: Xin áp dụng mức lương tối thiểu và tự xây dựng bảng lương năm….. |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…., ngày….tháng….năm….. |
Kính gửi: Phòng Lao động Thương binh và Xã hội quận……
Công ty……thành lập theo giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số……do Sở Kế hoạch và đầu tư ……… cấp ngày….tháng….năm…..
Địa chỉ……
Mã số thuế……
Người liên hệ (Người làm)…….
Điện thoại liên hệ……
Thực hiện theo Nghị định số 38/2022/NĐ-CP ngày 12/06/2022 quy định về mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động làm việc ở công ty, doanh nghiệp, liên hiệp hợp tác xã, hợp tác xã, tổ hợp tác, trang trại, hộ gia đình, cá nhân và các cơ quan tổ chức có sử dụng lao động theo hợp đồng lao động.
Căn cứ quy định Danh mục các địa bàn áp dụng mức lương tối thiểu vùng.
Căn cứ các văn bản liên quan.
Để đảm bảo quyền lợi cho người lao động làm việc trong doanh nghiệp, Công ty……..xin đăng ký mức lương tối thiểu vùng với Phòng Lao động Thương binh và Xã hội quận……là….. đồng kể từ ngày……và Công ty tự xây dựng thang bảng lương áp dụng cho toàn thể cán Bộ, công nhân viên trong Công ty.
(Có danh sách bảng lương kèm theo)
Xin trân trọng cảm ơn!
| Nơi nhận
‐ Như kính gửi ‐ Lưu VT |
CÔNG TY |
Tải: Mau-cong-van-de-nghi-dang-ky-thang-bang-luong
3. Hướng dẫn điền Mẫu công văn đăng ký thang bảng lương
Mẫu công văn đăng ký thang bảng lương thường bao gồm các nội dung sau:
Phần đầu
- Tên cơ quan nhà nước nhận: Ghi rõ tên cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ đăng ký thang bảng lương (thường là Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội cấp huyện).
- Tên doanh nghiệp: Ghi rõ tên đầy đủ của doanh nghiệp theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Địa chỉ: Ghi rõ địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
- Số điện thoại: Ghi rõ số điện thoại liên hệ của doanh nghiệp.
- Email: Ghi rõ địa chỉ email liên hệ của doanh nghiệp.
Phần nội dung
Tiêu đề: Ghi rõ “Công văn đăng ký thang bảng lương”.
Nội dung:
- Nêu rõ lý do đăng ký thang bảng lương (lần đầu, thay đổi hệ thống thang bảng lương, …).
- Trình bày tóm tắt hệ thống thang bảng lương của doanh nghiệp, bao gồm:
- Mức lương cơ bản theo ngạch, nhóm, bậc lương.
- Phụ cấp lương.
- Hệ số lương.
- Cách thức xác định mức lương cho từng vị trí công việc.
- Nêu rõ ý kiến của tổ chức đại diện tập thể người lao động tại doanh nghiệp (nếu có).
Kèm theo:
- 01 bản Quyết định thành lập Hội đồng xét duyệt thang bảng lương.
- 02 bản Thang bảng lương.
- Danh sách người lao động (nếu có).
- Giấy ủy quyền của tập thể người lao động cho 1 cá nhân (đơn vị không có tổ chức công đoàn cơ sở) (nếu có).
Phần kết Ký tên, đóng dấu:
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Chủ tịch Hội đồng xét duyệt thang bảng lương.
Doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin trong Mẫu công văn đăng ký thang bảng lương là chính xác, đầy đủ và rõ ràng. Mẫu công văn đăng ký thang bảng lương cần được lập thành 02 bản, 01 bản nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền và 01 bản lưu giữ tại doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần nộp Mẫu công văn đăng ký thang bảng lương trong thời hạn quy định theo quy định của pháp luật.
4. Quy trình xây dựng thang bảng lương
Xây dựng thang bảng lương là việc thiết lập hệ thống mức lương cho từng vị trí công việc trong doanh nghiệp dựa trên các yếu tố như trình độ chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm làm việc, vị trí công việc, điều kiện làm việc,… Quy trình xây dựng thang bảng lương:
Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến mức lương:
- Trình độ chuyên môn: Căn cứ vào bằng cấp, chứng chỉ, trình độ học vấn của người lao động.
- Kỹ năng: Căn cứ vào kỹ năng chuyên môn, kỹ năng mềm và kinh nghiệm làm việc của người lao động.
- Vị trí công việc: Căn cứ vào tầm quan trọng, mức độ phức tạp và yêu cầu về kỹ năng của vị trí công việc.
- Điều kiện làm việc: Căn cứ vào môi trường làm việc, mức độ nguy hiểm, độc hại của công việc.
Phân loại công việc: Chia công việc thành các nhóm dựa trên các yếu tố như trình độ chuyên môn, kỹ năng, vị trí công việc, điều kiện làm việc. Xác định mức độ quan trọng của từng nhóm công việc.
Xác định mức lương cơ bản: Tham khảo mức lương tối thiểu vùng do Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội quy định. Tham khảo mức lương thị trường cho các vị trí công việc tương tự. Xác định mức lương cơ bản cho từng nhóm công việc dựa trên mức độ quan trọng của nhóm công việc.
Xây dựng hệ số lương: Xác định hệ số lương cho từng nhóm công việc dựa trên mức độ quan trọng của nhóm công việc.
Hệ số lương càng cao, mức lương của vị trí công việc trong nhóm đó càng cao.
Xác định mức lương cho từng vị trí công việc: Mức lương cho từng vị trí công việc được xác định bằng cách nhân mức lương cơ bản của nhóm công việc với hệ số lương của vị trí công việc.
Xác định các khoản phụ cấp lương: Các khoản phụ cấp lương thường bao gồm: phụ cấp thâm niên, phụ cấp chức vụ, phụ cấp độc hại, phụ cấp ăn uống, phụ cấp nhà ở, phụ cấp đi lại,…
Mức chi trả các khoản phụ cấp lương do doanh nghiệp tự quy định.
Công khai thang bảng lương: Doanh nghiệp cần công khai thang bảng lương tại nơi làm việc để người lao động nắm được.
Doanh nghiệp cần xây dựng thang bảng lương một cách hợp lý, đảm bảo tính công bằng và phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể người lao động tại doanh nghiệp (nếu có) khi xây dựng thang bảng lương. Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định của pháp luật về lao động, đặc biệt là quy định về mức lương tối thiểu vùng.
5. Trường hợp cần đăng ký thang bảng lương
Theo quy định hiện hành tại Việt Nam, tất cả các doanh nghiệp sử dụng lao động từ 10 người trở lên đều có nghĩa vụ đăng ký thang bảng lương với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần đăng ký thang bảng lương trong các trường hợp sau:
- Doanh nghiệp mới thành lập: Doanh nghiệp mới thành lập cần đăng ký thang bảng lương trong vòng 30 ngày kể từ ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Doanh nghiệp điều chỉnh thang bảng lương: Doanh nghiệp điều chỉnh thang bảng lương cần đăng ký thang bảng lương mới trong vòng 15 ngày kể từ ngày có quyết định điều chỉnh.
- Doanh nghiệp thay đổi tổ chức sản xuất, tổ chức lao động: Doanh nghiệp thay đổi tổ chức sản xuất, tổ chức lao động dẫn đến việc thay đổi hệ thống thang bảng lương cần đăng ký thang bảng lương mới trong vòng 15 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi.
- Doanh nghiệp có mức lương thấp hơn mức lương tối thiểu vùng hiện hành: Doanh nghiệp có mức lương thấp hơn mức lương tối thiểu vùng hiện hành cần đăng ký thang bảng lương mới để điều chỉnh mức lương cho phù hợp với quy định.
6. Một số vấn đề thường gặp khi lập công văn đăng ký thang thang bảng lương
6.1 Doanh nghiệp sử dụng từ 5 đến 9 người lao động có cần đăng ký thang bảng lương không?
Trả lời: Không, doanh nghiệp sử dụng từ 5 đến 9 người lao động không cần đăng ký thang bảng lương. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần xây dựng thang bảng lương và công khai tại nơi làm việc.
6.2Doanh nghiệp sử dụng lao động theo hợp đồng lao động thời vụ có cần đăng ký thang bảng lương không?
Trả lời: Có, doanh nghiệp sử dụng lao động theo hợp đồng lao động thời vụ cũng cần đăng ký thang bảng lương.
6.3 Doanh nghiệp có thể tự ý điều chỉnh thang bảng lương sau khi đã đăng ký hay không?
Trả lời: Có, doanh nghiệp có thể tự ý điều chỉnh thang bảng lương sau khi đã đăng ký. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đăng ký thang bảng lương mới trong vòng 15 ngày kể từ ngày có quyết định điều chỉnh.
6.4 Doanh nghiệp không đăng ký thang bảng lương sẽ bị xử phạt như thế nào?
Trả lời: Doanh nghiệp không đăng ký thang bảng lương hoặc đăng ký không đúng quy định sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật về lao động.
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 17 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, việc sử dụng lao động, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng:
Không công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện: thang lương, bảng lương; mức lương; quy chế thưởng;
Không trả lương bình đẳng hoặc phân biệt giới tính đối với người lao động làm công việc có giá trị như nhau.
Đối với doanh nghiệp, mức phạt sẽ được gấp đôi so với mức phạt đối với cá nhân, do đó, doanh nghiệp không đăng ký thang bảng lương sẽ bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
