Quy trình làm sổ sách kế toán mới nhất 2024

Làm sổ sách kế toán là công việc ghi chép, tổng hợp và lưu trữ các thông tin tài chính, kế toán của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. Sổ sách kế toán được lập theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, được sử dụng làm căn cứ để lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo thống kê và là cơ sở để quản lý, điều hành hoạt động của doanh nghiệp. Vậy cách làm sổ sách kế toán như thế nào ? Hãy cũng ACC tìm hiểu về vấn đề này thông qua bài viết dưới đây 

1. Quy trình làm sổ sách kế toán mới nhất 2024

Bước 1: Tập hợp chứng từ 

Bước tập hợp chứng từ là bước đầu tiên trong quá trình kế toán, là tiền đề cho việc ghi sổ kế toán. Bước này nhằm mục đích thu thập đầy đủ, chính xác các chứng từ kế toán liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh trong kỳ kế toán.

Các loại chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là những giấy tờ, vật mang tin ghi chép bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình thức khác về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và thực hiện, làm căn cứ ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính và cung cấp thông tin cho việc quản lý.

Chứng từ kế toán được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, trong đó việc phân loại theo nội dung phản ánh là một trong những cách phân loại phổ biến. Theo nội dung phản ánh, chứng từ kế toán được phân thành các loại sau:

• Chứng từ kế toán thu: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ kế toán làm tăng tài sản, giảm nợ phải trả hoặc tăng vốn chủ sở hữu.
• Chứng từ kế toán chi: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ kế toán làm giảm tài sản, tăng nợ phải trả hoặc giảm vốn chủ sở hữu.
• Chứng từ kế toán điều chỉnh: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ kế toán làm điều chỉnh số dư của tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu hoặc kết quả kinh doanh.

Yêu cầu của chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán phải đảm bảo các yêu cầu sau:

• Hợp pháp: Chứng từ kế toán phải được lập theo đúng quy định của pháp luật.
• Hợp lệ: Chứng từ kế toán phải được lập đúng thực tế phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
• Có giá trị pháp lý: Chứng từ kế toán phải có đủ các yếu tố pháp lý, bao gồm:
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ.
• Số, ký hiệu chứng từ.
• Tên, địa chỉ của đơn vị lập chứng từ.
• Tên, địa chỉ của đơn vị nhận chứng từ.
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
• Số lượng, đơn giá, thành tiền của tài sản, hàng hóa, dịch vụ mua, bán.
• Chữ ký của người lập chứng từ, người giao nhận, người nhận tiền, hàng.

Trình tự tập hợp chứng từ

Trình tự tập hợp chứng từ bao gồm các bước sau:

• Tiếp nhận chứng từ: Kế toán có trách nhiệm tiếp nhận tất cả các chứng từ kế toán phát sinh trong kỳ kế toán từ các bộ phận liên quan.
• Kiểm tra chứng từ: Kế toán có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ kế toán trước khi tập hợp.
• Phân loại chứng từ: Kế toán có trách nhiệm phân loại các chứng từ kế toán theo nội dung phản ánh.
• Tập hợp chứng từ: Kế toán tập hợp các chứng từ kế toán có cùng nội dung phản ánh thành từng nhóm, từng loại.

Lưu ý khi tập hợp chứng từ

Khi tập hợp chứng từ, kế toán cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Chứng từ kế toán phải được tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời.
• Chứng từ kế toán phải được tập hợp theo đúng nội dung phản ánh.
• Chứng từ kế toán phải được tập hợp theo thứ tự thời gian.

Bước 2: Nhập chứng từ vào phần mềm quản lý kế toán

Sau khi đã thu thập đầy đủ chứng từ kế toán, kế toán cần nhập chứng từ vào phần mềm quản lý kế toán. Việc nhập chứng từ vào phần mềm kế toán có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác, kịp thời và khoa học của công tác kế toán.

Các bước nhập chứng từ vào phần mềm quản lý kế toán

Để nhập chứng từ vào phần mềm quản lý kế toán, kế toán cần thực hiện các bước sau:

• Mở phần mềm quản lý kế toán
• Chọn chức năng nhập chứng từ
• Nhập các thông tin trên chứng từ
• Kiểm tra và lưu chứng từ

Các thông tin cần nhập trên chứng từ

Tùy thuộc vào loại chứng từ kế toán, các thông tin cần nhập trên chứng từ sẽ khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung, các thông tin cần nhập trên chứng từ bao gồm:

• Thông tin chung: Ngày tháng lập chứng từ, số chứng từ, tên đơn vị, tên khách hàng,…
• Thông tin nghiệp vụ: Nội dung nghiệp vụ, tài khoản kế toán, số tiền,…
• Thông tin người lập chứng từ: Họ tên, chức vụ,…

Kiểm tra chứng từ trước khi lưu

Trước khi lưu chứng từ, kế toán cần kiểm tra lại các thông tin đã nhập trên chứng từ để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và hợp lệ. Các lỗi thường gặp khi nhập chứng từ bao gồm:

• Lỗi chính tả: Lỗi chính tả là lỗi phổ biến nhất khi nhập chứng từ. Kế toán cần kiểm tra kỹ lưỡng chứng từ để đảm bảo không có lỗi chính tả.
• Lỗi số liệu: Lỗi số liệu có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng. Kế toán cần kiểm tra kỹ lưỡng các số liệu trên chứng từ để đảm bảo tính chính xác.
• Lỗi thông tin: Lỗi thông tin có thể khiến chứng từ không hợp lệ. Kế toán cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trên chứng từ để đảm bảo tính đầy đủ và hợp lệ.

Lưu trữ chứng từ

Sau khi đã kiểm tra và lưu chứng từ, kế toán cần lưu trữ chứng từ theo đúng quy định. Chứng từ kế toán cần được lưu trữ ở một nơi an toàn, tránh bị thất lạc, hư hỏng.

Một số lưu ý khi nhập chứng từ vào phần mềm quản lý kế toán

• Sử dụng phần mềm quản lý kế toán phù hợp: Kế toán cần sử dụng phần mềm quản lý kế toán phù hợp với quy mô và nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.
• Nhập chứng từ đầy đủ, chính xác: Kế toán cần nhập chứng từ đầy đủ, chính xác để đảm bảo tính chính xác của công tác kế toán.
• Kiểm tra chứng từ thường xuyên: Kế toán cần kiểm tra chứng từ thường xuyên để kịp thời phát hiện và xử lý các sai sót.

Bước 3: Tập hợp các chi phí

Sau khi đã kiểm tra sổ sách kế toán, kế toán cần tiến hành tập hợp các chi phí phát sinh trong kỳ kế toán. Việc tập hợp chi phí nhằm mục đích:

• Thống kê, tổng hợp các chi phí phát sinh theo từng đối tượng, mục đích chi tiêu.
• Chuẩn bị dữ liệu cho việc phân bổ, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ.
• Lập báo cáo tài chính.

Các phương pháp tập hợp chi phí

Có thể sử dụng các phương pháp tập hợp chi phí sau:

Phương pháp tập hợp chi phí theo yếu tố

Phương pháp tập hợp chi phí theo yếu tố là phương pháp tập hợp chi phí theo bản chất kinh tế của chi phí. Theo phương pháp này, chi phí được tập hợp thành các nhóm chi phí như: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.

Phương pháp tập hợp chi phí theo đối tượng

• Phương pháp tập hợp chi phí theo đối tượng là phương pháp tập hợp chi phí theo đối tượng chịu chi phí. Theo phương pháp này, chi phí được tập hợp thành các nhóm chi phí như: chi phí sản xuất sản phẩm, chi phí sản xuất dịch vụ, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.

Phương pháp tập hợp chi phí theo khoản mục

• Phương pháp tập hợp chi phí theo khoản mục là phương pháp tập hợp chi phí theo các khoản mục chi phí theo quy định của pháp luật. Theo phương pháp này, chi phí được tập hợp thành các nhóm chi phí như: chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.

Trình tự tập hợp chi phí

Trình tự tập hợp chi phí có thể được thực hiện theo các bước sau:

Tập hợp chi phí theo chứng từ

Kế toán tập hợp chi phí theo từng chứng từ kế toán. Các chứng từ kế toán có liên quan đến chi phí phải được tập hợp theo từng đối tượng, mục đích chi tiêu.

Tập hợp chi phí theo tài khoản

Kế toán tập hợp chi phí theo tài khoản kế toán. Các tài khoản kế toán có liên quan đến chi phí phải được mở để tập hợp chi phí.

Tổng hợp chi phí

Kế toán tổng hợp chi phí theo từng đối tượng, mục đích chi tiêu. Việc tổng hợp chi phí nhằm mục đích:

• Tính giá thành sản phẩm, dịch vụ.
• Lập báo cáo tài chính.

Một số lưu ý khi tập hợp chi phí

• Kế toán cần nắm vững các phương pháp tập hợp chi phí để lựa chọn phương pháp phù hợp với đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp.
• Kế toán cần kiểm tra, đối chiếu các số liệu chi phí để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ.
• Kế toán cần lưu trữ các chứng từ, tài liệu liên quan đến chi phí để phục vụ cho việc kiểm tra, giám sát.

Bước 4: Lập bút toán kết chuyển và xác định kết quả kinh doanh

Bước 4 trong quy trình kế toán là lập bút toán kết chuyển và xác định kết quả kinh doanh. Đây là bước quan trọng để xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán.

Bước 4 bao gồm các nội dung sau:

• Lập bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí, lãi lỗ
• Xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
• Lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Lập bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí, lãi lỗ

• Để xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, kế toán cần lập bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí, lãi lỗ. Các bút toán này được lập theo nguyên tắc:
• Doanh thu của kỳ kế toán được kết chuyển sang tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh
• Chi phí của kỳ kế toán được kết chuyển sang tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh
• Lãi (lỗ) của kỳ kế toán được xác định bằng cách lấy doanh thu trừ đi chi phí.

Cụ thể, kế toán cần lập các bút toán sau:

Bút toán kết chuyển doanh thu:

• Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
• Có TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

Bút toán kết chuyển chi phí:

• Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
• Có TK 622 – Chi tiền lương và các khoản phụ cấp
• Có TK 623 – Chi phí sử dụng tài sản cố định
• Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung
• Có TK 641 – Chi phí bán hàng
• Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Bút toán xác định lãi (lỗ) của kỳ kế toán:

• Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
• Có TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối

Xác định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được xác định bằng cách lấy doanh thu trừ đi chi phí. Nếu doanh thu lớn hơn chi phí thì doanh nghiệp có lãi, ngược lại nếu doanh thu nhỏ hơn chi phí thì doanh nghiệp có lỗ.

Lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Kết quả xác định được từ bước 4 được thể hiện trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là một trong những báo cáo tài chính quan trọng của doanh nghiệp, phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán.

Bước 5: Lập bảng cân đối phát sinh 

Bước 5: Lập bảng cân đối phát sinh là bước cuối cùng trong quá trình kết thúc kỳ kế toán. Bảng cân đối phát sinh là bảng tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh trong kỳ kế toán, phản ánh tổng quát số hiện có đầu kỳ, số phát sinh tăng, giảm trong kỳ và số hiện có cuối kỳ của tài sản, nguồn vốn và các chỉ tiêu khác của doanh nghiệp.

Để lập bảng cân đối phát sinh, kế toán cần căn cứ vào:

• Số dư đầu kỳ của tài sản, nguồn vốn và các chỉ tiêu khác trên bảng cân đối kế toán năm trước.
• Số phát sinh bên Nợ, bên Có của từng tài khoản trong kỳ.

Cách lập bảng cân đối phát sinh được thực hiện theo các bước sau:

Vào bảng cân đối phát sinh, ghi số dư đầu kỳ của tài sản, nguồn vốn và các chỉ tiêu khác trên bảng cân đối kế toán năm trước vào các cột “Số dư đầu kỳ” bên Nợ, bên Có tương ứng.

Cộng số phát sinh bên Nợ của từng tài khoản trong kỳ vào cột “Số phát sinh Nợ”.

Cộng số phát sinh bên Có của từng tài khoản trong kỳ vào cột “Số phát sinh Có”.

Tính số dư cuối kỳ của từng tài khoản bằng cách cộng số dư đầu kỳ với số phát sinh Nợ, trừ đi số phát sinh Có.

Cộng số dư cuối kỳ bên Nợ của tất cả các tài khoản vào cột “Số dư cuối kỳ” bên Nợ.

Cộng số dư cuối kỳ bên Có của tất cả các tài khoản vào cột “Số dư cuối kỳ” bên Có.

Kiểm tra lại bảng cân đối phát sinh để đảm bảo số liệu chính xác, khớp đúng.