Mất hóa đơn đỏ là việc hóa đơn đỏ bị thất lạc, không thể tìm thấy. Mất hóa đơn đỏ có thể xảy ra ở cả người bán và người mua. Vậy Mất hóa đơn đỏ xử lý như thế nào ? Hãy để bài viết này của ACC giúp bạn hiểu rõ hơn
1. Hoá đơn đỏ là gì?
Hóa đơn đỏ là tên gọi phổ biến của hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hay hóa đơn VAT. Đây là loại chứng từ do Bộ Tài chính phát hành hoặc doanh nghiệp tự in trong trường hợp đã đăng ký mẫu với Cơ quan thuế.
Hóa đơn đỏ do người bán lập, xuất cho người mua hàng hóa, dịch vụ để ghi nhận giá trị hàng hóa, dịch vụ đã bán, đã cung cấp để phục vụ cho việc kê khai, nộp thuế GTGT.
Hóa đơn đỏ có những đặc điểm sau:
- Là loại chứng từ quan trọng, được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau, như:
- Là căn cứ để xác định số thuế GTGT phải nộp của doanh nghiệp.
- Là căn cứ để khấu trừ thuế GTGT đầu vào của doanh nghiệp.
- Là căn cứ để xác định nghĩa vụ thuế của người mua.
- Có giá trị pháp lý, được sử dụng để chứng minh quyền, nghĩa vụ của các bên liên quan.
Hóa đơn đỏ được sử dụng trong các trường hợp sau:
- Bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT.
- Bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT nhưng được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
- Bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT nhưng không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Hóa đơn đỏ có thể được sử dụng dưới dạng giấy hoặc điện tử. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy và được sử dụng phổ biến hiện nay.
2. Mất hóa đơn đỏ xử lý như thế nào ?
Mất hóa đơn đỏ, hay còn gọi là hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), là một sự cố không mong muốn có thể xảy ra với bất kỳ doanh nghiệp nào. Việc xử lý mất hóa đơn đỏ cần được thực hiện đúng quy định của pháp luật để tránh bị xử phạt.
Cách xử lý mất hóa đơn đỏ
Tùy thuộc vào việc hóa đơn đỏ bị mất thuộc loại hóa đơn đầu vào hay hóa đơn đầu ra, cách xử lý sẽ khác nhau.
Mất hóa đơn đầu vào
Hóa đơn đầu vào là hóa đơn do bên bán hàng hóa, dịch vụ lập cho bên mua hàng hóa, dịch vụ để phục vụ cho việc kê khai thuế của bên mua. Khi mất hóa đơn đầu vào, bên mua cần thực hiện các bước sau để xử lý:
Lập biên bản ghi nhận sự việc
Biên bản ghi nhận sự việc cần có chữ ký của đại diện pháp luật của cả hai bên mua và bán. Biên bản cần ghi rõ thông tin về hóa đơn bị mất, thời gian phát hiện mất, nguyên nhân mất,…
Lập báo cáo về việc mất hóa đơn
Theo quy định tại Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp cần lập báo cáo về việc mất hóa đơn theo mẫu BC21/AC và gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Báo cáo cần được gửi trong vòng 5 ngày kể từ ngày phát hiện mất hóa đơn.
Sao chụp lại liên 1 của hóa đơn
Sau khi lập báo cáo về việc mất hóa đơn, bên bán cần sao chụp lại liên 1 của hóa đơn bị mất, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho bên mua. Bên mua được sử dụng hóa đơn bản sao này kèm theo biên bản đã lập ở Bước 1 để làm chứng từ kế toán phục vụ kê khai thuế.
Mức phạt mất hóa đơn đầu vào
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 17 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp bị phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.
Mất hóa đơn đầu ra
Hóa đơn đầu ra là hóa đơn do bên bán hàng hóa, dịch vụ lập cho bên mua hàng hóa, dịch vụ để phục vụ cho việc kê khai thuế của bên bán. Khi mất hóa đơn đầu ra, bên bán cần thực hiện các bước sau để xử lý:
Lập báo cáo về việc mất hóa đơn
Theo quy định tại Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp cần lập báo cáo về việc mất hóa đơn theo mẫu BC21/HĐG và gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Báo cáo cần được gửi trong vòng 5 ngày kể từ ngày phát hiện mất hóa đơn.
Mức phạt mất hóa đơn đầu ra
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 17 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp bị phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.
Lưu ý
Khi xử lý mất hóa đơn đỏ, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Báo cáo về việc mất hóa đơn cần được lập theo đúng mẫu quy định và gửi cho cơ quan thuế trong thời hạn quy định.
- Biên bản ghi nhận sự việc cần được lập có chữ ký của đại diện pháp luật của cả hai bên mua và bán.
- Bản sao hóa đơn cần được ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn.
3. Mất hóa đơn đỏ có bị xử phạt hay không ?
Theo quy định tại Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn sẽ bị xử phạt như sau:
Mất hóa đơn đầu ra:
- Mức phạt từ 3-5 triệu đồng Áp dụng đối với các hành vi: làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.
- Mức phạt từ 5-10 triệu đồng Áp dụng đối với các hành vi: làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ, trừ các trường hợp (1), (2) và trường hợp bị phạt cảnh cáo đã nêu ở trên.
Mất hóa đơn đầu vào:
- Mức phạt từ 1-4 triệu đồng Áp dụng đối với hành vi: làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) trong quá trình sử dụng, người mua đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ, tài liệu, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ.
- Mức phạt từ 4-8 triệu đồng Áp dụng đối với các hành vi: làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai thuế trong quá trình sử dụng hoặc trong thời gian lưu trữ, trừ các trường hợp (1), (2) và trường hợp bị phạt cảnh cáo đã nêu ở trên.
Như vậy, hành vi mất hóa đơn đỏ sẽ bị xử phạt nếu thuộc một trong các trường hợp nêu trên. Mức phạt cụ thể sẽ căn cứ vào thời điểm phát hiện mất hóa đơn, tính chất, mức độ vi phạm và tình tiết giảm nhẹ.
Để tránh bị xử phạt, doanh nghiệp cần lưu ý các biện pháp bảo quản hóa đơn như:
- Lưu trữ hóa đơn ở nơi an toàn, tránh xa các tác nhân gây hư hỏng như lửa, nước, ẩm mốc,…
- Sao chụp hóa đơn và lưu trữ ở nhiều nơi khác nhau để đề phòng trường hợp mất, cháy, hỏng.
- Báo cáo với cơ quan thuế ngay khi phát hiện mất hóa đơn.
Trên đây là một số thông tin về Mất hóa đơn đỏ xử lý như thế nào ?. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
