Thuật ngữ “hình thức kế toán máy” đã trở nên quen thuộc với những người làm kế toán trong những năm gần đây. Tuy nhiên, không phải tất cả các chuyên gia kế toán đều hiểu rõ về định nghĩa và ưu nhược điểm của hình thức ghi sổ kế toán trên máy vi tính so với kế toán thủ công. Trong bài viết dưới đây, Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc này.
1. Đặc trưng cơ bản của hình thức ghi sổ kế toán trên máy vi tính
Hình thức ghi sổ kế toán trên máy vi tính là phương pháp sử dụng phần mềm kế toán để thực hiện toàn bộ quá trình ghi chép, xử lý và lưu trữ thông tin kế toán. Khác với các hình thức ghi sổ thủ công, hình thức này mang lại nhiều ưu điểm nổi bật, đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác kế toán trong doanh nghiệp. Một số đặc trưng cơ bản như sau:
– Ghi sổ kế toán tự động thông qua phần mềm
Toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi nhận và xử lý trực tiếp trên phần mềm kế toán.
Các bút toán hạch toán được phần mềm tự động phân loại, tổng hợp vào các sổ kế toán tổng hợp và sổ chi tiết theo yêu cầu quản lý.
– Đảm bảo tính chính xác và nhất quán cao
Dữ liệu được nhập một lần và phần mềm tự động cập nhật vào các sổ liên quan, đảm bảo tính nhất quán và giảm thiểu sai sót trong ghi chép.
Hệ thống phần mềm thường đi kèm các chức năng kiểm tra, cảnh báo giúp kế – – –
– Khả năng tổng hợp, phân tích nhanh chóng
Cho phép tổng hợp, xử lý và lập các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị một cách nhanh chóng, chính xác.
Hỗ trợ phân tích dữ liệu, so sánh, đối chiếu thông tin tài chính dễ dàng theo nhiều tiêu chí.
– Tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất công việc
Việc sử dụng máy vi tính giúp rút ngắn thời gian ghi sổ, tổng hợp và lập báo cáo.
Giảm thiểu công việc ghi chép thủ công, từ đó tăng hiệu quả và năng suất làm việc cho bộ phận kế toán.
– Dễ dàng lưu trữ và tìm kiếm thông tin
Dữ liệu kế toán được lưu trữ tập trung, khoa học, dễ dàng tra cứu khi cần.
Hỗ trợ sao lưu và bảo mật dữ liệu tốt hơn so với ghi sổ thủ công.
– Linh hoạt trong việc sửa đổi, điều chỉnh số liệu
Cho phép sửa chữa, điều chỉnh bút toán nhanh chóng trong trường hợp phát hiện sai sót, đồng thời phần mềm có thể tự động cập nhật số liệu liên quan mà không cần phải ghi lại từ đầu.
2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức ghi sổ kế toán trên máy vi tính
Hàng ngày, bằng cách sử dụng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, kế toán thực hiện kiểm tra và sử dụng chúng làm căn cứ để ghi sổ. Dựa trên các thông tin này, tài khoản Nợ và tài khoản Có được xác định để nhập liệu vào máy vi tính thông qua các bảng và biểu được tích hợp sẵn trong phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các dữ liệu tự động được nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký – Sổ Cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Ở cuối mỗi kỳ, thường là cuối tháng hoặc tùy thuộc vào thời điểm cần thiết, kế toán thực hiện thao tác khoá sổ (cộng sổ) và tạo báo cáo tài chính. Sự đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và chi tiết được thực hiện tự động, đảm bảo sự chính xác và trung thực của thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra và so sánh số liệu giữa sổ kế toán và báo cáo tài chính sau khi in ra giấy.
Sau đó, thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng hoặc cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
>>> Tham khảo Các mẫu sổ kế toán hành chính sự nghiệp chi tiết
3. Biểu mẫu sổ sách theo hình thức ghi sổ kế toán trên máy vi tính
Biểu mẫu sổ sách kế toán áp dụng theo hình thức ghi sổ trên máy vi tính không nhất thiết phải giống hoàn toàn với các mẫu sổ kế toán ghi tay theo quy định. Các biểu mẫu sổ sách được thiết kế trên phần mềm kế toán thường linh hoạt về số lượng, nội dung cột thông tin để phù hợp với từng loại nghiệp vụ và yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp.
Cụ thể:
- Biểu mẫu có thể bổ sung thêm các cột thông tin trung gian, các chỉ tiêu tính toán, nhằm hỗ trợ cho việc tự động hóa tính toán, tổng hợp số liệu và lập báo cáo tài chính.
- Các cột thông tin trên sổ kế toán có thể khác với sổ tay nhằm đáp ứng mục đích quản lý nội bộ, theo dõi chi tiết theo từng đối tượng, hợp đồng, đơn hàng, hoặc các chỉ tiêu đặc thù của doanh nghiệp.
- Ngày ghi sổ kế toán và ngày trên chứng từ kế toán thường là cùng một ngày, do kế toán viên nhập liệu ngay khi nghiệp vụ phát sinh trên phần mềm.
Việc sử dụng phần mềm kế toán giúp đơn giản hóa quy trình lập sổ, tăng tính chính xác và kịp thời của thông tin tài chính, đồng thời dễ dàng tổng hợp, truy xuất báo cáo khi cần thiết.
>>> Xem thêm Mẫu file excel sổ sách kế toán theo thông tư 133
4. Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc phải tuân theo trình tự ghi sổ kế toán theo luật khi ghi trên máy tính?
Có. Dù ghi sổ bằng máy vi tính, doanh nghiệp vẫn phải tuân theo các nguyên tắc và trình tự ghi sổ kế toán theo quy định.
Có phải các phần mềm kế toán đều hỗ trợ lập chứng từ và ghi sổ tự động?
Có. Hầu hết các phần mềm kế toán hiện nay đều tích hợp chức năng lập chứng từ và ghi sổ tự động từ chứng từ.
Có phải ghi sổ kế toán trên máy vi tính giúp giảm sai sót trong tính toán?
Có. Phần mềm kế toán tự động xử lý số liệu giúp hạn chế sai sót do con người khi tính toán.
Trên đây Kế toán Kiểm toán Thuế ACC đã cung cấp cho bạn kiến thức về Trình tự hình thức ghi sổ kế toán trên máy vi tính theo hướng dẫn cụ thể. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.
HÃY ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN