Hướng dẫn kế toán TSCĐ trong đơn vị hành chính sự nghiệp

Kế toán TSCĐ trong đơn vị hành chính sự nghiệp là một phần không thể thiếu trong công tác quản lý tài chính tại các đơn vị hành chính sự nghiệp. Việc thực hiện đúng quy trình kế toán TSCĐ giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính. Trong bài viết này, Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ hướng dẫn chi tiết về kế toán TSCĐ trong đơn vị hành chính sự nghiệp, từ đó giúp các đơn vị dễ dàng quản lý và kiểm soát tài sản của mình.

1. Khái niệm và vai trò của TSCĐ trong đơn vị hành chính sự nghiệp

TSCĐ trong đơn vị hành chính sự nghiệp là các tài sản có giá trị lớn, sử dụng trong một thời gian dài (thường trên 1 năm) phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, cung cấp dịch vụ hoặc phục vụ các mục đích công cộng của đơn vị hành chính sự nghiệp. TSCĐ không tiêu thụ trong một chu kỳ sản xuất, mà thường mang lại lợi ích lâu dài cho đơn vị. Trong đơn vị hành chính sự nghiệp, TSCĐ chủ yếu bao gồm các công trình, máy móc, thiết bị văn phòng, phương tiện đi lại, và các tài sản có giá trị khác liên quan đến cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động hành chính và sự nghiệp công cộng.

TSCĐ có đặc điểm là không tiêu hao ngay lập tức mà dần dần bị hao mòn, và qua thời gian sử dụng sẽ có sự suy giảm về giá trị. Vì vậy, việc quản lý và ghi nhận TSCĐ trong hệ thống kế toán là vô cùng quan trọng để đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong việc sử dụng ngân sách, tài sản công, và báo cáo tài chính của đơn vị hành chính sự nghiệp.

Vai trò của TSCĐ trong đơn vị hành chính sự nghiệp

• Đảm bảo hoạt động ổn định và hiệu quả: TSCĐ đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp. Các công trình xây dựng, phương tiện vận tải, máy móc, thiết bị văn phòng, v.v., giúp đơn vị hoàn thành nhiệm vụ công tác một cách hiệu quả và ổn định.

• Đảm bảo sự phát triển lâu dài: Đầu tư vào TSCĐ không chỉ phục vụ cho nhu cầu hiện tại mà còn có vai trò quan trọng trong việc phát triển lâu dài của đơn vị, đảm bảo khả năng duy trì và cải thiện chất lượng dịch vụ công, giáo dục, y tế, v.v.

• Quản lý tài sản công hiệu quả: Quản lý TSCĐ chặt chẽ giúp tránh tình trạng thất thoát, lãng phí tài sản công, đồng thời giúp kiểm soát chi phí, đảm bảo việc sử dụng tài sản được hợp lý và hiệu quả.

• Báo cáo tài chính chính xác: Việc ghi nhận và quản lý TSCĐ giúp đảm bảo sự chính xác của báo cáo tài chính, từ đó phản ánh đúng thực trạng tài chính của đơn vị hành chính sự nghiệp.

Các đặc điểm của TSCĐ trong đơn vị hành chính sự nghiệp

• TSCĐ có giá trị lớn: Các tài sản như máy móc, thiết bị, phương tiện đi lại hoặc các công trình xây dựng đều có giá trị đầu tư lớn và có thời gian sử dụng lâu dài, từ vài năm đến vài chục năm.

• TSCĐ phục vụ cho hoạt động công cộng: Khác với đơn vị kinh doanh, các TSCĐ của đơn vị hành chính sự nghiệp chủ yếu phục vụ cho các hoạt động công ích, không nhằm mục đích sinh lời, mà giúp thực hiện nhiệm vụ công cộng như giáo dục, y tế, hành chính, bảo vệ môi trường, v.v.

• TSCĐ có sự phân loại rõ ràng: Trong kế toán, TSCĐ cần được phân loại rõ ràng theo các tiêu chí như loại tài sản, nguồn gốc (mua sắm, tài trợ, đóng góp từ cộng đồng, v.v.) và mục đích sử dụng (cho hoạt động hành chính, giáo dục, nghiên cứu, v.v.).

>> Xem thêm bài viết do Kế toán Kế toán Thuế ACC để biết thêm thông tin: Dịch vụ làm lại sổ sách kế toán nhanh chóng, giá rẻ

2. Hướng dẫn kế toán TSCĐ trong đơn vị hành chính sự nghiệp

Hướng dẫn kế toán Tài sản cố định (TSCĐ) trong đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) theo Thông tư 70/2019/TT-BTC và Thông tư 62/2014/TT-BTC là rất quan trọng để giúp các đơn vị quản lý và hạch toán tài sản một cách chính xác. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán TSCĐ trong đơn vị HCSN:

1. Phân loại TSCĐ trong đơn vị HCSN

TSCĐ được phân loại theo các tiêu chí sau:

a. Phân loại theo tính chất, đặc điểm

• TSCĐ hữu hình:
  • Loại 1: Nhà (nhà làm việc, nhà kho, hội trường, phòng học, ký túc xá, nhà khám bệnh, v.v…)
  • Loại 2: Vật kiến trúc (sân chơi, sân vận động, bể bơi, cống, kênh, mương, v.v…)
  • Loại 3: Phương tiện vận tải (xe ô tô, xe mô tô, tàu thủy, máy bay, v.v…)
  • Loại 4: Máy móc, thiết bị văn phòng (máy vi tính, máy photocopy, thiết bị âm thanh, điện thoại, tủ lạnh, v.v…)
  • Loại 5: Thiết bị truyền dẫn (phương tiện truyền dẫn khí đốt, điện, nước…)
  • Loại 6: Máy móc, thiết bị động lực.
  • Loại 7: Máy móc, thiết bị chuyên dùng.
  • Loại 8: Thiết bị đo lường, thí nghiệm.
  • Loại 9: Cây lâu năm, súc vật làm việc.
• TSCĐ vô hình:
  • Quyền sử dụng đất, quyền tác giả, quyền sở hữu công nghiệp, quyền đối với giống cây trồng, phần mềm ứng dụng, tài sản vô hình khác.

b. Phân loại theo nguồn gốc hình thành

• TSCĐ hình thành từ nguồn ngân sách nhà nước (NSNN).
• TSCĐ hình thành từ nguồn phí, quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp.
• TSCĐ được điều chuyển từ đơn vị khác.
• TSCĐ được tặng, viện trợ.

2. Hạch toán kế toán TSCĐ trong đơn vị HCSN

Các tài khoản chủ yếu liên quan đến việc hạch toán TSCĐ gồm:

• TK 211 – TSCĐ hữu hình: Phản ánh nguyên giá TSCĐ.
• TK 213 – TSCĐ vô hình: Phản ánh nguyên giá TSCĐ vô hình.
• TK 214 – Hao mòn TSCĐ: Phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ.
• TK 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ: Phản ánh nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ.

Các nghiệp vụ kế toán chủ yếu:

a. Kế toán tăng TSCĐ

• Mua sắm TSCĐ từ ngân sách:
  • Nợ TK 211 (Nguyên giá TSCĐ)
  • Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng), TK 314 (Các khoản phải trả khác), v.v…
  • Đồng thời, ghi nhận nguồn kinh phí:
    • Nợ TK 466 (Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ)
    • Có TK 211 (Nguyên giá TSCĐ).
• TSCĐ nhận tài trợ hoặc viện trợ:
  • Nợ TK 211 (Nguyên giá TSCĐ)
  • Có TK 466 (Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ).
• TSCĐ tiếp nhận từ đơn vị khác hoặc cấp trên:
  • Nợ TK 211 (Nguyên giá TSCĐ)
  • Có TK 466 (Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ)
  • Có TK 214 (Hao mòn TSCĐ) nếu tài sản đã qua sử dụng.

b. Kế toán giảm TSCĐ

• Thanh lý, nhượng bán TSCĐ:
  • Nợ TK 214 (Hao mòn TSCĐ)
  • Nợ TK 466 (Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ)
  • Có TK 211 (Nguyên giá TSCĐ).
  • Phản ánh tiền thu được từ thanh lý, nhượng bán:
    • Nợ TK 111 (Tiền mặt), TK 112 (Tiền gửi ngân hàng), v.v…
    • Có TK 337 (Thu ngân sách xã chưa hạch toán vào NSNN).
• TSCĐ giảm do không đủ tiêu chuẩn chuyển thành công cụ, dụng cụ:
  • Nợ TK 214 (Hao mòn TSCĐ)
  • Nợ TK 466 (Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ)
  • Có TK 211 (Nguyên giá TSCĐ).

c. Hạch toán hao mòn TSCĐ

• Cuối năm, lập bảng tính hao mòn TSCĐ và ghi nhận:
  • Nợ TK 466 (Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ)
  • Có TK 214 (Hao mòn TSCĐ).

3. Quản lý TSCĐ trong đơn vị HCSN

Để quản lý TSCĐ hiệu quả, các đơn vị HCSN cần thực hiện:

• Đánh giá và phân loại chính xác TSCĐ khi tiếp nhận hoặc mua sắm.
• Đảm bảo việc theo dõi hao mòn và bảo trì tài sản đúng quy định.
• Thực hiện kiểm kê định kỳ để xác nhận sự tồn tại và tình trạng của TSCĐ.
• Ghi nhận chính xác các nghiệp vụ tài chính liên quan đến TSCĐ (tăng, giảm, hao mòn, chuyển nhượng, v.v…).

Việc hạch toán và quản lý TSCĐ chính xác không chỉ giúp đơn vị HCSN tuân thủ quy định pháp lý mà còn đảm bảo sử dụng tài sản hiệu quả, tiết kiệm ngân sách và phục vụ tốt cho các hoạt động công vụ.

3. Phân loại tài sản cố định trong đơn vị hành chính sự nghiệp

Phân loại tài sản cố định là một trong những công việc quan trọng trong công tác kế toán TSCĐ, giúp theo dõi, quản lý và xử lý các tài sản này một cách chính xác. TSCĐ có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau như tính chất vật lý, mục đích sử dụng, hoặc giá trị sử dụng. Trong đơn vị hành chính sự nghiệp, TSCĐ chủ yếu được phân thành hai nhóm chính: TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình.

Tài sản cố định hữu hình

TSCĐ hữu hình là những tài sản có hình dáng vật lý, có thể nhìn thấy, sờ thấy và sử dụng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, hoặc cung cấp dịch vụ công. Những tài sản này có thể tồn tại lâu dài và thường bị hao mòn dần theo thời gian.

Các loại TSCĐ hữu hình trong đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm:

• Đất đai: Là tài sản đất đai được đơn vị sở hữu hoặc thuê để phục vụ cho việc xây dựng cơ sở hạ tầng, văn phòng làm việc, trường học, bệnh viện, các công trình công cộng khác.

• Công trình xây dựng: Bao gồm các công trình như văn phòng, trường học, bệnh viện, các công trình hành chính, cơ sở hạ tầng phục vụ cho hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp.

• Máy móc, thiết bị: Các thiết bị văn phòng, máy tính, máy móc dùng trong các cơ sở sản xuất, y tế, giáo dục, các thiết bị hỗ trợ công tác hành chính.

• Phương tiện vận tải: Bao gồm ô tô, xe máy, các phương tiện vận tải phục vụ cho công tác vận chuyển và công tác hành chính của đơn vị.

Đặc điểm của TSCĐ hữu hình trong đơn vị hành chính sự nghiệp:

• Thời gian sử dụng lâu dài, thường trên 1 năm.
• Có giá trị lớn và có thể sử dụng lâu dài để phục vụ công việc chuyên môn hoặc công tác hành chính.
• Phải được theo dõi, quản lý, và định kỳ kiểm kê để đảm bảo sử dụng đúng mục đích và không bị thất thoát.

Tài sản cố định vô hình

TSCĐ vô hình là những tài sản không có hình dáng vật lý nhưng có giá trị sử dụng lâu dài và mang lại lợi ích lâu dài cho đơn vị hành chính sự nghiệp. Những tài sản này không có sự hiện diện vật lý nhưng lại mang giá trị quan trọng đối với sự phát triển của đơn vị.

Các loại TSCĐ vô hình trong đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm:

• Quyền sử dụng đất: Là quyền sở hữu hoặc quyền thuê đất đai để phục vụ cho các công trình, cơ sở hạ tầng của đơn vị hành chính sự nghiệp. Đặc biệt trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, quyền sử dụng đất là tài sản có giá trị lớn và được theo dõi như một loại tài sản cố định vô hình.

• Bằng sáng chế, nhãn hiệu, thương hiệu: Các đơn vị hành chính sự nghiệp có thể sở hữu các quyền liên quan đến sáng chế hoặc thương hiệu cho các sản phẩm, dịch vụ mà họ cung cấp.

• Phần mềm và bản quyền: Bao gồm các phần mềm ứng dụng, hệ thống quản lý tài chính, cơ sở dữ liệu, các hệ thống công nghệ thông tin phục vụ cho công tác hành chính, giáo dục, y tế, v.v.

• Quyền lợi và lợi ích hợp pháp khác: Các quyền lợi liên quan đến các hợp đồng, quyền sở hữu trí tuệ hoặc các giấy phép khác phục vụ cho mục đích hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp.

Đặc điểm của TSCĐ vô hình trong đơn vị hành chính sự nghiệp:

• Không có hình dáng vật lý.
• Khó định giá chính xác, nhưng lại có giá trị sử dụng lâu dài và đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của đơn vị.
• Cần được ghi nhận và theo dõi chặt chẽ để đảm bảo việc sử dụng và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của đơn vị.

TSCĐ thuê (TSCĐ tài chính)

Trong một số trường hợp, đơn vị hành chính sự nghiệp có thể thuê tài sản cố định thay vì sở hữu trực tiếp. TSCĐ thuê được phân loại theo hợp đồng thuê tài sản, có thể là thuê tài sản dài hạn hoặc thuê tài sản theo hình thức thuê tài chính.

Đặc điểm của TSCĐ thuê:

• Là tài sản được thuê dài hạn để phục vụ cho công tác hành chính hoặc các hoạt động khác của đơn vị.
• TSCĐ thuê không phải là tài sản sở hữu của đơn vị nhưng có thể được ghi nhận và tính khấu hao trong trường hợp thuê tài chính.

>> Đọc thêm bài viết: Mẫu nhật ký thực tập kế toán bán hàng

4. Các câu hỏi thường gặp

Lý do tại sao phải tính khấu hao tài sản cố định trong đơn vị hành chính sự nghiệp?

Khấu hao TSCĐ giúp phân bổ chi phí của tài sản qua thời gian sử dụng. Vì vậy, việc tính khấu hao đảm bảo rằng chi phí sử dụng tài sản sẽ được phân bổ đều trong suốt vòng đời của tài sản, giúp phản ánh đúng mức độ hao mòn của tài sản và tính chính xác các khoản chi phí trong báo cáo tài chính.

Cách xác định giá trị TSCĐ khi tiếp nhận tài sản từ các nguồn khác nhau (tặng, biếu, viện trợ)?

Đối với TSCĐ nhận từ nguồn viện trợ, tặng, biếu, đơn vị hành chính sự nghiệp cần phải xác định giá trị TSCĐ theo giá trị hợp lý tại thời điểm tiếp nhận. Cần ghi nhận giá trị này vào sổ kế toán và theo dõi giá trị hao mòn/khấu hao như các tài sản mua sắm.

Quy trình ghi nhận tài sản cố định vào sổ kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp như thế nào?

Quy trình ghi nhận TSCĐ vào sổ kế toán bao gồm các bước như: tiếp nhận tài sản, xác định giá trị TSCĐ (bao gồm chi phí liên quan đến vận chuyển, lắp đặt, và thử nghiệm), phân loại tài sản, và ghi nhận vào tài khoản phù hợp trong hệ thống kế toán (tài khoản 211 – Tài sản cố định hữu hình, hoặc tài khoản 213 – Tài sản cố định vô hình). Sau đó, tài sản sẽ được theo dõi về tình trạng, giá trị hao mòn/khấu hao qua thời gian.

Kế toán TSCĐ trong đơn vị hành chính sự nghiệp là một phần quan trọng trong công tác quản lý tài chính, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng tài sản công. Kế toán Kiểm toán Thuế ACC hy vọng rằng qua bài viết này, các đơn vị sẽ có được cái nhìn rõ ràng và đầy đủ về cách thức kế toán TSCĐ. Đảm bảo thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị.