Hóa đơn xuất khẩu là loại hóa đơn được lập khi doanh nghiệp thực hiện hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài, xuất vào khu thuế quan. Vậy Hóa đơn xuất khẩu là gì ? Phân loại hóa đơn xuất khẩu hiện nay như thế nào ? Hãy để bài viết này của ACC giúp bạn hiểu rõ hơn
1. Hóa đơn xuất khẩu là gì?
Hóa đơn xuất khẩu là một loại hóa đơn thương mại được sử dụng để chứng minh việc giao hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ từ Việt Nam sang một quốc gia khác. Hóa đơn xuất khẩu phải đáp ứng các quy định của pháp luật Việt Nam và pháp luật của quốc gia nhập khẩu.
2. Hướng dẫn viết hóa đơn xuất khẩu
Hóa đơn xuất khẩu là chứng từ kế toán do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài. Hóa đơn xuất khẩu được sử dụng để làm căn cứ để kê khai thuế, thanh toán tiền hàng, và là chứng từ quan trọng trong giao dịch xuất khẩu.
Thông tin trên hóa đơn xuất khẩu
Hóa đơn xuất khẩu phải có đầy đủ các thông tin sau:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.
- Số, ngày lập hóa đơn.
- Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ.
- Thuế suất, số tiền thuế.
- Tổng giá thanh toán.
- Chữ ký của người bán, người mua.
Các quy định về viết hóa đơn xuất khẩu
Hóa đơn xuất khẩu được lập theo mẫu do Bộ Tài chính quy định. Hóa đơn xuất khẩu phải được lập bằng tiếng Việt, có thể kèm theo tiếng nước ngoài. Hóa đơn xuất khẩu phải được lập thành 3 liên, trong đó:
- Liên 1: Giao cho người mua hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu.
- Liên 2: Lưu giữ tại doanh nghiệp xuất khẩu.
- Liên 3: Gửi cho cơ quan Hải quan.
Hướng dẫn viết hóa đơn xuất khẩu
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua phải được ghi đầy đủ, chính xác theo giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Số, ngày lập hóa đơn: Số hóa đơn được tự động tạo bởi phần mềm kế toán. Ngày lập hóa đơn là ngày giao hàng hóa, dịch vụ cho người mua.
Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ
Tên hàng hóa, dịch vụ phải được ghi đầy đủ, chính xác theo tên hàng hóa, dịch vụ trong hợp đồng mua bán. Đơn vị tính, số lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ phải được ghi rõ ràng, thống nhất với hợp đồng mua bán.
Thuế suất, số tiền thuế: Thuế suất và số tiền thuế phải được ghi rõ ràng, thống nhất với quy định của pháp luật về thuế.
Tổng giá thanh toán: Tổng giá thanh toán là tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra cộng với thuế.
Chữ ký của người bán, người mua: Chữ ký của người bán, người mua phải được ký bằng tay.
Lưu ý khi viết hóa đơn xuất khẩu
- Hóa đơn xuất khẩu phải được lập đúng thời hạn, không được lập sau ngày giao hàng hóa, dịch vụ.
- Hóa đơn xuất khẩu phải được lập theo đúng mẫu do Bộ Tài chính quy định.
- Hóa đơn xuất khẩu phải được ký bởi người có thẩm quyền của người bán.
3. Các loại hóa đơn xuất khẩu
Theo quy định của pháp luật Việt Nam, có hai loại hóa đơn xuất khẩu, bao gồm:
- Hóa đơn thương mại (commercial invoice): Là hóa đơn do người bán hàng lập, dùng để làm căn cứ thanh toán giữa bên bán và bên mua. Hóa đơn thương mại phải được lập theo quy định của pháp luật nước xuất khẩu và phải được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền.
- Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT invoice): Là hóa đơn do người bán hàng lập, dùng để kê khai tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) khi xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài. Hóa đơn GTGT xuất khẩu phải được lập theo quy định của pháp luật Việt Nam và phải được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền.
Hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại là một loại chứng từ quan trọng trong hoạt động xuất khẩu, có vai trò sau:
- Là căn cứ để bên mua và bên bán xác định giá cả, số lượng, chủng loại hàng hóa, dịch vụ mua bán.
- Là căn cứ để bên mua và bên bán thanh toán tiền hàng.
- Là căn cứ để bên bán kê khai tính thuế GTGT khi xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ.
Hóa đơn thương mại phải được lập theo các quy định sau:
- Tên, địa chỉ của người bán hàng và người mua hàng.
- Số lượng và chủng loại hàng hóa, dịch vụ.
- Đơn giá, thành tiền của hàng hóa, dịch vụ.
- Tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ.
- Điều kiện thanh toán.
- Phương thức vận tải.
- Ngày tháng lập hóa đơn.
- Chữ ký của người bán hàng và người mua hàng.
Hóa đơn giá trị gia tăng
Hóa đơn GTGT xuất khẩu là một loại hóa đơn sử dụng trong hoạt động xuất khẩu, có vai trò sau:
- Là căn cứ để bên bán kê khai tính thuế GTGT khi xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ.
- Là căn cứ để cơ quan thuế kiểm tra, giám sát việc kê khai, nộp thuế GTGT của người nộp thuế.
Hóa đơn GTGT xuất khẩu phải được lập theo các quy định sau:
- Tên, địa chỉ của người bán hàng và người mua hàng.
- Số lượng và chủng loại hàng hóa, dịch vụ.
- Đơn giá, thành tiền của hàng hóa, dịch vụ.
- Tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ.
- Thuế suất GTGT.
- Số tiền thuế GTGT.
- Ngày tháng lập hóa đơn.
- Chữ ký của người bán hàng và người mua hàng.
Ngoài ra, doanh nghiệp xuất khẩu còn có thể sử dụng các loại hóa đơn khác, như:
- Hóa đơn bán hàng (sales invoice): Là hóa đơn do người bán hàng lập, dùng để làm căn cứ thanh toán giữa bên bán và bên mua trong trường hợp hàng hóa, dịch vụ được bán trong nước.
- Hóa đơn điều chỉnh (corrective invoice): Là hóa đơn do người bán hàng lập để điều chỉnh cho hóa đơn đã lập trước đó.
- Hóa đơn hủy (cancellation invoice): Là hóa đơn do người bán hàng lập để hủy cho hóa đơn đã lập trước đó.
4. Thời điểm phát hành hóa đơn xuất khẩu theo NĐ 123/2020/NĐ-CP
Theo quy định tại Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ, thời điểm phát hành hóa đơn đối với hàng hóa xuất khẩu là thời điểm sau khi người khai hải quan hoàn thành thủ tục hải quan xuất khẩu.
Như vậy, doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa phải phát hành hóa đơn sau khi đã hoàn thành thủ tục hải quan xuất khẩu. Thời điểm hoàn thành thủ tục hải quan xuất khẩu được xác định theo thông báo của cơ quan hải quan về việc thông quan hàng hóa xuất khẩu.
Cụ thể, thời điểm phát hành hóa đơn đối với hàng hóa xuất khẩu được quy định như sau:
- Đối với trường hợp hàng hóa xuất khẩu qua cửa khẩu quốc tế, thời điểm phát hành hóa đơn là thời điểm cơ quan hải quan xác nhận thông quan trên tờ khai hải quan điện tử.
- Đối với trường hợp hàng hóa xuất khẩu qua khu phi thuế quan, thời điểm phát hành hóa đơn là thời điểm cơ quan hải quan xác nhận thông quan trên tờ khai hải quan điện tử hoặc trên giấy thông báo kết quả kiểm tra thực tế hàng hóa xuất khẩu.
- Đối với trường hợp hàng hóa xuất khẩu ủy thác, thời điểm phát hành hóa đơn là thời điểm cơ quan hải quan xác nhận thông quan trên tờ khai hải quan điện tử của bên ủy thác xuất khẩu.
5. Lý do doanh nghiệp phải dùng hóa đơn điện tử khi xuất khẩu hàng hóa
Theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, kể từ ngày 01/07/2022, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân có phát sinh hoạt động xuất khẩu hàng hóa đều phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Có thể kể đến một số lý do chính khiến doanh nghiệp phải dùng hóa đơn điện tử khi xuất khẩu hàng hóa như sau:
- Đảm bảo tính pháp lý của hoạt động xuất khẩu
Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy, được sử dụng để giao dịch với khách hàng nước ngoài. Việc sử dụng hóa đơn điện tử khi xuất khẩu hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý của hoạt động xuất khẩu, tránh các rủi ro pháp lý có thể xảy ra.
- Tăng cường quản lý thuế
Hóa đơn điện tử được lưu trữ và quản lý tập trung trên hệ thống của cơ quan thuế. Điều này giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp, ngăn chặn gian lận thuế.
- Tăng cường tính minh bạch trong hoạt động xuất khẩu
Hóa đơn điện tử được lập và gửi trực tiếp đến khách hàng qua mạng Internet. Điều này giúp doanh nghiệp và khách hàng dễ dàng theo dõi, kiểm soát thông tin trên hóa đơn, góp phần tăng cường tính minh bạch trong hoạt động xuất khẩu.
- Tiết kiệm chi phí và thời gian
Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng lập và gửi hóa đơn điện tử ngay lập tức sau khi hoàn thành giao dịch, giúp tiết kiệm thời gian.
6. Quy định về hóa đơn trong bộ hồ sơ hải quan đối với hàng xuất khẩu
Theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC, sửa đổi bởi khoản 5 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC, hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán là một trong những chứng từ thuộc hồ sơ hải quan đối với hàng xuất khẩu.
Điều kiện của hóa đơn thương mại đối với hàng xuất khẩu
Hóa đơn thương mại đối với hàng xuất khẩu phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Doanh nghiệp xuất khẩu phải là người mua hoặc người nhập khẩu theo hóa đơn.
- Hóa đơn phải được lập theo đúng quy định của pháp luật về hóa đơn.
- Hóa đơn phải ghi đầy đủ các thông tin sau:
- Tên, địa chỉ của người bán, người mua hàng hóa.
- Tên hàng hóa, số lượng, đơn vị tính, giá trị hàng hóa.
- Tổng giá trị hàng hóa, thuế suất và số tiền thuế phải nộp (nếu có).
- Ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
Hồ sơ chứng từ thay thế hóa đơn đối với hàng xuất khẩu
Trường hợp người bán hàng hóa không xuất hóa đơn thương mại, người xuất khẩu có thể sử dụng một trong các chứng từ sau thay thế:
- Chứng từ vận tải
- Chứng từ vận chuyển
- Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa
- Chứng từ chứng nhận chất lượng hàng hóa
- Chứng từ khác có giá trị tương đương
Chứng từ thay thế hóa đơn phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Chứng từ phải được lập theo đúng quy định của pháp luật.
- Chứng từ phải ghi đầy đủ các thông tin sau:
- Tên, địa chỉ của người bán, người mua hàng hóa.
- Tên hàng hóa, số lượng, đơn vị tính, giá trị hàng hóa.
- Tổng giá trị hàng hóa, thuế suất và số tiền thuế phải nộp (nếu có).
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ.
Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
HÃY ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN