Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi hạch toán chi phí không có hóa đơn theo quy định pháp luật. Vậy làm thế nào để xử lý các chi phí này đúng cách mà vẫn đảm bảo hợp lệ? Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình và cách thức hạch toán chi phí không có hóa đơn một cách hiệu quả. Hãy cùng tìm hiểu nhé!
1. Chi phí không có hóa đơn là gì?
Chi phí không có hóa đơn là các khoản chi phí doanh nghiệp phát sinh trong quá trình hoạt động nhưng không có chứng từ, hóa đơn hợp lệ để chứng minh. Các chi phí này có thể bao gồm chi phí vận chuyển, tiếp khách, công tác phí, hoặc các dịch vụ, hàng hóa mua từ các đơn vị không xuất hóa đơn.
2. Cách hạch toán chi phí không có hóa đơn
Hạch toán chi tiết chi phí không có hóa đơn cần tuân thủ theo các quy định của pháp luật để đảm bảo tính hợp lý và hợp lệ. Dưới đây là quy trình hạch toán cơ bản:
– Xác định chi phí thực tế phát sinh:
Doanh nghiệp cần thu thập và lưu trữ các bằng chứng liên quan đến chi phí, chẳng hạn như hợp đồng, biên bản bàn giao hàng hóa hoặc dịch vụ, giấy xác nhận thanh toán, hoặc các chứng từ khác chứng minh việc phát sinh chi phí.
– Lập bảng kê chi phí:
Khi không có hóa đơn, doanh nghiệp phải lập bảng kê chi phí chi tiết, trong đó ghi rõ nội dung chi phí, lý do không có hóa đơn, số tiền chi và thông tin người nhận tiền (nếu có).
– Hạch toán chi phí:
Chi phí không có hóa đơn sẽ được hạch toán vào tài khoản chi phí tương ứng (như TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu, tùy vào loại chi phí). Tuy nhiên, khi lập tờ khai thuế, doanh nghiệp cần lưu ý rằng chi phí này có thể không được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
– Lưu trữ chứng từ liên quan:
Để đảm bảo an toàn trong trường hợp kiểm tra sau này, doanh nghiệp nên lưu trữ tất cả các chứng từ liên quan như biên bản bàn giao, hợp đồng, bảng kê chi phí và các tài liệu chứng minh khác.
– Ghi nhận và giải trình khi cần thiết:
Trong trường hợp bị kiểm tra hoặc yêu cầu giải trình, doanh nghiệp phải chuẩn bị các chứng từ và bằng chứng đầy đủ để giải thích cho các chi phí này. Điều này giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro về thuế hoặc vi phạm pháp luật.
3. Ví dụ về hạch toán chi phí không có hóa đơn
Công ty ABC là một công ty sản xuất hàng hóa. Vào ngày 15/10/2024, công ty cần thuê một dịch vụ vận chuyển hàng hóa gấp từ kho đến đối tác nhưng đơn vị vận chuyển chỉ nhận thanh toán bằng tiền mặt và không xuất hóa đơn do họ là cá nhân tự do, không thuộc doanh nghiệp hoặc tổ chức có đăng ký kinh doanh. Tổng chi phí vận chuyển là 4,000,000 VNĐ.
Thu thập chứng từ và lập bảng kê:
- Công ty ABC yêu cầu đơn vị vận chuyển ký vào biên bản giao nhận hàng hóa để xác nhận việc vận chuyển đã hoàn thành.
- Kế toán công ty lập bảng kê chi phí bao gồm các thông tin: ngày phát sinh chi phí, nội dung (dịch vụ vận chuyển), số tiền (4,000,000 VNĐ), lý do không có hóa đơn (dịch vụ từ cá nhân tự do).
Hạch toán kế toán:
- Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng): 4,000,000 VNĐ
- Có TK 111 (Tiền mặt): 4,000,000 VNĐ
Giải thích: Chi phí vận chuyển này phục vụ cho hoạt động bán hàng nên được ghi vào tài khoản 641. Tài khoản 111 ghi nhận số tiền mặt đã thanh toán cho dịch vụ này.
Ghi nhận vào sổ sách:
- Kế toán ghi nhận bảng kê chi phí cùng các chứng từ liên quan (biên bản giao nhận) vào sổ sách kế toán để làm căn cứ hạch toán.
- Các chứng từ này sẽ được lưu trữ để giải trình trong trường hợp có kiểm tra thuế.
Lưu ý: Chi phí không có hóa đơn này có thể không được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Do đó, công ty cần lưu ý về khả năng không được khấu trừ chi phí này khi quyết toán thuế.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm chi tiết
4. Chi phí không có hóa đơn có được trừ khi tính thuế TNDN không?
Theo quy định tại điểm 2.4 khoản 2 Điều 6 của Thông tư 78/2014/TT-BTC, sửa đổi và bổ sung bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC, các chi phí không có hóa đơn vẫn có thể được xem là chi phí hợp lý và được khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), nếu đáp ứng đủ các điều kiện cụ thể sau:
Đối với mua hàng hóa, dịch vụ:
- Hàng hóa là nông sản, lâm sản, hoặc thủy sản: Hàng hóa này phải được bán trực tiếp bởi người sản xuất hoặc người đánh bắt mà không thông qua tổ chức kinh doanh trung gian.
- Sản phẩm thủ công từ nguyên liệu tự nhiên: Các sản phẩm này bao gồm đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa, hoặc các nguyên liệu từ sản phẩm nông nghiệp, và phải được người sản xuất trực tiếp bán ra.
- Đất, đá, cát, sỏi: Các vật liệu này phải được khai thác và bán trực tiếp bởi các hộ hoặc cá nhân, không thông qua đơn vị trung gian.
- Phế liệu thu nhặt: Những phế liệu này phải được thu gom trực tiếp từ người thu nhặt.
- Tài sản và dịch vụ của hộ hoặc cá nhân không kinh doanh: Những tài sản và dịch vụ này phải được bán trực tiếp bởi cá nhân hoặc hộ gia đình không đăng ký kinh doanh.
- Hàng hóa và dịch vụ từ cá nhân hoặc hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT: Điều này áp dụng cho các trường hợp cá nhân hoặc hộ kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm, ngoại trừ các trường hợp đã nêu ở trên.
Tài liệu và chứng từ cần thiết:
Để chi phí không có hóa đơn được xem là hợp lý, doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ các tài liệu và chứng từ sau:
- Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ: Phải được lập theo mẫu quy định, kèm theo chứng từ thanh toán như tiền mặt hoặc chuyển khoản và biên bản bàn giao hàng hóa.
- Hợp đồng mua bán: Là bằng chứng xác nhận giao dịch giữa các bên.
- Chứng từ thanh toán: Có thể là thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, tùy vào phương thức đã thỏa thuận.
- Biên bản bàn giao hàng hóa: Xác nhận việc hàng hóa đã được giao nhận đầy đủ.
- Bảng kê thu mua phải được ký bởi người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền và họ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực của thông tin trên bảng kê.
Điều kiện đặc biệt:
- Các khoản chi phí cho hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên không cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Nếu giá trị mua hàng hóa, dịch vụ ghi nhận trên bảng kê cao hơn so với giá thị trường tại thời điểm mua, cơ quan thuế có quyền xác định lại chi phí được trừ dựa trên giá thị trường của hàng hóa hoặc dịch vụ tương tự.
Chi phí không có hóa đơn có thể được trừ khi tính thuế TNDN nếu doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các quy định và chuẩn bị đầy đủ các chứng từ, tài liệu liên quan theo yêu cầu của pháp luật.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán hóa đơn thay thế
5. Ghi nhận chi phí hợp lý khi hàng hóa không có hóa đơn
Khi doanh nghiệp mua hàng hóa từ cá nhân hoặc tài sản và dịch vụ từ hộ gia đình, cá nhân không đăng ký kinh doanh, dù giá trị mua hàng có thể cao hoặc thấp hơn mức doanh thu 100 triệu đồng/năm, cần phải có các tài liệu sau:
- Hợp đồng mua bán hoặc hợp đồng cung cấp dịch vụ: Đây là văn bản thỏa thuận giữa doanh nghiệp và bên bán hoặc cung cấp dịch vụ.
- Chứng từ thanh toán: Có thể sử dụng thanh toán bằng tiền mặt trong trường hợp không có hóa đơn.
- Biên bản bàn giao hàng hóa hoặc dịch vụ: Để xác nhận việc giao nhận hàng hóa hoặc dịch vụ giữa các bên.
- Bảng kê mua hàng không có hóa đơn: Phải lập theo mẫu 01/TNDN, tuân thủ quy định của cơ quan thuế.
Đối với việc mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ cá nhân hoặc hộ kinh doanh, yêu cầu tài liệu sẽ thay đổi tùy theo mức doanh thu của họ:
– Nếu doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm:
- Cần có hợp đồng mua bán hoặc hợp đồng cung cấp dịch vụ.
- Chứng từ thanh toán (có thể bằng tiền mặt do không cần hóa đơn).
- Biên bản bàn giao hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Bảng kê mua hàng không có hóa đơn theo mẫu 01/TNDN, được thực hiện theo hướng dẫn của Thông tư 78/2014/TT-BTC theo quy định tại Nghị định 218/2013/NĐ-CP về thuế thu nhập doanh nghiệp.
– Nếu doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên:
- Yêu cầu hợp đồng mua bán hoặc cung cấp dịch vụ.
- Biên bản bàn giao hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Phải có hóa đơn bán hàng từ cá nhân hoặc hộ kinh doanh.
- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (vì đã có hóa đơn).
Cá nhân hoặc hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên cần đến cơ quan thuế để mua hóa đơn bán hàng cho doanh nghiệp. Để có thể làm điều này, họ phải hoàn tất việc nộp lệ phí môn bài, thuế giá trị gia tăng (GTGT), và thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Sau khi các nghĩa vụ thuế được thực hiện, cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn bán hàng cho họ.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau
6. Một số câu hỏi liên quan
Khi nào thì doanh nghiệp nên xem xét việc hạch toán chi phí không có hóa đơn?
Doanh nghiệp nên xem xét hạch toán chi phí không có hóa đơn khi chi phí đó phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, và có khả năng chứng minh bằng các tài liệu thay thế như hợp đồng hoặc biên bản bàn giao.
Chi phí không có hóa đơn có ảnh hưởng gì đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp?
Chi phí không có hóa đơn có thể dẫn đến rủi ro trong việc tính toán thuế TNDN và làm giảm tính chính xác của báo cáo tài chính. Nếu không được chứng minh hợp lý, các chi phí này có thể không được trừ khi tính thuế.
Có cần phải lưu trữ các chứng từ liên quan đến chi phí không có hóa đơn không?
Có, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ các chứng từ liên quan như bảng kê và biên bản bàn giao để chứng minh tính hợp lý của chi phí trong trường hợp bị cơ quan thuế kiểm tra hoặc truy thu.
Trên đây là một số thông tin về câu hỏi “Hạch toán chi phí không có hóa đơn như thế nào?”. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.
