Chi phí xăng xe là một phần không thể thiếu trong các hoạt động vận hành của doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các công ty có đội ngũ phương tiện vận tải, giao hàng hoặc di chuyển thường xuyên. Việc hạch toán chi phí xăng xe sao cho đúng tài khoản kế toán đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính và tuân thủ quy định thuế. Bài viết này Kế toán Kiểm toán ACC sẽ cùng bạn tìm hiểu về cách hạch toán chi phí xăng xe công ty vào tài khoản nào để doanh nghiệp có thể quản lý chi phí một cách hiệu quả và hợp lý.
1. Hạch toán là gì?
Hạch toán là quá trình ghi nhận, phân loại, xử lý và tổng hợp các giao dịch tài chính trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức theo một hệ thống kế toán nhất định. Mục đích của hạch toán là cung cấp thông tin tài chính chính xác và kịp thời cho các bên liên quan, bao gồm lãnh đạo doanh nghiệp, cơ quan thuế, cổ đông và các tổ chức tài chính.
Hạch toán bao gồm các công việc như:
- Ghi nhận: Đưa các giao dịch tài chính vào hệ thống sổ sách kế toán theo nguyên tắc kế toán.
- Phân loại: Chia các giao dịch tài chính vào các tài khoản kế toán tương ứng như tài khoản chi phí, doanh thu, tài sản, nợ phải trả, v.v.
- Xử lý: Thực hiện các phép toán và tính toán để có được số liệu chính xác cho báo cáo tài chính.
- Tổng hợp: Lập các báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ để cung cấp thông tin tổng hợp về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
2. Điều kiện để chi phí tiền xăng xe của doanh nghiệp được xác định hợp lý
Để xác định chi phí tiền xăng xe của doanh nghiệp là hợp lý và được phép trừ khi tính thuế, theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, các doanh nghiệp cần đáp ứng đủ ba điều kiện cơ bản sau đây:
– Chi phí xăng dầu phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
- Chi phí xăng xe phải được sử dụng cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là các khoản chi phải liên quan trực tiếp đến công việc kinh doanh, ví dụ như vận chuyển hàng hóa, đi công tác, giao dịch với khách hàng hoặc các hoạt động khác phục vụ mục đích sản xuất, kinh doanh.
- Nếu chi phí xăng dầu được sử dụng cho các mục đích cá nhân hoặc không phục vụ sản xuất kinh doanh, khoản chi đó không được xem là hợp lý và không được phép trừ khi tính thuế.
– Chi phí xăng dầu phải có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp
- Doanh nghiệp cần có hoá đơn GTGT đầy đủ và hợp lệ cho các khoản chi xăng dầu. Hoá đơn này phải được cấp bởi nhà cung cấp xăng dầu có giấy phép kinh doanh hợp pháp và cần phải phản ánh chính xác số lượng, giá trị xăng dầu mua vào.
- Để chi phí xăng dầu được công nhận là hợp lý, doanh nghiệp phải đảm bảo rằng các khoản thanh toán được thực hiện hợp pháp. Trong trường hợp mua xăng dầu có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế VAT), việc thanh toán phải được thực hiện qua phương thức không dùng tiền mặt (chuyển khoản, séc, hoặc các hình thức thanh toán điện tử khác).
– Hoá đơn GTGT từ 20 triệu đồng trở lên phải thanh toán bằng chuyển khoản
- Nếu hoá đơn GTGT có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải thanh toán bằng phương thức chuyển khoản hoặc các phương thức không dùng tiền mặt. Điều này nhằm đảm bảo tính hợp pháp của giao dịch và tránh các vấn đề về thuế giá trị gia tăng.
- Nếu trong cùng một ngày, doanh nghiệp nhận nhiều hoá đơn từ cùng một nhà cung cấp nhưng mỗi hoá đơn có giá trị nhỏ hơn 20 triệu đồng, tổng giá trị của các hoá đơn cộng lại nếu lớn hơn 20 triệu đồng thì vẫn yêu cầu phải thanh toán bằng phương thức chuyển khoản.
Để khoản chi phí xăng dầu được chấp nhận là hợp lý, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ để xác định chi phí xăng dầu hợp lý như sau đây:
- Quyết định cử đi công tác (nếu có) là chứng từ xác nhận rằng việc đi công tác hoặc vận chuyển là phục vụ cho hoạt động của công ty.
- Lệnh điều xe giúp xác định mục đích sử dụng phương tiện, chẳng hạn như đi giao dịch, vận chuyển hàng hóa cho khách hàng.
- Biên bản ghi chỉ số công tơ mét là biên bản để xác nhận quãng đường đã đi và lượng xăng tiêu thụ, từ đó xác định số tiền xăng cần thanh toán cho công ty.
- Quyết toán tiền xăng xe là báo cáo tổng hợp các khoản chi xăng xe trong một khoảng thời gian nhất định, giúp công ty xác định chi phí xăng cho từng mục đích cụ thể.
- Hoá đơn GTGT được cung cấp chứng từ mua xăng dầu hợp lệ từ nhà cung cấp.
>>>> Xem thêm Hướng dẫn cách hạch toán tiền thuê đất cùng Kế toán Kiểm toán ACC nhé!
3. Hạch toán chi phí xăng xe công ty vào tài khoản nào?
Để quản lý và hạch toán chi phí xăng xe một cách hợp lý, doanh nghiệp cần hiểu rõ các trường hợp cụ thể khi chi phí này phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Trường hợp 1: Sử dụng xăng dầu cho việc di chuyển liên quan đến mua hàng
Trong trường hợp này, chi phí xăng dầu được sử dụng để phục vụ hoạt động mua hàng như đi đến các nhà cung cấp hoặc thị trường để nhập hàng. Kế toán sẽ hạch toán như sau:
- Nợ TK 6421: Chi phí xăng dầu phục vụ việc bán hàng (giá trước thuế). TK 6421 là tài khoản chi phí bán hàng, sử dụng khi xăng dầu phục vụ cho việc mua hàng phục vụ cho hoạt động bán hàng sau này.
- Nợ TK 1331: Thuế VAT chi phí xăng dầu. TK 1331 là tài khoản thuế GTGT đầu vào cần được khấu trừ. Do đó, khi mua xăng dầu có thuế VAT, doanh nghiệp sẽ được phép khấu trừ số thuế này trong kỳ kê khai thuế.
- Có TK 112/111: Chi trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. TK 112 (Ngân hàng) hoặc TK 111 (Tiền mặt) sẽ phản ánh việc thanh toán cho nhà cung cấp xăng dầu.
Trường hợp 2: Chi phí xăng dầu dành cho hoạt động chung của doanh nghiệp (đưa đón nhân viên, phục vụ công tác, v.v.)
Trong trường hợp này, chi phí xăng dầu không phục vụ trực tiếp cho sản xuất, kinh doanh mà cho các hoạt động chung của doanh nghiệp như xe đưa đón nhân viên, phục vụ công tác, đi lại của ban lãnh đạo,… Kế toán sẽ hạch toán như sau:
- Nợ TK 6422: Chi phí xăng dầu chưa bao gồm thuế VAT. TK 6422 là tài khoản dùng để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí xăng dầu phục vụ các hoạt động chung của công ty, không liên quan trực tiếp đến sản xuất, sẽ được hạch toán vào tài khoản này.
- Nợ TK 1331: Thuế VAT. TK 1331 sẽ hạch toán số thuế VAT đầu vào mà doanh nghiệp có thể khấu trừ.
- Có TK 111/112: Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Chi phí xăng dầu được thanh toán bằng tiền mặt (TK 111) hoặc qua chuyển khoản (TK 112) tuỳ theo phương thức thanh toán của doanh nghiệp.
Trường hợp 3: Doanh nghiệp sử dụng chi phí xăng dầu trực tiếp cho sản xuất, kinh doanh
Đây là trường hợp mà xăng dầu được sử dụng trực tiếp cho quá trình sản xuất hoặc phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh, chẳng hạn như cho các phương tiện vận chuyển hàng hóa, máy móc phục vụ sản xuất. Kế toán hạch toán như sau:
- Nợ TK 154: Chi phí xăng dầu trực tiếp vào sản xuất kinh doanh. TK 154 là tài khoản dùng để hạch toán chi phí sản xuất chung trong doanh nghiệp. Chi phí xăng dầu sử dụng cho sản xuất hoặc các hoạt động liên quan trực tiếp đến kinh doanh sẽ được hạch toán vào tài khoản này.
- Nợ TK 1331: Thuế VAT. TK 1331 là tài khoản thuế giá trị gia tăng đầu vào. Do doanh nghiệp sử dụng xăng dầu trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, thuế VAT đầu vào của chi phí này sẽ được khấu trừ.
- Có TK 111/112: Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Ngân hàng) dùng để ghi nhận việc thanh toán chi phí xăng dầu cho nhà cung cấp.
>>>> Quan tâm Hướng dẫn hạch toán chi phí tiền điện chi tiết liên hệ Kế toán Kiểm toán ACC để được hỗ trợ nhanh chóng.
4. Câu hỏi thường gặp
Làm thế nào để phân biệt chi phí xăng xe hợp lý và không hợp lý?
Chi phí xăng xe sẽ được coi là hợp lý nếu nó phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty, được ghi nhận với hóa đơn hợp pháp và có chứng từ rõ ràng. Các chi phí không hợp lý bao gồm:
- Chi phí xăng xe không phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.
- Chi phí xăng xe không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
- Chi phí vượt quá mức cần thiết so với công việc thực tế.
Công ty có thể giảm chi phí xăng xe bằng cách nào?
Công ty có thể giảm chi phí xăng xe bằng cách:
- Tối ưu hóa lịch trình vận chuyển và phân bổ xe hợp lý.
- Đảm bảo xe được bảo dưỡng định kỳ để tiết kiệm nhiên liệu.
- Áp dụng công nghệ theo dõi, giám sát hành trình xe để giảm thiểu việc sử dụng không cần thiết.
Nếu chi phí xăng xe sử dụng cho phương tiện cá nhân của giám đốc, có được hạch toán vào chi phí công ty không?
Nếu chi phí xăng xe sử dụng cho phương tiện cá nhân của giám đốc, thông thường sẽ không được hạch toán vào chi phí của công ty, trừ khi phương tiện này được sử dụng cho các hoạt động liên quan trực tiếp đến công việc của công ty. Trong trường hợp này, nếu có sự đồng ý và phê duyệt từ ban giám đốc, chi phí xăng xe có thể được hạch toán vào chi phí công ty, nhưng cần có hóa đơn và chứng từ hợp lệ.
Tóm lại, việc hạch toán chi phí xăng xe vào tài khoản phù hợp là rất quan trọng đối với công tác kế toán của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp cần lựa chọn tài khoản hợp lý, tùy thuộc vào mục đích sử dụng phương tiện và đặc thù hoạt động kinh doanh. Vì vậy, Kế toán Kiểm toán ACC hy vọng qua bài viết bạn đã có thêm nhiều thông tin về hạch toán chi phí xăng xe công ty, giúp quản lý chi phí hiệu quả, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và bảo vệ quyền lợi tài chính của doanh nghiệp.
