Hạch toán phí xăng dầu là một yếu tố quan trọng trong quản lý chi phí của doanh nghiệp. Việc thực hiện đúng quy trình hạch toán không chỉ đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính mà còn giúp tối ưu hóa nguồn lực. Bài viết này, Kế toán kiểm toán ACC sẽ hướng dẫn bạn cách hạch toán phí xăng dầu hiệu quả. Hãy cùng khám phá những lưu ý cần thiết trong quy trình này!
1. Khái quát về chi phí xăng dầu
Chi phí xăng dầu đại diện cho số tiền cần thiết để mua các loại nhiên liệu như xăng và dầu, đóng vai trò quan trọng trong ngân sách của cá nhân, doanh nghiệp và cả nền kinh tế. Chi phí này được cấu thành từ nhiều yếu tố khác nhau:
- Giá nhiên liệu: Đây là yếu tố chính, thường xuyên biến động theo thị trường toàn cầu, chịu ảnh hưởng bởi cung cầu, giá dầu thô và chính sách của các quốc gia sản xuất.
- Thuế và phí: Chi phí xăng dầu còn bao gồm các loại thuế như thuế tiêu thụ đặc biệt và các khoản phí liên quan, chẳng hạn như phí bảo vệ môi trường và phí lưu thông.
- Chi phí vận chuyển và lưu trữ: Bao gồm chi phí để vận chuyển nhiên liệu từ nhà sản xuất đến điểm tiêu thụ cũng như chi phí lưu trữ tại các cơ sở.
- Biến động giá toàn cầu: Giá xăng dầu chịu tác động từ các yếu tố toàn cầu như tình hình chính trị, quyết định sản xuất của các nước xuất khẩu lớn (OPEC) và sự biến động của tỷ giá hối đoái.
- Chi phí bảo trì và vận hành: Đối với các doanh nghiệp, chi phí xăng dầu cũng liên quan đến việc duy trì và vận hành phương tiện hay thiết bị sử dụng nhiên liệu này.
2. Cách hạch toán phí xăng dầu
2.1 Kế toán mua xăng dầu
Nhập khẩu xăng dầu phục vụ sản xuất và kinh doanh
Khi doanh nghiệp nhập khẩu xăng dầu để sử dụng cho mục đích sản xuất và kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi nhận như sau:
Ghi nhận giá trị hàng nhập khẩu:
- Nợ TK 152, 156… (giá trị xăng dầu)
- Có TK 112, 131… (tiền mặt hoặc phải thu)
- Có TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (cụ thể cho thuế nhập khẩu)
- Có TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt.
Ngoài ra, để phản ánh số thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp, ghi:
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có TK 33312 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu.
Trong trường hợp xăng dầu nhập khẩu phục vụ sản xuất và kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT hoặc áp dụng phương pháp tính thuế GTGT trực tiếp, kế toán ghi nhận thuế GTGT hàng nhập khẩu như sau:
- Nợ TK 152, 156… (giá trị xăng dầu)
- Có TK 33312 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu.
Mua xăng dầu trong nước phục vụ sản xuất và kinh doanh
Khi doanh nghiệp mua xăng dầu trong nước để sử dụng cho mục đích sản xuất và kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi nhận giá vốn xăng dầu đã bao gồm phí như sau:
- Nợ TK 152, 156, 641, 642 (giá mua đã bao gồm phí xăng dầu)
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có TK 112, 331… (tổng giá thanh toán).
Mua xăng dầu trong nước không chịu thuế GTGT
Khi mua xăng dầu trong nước để phục vụ cho sản xuất và kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT hoặc áp dụng phương pháp tính thuế GTGT trực tiếp, cũng như mua cho các cơ sở hành chính sự nghiệp, kế toán ghi nhận giá vốn xăng dầu như sau:
- Nợ TK 152, 156, 641, 642… (tổng giá thanh toán)
- Có TK 112, 331… (tổng giá thanh toán).
2.2 Kế toán doanh thu bán xăng dầu và phí xăng dầu
Đối với đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
Khi doanh nghiệp bán xăng dầu thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và phải nộp phí xăng dầu vào ngân sách nhà nước, kế toán ghi nhận doanh thu theo giá bán chưa bao gồm thuế GTGT và phí xăng dầu như sau:
- Nợ TK 111, 112, 131 (tổng giá thanh toán)
- Có TK 3339 – Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác (chi tiết phí xăng dầu)
- Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
- Có TK 511 – Doanh thu bán hàng
- Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ.
Đối với đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp
Khi doanh nghiệp bán xăng dầu và thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp cũng như phải nộp phí xăng dầu, kế toán ghi nhận doanh thu theo giá bán đã bao gồm thuế GTGT như sau:
- Nợ TK 111, 112, 131 (tổng giá thanh toán)
- Có TK 3339 – Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác (chi tiết phí xăng dầu)
- Có TK 511 – Doanh thu bán hàng
- Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ.
Đối với đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và không nộp phí xăng dầu
Khi doanh nghiệp bán xăng dầu thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ mà không phải nộp phí xăng dầu, kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng theo giá bán đã bao gồm phí xăng dầu mà không tính thuế GTGT như sau:
- Nợ TK 111, 112, 131 (tổng giá thanh toán)
- Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
- Có TK 511 – Doanh thu bán hàng
- Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ.
Đối với đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu xăng dầu
Khi đơn vị xuất xăng dầu để trả cho đơn vị ủy thác nhập khẩu, kế toán ghi nhận như sau:
- Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng (chi tiết đơn vị ủy thác nhập khẩu)
- Có TK 3339 – Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác (chi tiết phí xăng dầu)
- Có TK 156 – Hàng hóa.
Bán xăng dầu thông qua đại lý hưởng hoa hồng
Kế toán tại đơn vị giao hàng đại lý
Khi xuất xăng dầu cho các đại lý, đơn vị cần lập phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. Dựa vào phiếu này, kế toán ghi nhận như sau:
- Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán
- Có TK 155, 156.
Nếu đơn vị giao hàng đại lý thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và phải nộp phí xăng dầu, khi nhận Bảng kê hóa đơn bán ra của xăng dầu đã tiêu thụ do các đại lý lập gửi về, kế toán sẽ lập Hóa đơn GTGT theo quy định và ghi nhận doanh thu cùng phí xăng dầu phải nộp vào ngân sách nhà nước như sau:
- Nợ TK 111, 112, 131 (tổng giá thanh toán)
- Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
- Có TK 3339 – Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác (chi tiết phí xăng dầu)
- Có TK 511 – Doanh thu bán hàng.
Trong trường hợp đơn vị giao hàng đại lý thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nhưng không phải nộp phí xăng dầu, khi nhận Bảng kê hóa đơn bán ra từ các đại lý, kế toán lập Hóa đơn GTGT và ghi nhận doanh thu bán hàng như sau:
- Nợ TK 111, 112, 131 (tổng giá thanh toán)
- Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
- Có TK 511 – Doanh thu bán hàng.
Đối với số tiền hoa hồng phải trả cho đơn vị nhận bán hàng đại lý, kế toán ghi nhận như sau:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có TK 131, 111, 112.
Kế toán tại đơn vị nhận đại lý bán hàng đúng giá hưởng hoa hồng
Khi nhận hàng từ đại lý, đơn vị sẽ ghi vào bên Nợ TK 003 “Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi.” Khi xuất bán hoặc trả lại hàng cho bên giao hàng, kế toán ghi vào bên Có TK 003 “Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi.”
Khi xuất bán xăng dầu, số tiền phí xăng dầu phải ghi thành một dòng riêng trên Hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng theo quy định. Dựa vào Hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng, kế toán ghi nhận số tiền bán hàng xăng dầu đại lý phải trả cho bên giao hàng như sau:
- Nợ TK 111, 112, 131 (tổng giá thanh toán bao gồm cả phí xăng dầu)
- Có TK 331 – Phải trả cho người bán.
Định kỳ, khi xác định doanh thu hoa hồng bán hàng đại lý, đơn vị nhận bán hàng đại lý cần lập Hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng theo quy định và ghi nhận doanh thu hoa hồng như sau:
- Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
- Có TK 511 – Doanh thu bán hàng.
Khi thanh toán tiền bán hàng đại lý cho bên giao hàng, kế toán ghi như sau:
- Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
- Có TK 111, 112…
Sử dụng xăng dầu nội bộ tại đơn vị nộp phí xăng dầu
Khi xuất xăng dầu thuộc diện chịu phí xăng dầu để sử dụng vào sản xuất, kinh doanh hàng hóa và dịch vụ phải chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi nhận như sau:
- Nợ TK 627, 641, 642… (giá vốn xăng dầu và phí xăng dầu phải nộp)
- Có TK 3339 – Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác (chi tiết phí xăng dầu)
- Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ (theo giá vốn).
Đối với đơn vị không thuộc đối tượng nộp phí xăng dầu
Khi xuất xăng dầu để sử dụng cho sản xuất và kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT, kế toán ghi nhận như sau:
- Nợ TK 627, 641, 642… (tùy theo từng loại chi phí)
- Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
- Có TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ (theo giá vốn).
Khi nộp phí xăng dầu vào ngân sách nhà nước
Khi thực hiện nghĩa vụ nộp phí xăng dầu vào NSNN, kế toán ghi như sau:
- Nợ TK 3339 – Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác (chi tiết phí xăng dầu)
- Có TK 111 – Tiền mặt
- Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
Khi xuất khẩu xăng dầu
Khi tiến hành xuất khẩu xăng dầu, kế toán cần ghi nhận doanh thu bán hàng và thuế xuất khẩu như sau:
Phản ánh doanh thu bán hàng:
- Nợ TK 112, 131 (tổng tiền thu được)
- Có TK 511 – Doanh thu bán hàng.
Phản ánh thuế xuất khẩu phải nộp:
- Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng
- Có TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế xuất khẩu).
Số phí xăng dầu được Nhà nước hoàn lại:
Trường hợp hoàn phí đối với xăng dầu xuất khẩu trong cùng năm tài chính: Số tiền phí xăng dầu hoàn lại sẽ được hạch toán giảm chi phí kinh doanh hàng xuất khẩu:
- Nợ TK 3339 – Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác (chi tiết phí xăng dầu)
- Có TK 632 – Giá vốn hàng bán.
Trường hợp hoàn phí đối với xăng dầu xuất khẩu năm trước: Nếu phí xăng dầu năm trước được hoàn vào năm sau, kế toán ghi nhận vào thu nhập bất thường của các năm:
- Nợ TK 3339 – Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác (chi tiết phí xăng dầu)
- Có TK 721 – Các khoản thu nhập bất thường.
Khi nhận tiền hoàn phí từ ngân sách nhà nước:
- Nợ TK 111, 112 (tài khoản tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng)
- Có TK 3339 – Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác (chi tiết phí xăng dầu).
>>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán hoa hồng môi giới
3. Những lưu ý khi hạch toán phí xăng dầu
Khi hạch toán phí xăng dầu, các đơn vị cần chú ý một số điểm quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp trong việc ghi nhận chi phí. Dưới đây là những lưu ý cần thiết:
- Xác định đối tượng nộp phí: Phân loại rõ ràng đơn vị thuộc đối tượng nộp phí xăng dầu nào để áp dụng phương pháp hạch toán phù hợp.
- Ghi nhận doanh thu: Phân biệt giữa doanh thu chưa có thuế và doanh thu đã có thuế dựa trên phương pháp tính thuế áp dụng.
- Ghi nhận phí xăng dầu: Đảm bảo hạch toán chính xác số phí xăng dầu phải nộp vào NSNN theo từng loại phí.
- Sử dụng nội bộ: Khi sử dụng xăng dầu nội bộ, ghi nhận đầy đủ giá vốn và phí xăng dầu để tránh sai sót.
- Theo dõi và báo cáo: Theo dõi chi tiết phí xăng dầu và báo cáo định kỳ để đảm bảo minh bạch.
- Cập nhật quy định: Luôn cập nhật các thay đổi trong chính sách thuế và phí xăng dầu.
- Hạch toán đại lý: Ghi rõ hóa đơn GTGT và phân bổ hoa hồng cho các đại lý một cách hợp lý.
- Kiểm soát nội bộ: Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ để phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai sót.
>>> Xem thêm: Cách hạch toán chi phí dịch vụ bảo vệ
4. Câu hỏi thường gặp
Phí xăng dầu có ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm như thế nào trong hạch toán kế toán?
Phí xăng dầu trực tiếp ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm vì nó là một phần của chi phí sản xuất. Khi phí xăng dầu tăng, giá thành sản phẩm cũng sẽ tăng theo, dẫn đến ảnh hưởng đến lợi nhuận. Do đó, cần hạch toán chính xác để phản ánh đúng chi phí thực tế.
Làm thế nào để hạch toán phí xăng dầu trong trường hợp xuất khẩu xăng dầu?
Trong trường hợp xuất khẩu, phí xăng dầu cần được ghi nhận là một phần của giá vốn hàng xuất khẩu. Kế toán phải hạch toán giảm chi phí kinh doanh khi được hoàn lại phí xăng dầu từ Nhà nước. Việc này giúp doanh nghiệp tính toán đúng lợi nhuận từ hoạt động xuất khẩu.
Có cần tách biệt hạch toán phí xăng dầu theo từng loại hình kinh doanh không?
Có, việc tách biệt hạch toán phí xăng dầu theo từng loại hình kinh doanh là cần thiết để đánh giá hiệu quả kinh doanh chính xác hơn. Mỗi loại hình kinh doanh có cách tiêu thụ xăng dầu khác nhau, ảnh hưởng đến chi phí và lợi nhuận.
Hy vọng với những thông tin Kế toán kiểm toán ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về câu hỏi “Cách hạch toán phí xăng dầu như thế nào?”. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. Kế toán kiểm toán ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng.
