Kế toán vật tư công cụ dụng cụ là một phần quan trọng trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Nó có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư, công cụ dụng cụ về số lượng và giá trị.
1. Kế toán vật tư công cụ dụng cụ là gì?
Kế toán vật tư công cụ dụng cụ là một vị trí kế toán trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi, kiểm soát các hoạt động mua vào, xuất ra của vật tư công cụ dụng cụ. Vật tư công cụ dụng cụ bao gồm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, máy móc, thiết bị, … phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Kế toán vật tư công cụ dụng cụ có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo cho quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi, hiệu quả. Cụ thể, kế toán vật tư công cụ dụng cụ có các nhiệm vụ sau:
- Quản lý, theo dõi, kiểm soát các hoạt động mua vào, xuất ra của vật tư công cụ dụng cụ: Kế toán vật tư công cụ dụng cụ phải lập hồ sơ, chứng từ đầy đủ, chính xác cho các hoạt động mua vào, xuất ra của vật tư công cụ dụng cụ. Đồng thời, kế toán vật tư công cụ dụng cụ phải thường xuyên kiểm tra, đối chiếu giữa số liệu thực tế với số liệu trên sổ sách để kịp thời phát hiện và xử lý các sai sót.
- Hạch toán vật tư công cụ dụng cụ theo đúng quy định: Kế toán vật tư công cụ dụng cụ phải hạch toán vật tư công cụ dụng cụ theo đúng quy định của pháp luật, đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác về tình hình vật tư công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp.
- Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp trong việc quản lý vật tư công cụ dụng cụ: Kế toán vật tư công cụ dụng cụ phải thường xuyên tổng hợp, phân tích tình hình vật tư công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp, từ đó đưa ra các giải pháp, đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả quản lý vật tư công cụ dụng cụ.
Để trở thành kế toán vật tư công cụ dụng cụ, cần có những tố chất sau:
- Kiến thức chuyên môn: Kế toán vật tư công cụ dụng cụ cần có kiến thức chuyên môn về kế toán, tài chính, đặc biệt là về lĩnh vực quản lý vật tư công cụ dụng cụ.
- Kỹ năng mềm: Kế toán vật tư công cụ dụng cụ cần có kỹ năng mềm như giao tiếp, thuyết trình, giải quyết vấn đề, …
- Thái độ làm việc nghiêm túc, cẩn thận, trung thực: Kế toán vật tư công cụ dụng cụ là vị trí đòi hỏi tính chính xác, trung thực cao.
- Ngoài ra, kế toán vật tư công cụ dụng cụ cần có kiến thức về thị trường vật tư công cụ dụng cụ, các loại vật tư công cụ dụng cụ, giá cả vật tư công cụ dụng cụ, … để có thể thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao.
Công việc của kế toán vật tư công cụ dụng cụ có thể được chia thành các công việc chính sau:
- Quản lý hàng tồn kho: Kế toán vật tư công cụ dụng cụ cần theo dõi, kiểm soát chặt chẽ lượng hàng tồn kho trong kho, đảm bảo hàng tồn kho luôn đáp ứng đủ nhu cầu sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Hạch toán vật tư công cụ dụng cụ: Kế toán vật tư công cụ dụng cụ cần hạch toán các nghiệp vụ mua vào, xuất ra của vật tư công cụ dụng cụ theo đúng quy định của pháp luật.
- Thống kê, phân tích tình hình vật tư công cụ dụng cụ: Kế toán vật tư công cụ dụng cụ cần thường xuyên tổng hợp, phân tích tình hình vật tư công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp, từ đó đưa ra các giải pháp, đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả quản lý vật tư công cụ dụng cụ.
- Kế toán vật tư công cụ dụng cụ là một vị trí quan trọng trong doanh nghiệp, có vai trò to lớn trong việc quản lý vật tư công cụ dụng cụ, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Dưới đây là một số nhiệm vụ cụ thể của kế toán vật tư công cụ dụng cụ:
- Quản lý hàng tồn kho vật tư công cụ dụng cụ:
Theo dõi, kiểm soát chặt chẽ lượng hàng tồn kho trong kho, đảm bảo hàng tồn kho luôn đáp ứng đủ nhu cầu sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Lập báo cáo về tình hình hàng tồn kho vật tư công cụ dụng cụ theo định kỳ.
Xử lý các trường hợp hư hỏng, hao hụt vật tư công cụ dụng cụ.
- Hạch toán vật tư công cụ dụng cụ:
Lập các chứng từ, sổ sách kế toán liên quan đến hoạt động mua vào, xuất ra của vật tư công cụ dụng cụ.
2. Đặc điểm của kế toán vật tư công cụ dụng cụ
Kế toán vật tư công cụ dụng cụ là một bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp, có nhiệm vụ quản lý, theo dõi, kiểm soát các hoạt động mua vào, xuất ra của vật tư, công cụ dụng cụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Đặc điểm của kế toán vật tư công cụ dụng cụ bao gồm:
- Có tính chất phức tạp: Vật tư, công cụ dụng cụ là một loại tài sản có chủng loại, quy cách, đơn vị tính, giá cả,… rất đa dạng. Do đó, công tác kế toán vật tư công cụ dụng cụ đòi hỏi kế toán phải có kiến thức chuyên môn sâu rộng, nắm vững các quy định của pháp luật về kế toán, thuế,…
- Có tính chất thường xuyên: Vật tư, công cụ dụng cụ là yếu tố quan trọng, không thể thiếu trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, công tác kế toán vật tư công cụ dụng cụ phải được thực hiện thường xuyên, liên tục, đảm bảo kịp thời cung cấp thông tin cho các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp.
- Có tính chất đặc thù: Kế toán vật tư công cụ dụng cụ có những đặc thù riêng so với kế toán vật tư của các ngành nghề khác. Cụ thể, kế toán vật tư công cụ dụng cụ cần phải nắm vững các quy định về phân loại, khấu hao,… của từng loại vật tư, công cụ dụng cụ.
Dựa trên các đặc điểm trên, kế toán vật tư công cụ dụng cụ cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Lập chứng từ: Kế toán vật tư công cụ dụng cụ có trách nhiệm lập các chứng từ liên quan đến hoạt động mua vào, xuất ra của vật tư, công cụ dụng cụ, bao gồm: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi,…
- Theo dõi nhập xuất tồn: Kế toán vật tư công cụ dụng cụ có trách nhiệm theo dõi số lượng, giá trị vật tư, công cụ dụng cụ nhập kho, xuất kho và tồn kho theo từng mặt hàng, từng kho, từng đơn vị tính.
- Kiểm soát vật tư, công cụ dụng cụ: Kế toán vật tư công cụ dụng cụ có trách nhiệm kiểm soát việc nhập, xuất, tồn vật tư, công cụ dụng cụ trong kho, đảm bảo số lượng vật tư, công cụ dụng cụ khớp với số liệu trên chứng từ và sổ sách.
- Hạch toán vật tư, công cụ dụng cụ: Kế toán vật tư công cụ dụng cụ có trách nhiệm hạch toán các nghiệp vụ mua vào, xuất ra của vật tư, công cụ dụng cụ theo đúng quy định của kế toán, thuế.
- Tham mưu cho lãnh đạo: Kế toán vật tư công cụ dụng cụ có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về các vấn đề liên quan đến quản lý vật tư, công cụ dụng cụ, như: lập kế hoạch mua sắm vật tư, công cụ dụng cụ, đề xuất phương án xử lý vật tư, công cụ dụng cụ tồn kho,…
Để làm tốt công việc của kế toán vật tư công cụ dụng cụ, cần có những tố chất sau:
- Kỹ năng chuyên môn: Kế toán vật tư công cụ dụng cụ cần có kiến thức chuyên môn về kế toán, đặc biệt là kế toán vật tư công cụ dụng cụ.
- Kỹ năng nghiệp vụ: Kế toán vật tư công cụ dụng cụ cần có kỹ năng lập chứng từ, theo dõi nhập xuất tồn, kiểm soát vật tư, công cụ dụng cụ, hạch toán vật tư, công cụ dụng cụ,…
- Kỹ năng mềm: Kế toán vật tư công cụ dụng cụ cần có kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giải quyết vấn đề,…
3. Các tài khoản kế toán vật tư công cụ dụng cụ
Các tài khoản kế toán vật tư công cụ dụng cụ được sử dụng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại vật tư công cụ dụng cụ trong kho của doanh nghiệp.
Theo hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam, các tài khoản kế toán vật tư công cụ dụng cụ được quy định như sau:
- Tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại nguyên liệu, vật liệu trong kho của doanh nghiệp, bao gồm:
* Nguyên liệu, vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
* Nguyên liệu, vật liệu dùng để xây dựng, lắp đặt;
* Nguyên liệu, vật liệu dùng để sửa chữa, bảo dưỡng tài sản cố định;
* Nguyên liệu, vật liệu dùng cho hoạt động quản lý.
- Tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại công cụ, dụng cụ trong kho của doanh nghiệp, bao gồm:
* Công cụ, dụng cụ dùng cho sản xuất sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
* Công cụ, dụng cụ dùng cho xây dựng, lắp đặt;
* Công cụ, dụng cụ dùng cho sửa chữa, bảo dưỡng tài sản cố định;
* Công cụ, dụng cụ dùng cho hoạt động quản lý.
- Tài khoản 1532 – Bao bì luân chuyển
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại bao bì luân chuyển sử dụng cho sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Tài khoản 1533 – Đồ dùng cho thuê
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại công cụ, dụng cụ doanh nghiệp chuyên dùng để cho thuê.
Ngoài ra, trong một số trường hợp cụ thể, doanh nghiệp có thể sử dụng thêm một số tài khoản kế toán vật tư công cụ dụng cụ khác, như:
- Tài khoản 1522 – Nguyên liệu, vật liệu xây dựng dở dang
- Tài khoản 1523 – Nguyên liệu, vật liệu xây dựng đã qua sử dụng
- Tài khoản 1524 – Nguyên liệu, vật liệu xây dựng chờ xử lý
- Tài khoản 1525 – Nguyên liệu, vật liệu xây dựng đã mất phẩm chất
Cách hạch toán kế toán vật tư công cụ dụng cụ
Hạch toán kế toán vật tư công cụ dụng cụ được thực hiện theo nguyên tắc giá gốc, bao gồm:
- Giá mua: Là giá mua thực tế của vật tư công cụ dụng cụ theo hóa đơn, chứng từ mua hàng.
- Chi phí vận chuyển: Là chi phí vận chuyển vật tư công cụ dụng cụ từ nơi mua về kho của doanh nghiệp.
- Chi phí bốc xếp, bảo quản: Là chi phí bốc xếp, bảo quản vật tư công cụ dụng cụ trong kho.
- Chi phí hao hụt: Là chi phí hao hụt vật tư công cụ dụng cụ trong quá trình lưu kho.
Căn cứ vào các nguyên tắc trên, kế toán vật tư công cụ dụng cụ được thực hiện theo các quy định sau:
- Nhập kho vật tư công cụ dụng cụ:
Trường hợp mua vật tư công cụ dụng cụ:
Ghi nhận giá trị vật tư công cụ dụng cụ nhập kho:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 111 – Tiền mặt
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 331 – Phải trả cho người bán
* Ghi nhận chi phí vận chuyển vật tư công cụ dụng cụ:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 153 – Chi phí vận chuyển
* Ghi nhận chi phí bốc xếp, bảo quản vật tư công cụ dụng cụ:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
* Ghi nhận chi phí hao hụt vật tư công cụ dụng cụ:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Trên đây là một số thông tin về kế toán vật tư công cụ dụng cụ. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
