Trong thời đại công nghệ số, Excel cơ bản trong kế toán đã trở thành công cụ không thể thiếu cho bất kỳ ai làm việc trong lĩnh vực tài chính, đặc biệt là kế toán. Nắm vững các kiến thức Excel cơ bản trong kế toán là nền tảng giúp kế toán tự động hóa công việc, nâng cao hiệu quả và độ chính xác, từ đó góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp.Hãy cùng Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC tìm hiểu kỹ hơn về các hàm Excel cơ bản trong kế toán để việc làm sổ sách kế toán trở nên dễ dàng hơn bạn nhé !
1. Giới thiệu Excel cơ bản trong kế toán
1.1 Khái niệm của Excel trong kế toán
Excel là một phần mềm bảng tính được phát triển bởi Microsoft, là công cụ hỗ trợ đắc lực cho công tác kế toán hiện đại. Excel giúp kế toán thực hiện các công việc một cách hiệu quả, chính xác và tiết kiệm thời gian hơn so với phương pháp thủ công truyền thống.
1.2 Các thảo tác Excel cơ bản trong kế toán
1.2.1 Khởi động và giao diện Excel:
Mở phần mềm Excel từ menu Start hoặc biểu tượng trên màn hình. Giao diện Excel bao gồm: thanh tiêu đề, thanh công cụ, thanh trạng thái, thanh cuộn, bảng tính và các ô tính.
1.2.2 Nhập dữ liệu:
Nhấp chuột vào ô tính và nhập dữ liệu.Có thể nhập văn bản, số, ngày tháng, giờ, v.v.
Sử dụng phím Enter để chuyển sang ô tính tiếp theo.
1.2.3 Định dạng dữ liệu:
Chọn ô tính hoặc nhóm ô tính cần định dạng.Sử dụng các công cụ định dạng trong tab Home để thay đổi phông chữ, cỡ chữ, màu sắc, kiểu canh lề, v.v.
1.2.4 Công thức và hàm:
Công thức là biểu thức toán học để thực hiện phép tính với dữ liệu trong Excel.Hàm là các công cụ được xây dựng sẵn trong Excel để thực hiện các thao tác phức tạp hơn, ví dụ như tính tổng, trung bình, tìm kiếm, v.v.Sử dụng dấu bằng (=) để bắt đầu một công thức.Nhập các ô tính chứa dữ liệu cần tính toán hoặc tham chiếu các ô tính đó.
Sử dụng các hàm Excel để thực hiện các thao tác mong muốn.
1.2.5 Biểu đồ:
Biểu đồ là công cụ trực quan để thể hiện dữ liệu dưới dạng hình ảnh.Chọn dữ liệu cần tạo biểu đồ.Nhấp vào tab Insert và chọn loại biểu đồ phù hợp.Định dạng biểu đồ theo ý muốn.
1.2.6 In ấn:
Chọn trang tính hoặc các trang tính cần in.Nhấp vào tab File và chọn Print.Cài đặt các tùy chọn in ấn như số lượng bản sao, khổ giấy, hướng giấy, v.v.Nhấp vào Print để bắt đầu in.
2.Các hàm Excel cơ bản trong kế toán hiện nay
2.1 Hàm MAX và hàm MIN
- Hàm MAX trả về kết quả là giá trị lớn nhất trong dãy được chọn, thường dùng để tìm số lớn nhất trong một dãy số.
Cú pháp: =MAX(Number 1, Number 2,…)
Trong đó: Number 1, Number 2,… là dãy mà bạn muốn tìm giá trị lớn nhất trong đó. - Hàm MIN ngược lại với hàm MAX, tức là trả về kết quả là giá trị nhỏ nhất trong dãy được chọn.
Cú pháp: =MIN(Number 1, Number 2,…)
Trong đó: Number 1, Number 2,… là dãy mà bạn muốn tìm giá trị nhỏ nhất trong đó.
2.2 Hàm AND và hàm OR
- Hàm AND bao gồm các đối số là các hằng hoặc biểu thức logic. Hàm trả về giá trị TRUE nếu tất cả các đối số của nó đều đúng và trả về giá trị FALSE nếu ít nhất một đối số trong đó sai.
Cú pháp: =AND(Logical 1, Logical 2,…)
Trong đó: Logical 1, Logical 2,… là các biểu thức logic. - Hàm OR cũng bao gồm các đối số như hàm AND, tuy nhiên nó sẽ trả về giá trị TRUE khi ít nhất một trong các đối số là đúng, và trả về giá trị FALSE khi tất cả các đối số của nó đều sai.
Cú pháp : =OR(Logical 1, Logical 2,…)
Trong đó: Logical 1, Logical 2,… là các biểu thức logic. - Lưu ý :
Các đối số trong hàm AND và OR phải là biểu thức logic.Hàm AND và OR thường được ghép với các hàm khác để thực hiện các phép tính phức tạp.
2.3 Hàm IF
- Hàm IF là một trong những hàm đa năng và được sử dụng nhiều nhất trong excel, nó sẽ trả về giá trị 1 nếu điều kiện đúng và trả về giá trị 2 nếu điều kiện sai
- Cú pháp : = IF(Logical_test,[value_if_true],[value_if_false]
- Trong đó:
Logical_test là biểu thức điều kiện.
[value_if_true] là giá trị được trả về nếu điều kiện đúng.
[value_if_false] là giá trị được trả về nếu điều kiện sai.
2.4 Hàm SUM, AVERAGE và COUNT
- Cả 3 hàm này đều được thực hiện trên một dãy được chọn. Hàm SUM tính tổng tất cả các số trong dãy, hàm AVERAGE tính giá trị trung bình của tất cả các số trong dãy, còn hàm COUNT dùng để đếm số lượng các ô có chứa dữ liệu kiểu số trong dãy.
- Cú pháp:
=SUM(Number1, Number2, Number3…)
=AVERAGE(Number1, Number2, Number3…)
=COUNT(Value1, Value2, Value3…)
2.5 Hàm SUMIF, AVERAGEIF, COUNTIF
- Nhóm hàm này có tác dụng tương tự như SUM, AVERAGE và COUNT, tuy nhiên có thêm điều kiện và chúng chỉ thực hiện trên các ô thỏa mãn điều kiện đưa ra.
- Cú pháp:
=SUMIF(Range, Criteria, Sum_range)
=AVERAGEIF(Range, Criteria, Sum_range) - Trong đó Range là vùng chứa điều kiện, Criteria là điều kiện đưa ra còn Sum_range là vùng cần tính tổng.
=COUNTIF(range,criteria)
Trong đó range là vùng cần đếm, criteria là điều kiện.
2.6 Hàm VLOOKUP và HLOOKUP
- Cả 2 hàm trên đều là hàm tìm kiếm, tuy nhiên VLOOKUP sẽ tìm kiếm theo cột còn HLOOKUP sẽ tìm kiếm theo hàng.
- Cú pháp :
=VLOOKUP(Lookup Value, Table Array, Col idx num, [range lookup])
=HLOOKUP(Lookup Value, Table Array, Col idx num, [range lookup]) - Trong đó:
Lookup Value là giá trị dùng để dò tìm.
Table Array là bảng giá trị dò để so sánh với giá trị dùng để dò tìm. Vùng này cần phải để ở dạng địa chỉ tuyệt đối.
Col idx num: là thứ tự cột/hàng dữ liệu mà bạn muốn lấy trong phép so sánh
Range lookup là phạm vi tìm kiếm. 1 tương ứng với dò tìm tương đối và 0 tương ứng với dò tìm tuyệt đối.
3.Một số mẹo và thủ thuật hữu ích của những hàm Excel cơ bản trong kế toán
3.1 Sử dụng phím tắt để thao tác nhanh hơn:
Excel cung cấp nhiều phím tắt giúp thao tác nhanh chóng và hiệu quả hơn.Học và ghi nhớ các phím tắt thường dùng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.Một số phím tắt hữu ích cho kế toán bao gồm:
- Ctrl + C: Sao chép
- Ctrl + V: Dán
- Ctrl + X: Cắt
- Ctrl + Z: Hoàn tác
- Ctrl + Y: Làm lại
- Ctrl + F: Tìm kiếm
- Ctrl + H: Thay thế
- Ctrl + P: In ấn
- Alt + I: Định dạng
3.2 Tạo các mẫu bảng tính cho các công việc thường xuyên:
- Thay vì tạo bảng tính mới từ đầu cho mỗi công việc, bạn có thể tạo các mẫu bảng tính cho các công việc thường xuyên.Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán trong các bảng tính của bạn.
- Ví dụ: bạn có thể tạo mẫu bảng tính cho bảng theo dõi thu chi, báo cáo tài chính, v.v.
3.3 Sử dụng các hàm nâng cao để xử lý dữ liệu phức tạp:
Excel cung cấp nhiều hàm nâng cao có thể giúp bạn xử lý dữ liệu phức tạp một cách hiệu quả.Một số hàm nâng cao hữu ích cho kế toán bao gồm:
- VLOOKUP: Tìm kiếm giá trị theo hàng trong bảng dữ liệu.
- HLOOKUP: Tìm kiếm giá trị theo cột trong bảng dữ liệu.
- INDEX: Trả về giá trị tại một vị trí cụ thể trong bảng dữ liệu.
- MATCH: Tìm kiếm vị trí của một giá trị trong bảng dữ liệu.
- IF: Kiểm tra điều kiện và trả về giá trị tương ứng.
3.4 Chia sẻ bảng tính với đồng nghiệp và cộng tác viên:
Excel cho phép bạn chia sẻ bảng tính với đồng nghiệp và cộng tác viên để cùng nhau làm việc.Điều này giúp bạn dễ dàng trao đổi thông tin, cập nhật dữ liệu và cộng tác hiệu quả hơn.Bạn có thể chia sẻ bảng tính qua email, OneDrive hoặc các dịch vụ lưu trữ đám mây khác.
3.5 Sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định sáng suốt:
Excel cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ giúp bạn dễ dàng phân tích dữ liệu kế toán và đưa ra quyết định sáng suốt.Một số công cụ phân tích dữ liệu hữu ích bao gồm:
- Biểu đồ: Thể hiện dữ liệu dưới dạng hình ảnh trực quan.
- PivotTable: Tóm tắt và phân tích dữ liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau.
- What-If Analysis: Thay đổi các giá trị trong bảng tính và xem tác động đến kết quả.
4.Lợi ích khi sử dụng các hàm Excel cơ bản trong kế toán
Sử dụng các hàm Excel cơ bản mang lại nhiều lợi ích cho công việc kế toán, bao gồm:
- Tự động hóa: Tiết kiệm thời gian, công sức cho các công việc thủ công lặp đi lặp lại.
- Độ chính xác: Giảm thiểu sai sót, nâng cao độ chính xác của dữ liệu kế toán.
- Phân tích dữ liệu: Hỗ trợ phân tích dữ liệu hiệu quả, đưa ra quyết định sáng suốt.
- Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí thuê nhân viên, tiết kiệm thời gian và công sức.
- Dễ học tập: Cú pháp đơn giản, dễ hiểu, dễ học tập và sử dụng.
Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về Excel cơ bản trong kế toán.Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
