Chứng thư số là công cụ quan trọng để thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan thuế, tuy nhiên, không ít doanh nghiệp gặp phải tình trạng “lỗi chứng thư số chưa đăng ký cơ quan thuế”. Khi gặp lỗi chứng thư số chưa đăng ký cơ quan thuế, doanh nghiệp sẽ không thể thực hiện các thủ tục kê khai thuế trực tuyến, gây khó khăn trong việc tuân thủ nghĩa vụ thuế. Để giải quyết vấn đề này, Kế toán Kiểm toán Thuế ACC cung cấp các giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp khắc phục hiệu quả.
1. Nguyên nhân lỗi chứng thư số chưa đăng ký cơ quan thuế
Tình trạng lỗi chứng thư số chưa đăng ký cơ quan thuế có thể xảy ra do ba nguyên nhân chính sau đây:
- Chữ ký số mới và chưa được cập nhật trên hệ thống: Mỗi chứng thư số sẽ có một mã serial riêng biệt. Khi người dùng mua chữ ký số mới, việc cập nhật mã serial mới trên hệ thống là rất quan trọng để có thể thực hiện giao dịch thành công. Nếu không cập nhật kịp thời, hệ thống sẽ không nhận diện được chứng thư số mới và thông báo lỗi.
- Chữ ký số đã được gia hạn nhưng chưa cập nhật trên hệ thống giao dịch của cơ quan thuế: Khi người dùng gia hạn chứng thư số, họ sẽ nhận được một mã serial mới. Nếu người dùng không cập nhật mã serial mới vào hệ thống và vẫn sử dụng mã cũ, sẽ dẫn đến tình trạng báo lỗi khi thực hiện giao dịch.
- Sử dụng chữ ký số mới của nhà cung cấp khác nhưng chưa cập nhật trên hệ thống: Nếu người dùng chuyển sang sử dụng chứng thư số của nhà cung cấp khác, họ sẽ nhận được mã serial mới. Nếu người dùng không cập nhật thông tin này trên hệ thống cơ quan thuế, giao dịch sẽ không được thực hiện và thông báo lỗi sẽ xuất hiện.
Trong tất cả các trường hợp này, việc kịp thời cập nhật thông tin chứng thư số mới trên hệ thống cơ quan thuế là điều cần thiết để tránh gặp phải lỗi khi thực hiện các giao dịch thuế.
>> Xem ngay bài viết về Mẫu tờ khai đăng ký thuế với tổ chức để biết thêm.
2. Hướng dẫn xử lý lỗi chứng thư số chưa đăng ký cơ quan thuế chi tiết
Khi gặp phải thông báo lỗi “chứng thư số chưa đăng ký cơ quan thuế”, người dùng không cần đến trực tiếp cơ quan thuế mà có thể tự khắc phục ngay tại nhà bằng chiếc máy tính của mình. Để sửa lỗi này, người dùng cần thay đổi thông tin ở cả 2 mục là Nộp thuế điện tử và Khai thuế điện tử.
Lưu ý: Lỗi này có thể do một trong ba nguyên nhân đã đề cập trước đó, và cách khắc phục dưới đây có thể áp dụng cho tất cả các nguyên nhân.
Bước 1: Truy cập vào hệ thống Etax: Mở trình duyệt web và truy cập vào địa chỉ: http://thuedientu.gdt.gov.vn → Chọn mục Doanh nghiệp.
Bước 2: Đăng nhập: Nhấn vào mục Đăng nhập.
Bước 3: Nhập thông tin đăng nhập: Điền thông tin vào ô Tên đăng nhập, Mật khẩu và chọn đối tượng là Người nộp thuế.
Bước 4: Truy cập quản lý tài khoản: Sau khi đăng nhập thành công, chọn mục Quản lý tài khoản.
Bước 5: Thay đổi thông tin dịch vụ: Tiếp theo, chọn mục Thay đổi thông tin dịch vụ, sau đó chọn Thay đổi chữ ký số.
Bước 6: Tiếp tục quá trình thay đổi: Nhấn Tiếp tục để tiếp tục quá trình thay đổi thông tin.
Bước 7: Kiểm tra thông tin: Hệ thống sẽ hiển thị tờ khai với thông tin đã được cập nhật. Kiểm tra lại các thông tin và nếu chính xác, nhấn Ký và gửi.
Bước 8: Nhập mã PIN lần nữa: Một cửa sổ yêu cầu nhập mã PIN sẽ xuất hiện. Nhập mã PIN và nhấn Chấp nhận.
Bước 9: Ký điện tử thành công: Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ thông báo Ký điện tử thành công. Nhấn OK để hoàn thành quá trình.
Bước 10: Xác nhận và hoàn tất: Sau khi hoàn thành quá trình cập nhật, từ 5 phút đến 2 tiếng sau, bạn sẽ nhận được thông báo xác nhận từ hệ thống.
Sau khi hoàn tất các bước này, bạn có thể tiếp tục thực hiện các giao dịch thuế điện tử mà không gặp phải lỗi “chứng thư số chưa đăng ký cơ quan thuế”.
3. Một số lưu ý để tránh gặp lỗi về chứng thư số
Để tránh gặp phải lỗi liên quan đến chứng thư số, đặc biệt là lỗi chứng thư số chưa đăng ký cơ quan thuế, người dùng nên lưu ý một số điểm sau:
- Gia hạn chứng thư số đúng hạn và cập nhật mã số serial mới: Khi chứng thư số của bạn gần hết hạn, hãy nhanh chóng gia hạn và cập nhật mã số serial mới trên hệ thống để tránh tình trạng không thể thực hiện giao dịch.
- Sử dụng chứng thư số cho nhiều vai trò: Một số chứng thư số có thể được sử dụng cho một tổ chức hoặc đơn vị trên hệ thống. Nếu tổ chức hoặc đơn vị này sử dụng chứng thư số cho nhiều vai trò, chỉ cần đăng ký một lần, và chứng thư số có thể được sử dụng cho các vai trò khác nhau mà không cần đăng ký lại nhiều lần.
- Cập nhật mã số serial khi chuyển sang chứng thư số mới: Nếu bạn chuyển sang sử dụng chứng thư số của một nhà cung cấp khác, hãy chắc chắn rằng bạn cập nhật mã số serial mới trên hệ thống cơ quan thuế để đảm bảo việc giao dịch diễn ra suôn sẻ.
- Cập nhật thông tin chứng thư số khi có sự thay đổi: Mọi thay đổi liên quan đến chứng thư số, như gia hạn hoặc chuyển sang nhà cung cấp khác, đều cần phải cập nhật mã số serial mới trên hệ thống để tránh gặp phải các lỗi trong quá trình giao dịch.
Việc lưu ý và cập nhật đúng thời điểm sẽ giúp người dùng tránh được những lỗi về chứng thư số và đảm bảo quá trình nộp thuế, khai thuế diễn ra một cách thuận lợi.
>> Xem thêm bài viết do Kế toán Kiểm toán Thuế ACC để biết thêm thông tin: Dịch vụ đăng ký mã số thuế cá nhân tại Long An
4. Các câu hỏi thường gặp
Làm thế nào để gia hạn chứng thư số?
Để gia hạn chứng thư số, bạn cần liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số để gia hạn và nhận mã số serial mới. Sau đó, bạn phải cập nhật mã số serial mới trên hệ thống thuế.
Chứng thư số có thể sử dụng cho bao nhiêu tổ chức?
Một chứng thư số có thể sử dụng cho một tổ chức hoặc đơn vị trên hệ thống thuế. Tuy nhiên, nếu tổ chức này có nhiều vai trò khác nhau, bạn chỉ cần đăng ký một lần và sử dụng cho các vai trò khác nhau mà không cần đăng ký nhiều lần.
Có thể sử dụng chứng thư số của nhà cung cấp khác hay không?
Có, bạn có thể sử dụng chứng thư số của nhà cung cấp khác. Tuy nhiên, cần phải cập nhật mã số serial mới trên hệ thống thuế khi thay đổi chứng thư số để tránh gặp phải lỗi không đăng ký.
Chắc chắn rằng bạn đã có những kiến thức cơ bản để xử lý lỗi chứng thư số chưa đăng ký cơ quan thuế một cách nhanh chóng và hiệu quả. Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ luôn đồng hành cùng bạn trong việc giải quyết các vấn đề về thuế, chứng thư số và các vấn đề tài chính khác.
HÃY ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN