Kế toán mua hàng là một vị trí quan trọng trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm quản lý các nghiệp vụ mua hàng, đảm bảo tính chính xác, hợp lý của chi phí mua hàng, góp phần vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Vậy kế toán mua hàng là gì ? Bài viết dưới đây của ACC sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn
1. Kế toán mua hàng là gì ?
Kế toán mua hàng là một bộ phận trong bộ máy kế toán của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về các nghiệp vụ mua hàng, nhằm đảm bảo cho quá trình mua hàng của doanh nghiệp được thực hiện một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời và hiệu quả.
Lập kế hoạch mua hàng
Kế toán mua hàng cần lập kế hoạch mua hàng cho từng kỳ kế toán, nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ nguyên vật liệu, hàng hóa phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Kế hoạch mua hàng cần được lập dựa trên các yếu tố sau:
- Nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, hàng hóa của doanh nghiệp
- Tình hình cung ứng nguyên vật liệu, hàng hóa của thị trường
- Ngân sách mua hàng của doanh nghiệp
Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Kế toán mua hàng cần tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp uy tín, có khả năng cung cấp nguyên vật liệu, hàng hóa chất lượng với giá cả hợp lý. Khi lựa chọn nhà cung cấp, kế toán mua hàng cần căn cứ vào các yếu tố sau:
- Uy tín của nhà cung cấp
- Chất lượng nguyên vật liệu, hàng hóa của nhà cung cấp
- Giá cả của nguyên vật liệu, hàng hóa của nhà cung cấp
- Điều kiện thanh toán của nhà cung cấp
- Thời gian giao hàng của nhà cung cấp
Làm thủ tục mua hàng
Kế toán mua hàng cần làm thủ tục mua hàng theo quy định của doanh nghiệp, bao gồm các công việc sau:
- Lập phiếu đề nghị mua hàng
- Lập hợp đồng mua bán
- Lập phiếu nhập kho
- Lập hóa đơn mua hàng
- Thanh toán tiền hàng
Theo dõi và kiểm soát quá trình mua hàng
Kế toán mua hàng cần theo dõi và kiểm soát quá trình mua hàng, nhằm đảm bảo cho quá trình mua hàng được thực hiện một cách chặt chẽ, đúng quy định. Kế toán mua hàng cần lưu ý các vấn đề sau:
- Sự phù hợp giữa kế hoạch mua hàng và thực tế mua hàng
- Chất lượng của nguyên vật liệu, hàng hóa mua về
- Giá cả của nguyên vật liệu, hàng hóa mua về
- Thời gian giao hàng của nhà cung cấp
Hạch toán các nghiệp vụ mua hàng
Kế toán mua hàng cần hạch toán các nghiệp vụ mua hàng theo đúng quy định của kế toán, nhằm đảm bảo cho các thông tin về mua hàng được phản ánh đầy đủ, chính xác trên sổ sách kế toán.
Lập báo cáo mua hàng
Kế toán mua hàng cần lập báo cáo mua hàng định kỳ, nhằm cung cấp thông tin về mua hàng cho các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp. Báo cáo mua hàng cần bao gồm các nội dung sau:
- Tổng hợp về số lượng, giá trị nguyên vật liệu, hàng hóa mua về
- Tổng hợp về nhà cung cấp
- Tổng hợp về chi phí mua hàng
Kỹ năng cần thiết của kế toán mua hàng
Kế toán mua hàng cần có các kỹ năng sau:
- Kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng đàm phán
- Kỹ năng phân tích
- Kỹ năng giải quyết vấn đề
- Kỹ năng tin học văn phòng
2. Nhiệm vụ của kế toán mua hàng
Nhiệm vụ của kế toán mua hàng là thực hiện các công việc kế toán liên quan đến hoạt động mua hàng của doanh nghiệp, bao gồm:
- Lập kế hoạch mua hàng
Kế toán mua hàng cần phối hợp với các bộ phận khác trong doanh nghiệp để lập kế hoạch mua hàng, đảm bảo đáp ứng nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp.
- Tìm kiếm nguồn cung ứng
Kế toán mua hàng cần tìm kiếm các nhà cung cấp uy tín, có giá cả hợp lý, đáp ứng được các yêu cầu về chất lượng, thời gian giao hàng, thanh toán của doanh nghiệp.
- Lập hợp đồng mua hàng
Kế toán mua hàng cần lập hợp đồng mua hàng theo đúng quy định của pháp luật, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên.
- Theo dõi quá trình mua hàng
Kế toán mua hàng cần theo dõi quá trình mua hàng, đảm bảo hàng hóa, dịch vụ được mua đúng theo hợp đồng, đúng chất lượng, đúng thời gian, đúng số lượng.
- Giao nhận hàng hóa, dịch vụ
Kế toán mua hàng cần phối hợp với bộ phận kho để giao nhận hàng hóa, dịch vụ theo đúng quy định.
- Kiểm tra, đối chiếu chứng từ mua hàng
Kế toán mua hàng cần kiểm tra, đối chiếu chứng từ mua hàng, đảm bảo chứng từ đầy đủ, hợp lệ, chính xác.
- Định khoản kế toán mua hàng
Kế toán mua hàng cần định khoản kế toán mua hàng theo đúng nguyên tắc kế toán và các quy định của pháp luật.
- Lập báo cáo mua hàng
Kế toán mua hàng cần lập báo cáo mua hàng theo định kỳ hoặc đột xuất để cung cấp thông tin cho các cấp quản lý.
Ngoài các nhiệm vụ chính nêu trên, kế toán mua hàng còn có thể thực hiện các nhiệm vụ khác như:
- Quản lý hàng tồn kho
- Theo dõi công nợ nhà cung cấp
- Tham gia đàm phán giá cả, thanh toán với nhà cung cấp
Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, kế toán mua hàng cần có
- Kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm về kế toán
Kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm về kế toán là yếu tố quan trọng để kế toán mua hàng thực hiện tốt các công việc kế toán liên quan đến mua hàng. Kế toán mua hàng cần được đào tạo, bồi dưỡng về kiến thức, kỹ năng kế toán, đồng thời tích lũy kinh nghiệm thực tế thông qua quá trình làm việc.
- Kỹ năng giao tiếp, đàm phán
Kỹ năng giao tiếp, đàm phán là yếu tố quan trọng để kế toán mua hàng có thể phối hợp với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, tìm kiếm nguồn cung ứng uy tín, đàm phán giá cả, thanh toán với nhà cung cấp.
- Kỹ năng quản lý thời gian
Kế toán mua hàng cần có kỹ năng quản lý thời gian tốt để có thể hoàn thành các công việc được giao đúng thời hạn.
- Kỹ năng làm việc nhóm
Kế toán mua hàng cần có kỹ năng làm việc nhóm tốt để có thể phối hợp với các bộ phận khác trong doanh nghiệp.
3. Định khoản nghiệp vụ kế toán mua hàng
Định khoản kế toán mua hàng là việc ghi nhận các nghiệp vụ mua hàng vào sổ sách kế toán. Định khoản kế toán mua hàng được thực hiện theo đúng nguyên tắc, phương pháp kế toán và các quy định của pháp luật về kế toán.
Căn cứ để định khoản kế toán mua hàng
Căn cứ để định khoản kế toán mua hàng bao gồm:
- Hóa đơn mua hàng: Hóa đơn mua hàng là chứng từ quan trọng để ghi nhận nghiệp vụ mua hàng. Hóa đơn mua hàng phải có đầy đủ các thông tin cần thiết, bao gồm: tên, địa chỉ của bên bán và bên mua; số lượng, giá cả, thành tiền của hàng hóa, dịch vụ mua; ngày, tháng, năm mua hàng; chữ ký của người mua và người bán.
- Chứng từ thanh toán: Chứng từ thanh toán là chứng từ thể hiện việc thanh toán tiền mua hàng. Chứng từ thanh toán có thể là phiếu chi, ủy nhiệm chi,…
- Sổ sách kế toán: Sổ sách kế toán là nơi ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Sổ sách kế toán có thể là sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết,…
Các nghiệp vụ kế toán mua hàng
Các nghiệp vụ kế toán mua hàng bao gồm:
Mua hàng trả ngay bằng tiền mặt:
- Nợ TK 153 – Hàng mua
- Có TK 111 – Tiền mặt
Mua hàng trả ngay bằng tiền gửi ngân hàng:
- Nợ TK 153 – Hàng mua
- Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Mua hàng trả chậm, trả góp bằng tiền mặt:
- Nợ TK 153 – Hàng mua
- Có TK 331 – Phải trả người bán
Mua hàng trả chậm, trả góp bằng tiền gửi ngân hàng:
- Nợ TK 153 – Hàng mua
- Có TK 331 – Phải trả người bán
Mua hàng theo phương thức trả chậm, trả góp bằng hình thức tín dụng thương mại:
- Nợ TK 153 – Hàng mua
- Có TK 331 – Phải trả người bán
- Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu vào
Ví dụ về định khoản kế toán mua hàng
Ví dụ, ngày 01/07/2023, Công ty ABC mua hàng hóa của Công ty XYZ với giá trị 100.000.000 đồng, trong đó giá trị hàng hóa là 90.000.000 đồng và thuế GTGT là 10.000.000 đồng. Phương thức thanh toán là trả ngay bằng tiền gửi ngân hàng.
Kế toán Công ty ABC sẽ định khoản như sau:
- Nợ TK 153 – Hàng mua 100.000.000
- Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng 100.000.000
Ngoài ra, kế toán Công ty ABC cần lưu ý các vấn đề sau khi định khoản kế toán mua hàng:
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ kế toán: Các chứng từ kế toán dùng để định khoản kế toán mua hàng phải có đầy đủ các thông tin cần thiết và hợp lệ theo quy định của pháp luật.
- Xác định đúng đối tượng kế toán: Đối tượng kế toán trong nghiệp vụ mua hàng là hàng hóa, dịch vụ mua vào.
- Xác định đúng nội dung kinh tế của nghiệp vụ: Nội dung kinh tế của nghiệp vụ mua hàng là mua vào hàng hóa, dịch vụ.
- Xác định đúng giá trị của nghiệp vụ: Giá trị của nghiệp vụ mua hàng bao gồm giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào và thuế GTGT.
4. Thời điểm mua hàng là khi nào?
Thời điểm mua hàng là thời điểm mà quyền sở hữu và quyền sử dụng hàng hóa được chuyển từ người bán sang người mua. Thời điểm mua hàng có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định trách nhiệm của các bên trong giao dịch mua bán hàng hóa, cũng như trong việc xác định thời điểm tính thuế GTGT, thuế TNDN,…
Theo quy định của pháp luật hiện hành, thời điểm mua hàng được xác định như sau:
- Đối với hàng hóa mua bán theo hợp đồng mua bán hàng hóa có thời hạn giao hàng: Thời điểm mua hàng là thời điểm người mua nhận được hàng hóa theo hợp đồng.
- Đối với hàng hóa mua bán theo hợp đồng mua bán hàng hóa không có thời hạn giao hàng: Thời điểm mua hàng là thời điểm người mua nhận được hàng hóa hoặc thời điểm người bán xác lập quyền sở hữu đối với hàng hóa theo quy định của pháp luật.
- Đối với hàng hóa mua bán theo hình thức trả góp: Thời điểm mua hàng là thời điểm người mua thanh toán toàn bộ tiền mua hàng hoặc thời điểm người mua thanh toán lần đầu tiên theo hợp đồng.
- Trong trường hợp hàng hóa mua bán được vận chuyển đi thì thời điểm mua hàng được xác định là thời điểm người mua nhận được hàng hóa hoặc thời điểm người bán giao hàng cho người vận chuyển.
5. Nghiệp vụ kế toán mua hàng
Nghiệp vụ kế toán mua hàng là các công việc kế toán liên quan đến quá trình mua hàng của doanh nghiệp. Các nghiệp vụ kế toán mua hàng bao gồm:
- Lập phiếu đề nghị mua hàng
- Lập hợp đồng mua bán
- Lập phiếu nhập kho
- Lập hóa đơn mua hàng
- Thanh toán tiền hàng
Lập phiếu đề nghị mua hàng
Phiếu đề nghị mua hàng là chứng từ kế toán dùng để đề nghị mua hàng. Phiếu đề nghị mua hàng được lập bởi bộ phận sử dụng nguyên vật liệu, hàng hóa, nhằm đề nghị bộ phận mua hàng thực hiện mua hàng.
Lập hợp đồng mua bán
Hợp đồng mua bán là văn bản pháp lý giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp, quy định các điều khoản liên quan đến việc mua bán nguyên vật liệu, hàng hóa.
Lập phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho là chứng từ kế toán dùng để ghi nhận số lượng, giá trị nguyên vật liệu, hàng hóa nhập kho. Phiếu nhập kho được lập bởi bộ phận kho, nhằm ghi nhận số lượng, giá trị nguyên vật liệu, hàng hóa được nhà cung cấp giao hàng.
Lập hóa đơn mua hàng
Hóa đơn mua hàng là chứng từ kế toán dùng để ghi nhận số lượng, giá trị nguyên vật liệu, hàng hóa mua ngoài. Hóa đơn mua hàng được lập bởi nhà cung cấp, nhằm ghi nhận số lượng, giá trị nguyên vật liệu, hàng hóa bán ra.
Thanh toán tiền hàng
Thanh toán tiền hàng là việc doanh nghiệp thanh toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp. Phương thức thanh toán tiền hàng có thể được thực hiện bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc ủy nhiệm chi.
Hạch toán các nghiệp vụ mua hàng
Hạch toán các nghiệp vụ mua hàng là quá trình ghi nhận, xử lý và tổng hợp các nghiệp vụ mua hàng theo đúng quy định của kế toán, nhằm đảm bảo cho các thông tin về mua hàng được phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời và đúng quy định.
Các tài khoản kế toán sử dụng trong nghiệp vụ mua hàng
Các tài khoản kế toán sử dụng trong nghiệp vụ mua hàng bao gồm:
- TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
- TK 153 – Công cụ, dụng cụ
- TK 156 – Hàng hóa
- TK 157 – Hàng hóa gửi đi bán
- TK 331 – Phải trả cho người bán
- TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Hạch toán các nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp ghi nhận theo giá gốc
Lập phiếu đề nghị mua hàng
Không có nghiệp vụ kế toán phát sinh
Lập hợp đồng mua bán
Không có nghiệp vụ kế toán phát sinh
Lập phiếu nhập kho
- Tài khoản sử dụng:
Nợ TK 152, 153, 156, 157
Có TK 111, 112, 331
- Số liệu ghi sổ:
Số tiền mua hàng chưa có thuế GTGT
Lập hóa đơn mua hàng
- Tài khoản sử dụng:
Nợ TK 152, 153, 156, 157
Có TK 133, 331
- Số liệu ghi sổ:
Số tiền mua hàng đã có thuế GTGT
Thanh toán tiền hàng
- Tài khoản sử dụng:
Có TK 111, 112
Nợ TK 331
- Số liệu ghi sổ:
Số tiền thanh toán cho nhà cung cấp
Trên đây là một số thông tin về Kế toán mua hàng là gì?. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
