Đặc điểm và vai trò của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

Kế toán bán hàng là vị trí kế toán đảm nhận toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến quản lý hóa đơn bán hàng, bao gồm: ghi nhận hóa đơn bán hàng, ghi chép sổ chi tiết doanh thu, thuế giá trị gia tăng, lập các báo cáo bán hàng và những báo cáo liên quan khác theo yêu cầu của doanh nghiệp. Vậy kế toán bán hàng là gì? Đặc điểm, vai trò trong doanh nghiệp như thế nào hãy để bài viết này của ACC giúp bạn hiểu rõ hơn

1. Kế toán bán hàng là gì? 

Kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin và số liệu bán hàng cho ban lãnh đạo doanh nghiệp, giúp họ nắm được tình hình doanh số, tài chính, từ đó đề ra những chiến lược kinh doanh hiệu quả trong tương lai.

Công việc của kế toán bán hàng bao gồm các nội dung chính sau:

• Xuất hóa đơn bán hàng: Kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan đến bán hàng như bảng báo giá, đơn đặt hàng của khách hàng, hợp đồng bán hàng, phiếu xuất kho hàng hóa… Lập hóa đơn bán hàng theo đúng quy định của pháp luật. Kiểm tra, đối chiếu hóa đơn bán hàng với các chứng từ liên quan để đảm bảo tính chính xác, hợp lệ.
• Ghi nhận doanh thu bán hàng: Ghi nhận doanh thu bán hàng theo từng loại hàng hóa, dịch vụ. Tính thuế giá trị gia tăng (VAT) theo quy định của pháp luật.
• Quản lý công nợ phải thu: Theo dõi công nợ phải thu của khách hàng. Kiểm tra, đối chiếu công nợ phải thu với các chứng từ liên quan. Thực hiện các nghiệp vụ thu hồi công nợ phải thu.
• Lập báo cáo bán hàng: Lập báo cáo doanh thu bán hàng theo từng loại hàng hóa, dịch vụ. Lập báo cáo công nợ phải thu. Lập các báo cáo bán hàng khác theo yêu cầu của cấp trên.

Kế toán bán hàng cần có các yêu cầu sau:

• Trình độ học vấn: Tốt nghiệp trung cấp, cao đẳng, đại học chuyên ngành kế toán, tài chính, kinh tế.
• Kiến thức chuyên môn: Có kiến thức vững chắc về các nghiệp vụ kế toán, đặc biệt là các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng.
• Kỹ năng tin học: Thành thạo các phần mềm kế toán, tin học văn phòng.
• Kỹ năng giao tiếp: Có khả năng giao tiếp tốt với khách hàng, đối tác.
• Kỹ năng làm việc độc lập và làm việc nhóm: Có khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm hiệu quả.

Kế toán bán hàng là một vị trí có tiềm năng phát triển cao. Với sự phát triển của nền kinh tế, nhu cầu tuyển dụng kế toán bán hàng ngày càng tăng cao. Ngoài ra, kế toán bán hàng cũng có cơ hội thăng tiến lên các vị trí kế toán trưởng, giám đốc tài chính trong doanh nghiệp.

2. Vai trò của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

Kế toán bán hàng là vị trí kế toán đảm nhận các tác nghiệp liên quan đến quản lý hóa đơn, chứng từ bán hàng, bao gồm: ghi nhận hóa đơn bán hàng, ghi chép sổ chi tiết doanh thu, thuế giá trị gia tăng, lập các báo cáo bán hàng và những báo cáo liên quan khác theo yêu cầu của doanh nghiệp.

Kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, cụ thể như sau:

Quản lý, ghi chép các nghiệp vụ bán hàng: Kế toán bán hàng có trách nhiệm ghi chép, tổng hợp các nghiệp vụ bán hàng phát sinh trong doanh nghiệp, bao gồm:

• Ghi nhận hóa đơn bán hàng
• Ghi nhận doanh thu bán hàng
• Ghi nhận giá vốn hàng bán
• Ghi nhận các khoản chiết khấu, giảm giá bán hàng
• Ghi nhận các khoản thuế liên quan đến bán hàng

Các thông tin này được sử dụng để tính toán doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán, lợi nhuận gộp từ bán hàng,… Đây là những thông tin quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Lập báo cáo bán hàng: Kế toán bán hàng có trách nhiệm lập các báo cáo bán hàng theo yêu cầu của doanh nghiệp, bao gồm:

• Báo cáo doanh thu bán hàng
• Báo cáo chi phí bán hàng
• Báo cáo lợi nhuận gộp từ bán hàng
• Báo cáo doanh số bán hàng theo từng mặt hàng, nhóm mặt hàng, theo nhân viên, cửa hàng,…
• Báo cáo doanh số bán hàng theo từng khách hàng, nhóm khách hàng

Các báo cáo bán hàng cung cấp thông tin về tình hình bán hàng của doanh nghiệp cho các nhà quản lý. Thông tin này được sử dụng để đánh giá hiệu quả hoạt động bán hàng, đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.

Kiểm soát hoạt động bán hàng: Kế toán bán hàng có trách nhiệm kiểm soát hoạt động bán hàng của doanh nghiệp, bao gồm:

• Kiểm tra tính hợp lệ của các nghiệp vụ bán hàng
• Kiểm tra doanh số bán hàng theo từng mặt hàng, nhóm mặt hàng, theo nhân viên, cửa hàng,…
• Kiểm tra doanh số bán hàng theo từng khách hàng, nhóm khách hàng

Các thông tin kiểm soát hoạt động bán hàng giúp doanh nghiệp phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót, rủi ro trong hoạt động bán hàng.

3. Đặc điểm của kế toán bán hàng

Đặc điểm của kế toán bán hàng bao gồm:

• Hoạt động kế toán bán hàng gắn liền với hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Hoạt động bán hàng là một trong những hoạt động quan trọng nhất của doanh nghiệp, có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, kế toán bán hàng phải gắn liền với hoạt động bán hàng để đảm bảo tính chính xác, kịp thời và đầy đủ của thông tin.
• Hoạt động kế toán bán hàng chịu sự chi phối của các quy định pháp luật về kế toán, thuế. Kế toán bán hàng phải tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, thuế để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của thông tin.
• Hoạt động kế toán bán hàng phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời và trung thực. Thông tin kế toán bán hàng là cơ sở để các nhà quản lý đưa ra các quyết định kinh doanh, do đó, thông tin này phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời và trung thực.

4. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng là vị trí kế toán đảm nhận toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến quản lý hóa đơn, chứng từ bán hàng, bao gồm việc ghi nhận hóa đơn bán hàng, thuế VAT, ghi chép sổ doanh thu, lập báo cáo về hoạt động bán hàng và các báo cáo khác theo yêu cầu của cấp trên.

Nhiệm vụ của kế toán bán hàng bao gồm:

Quản lý hóa đơn, chứng từ bán hàng

Kế toán bán hàng có nhiệm vụ tiếp nhận, kiểm tra, nhập liệu, lưu trữ hóa đơn, chứng từ bán hàng. Hóa đơn, chứng từ bán hàng là căn cứ để kế toán ghi nhận doanh thu, tính thuế và lập báo cáo tài chính. Do đó, kế toán bán hàng cần thực hiện các công việc sau:

• Tiếp nhận hóa đơn, chứng từ bán hàng từ bộ phận bán hàng
• Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ bán hàng
• Nhập liệu hóa đơn, chứng từ bán hàng vào hệ thống
• Lưu trữ hóa đơn, chứng từ bán hàng theo quy định

Ghi nhận doanh thu bán hàng

Kế toán bán hàng có nhiệm vụ ghi nhận doanh thu bán hàng theo đúng quy định của pháp luật. Doanh thu bán hàng là một trong những chỉ tiêu quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, kế toán bán hàng cần thực hiện các công việc sau:

• Xác định thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng
• Tính toán doanh thu bán hàng
• Ghi nhận doanh thu bán hàng vào sổ sách kế toán

Tính thuế bán hàng

Kế toán bán hàng có nhiệm vụ tính thuế bán hàng theo đúng quy định của pháp luật. Thuế bán hàng là một loại thuế giá trị gia tăng mà doanh nghiệp phải nộp cho Nhà nước khi bán hàng hóa, dịch vụ. Do đó, kế toán bán hàng cần thực hiện các công việc sau:

• Xác định đối tượng chịu thuế bán hàng
• Xác định thuế suất thuế bán hàng
• Tính toán thuế bán hàng phải nộp

Lập báo cáo bán hàng

Kế toán bán hàng có nhiệm vụ lập báo cáo bán hàng theo đúng quy định của pháp luật. Báo cáo bán hàng là căn cứ để doanh nghiệp quản lý hoạt động bán hàng, đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh và cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng. Do đó, kế toán bán hàng cần thực hiện các công việc sau:

• Thu thập dữ liệu từ các nguồn khác nhau
• Xử lý dữ liệu
• Lập báo cáo bán hàng

Kiểm soát công nợ bán hàng

Kế toán bán hàng có nhiệm vụ kiểm soát công nợ bán hàng để đảm bảo doanh nghiệp thu hồi được công nợ đúng hạn. Công nợ bán hàng là khoản tiền mà khách hàng chưa thanh toán cho doanh nghiệp sau khi mua hàng hóa, dịch vụ. Do đó, kế toán bán hàng cần thực hiện các công việc sau:

• Theo dõi tình hình công nợ bán hàng
• Kiểm tra tính chính xác của công nợ bán hàng
• Thu hồi công nợ bán hàng

Ngoài các nhiệm vụ chính nêu trên, kế toán bán hàng có thể thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên.

Để thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình, kế toán bán hàng cần có kiến thức chuyên môn về kế toán, thuế, nghiệp vụ bán hàng và kỹ năng tin học văn phòng.

Kiến thức chuyên môn

• Kế toán căn bản
• Thuế
• Nghiệp vụ bán hàng

Kỹ năng tin học văn phòng

• Word
• Excel
• Powerpoint

Kỹ năng mềm

• Kỹ năng giao tiếp
• Kỹ năng giải quyết vấn đề
• Kỹ năng làm việc nhóm

Cơ hội nghề nghiệp

Kế toán bán hàng là một vị trí quan trọng trong doanh nghiệp. Với kiến thức và kỹ năng chuyên môn, kế toán bán hàng có cơ hội thăng tiến lên các vị trí cao hơn như kế toán trưởng, giám đốc tài chính.

5. Quyền hạn của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

Quyền hạn của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp được quy định trong hợp đồng lao động, quy chế nội bộ doanh nghiệp và các văn bản pháp luật liên quan.

Cụ thể, kế toán bán hàng có các quyền hạn sau:

Quyền tiếp cận thông tin: Kế toán bán hàng có quyền tiếp cận các thông tin liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp, bao gồm:

• Thông tin về giá cả, số lượng hàng hóa
• Thông tin về khách hàng, đối tác
• Thông tin về hóa đơn, chứng từ
• Thông tin về công nợ bán hàng

Quyền yêu cầu cung cấp thông tin: Kế toán bán hàng có quyền yêu cầu các bộ phận liên quan cung cấp thông tin cần thiết cho việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán bán hàng.

Quyền đề xuất các giải pháp: Kế toán bán hàng có quyền đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện công tác kế toán bán hàng của doanh nghiệp.

Quyền tham gia các cuộc họp: Kế toán bán hàng có quyền tham gia các cuộc họp liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp.

Ngoài ra, kế toán bán hàng cũng có thể được giao thêm các quyền hạn khác theo quy định của doanh nghiệp.

Ví dụ, kế toán bán hàng có thể được giao quyền:

• Quyền ký duyệt hóa đơn bán hàng
• Quyền xử lý các vấn đề liên quan đến hóa đơn, chứng từ
• Quyền tham gia đàm phán với khách hàng
• Kế toán bán hàng cần sử dụng các quyền hạn của mình một cách hợp lý, đúng pháp luật để đảm bảo thực hiện tốt các công việc được giao và góp phần vào sự phát triển của doanh nghiệp.

6. Quy trình kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

Quy trình kế toán bán hàng trong doanh nghiệp được thực hiện qua các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Nhận đơn đặt hàng/hợp đồng

Kế toán bán hàng tiếp nhận đơn đặt hàng/hợp đồng từ nhân viên bán hàng hoặc từ phòng kinh doanh của doanh nghiệp.

Bước 2: Kiểm tra tồn kho

Trên cơ sở đơn đặt hàng, kế toán bán hàng kiểm tra lượng tồn kho của hàng hóa tại doanh nghiệp. Nếu hàng hóa đủ để đáp ứng đơn đặt hàng, kế toán bán hàng sẽ tiến hành các bước tiếp theo. Nếu hàng hóa không đủ, kế toán bán hàng sẽ liên hệ với phòng kinh doanh để điều chỉnh đơn đặt hàng.

Bước 3: Lập hóa đơn bán hàng

Kế toán bán hàng lập hóa đơn bán hàng theo đúng quy định của pháp luật. Hóa đơn bán hàng là chứng từ quan trọng trong kế toán bán hàng, thể hiện việc bán hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp cho khách hàng.

Bước 4: Xuất kho hàng hóa

Kế toán bán hàng lập phiếu xuất kho để xuất kho hàng hóa cho khách hàng.

Bước 5: Giao hàng hóa cho khách hàng

Nhân viên bán hàng giao hàng hóa cho khách hàng.

Bước 7: Nhận tiền bán hàng

Kế toán bán hàng nhận tiền bán hàng từ khách hàng.

Bước 8: Hạch toán doanh thu bán hàng

Kế toán bán hàng hạch toán doanh thu bán hàng vào sổ kế toán.

Bước 9: Theo dõi công nợ khách hàng

Kế toán bán hàng theo dõi công nợ khách hàng và thực hiện thu hồi công nợ theo đúng thời hạn.

Bước 10: Lập báo cáo bán hàng

Kế toán bán hàng lập báo cáo bán hàng theo định kỳ để cung cấp thông tin về tình hình bán hàng cho các nhà quản lý.

Các bước trong quy trình kế toán bán hàng có thể thay đổi tùy theo quy mô và đặc thù hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, các bước cơ bản trên là cần thiết để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin kế toán bán hàng.

7. Kiến thức cần có của một kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng là một bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm ghi nhận và theo dõi các nghiệp vụ bán hàng, từ đó cung cấp thông tin cho các bộ phận khác trong doanh nghiệp để đưa ra các quyết định kinh doanh. Để làm tốt công việc của mình, kế toán bán hàng cần nắm vững các kiến thức chuyên môn và kỹ năng cần thiết.

Kiến thức chuyên môn

Các kiến thức chuyên môn cần có của một kế toán bán hàng bao gồm:

• Kiến thức về kế toán nói chung: Bao gồm các nguyên tắc kế toán, phương pháp kế toán, các nghiệp vụ kế toán cơ bản,…
• Kiến thức về kế toán bán hàng: Bao gồm các quy tắc ghi nhận doanh thu bán hàng, các loại chứng từ liên quan đến kế toán bán hàng, các báo cáo liên quan đến kế toán bán hàng,…
• Kiến thức về thuế: Bao gồm các quy định về thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp,…

Kỹ năng cần thiết

Ngoài kiến thức chuyên môn, kế toán bán hàng cũng cần có các kỹ năng cần thiết sau:

• Kỹ năng sử dụng phần mềm kế toán: Hiện nay, phần mềm kế toán được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp. Do đó, kế toán bán hàng cần có kỹ năng sử dụng thành thạo phần mềm kế toán để phục vụ cho công việc của mình.
• Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề: Trong quá trình làm việc, kế toán bán hàng có thể gặp phải các vấn đề phát sinh. Do đó, cần có kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề để xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.
• Kỹ năng giao tiếp: Kế toán bán hàng cần có kỹ năng giao tiếp tốt để trao đổi thông tin với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, cũng như với khách hàng.
• Tính tỉ mỉ và chính xác: Kế toán bán hàng cần có tính tỉ mỉ và chính xác trong công việc để đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán.
• Kỹ năng quản lý thời gian: Kế toán bán hàng thường phải xử lý khối lượng công việc lớn trong thời gian ngắn. Do đó, cần có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả để hoàn thành công việc đúng thời hạn.

8. Kỹ năng cần thiết của nhân viên kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng là vị trí quan trọng trong bộ máy kế toán của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm ghi chép, tổng hợp và phân tích các nghiệp vụ bán hàng, từ đó cung cấp thông tin cho các cấp quản lý để đưa ra quyết định kinh doanh. Do đó, kế toán bán hàng cần có những kỹ năng cần thiết sau:

• Kỹ năng chuyên môn

Kỹ năng chuyên môn là yếu tố quan trọng nhất đối với một nhân viên kế toán bán hàng. Kỹ năng này bao gồm kiến thức về kế toán, tài chính, thuế, cũng như các quy định pháp luật liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

• Kỹ năng tin học văn phòng

Kỹ năng tin học văn phòng, đặc biệt là Excel, là một kỹ năng cần thiết đối với nhân viên kế toán bán hàng. Kỹ năng này giúp kế toán bán hàng thực hiện các công việc như nhập liệu, tính toán, lập báo cáo một cách nhanh chóng và chính xác.

• Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng cần thiết đối với mọi ngành nghề, kể cả kế toán bán hàng. Kỹ năng này giúp kế toán bán hàng có thể trao đổi, làm việc hiệu quả với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, cũng như với khách hàng.

• Kỹ năng làm việc nhóm

Kế toán bán hàng thường phải làm việc với nhiều bộ phận khác trong doanh nghiệp, do đó kỹ năng làm việc nhóm là rất quan trọng. Kỹ năng này giúp kế toán bán hàng có thể phối hợp hiệu quả với các bộ phận khác để hoàn thành công việc chung.

• Kỹ năng giải quyết vấn đề

Kế toán bán hàng thường xuyên phải đối mặt với các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc. Do đó, kỹ năng giải quyết vấn đề là một kỹ năng cần thiết giúp kế toán bán hàng có thể xử lý các vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.

• Kỹ năng chịu áp lực

Công việc của kế toán bán hàng thường khá áp lực, do đó kỹ năng chịu áp lực là một kỹ năng cần thiết giúp kế toán bán hàng có thể giữ vững tinh thần và hoàn thành tốt công việc.

Ngoài các kỹ năng trên, kế toán bán hàng cũng cần có các kỹ năng khác như:

• Kỹ năng tự học hỏi
• Kỹ năng quản lý thời gian
• Kỹ năng ngoại ngữ

Việc trau dồi các kỹ năng cần thiết sẽ giúp nhân viên kế toán bán hàng có thể làm việc hiệu quả và phát triển trong nghề nghiệp.

Trên đây là một số thông tin về Kế toán bán hàng là gì? Đặc điểm, vai trò trong doanh nghiệp. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn