Hủy hóa đơn giúp doanh nghiệp điều chỉnh thông tin sai sót trên hóa đơn đã phát hành, loại bỏ những hóa đơn không hợp lệ, góp phần đảm bảo tính chính xác và minh bạch của hồ sơ kế toán. Dưới đây ACC xin cung cấp Mẫu biên bản hủy hóa đơn cập nhất mới nhất.
1. Biên bản hủy hóa đơn là gì?
Biên bản hủy hóa đơn là một văn bản ghi nhận lại toàn bộ diễn biến, sự việc đã xảy ra trong quá trình hủy hóa đơn. Biên bản này được lập ra nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ đúng quy định pháp luật về việc hủy hóa đơn.
2. Mẫu biên bản hủy hóa đơn cập nhất mới nhất
Thông tư 78/2022/TT-BTC đã có những thay đổi đáng kể về quy định hóa đơn điện tử. Do đó, mẫu biên bản hủy hóa đơn cũng cần được cập nhật cho phù hợp. Mẫu biên bản hủy hóa đơn như sau:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—oOo—
BIÊN BẢN HỦY HÓA ĐƠN
Số …./BBHHĐ
– Căn cứ theo Nghị định 51/2010/NĐCP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
– Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Hôm nay tại……, ngày … tháng….…năm 202….. chúng tôi gồm có:
BÊN MUA (GỌI TẮT LÀ BÊN A): CÔNG TY…….
Địa chỉ số: ………..
Mã số thuế: ……
Người đại diện:…………… Chức vụ: …
BÊN BÁN (GỌI TẮT LÀ BÊN B): CÔNG TY……..
Địa chỉ số: ……….
Mã số thuế: ……
Người đại diện:…… Chức vụ: …………….
Chúng tôi đã thỏa thuận, thống nhất và cùng tiến hành lập bên bản về việc xin huỷ hoá đơn GTGT như sau
- Hóa đơn bị hủy số: ………… do ……………………..… phát hành ngày ………..
- Hàng hóa được ghi trên hóa đơn bao gồm:
| STT | Tên hàng hóa, dịch vụ | Đơn vị | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền |
Tổng cộng ………………
Thuế GTGT ………………
Tổng số ………………
(Bằng chữ:…………)
- Lý do hủy hóa đơn: ………….. ( ví dụ: Ghi sai đơn giá sản phẩm)
Vì vậy chúng tôi lập biên bản này để làm cơ sở cho việc huỷ hoá đơn viết sai trên và cam kết không sử dụng hoá đơn này vào mục đích kê khai thuế GTGT.
Chúng tôi cam kết thỏa thuận này là toàn toàn tự nguyện và chịu trách nhiệm về việc thu hồi và xóa bỏ hóa đơn này.
Biên bản được hai bên thống nhất và lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản và có giá trị pháp lý như nhau.
| ĐẠI DIỆN BÊN MUA
(Ký và đóng dấu) |
ĐẠI DIỆN BÊN BÁN
(Ký và đóng dấu)
|
3. Hướng dẫn điền mẫu biên bản hủy hóa đơn chi tiết
Mẫu biên bản hủy hóa đơn được sử dụng để ghi nhận việc hủy hóa đơn do sai sót hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ. Dưới đây là ví dụ hướng dẫn chi tiết cách điền mẫu biên bản hủy hóa đơn:
BIÊN BẢN HỦY HÓA ĐƠN
Số: 01/BBHHĐ/2024
Ngày: 15 tháng 03 năm 2024
Tại: Thành phố Hồ Chí Minh
Căn cứ:
- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
- Thông tư số 78/2022/TT-BTC ngày 28/4/2022 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Chúng tôi:
Bên A: Công ty TNHH MTV X, có địa chỉ tại …, Mã số thuế: … (sau đây gọi tắt là Bên A)
Bên B: Công ty Cổ phần Y, có địa chỉ tại …, Mã số thuế: … (sau đây gọi tắt là Bên B)
Thống nhất lập biên bản này để ghi nhận việc hủy hóa đơn điện tử như sau:
| STT | Số hóa đơn | Ngày lập | Lý do hủy |
| 1 | HD001/X/2024 | 10/03/2024 | Xuất sai thông tin số lượng hàng hóa |
| 2 | HD002/X/2024 | 10/03/2024 | Khách hàng yêu cầu hủy do giao nhầm sản phẩm |
Cả hai bên cùng thống nhất: Hủy bỏ các hóa đơn điện tử đã nêu trên. Không kê khai thuế đối với các hóa đơn đã hủy. Sẽ không sử dụng lại các hóa đơn đã hủy.
Các bên cam kết thực hiện đúng các quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ. Biên bản này được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.
Người lập biên bản
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)
Bên A: Bên B:
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ) (Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)
4. Trường hợp cần lập biên bản hủy hóa đơn
Biên bản hủy hóa đơn được sử dụng để ghi nhận việc hủy hóa đơn do sai sót hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ. Việc lập biên bản hủy hóa đơn cần tuân thủ theo quy định của pháp luật và chỉ được thực hiện trong các trường hợp sau:
- Hóa đơn bị sai sót: Thông tin trên hóa đơn không chính xác, thiếu thông tin quan trọng, hoặc vi phạm quy định về hóa đơn điện tử. Ví dụ: Sai tên người mua, sai mã số thuế, sai số tiền, sai nội dung hàng hóa, dịch vụ, v.v. Hóa đơn bị rách nát, hư hỏng. Hóa đơn bị mất.
- Chấm dứt cung cấp dịch vụ: Doanh nghiệp ngừng cung cấp dịch vụ cho khách hàng đã xuất hóa đơn nhưng chưa thanh toán. Ví dụ: Khách hàng hủy đơn hàng. Khách hàng trả lại hàng hóa.
- Ngoài ra, biên bản hủy hóa đơn cũng có thể được sử dụng trong một số trường hợp khác như: Doanh nghiệp muốn điều chỉnh thông tin trên hóa đơn đã phát hành. Hóa đơn do giao dịch bị hủy.
Biên bản hủy hóa đơn cần được lập đầy đủ, chính xác và có đầy đủ chữ ký của đại diện hai bên mua bán. Lý do hủy hóa đơn phải chính đáng và được hai bên thống nhất. Biên bản hủy hóa đơn cần được lưu trữ cùng với hóa đơn đã hủy trong thời gian quy định theo quy định của pháp luật.
5. Phân biệt hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn
Hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau, mặc dù cả hai đều liên quan đến việc xử lý hóa đơn không sử dụng nữa.
| Hủy hóa đơn | Tiêu hủy hóa đơn | |
| Khái niệm | Hủy hóa đơn là việc làm cho hóa đơn không còn giá trị sử dụng. Nói cách khác, hóa đơn đã hủy không được dùng để kê khai thuế giá trị gia tăng (VAT) và không có giá trị thanh toán. | Tiêu hủy hóa đơn là việc xử lý hóa đơn theo quy định của pháp luật để đảm bảo rằng hóa đơn không thể sử dụng lại. Tiêu hủy hóa đơn thường được áp dụng đối với các hóa đơn đã hết thời hạn lưu trữ hoặc không còn giá trị sử dụng.
|
| Quy trình | Quy trình hủy hóa đơn tùy thuộc vào loại hóa đơn (giấy hay điện tử) và lý do hủy. Tuy nhiên, nhìn chung, quy trình sẽ bao gồm các bước sau:
|
Quy trình tiêu hủy hóa đơn được quy định tại Thông tư 200/2014/BTC của Bộ Tài chính. Theo quy định này, hóa đơn cần được tiêu hủy theo các hình thức sau:
|
Việc hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn cần được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.
Doanh nghiệp cần lưu giữ hồ sơ liên quan đến việc hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn trong thời gian quy định.
Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
