Hướng dẫn hạch toán kế toán mua hàng trong nước

Kế toán mua hàng là một bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm về việc mua sắm hàng hóa, nguyên vật liệu, dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy cách hạch toán kế toán mua hàng là gì ? Bài viết dưới đây của ACC sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn 

1. Khái niệm và đặc điểm của kế toán mua hàng trong nước 

Khái niệm

Kế toán mua hàng trong nước là việc ghi chép, theo dõi, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình mua hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp từ các nhà cung cấp trong nước. Kế toán mua hàng trong nước có vai trò quan trọng trong việc xác định giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào, tính toán thuế, phí và các khoản chi phí khác liên quan đến hoạt động mua hàng, từ đó đảm bảo việc hạch toán kế toán được chính xác, kịp thời và phục vụ tốt cho công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp.

Đặc điểm

Kế toán mua hàng trong nước có những đặc điểm sau:

• Đối tượng kế toán: Là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình mua hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp từ các nhà cung cấp trong nước.
• Phạm vi kế toán: Bao gồm các hoạt động mua hàng hóa, dịch vụ, từ việc lập kế hoạch mua hàng, tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán, ký kết hợp đồng, thanh toán, nhập kho,…
• Nguyên tắc kế toán: Kế toán mua hàng trong nước phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán chung, bao gồm: nguyên tắc nhất quán, nguyên tắc giá gốc, nguyên tắc phân bổ kế toán, nguyên tắc thận trọng, nguyên tắc trọng yếu, nguyên tắc khớp số,…
• Chứng từ kế toán: Là căn cứ để ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình mua hàng, bao gồm: hợp đồng kinh tế, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho,…
• Hạch toán kế toán: Là việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình mua hàng vào các tài khoản kế toán theo đúng quy định của pháp luật.

Các nghiệp vụ kế toán mua hàng trong nước

Các nghiệp vụ kế toán mua hàng trong nước thường gặp bao gồm:

Lập kế hoạch mua hàng

Kế hoạch mua hàng là căn cứ để xác định nhu cầu mua hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp. Khi lập kế hoạch mua hàng, doanh nghiệp cần xác định rõ các nội dung sau:

• Số lượng, chủng loại, chất lượng hàng hóa, dịch vụ cần mua
• Thời gian mua hàng
• Nhà cung cấp
• Giá cả

Tìm kiếm nhà cung cấp

Sau khi lập kế hoạch mua hàng, doanh nghiệp cần tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp. Khi tìm kiếm nhà cung cấp, doanh nghiệp cần quan tâm đến các yếu tố sau:

• Uy tín của nhà cung cấp
• Chất lượng hàng hóa, dịch vụ
• Giá cả
• Phương thức thanh toán

Đàm phán, ký kết hợp đồng

Sau khi tìm kiếm được nhà cung cấp phù hợp, doanh nghiệp cần đàm phán, ký kết hợp đồng mua bán. Hợp đồng mua bán là căn cứ pháp lý để xác định quyền và nghĩa vụ của các bên trong giao dịch mua bán.

Thanh toán

Sau khi ký kết hợp đồng, doanh nghiệp cần thanh toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp. Phương thức thanh toán có thể là thanh toán tiền mặt, thanh toán chuyển khoản, thanh toán trả góp,…

Nhập kho

Khi hàng hóa, dịch vụ được giao đến doanh nghiệp, kế toán cần tiến hành kiểm tra, tiếp nhận và nhập kho. Phiếu nhập kho là căn cứ để ghi chép hàng hóa, dịch vụ vào kho.

Hạch toán kế toán

Kế toán cần hạch toán đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình mua hàng. Các nghiệp vụ kế toán mua hàng thường được hạch toán theo trình tự sau:

1. Mua hàng nhập kho:

Kế toán ghi nhận giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào vào tài khoản hàng tồn kho, đồng thời ghi nhận khoản phải trả nhà cung cấp vào tài khoản phải trả ngắn hạn.

2. Thanh toán tiền mua hàng:

Kế toán ghi nhận số tiền đã thanh toán vào tài khoản phải trả ngắn hạn, đồng thời ghi nhận số tiền thuế GTGT đầu vào được khấu trừ vào tài khoản thuế GTGT đầu vào.

2. Cách xác định giá trị hàng mua trong nước

Giá trị hàng mua trong nước được xác định dựa trên các yếu tố sau:

• Giá mua ghi trên hóa đơn: Giá mua ghi trên hóa đơn là giá trị hàng hóa mà bên mua phải thanh toán cho bên bán. Giá mua ghi trên hóa đơn có thể là giá mua chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT) hoặc đã bao gồm thuế GTGT, tùy theo phương pháp tính thuế GTGT của bên mua.
• Chi phí thu mua: Chi phí thu mua bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng, như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo hiểm, hao hụt tự nhiên trong định mức,… Chi phí thu mua được tính theo chứng từ hợp lệ.
• Các khoản giảm giá hàng bán: Các khoản giảm giá hàng bán là khoản tiền mà bên bán giảm cho bên mua do hàng hóa không đúng chất lượng, số lượng, chủng loại,… Các khoản giảm giá hàng bán được tính theo chứng từ hợp lệ.

Công thức xác định giá trị hàng mua trong nước như sau:

Giá trị hàng mua = Giá mua ghi trên hóa đơn + Chi phí thu mua – Các khoản giảm giá hàng bán

Ví dụ:

Doanh nghiệp A mua hàng hóa của Công ty B với giá trị trên hóa đơn là 100 triệu đồng, bao gồm thuế GTGT. Chi phí thu mua của doanh nghiệp A là 5 triệu đồng, bao gồm chi phí vận chuyển 2 triệu đồng, chi phí bốc dỡ 1 triệu đồng, chi phí bảo hiểm 2 triệu đồng. Doanh nghiệp A được Công ty B giảm giá hàng bán 2 triệu đồng.

Giá trị hàng mua của doanh nghiệp A được xác định như sau:

Giá trị hàng mua = 100 triệu đồng + 5 triệu đồng – 2 triệu đồng = 103 triệu đồng

Lưu ý:

• Đối với doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, giá trị hàng mua được tính theo giá chưa bao gồm thuế GTGT.
• Đối với doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, giá trị hàng mua được tính theo giá đã bao gồm thuế GTGT.

3. Nhiệm vụ của kế toán mua hàng trong nước 

Kế toán mua hàng là một bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm về việc mua sắm hàng hóa, nguyên vật liệu, dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Nhiệm vụ của kế toán mua hàng trong nước bao gồm các nội dung chính sau:

Lập kế hoạch mua hàng: Kế toán mua hàng cần phối hợp với các bộ phận khác trong doanh nghiệp để lập kế hoạch mua hàng, đảm bảo đáp ứng nhu cầu sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Kế hoạch mua hàng cần bao gồm các nội dung sau:

• Danh mục hàng hóa, nguyên vật liệu cần mua.
• Số lượng, chất lượng hàng hóa cần mua.
• Thời gian mua hàng.
• Ngân sách mua hàng.

Mua hàng: Kế toán mua hàng cần thực hiện các thủ tục mua hàng, bao gồm: tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán giá cả, ký kết hợp đồng mua bán,…

• Tìm kiếm nhà cung cấp: Có thể tìm kiếm nhà cung cấp theo các phương thức sau:
• Thông qua các kênh truyền thông, mạng xã hội.
• Tham khảo ý kiến của các doanh nghiệp khác.
• Tham gia các hội chợ, triển lãm.

Đàm phán giá cả với nhà cung cấp: Khi đàm phán giá cả với nhà cung cấp, cần lưu ý các vấn đề sau:

• So sánh giá cả của các nhà cung cấp khác nhau.
• Lựa chọn thời điểm thích hợp để đàm phán.
• Chuẩn bị đầy đủ thông tin, chứng từ cần thiết.
• Ký kết hợp đồng mua bán: Hợp đồng mua bán là văn bản thỏa thuận giữa bên mua và bên bán về việc mua bán hàng hóa. Hợp đồng cần ghi rõ thông tin về các bên tham gia hợp đồng, loại hàng hóa, số lượng, giá trị, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng,…

Nhập kho: Kế toán mua hàng cần kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa khi nhập kho, lập phiếu nhập kho. Khi kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa khi nhập kho, cần lưu ý các vấn đề sau:

• Kiểm tra số lượng hàng hóa theo đúng phiếu nhập kho.
• Kiểm tra chất lượng hàng hóa theo đúng yêu cầu của hợp đồng mua bán.
• Lập biên bản kiểm tra nếu phát hiện hàng hóa thiếu, kém chất lượng.

Thanh toán: Kế toán mua hàng cần lập phiếu chi thanh toán cho nhà cung cấp. Phiếu chi thanh toán cho nhà cung cấp cần được lập theo đúng quy định của pháp luật. Phiếu chi cần bao gồm các nội dung sau:

• Ngày lập phiếu.
• Số tiền thanh toán.
• Tên nhà cung cấp.
• Số tài khoản của nhà cung cấp.
• Nội dung thanh toán.

Cập nhật sổ sách kế toán: Kế toán mua hàng cần cập nhật các nghiệp vụ mua hàng vào sổ sách kế toán theo đúng quy định. Các nghiệp vụ mua hàng cần được ghi nhận vào các tài khoản kế toán sau:

• Tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
• Tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ.
• Tài khoản 156 – Hàng hóa.
• Tài khoản 611 – Mua hàng.

Để thực hiện tốt công việc của mình, kế toán mua hàng cần có các kỹ năng sau:

• Kỹ năng chuyên môn: Kế toán mua hàng cần có kiến thức về kế toán, tài chính, luật kinh tế,…
• Kỹ năng giao tiếp: Kế toán mua hàng cần có khả năng giao tiếp tốt với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, với nhà cung cấp.
• Kỹ năng xử lý tình huống: Kế toán mua hàng cần có khả năng xử lý tình huống linh hoạt, hiệu quả.

4. Cách hạch toán kế toán mua hàng trong nước

Hạch toán kế toán mua hàng trong nước là việc ghi nhận các nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ trong nước của doanh nghiệp vào sổ sách kế toán. Hạch toán mua hàng trong nước bao gồm các nội dung sau:

• Hạch toán mua hàng hóa, dịch vụ: Khi doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ trong nước, kế toán cần căn cứ vào các chứng từ mua hàng để hạch toán vào tài khoản 152, 153, 156, 611, 621, 623, 627,…

• Hạch toán chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản hàng hóa, dịch vụ mua trong nước được hạch toán vào tài khoản 154.

• Hạch toán thuế GTGT đầu vào: Thuế GTGT đầu vào được hạch toán vào tài khoản 133.

• Hạch toán thanh toán tiền mua hàng: Khi doanh nghiệp thanh toán tiền mua hàng, kế toán cần căn cứ vào chứng từ thanh toán để hạch toán vào tài khoản 111, 112, 331,…

Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về hạch toán kế toán mua hàng trong nước:

Ví dụ 1:

Doanh nghiệp mua 100 tấn thép xây dựng của Công ty Cổ phần Thép Hòa Phát với giá 10.000.000 đồng/tấn, thuế GTGT 10%. Tổng giá trị hàng hóa là 1.000.000.000 đồng, trong đó thuế GTGT là 100.000.000 đồng.

Kế toán hạch toán như sau:

• Nợ TK 152: 900.000.000
• Có TK 331: 1.000.000.000

Ví dụ 2:

Doanh nghiệp mua dịch vụ vận chuyển hàng hóa của Công ty Cổ phần Vận tải Bắc Nam với giá 10.000.000 đồng, thuế GTGT 10%. Tổng giá trị dịch vụ là 11.000.000 đồng, trong đó thuế GTGT là 1.000.000 đồng.

Kế toán hạch toán như sau:

• Nợ TK 154: 10.000.000
• Có TK 331: 11.000.000

Ví dụ 3:

Doanh nghiệp thanh toán tiền mua hàng hóa bằng tiền mặt cho Công ty Cổ phần Thép Hòa Phát. Số tiền thanh toán là 1.000.000.000 đồng.

Kế toán hạch toán như sau:

• Nợ TK 331: 1.000.000.000
• Có TK 111: 1.000.000.000

Ngoài ra, kế toán cũng cần lưu ý một số vấn đề sau khi hạch toán kế toán mua hàng trong nước:

• Đối với hàng hóa, dịch vụ mua trong nước có thuế suất thuế GTGT 0% thì kế toán không hạch toán thuế GTGT đầu vào.
• Đối với hàng hóa, dịch vụ mua trong nước được khấu trừ thuế GTGT thì kế toán phải hạch toán thuế GTGT đầu vào vào tài khoản 133.

Trên đây là một số thông tin về Hướng dẫn hạch toán kế toán mua hàng trả góp. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn