Trong hoạt động kinh doanh, tình huống hàng về trước hóa đơn về sau rất phổ biến và có thể gây khó khăn cho kế toán trong việc ghi nhận chi phí chính xác. Để hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết vấn đề này, ACC cung cấp hướng dẫn chi tiết cách hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau, đảm bảo sổ sách luôn minh bạch và đúng quy định.
1. Chứng từ hợp lệ khi hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau
Để chứng minh trường hợp hàng hóa đã về trước nhưng hóa đơn đến sau, cần dựa vào các chứng từ sau:
- Biên bản giao nhận hàng hóa, trong đó phải thể hiện rõ ràng ngày giao hàng.
- Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho của cả hai bên liên quan.
- Các điều khoản đã được thỏa thuận trong hợp đồng mua bán hàng hóa.
Lưu ý: Các chứng từ này phải nêu rõ ngày giao hàng cụ thể và thời điểm nhận hóa đơn để đảm bảo tính chính xác.
2. Cách hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau
Dựa trên phiếu nhập kho, kế toán hạch toán theo giá tạm tính chưa bao gồm thuế như sau:
- Nợ TK 152 (hoặc 153, 156): Số lượng hàng nhập x Giá tạm tính.
- Có TK 111 (hoặc 112, 331…): Số lượng hàng nhập x Giá tạm tính.
Khi hóa đơn về, kế toán hạch toán dựa trên thông tin hóa đơn như sau:
Nếu giá mua bằng giá tạm tính:
- Nợ TK 133: Theo số tiền thuế ghi trên hóa đơn.
- Có TK 111, 112, 331: Số lượng mua x Giá mua x % Thuế suất.
Nếu giá mua cao hơn giá tạm tính:
Phản ánh thuế:
- Nợ TK 133: Theo số tiền thuế ghi trên hóa đơn.
- Có TK 111, 112, 331: Số lượng mua x Giá mua x % Thuế suất.
Điều chỉnh tăng giá trị hàng hóa:
- Nợ TK 152, 156: Số lượng x (Giá mua – Giá tạm tính).
- Có TK 111, 112, 331: Số lượng x (Giá mua – Giá tạm tính).
Nếu giá mua thấp hơn giá tạm tính:
Phản ánh thuế:
- Nợ TK 133: Theo số tiền thuế ghi trên hóa đơn.
- Có TK 111, 112, 331: Số lượng mua x Giá mua x % Thuế suất.
Điều chỉnh giảm giá trị hàng hóa:
- Nợ TK 111, 112, 331: Số lượng x (Giá tạm tính – Giá mua).
- Có TK 152, 156: Số lượng x (Giá tạm tính – Giá mua).
Ví dụ: Công ty Lực Phát nhập kho 100 bộ máy tính từ nhà cung cấp X với giá tạm tính là 10 triệu đồng/bộ. Khi nhận hàng, công ty ghi nhận hàng vào kho theo giá tạm tính này, tuy nhiên hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp sẽ được gửi sau.
Hạch toán khi nhận hàng (theo giá tạm tính chưa có thuế):
- Số lượng: 100 bộ x 10 triệu đồng = 1 tỷ đồng.
- Nợ TK 156: 1 tỷ đồng.
- Có TK 331 (phải trả người bán): 1 tỷ đồng.
Khi hóa đơn về, giá thực tế và thuế được xác định như sau:
- Giá mua thực tế: 11 triệu đồng/bộ.
- Thuế suất VAT: 10%.
Hạch toán thuế GTGT dựa trên hóa đơn:
- Số tiền thuế: 100 bộ x 11 triệu đồng x 10% = 110 triệu đồng.
- Nợ TK 133: 110 triệu đồng.
- Có TK 331: 110 triệu đồng.
Điều chỉnh tăng giá trị hàng hóa do giá mua thực tế cao hơn giá tạm tính:
- Phần chênh lệch giá: (11 triệu đồng – 10 triệu đồng) x 100 bộ = 100 triệu đồng.
- Nợ TK 156: 100 triệu đồng.
- Có TK 331: 100 triệu đồng.
Sau khi nhận hóa đơn, công ty đã điều chỉnh sổ sách để phản ánh chính xác giá trị thực tế của hàng hóa và thuế phải trả, đảm bảo sổ sách minh bạch và tuân thủ quy định thuế.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán hoa hồng môi giới
3. Mức phạt khi hàng về trước, hóa đơn về sau
Trường hợp hàng hóa đã về nhưng hóa đơn lại được lập sau luôn khiến các kế toán viên gặp nhiều khó khăn. Theo quy định, nếu ngày lập hóa đơn không tuân thủ đúng quy định, các hình thức xử phạt sẽ được áp dụng như sau:
- Đối với bên bán: Mức phạt hành chính dao động từ 4.000.000 đến 8.000.000 VNĐ.
- Đối với bên mua: Nếu đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo quy định, vẫn có thể được khấu trừ thuế bình thường.
Để tránh rủi ro bị phạt, các kế toán viên cần nắm vững quy định về việc lập hóa đơn.
4. Những lưu ý khi hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau
Trong thực tế, khi hạch toán những tình huống hóa đơn về trước nhưng hàng hóa lại về sau, kế toán viên doanh nghiệp cần lưu ý một số trường hợp sau đây để tránh sai sót.
Thứ nhất, nếu hàng hóa chưa được nhập kho mà chuyển giao trực tiếp cho khách hàng theo hợp đồng kinh tế tại địa điểm giao hàng, kho của người bán, cảng hoặc bến bãi, hoặc hàng hóa được gửi thẳng đến đại lý hoặc ký gửi, kế toán sẽ hạch toán như sau:
- Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán; hoặc Nợ TK 157: Hàng gửi đi bán.
- Có TK 151: Hàng mua đang trên đường.
Thứ hai, nếu hàng hóa đã về nhưng bị hư hỏng, mất mát hoặc thiếu hụt, kế toán cần dựa trên biên bản kiểm kê và phản ánh giá trị hàng tồn kho bị mất hoặc thiếu như sau:
- Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý.
- Có TK 151: Hàng mua đang trên đường.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán hàng hết hạn sử dụng
5. Câu hỏi thường gặp
Trường hợp nào hàng về trước nhưng không thể khấu trừ thuế GTGT khi hóa đơn về sau?
Khi hóa đơn không đầy đủ thông tin theo quy định, chẳng hạn như thiếu chữ ký, dấu của người bán, hoặc không có mã số thuế, doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế GTGT. Điều này có thể dẫn đến việc phát sinh khoản thuế phải nộp mà không được khấu trừ, ảnh hưởng đến lợi nhuận và dòng tiền của doanh nghiệp.
Nếu hàng về trước nhưng hóa đơn về vào kỳ kế toán sau, doanh nghiệp cần xử lý thế nào?
Doanh nghiệp nên ghi nhận hàng hóa vào sổ sách theo giá tạm tính tại thời điểm nhận hàng và ghi nhận nợ phải trả tương ứng. Khi hóa đơn về, doanh nghiệp sẽ điều chỉnh lại giá trị hàng hóa và chi phí phát sinh, đảm bảo phản ánh chính xác trong báo cáo tài chính.
Trường hợp nào cần điều chỉnh giá trị hàng tồn kho khi hóa đơn về sau không khớp với giá tạm tính?
Nếu giá trên hóa đơn thực tế cao hơn hoặc thấp hơn giá tạm tính đã ghi nhận, doanh nghiệp phải điều chỉnh giá trị hàng tồn kho để phản ánh chính xác giá trị thực tế. Việc này không chỉ giúp đảm bảo tính chính xác trong kế toán mà còn tránh các vấn đề về thuế sau này.
Qua bài viết trên, Kế toán Kiểm toán ACC đã cung cấp cho bạn về cách hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. Kế toán Kiểm toán ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng.
