Điều này có nghĩa là công thức tính mức trích lập dự phòng sẽ có dạng như sau:

Mức trích lập = (Tỷ lệ trích lập x Thời hạn quy định x Tổng nợ còn phải thu) : 100

Trong đó:

  • Tỷ lệ trích lập là tỷ lệ (%) quy định cho từng khoản nợ quá hạn.
  • Thời hạn quy định là thời hạn được quy định tương ứng cho khoản nợ quá hạn (ví dụ: 6 tháng, 1 năm, 2 năm…).
  • Tổng nợ còn phải thu là số tiền tổng của các khoản nợ mà doanh nghiệp đang phải thu, sau khi đã bù trừ khoản nợ phải trả (nếu có).

Việc áp dụng công thức trên cho từng khoản nợ quá hạn sẽ giúp xác định mức trích lập dự phòng cụ thể cho từng khoản nợ dựa trên tỷ lệ và thời hạn quy định, đồng thời phụ thuộc vào tổng nợ còn phải thu sau khi đã bù trừ khoản nợ phải trả.

3. Các điều kiện của đối tượng phải lập dự phòng phải thu khó đòi

Các điều kiện của đối tượng phải lập dự phòng phải thu khó đòi
Các điều kiện của đối tượng phải lập dự phòng phải thu khó đòi

Theo khoản 1 Điều 6 của Thông tư 48/2019/TT-BTC, đối tượng lập dự phòng phải thu khó đòi bao gồm các khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán và các khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng có khả năng doanh nghiệp không thu hồi được đúng hạn. Đây bao gồm các loại khoản nợ sau đây:

Khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán:

Đây là các khoản nợ mà doanh nghiệp đang có, nhưng đã vượt quá thời hạn thanh toán quy định. Đối với những khoản nợ này, doanh nghiệp phải lập dự phòng để đối phó với khả năng không thu hồi được số tiền tương ứng. Mức trích lập dự phòng được áp dụng theo các tỷ lệ quy định tại khoản (i) của Điều 6 Thông tư 48/2019/TT-BTC.

Khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng có khả năng không thu hồi được đúng hạn:

Đây là các khoản nợ mà doanh nghiệp đang có, nhưng có dấu hiệu cho thấy có nguy cơ không thu hồi được số tiền tương ứng đúng vào thời điểm thanh toán. Các trường hợp này có thể bao gồm những tình huống sau đây:

  • Có bằng chứng cho thấy tổ chức kinh tế đã phá sản hoặc đã mở thủ tục phá sản.
  • Tổ chức kinh tế đã bỏ trốn khỏi địa điểm kinh doanh.
  • Đối tượng nợ đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án.
  • Đối tượng nợ đang mắc bệnh hiểm nghèo (đã có xác nhận từ bệnh viện).
  • Đối tượng nợ đã chết.

Khoản nợ đã được doanh nghiệp yêu cầu thi hành án, nhưng không thể thực hiện được do đối tượng nợ bỏ trốn khỏi nơi cư trú.

Với những khoản nợ phải thu thuộc loại này, doanh nghiệp phải tự dự kiến mức tổn thất không thu hồi được và lập dự phòng tương ứng. Mức tổn thất này sẽ được giới hạn tối đa bằng giá trị của khoản nợ đang được theo dõi trên sổ kế toán.

Trích lập dự phòng phải thu khó đòi áp dụng cho các đối tượng nêu trên, đồng thời áp dụng các điều kiện và căn cứ xác định khoản nợ phải thu khó đòi như sau:

Chứng từ gốc:

Để lập dự phòng, doanh nghiệp phải có chứng từ gốc chứng minh số tiền đối tượng nợ chưa trả. Các chứng từ này bao gồm hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, cam kết nợ, bản thanh lý hợp đồng (nếu có), đối chiếu công nợ (hoặc văn bản đề nghị đối chiếu xác nhận công nợ nếu không có đối chiếu công nợ), bảng kê công nợ và các chứng từ khác có liên quan.

Căn cứ xác định khoản nợ phải thu khó đòi:

  • Nợ phải thu đã quá thời hạn thanh toán từ 6 tháng trở lên (theo thời hạn trả nợ gốc ban đầu theo hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ hoặc cam kết nợ), doanh nghiệp đã gửi đối chiếu xác nhận nợ hoặc đôn đốc thanh toán, nhưng vẫn chưa thu hồi được nợ.
  • Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán, nhưng doanh nghiệp thu thập được các bằng chứng xác định đối tượng nợ có khả năng không trả được nợ đúng hạn theo quy định.
  • Đối với các khoản nợ mua của doanh nghiệp mua bán nợ, thời gian quá hạn được tính từ ngày chuyển giao quyền chủ nợ giữa các bên hoặc theo cam kết gần nhất (nếu có) giữa doanh nghiệp đối tượng nợ và doanh nghiệp mua bán nợ. Điều này áp dụng cho các doanh nghiệp mua bán nợ có đăng ký ngành nghề và hoạt động mua bán nợ theo quy định pháp luật.

Tóm lại, để lập dự phòng phải thu khó đòi, doanh nghiệp cần có chứng từ gốc và đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 6 Thông tư 48/2019/TT-BTC. Điều này bao gồm có căn cứ xác định khoản nợ đã quá hạn thanh toán từ 06 tháng trở lên, nợ chưa đến hạn nhưng có khả năng không trả được đúng hạn, và khoản nợ mua của doanh nghiệp mua bán nợ theo quy định.

>>> Tham khảo Mẫu quyết định xóa nợ phải thu khó đòi chi tiết hiện nay tại đây.