Chứng từ khấu trừ thuế tncn là gì?

Chứng từ khấu trừ thuế tncn là gì? Chứng từ thuế TNCN là một loại giấy tờ do tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp cho người nộp thuế để ghi nhận số thuế TNCN đã khấu trừ vào thu nhập của người nộp thuế. Chứng từ này là cơ sở để người nộp thuế kê khai thuế TNCN khi quyết toán thuế. Vậy chưng chứng từ khấu trừ thuế tncn là gì ? Hãy để ACC giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này thông qua bài viết dưới đây 

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN 

1.1. Chứng từ khấu trừ thuế tncn là gì ?

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là loại giấy tờ do tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp cho cá nhân để ghi nhận số thuế TNCN đã khấu trừ của cá nhân khi chi trả thu nhập cho cá nhân.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một loại giấy tờ do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp cho các cá nhân bị khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

Theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN thể hiện các nội dung sau:

– Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế.

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp.

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế).

– Quốc tịch (trường hợp người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam).

– Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận.

– Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế.

– Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập (trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký là chữ ký số).

Mục đích của chứng từ khấu trừ thuế TNCN

• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có mục đích:
• Ghi nhận số thuế TNCN đã khấu trừ của cá nhân.
• Làm căn cứ để cá nhân kê khai, quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế.

Điều kiện cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

• Để được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN, cá nhân cần đáp ứng các điều kiện sau:
• Có thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công, tiền thù lao, tiền thưởng và các khoản thu nhập khác từ tiền lương, tiền công, tiền thù lao, tiền thưởng.
• Có đầy đủ hồ sơ theo quy định.

Hồ sơ cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Hồ sơ cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN bao gồm:

• Tờ khai đăng ký thuế cá nhân theo mẫu số 05/ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 12/8/2013 của Bộ Tài chính.
• Bản sao hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc xác định thời hạn hoặc không xác định thời hạn.
• Quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, giao việc, phân công công tác hoặc văn bản giao nhiệm vụ khác của người sử dụng lao động.

Cách ghi chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được ghi đầy đủ các thông tin sau:

• Số chứng từ: Ghi số thứ tự của chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong kỳ.
• Ngày lập chứng từ: Ghi ngày lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
• Tên tổ chức trả thu nhập: Ghi đầy đủ tên của tổ chức trả thu nhập theo đăng ký kinh doanh.
• Mã số thuế của tổ chức trả thu nhập: Ghi mã số thuế của tổ chức trả thu nhập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Tên cá nhân nhận thu nhập: Ghi đầy đủ họ và tên của cá nhân nhận thu nhập.
• Mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập: Ghi mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập.
• Số tiền đã trả cho cá nhân: Ghi số tiền đã trả cho cá nhân trong kỳ.
• Số thuế TNCN đã khấu trừ: Ghi số thuế TNCN đã khấu trừ của cá nhân trong kỳ.

Lưu ý khi ghi chứng từ khấu trừ thuế TNCN

• Các thông tin ghi trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được ghi đầy đủ, chính xác và trung thực.
• Trường hợp chứng từ khấu trừ thuế TNCN bị sai sót thì tổ chức trả thu nhập phải lập lại chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới.

Trách nhiệm của tổ chức trả thu nhập và cá nhân

Trách nhiệm của tổ chức trả thu nhập

Tổ chức trả thu nhập có trách nhiệm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cá nhân khi chi trả thu nhập cho cá nhân. Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cá nhân thì cá nhân phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Trách nhiệm của cá nhân

Cá nhân có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản chứng từ khấu trừ thuế TNCN và xuất trình chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi cơ quan thuế yêu cầu. Trường hợp cá nhân bị mất, thất lạc chứng từ khấu trừ thuế TNCN thì phải khai báo với tổ chức trả thu nhập để tổ chức trả thu nhập cấp lại chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

1.2. Nội dung của chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một loại chứng từ do tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp cho cá nhân bị khấu trừ thuế TNCN để ghi nhận thông tin về thuế TNCN đã khấu trừ cho cá nhân.

Nội dung của chứng từ khấu trừ thuế TNCN bao gồm các thông tin sau:

• Tên tổ chức, cá nhân trả thu nhập: Tên đầy đủ của tổ chức, cá nhân trả thu nhập.
• Mã số thuế: Mã số thuế của tổ chức, cá nhân trả thu nhập.
• Tên cá nhân nhận thu nhập: Tên đầy đủ của cá nhân nhận thu nhập.
• Mã số thuế: Mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập.
• Số chứng từ: Số chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
• Ngày chứng từ: Ngày cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
• Loại thu nhập: Loại thu nhập mà cá nhân nhận được.
• Số tiền thu nhập: Số tiền thu nhập mà cá nhân nhận được.
• Thuế TNCN phải khấu trừ: Số thuế TNCN phải khấu trừ cho cá nhân.
• Ký, ghi rõ họ tên: Ký, ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật của tổ chức, cá nhân trả thu nhập.

Tên tổ chức, cá nhân trả thu nhập

Tên tổ chức, cá nhân trả thu nhập phải được ghi đầy đủ, chính xác theo giấy phép đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hộ gia đình, cá nhân hoặc giấy tờ tương đương khác.

Mã số thuế

Mã số thuế của tổ chức, cá nhân trả thu nhập là mã số duy nhất được cấp cho tổ chức, cá nhân nộp thuế theo quy định của pháp luật. Mã số thuế được sử dụng trong các giao dịch về thuế và các giao dịch khác có liên quan đến nghĩa vụ thuế của tổ chức, cá nhân nộp thuế.

Tên cá nhân nhận thu nhập

Tên cá nhân nhận thu nhập phải được ghi đầy đủ, chính xác theo giấy tờ tùy thân của cá nhân.

Mã số thuế

Mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập là mã số duy nhất được cấp cho cá nhân nộp thuế theo quy định của pháp luật. Mã số thuế được sử dụng trong các giao dịch về thuế và các giao dịch khác có liên quan đến nghĩa vụ thuế của cá nhân nộp thuế.

Số chứng từ

Số chứng từ là số thứ tự của chứng từ khấu trừ thuế TNCN được cấp theo quy định của tổ chức, cá nhân trả thu nhập.

Ngày chứng từ

Ngày chứng từ là ngày cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Loại thu nhập

Loại thu nhập là loại thu nhập mà cá nhân nhận được. Loại thu nhập phải ghi đúng theo quy định của pháp luật.

Số tiền thu nhập

Số tiền thu nhập là tổng số tiền mà cá nhân nhận được.

Thuế TNCN phải khấu trừ

Thuế TNCN phải khấu trừ là số thuế TNCN phải khấu trừ cho cá nhân theo quy định của pháp luật.

Ký, ghi rõ họ tên

Ký, ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật của tổ chức, cá nhân trả thu nhập.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được lập và cấp cho cá nhân nhận thu nhập chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh tiền lương, tiền công. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là căn cứ để cá nhân thực hiện quyết toán thuế TNCN

2. Thuế TNCN có bắt buộc cấp chứng từ khấu không?

2.1. Cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN để làm gì?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là chứng từ do tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp cho người nhận thu nhập để ghi nhận số thuế TNCN đã khấu trừ. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có vai trò quan trọng trong việc xác định số thuế TNCN được khấu trừ của người nhận thu nhập.

Cụ thể, chứng từ khấu trừ thuế TNCN được sử dụng để:

• Ghi nhận số thuế TNCN đã khấu trừ trong hồ sơ khai thuế TNCN của người nhận thu nhập.
• Làm căn cứ để người nhận thu nhập thực hiện quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế.

Tại sao phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Cần cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN vì:

• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là căn cứ để xác định số thuế TNCN được khấu trừ của người nhận thu nhập. Nếu không có chứng từ khấu trừ thuế TNCN thì cơ quan thuế sẽ không thể xác định được số thuế TNCN được khấu trừ của người nhận thu nhập.
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là căn cứ để người nhận thu nhập thực hiện quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế. Nếu không có chứng từ khấu trừ thuế TNCN thì người nhận thu nhập sẽ không thể thực hiện quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế.

Ai là người có trách nhiệm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Tổ chức, cá nhân trả thu nhập có trách nhiệm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người nhận thu nhập. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được cấp cho người nhận thu nhập chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng sau tháng phát sinh tiền lương, tiền công.

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN được quy định tại Phụ lục 03 ban hành kèm theo Thông tư 111/2013/TT-BTC

2.2. Cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi nào?

Theo quy định tại Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được lập tại thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế TNCN của cá nhân.

Cụ thể, thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN được quy định như sau:

• Đối với người lao động ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên: Tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng trả thu nhập của tháng cuối cùng trong kỳ tính thuế.
• Đối với người lao động ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng: Tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng trả thu nhập.
• Đối với người lao động không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 1 tháng: Tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng trả thu nhập.

Ngoài ra, người lao động có thể yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN bất cứ thời điểm nào trong năm.

Lưu ý:

• Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập không khấu trừ thuế TNCN thì không phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người nộp thuế.
• Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập khấu trừ thuế TNCN theo quy định nhưng không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người nộp thuế thì phải chịu trách nhiệm về việc trốn thuế của người nộp thuế.

3. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Căn cứ Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được lập tại thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của cá nhân.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN chính là khi cá nhân có yêu cầu gửi đến tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho mình.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN cấp cho cá nhân có thể là bản giấy hoặc bản điện tử với đầy đủ các nội dung mà pháp luật quy định.

Tuy nhiên kể từ ngày 01/7/2022, khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, tất cả doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân đều phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN bản điện tử.

Theo Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được phép tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử nhưng vẫn phải đảm bảo chứng từ đó có đủ các nội dung bắt buộc theo quy định.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được hiển thị một cách đầy đủ, chính xác các nội dung, đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sau lệch để cá nhân có thể đọc được.

Đối với số lượng chứng từ khấu trừ thuế TNCN cấp cho cá nhân, khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

– Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng: Được yêu cầu cấp chứng từ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp 01 chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

– Cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: Chỉ cấp 01 chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế cho cá nhân.

4. Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Đối tượng

Tổ chức, cá nhân trả thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) từ tiền lương, tiền công, thu nhập từ nhà thầu, tiền thù lao, tiền công, tiền chi khác cho cá nhân

Thời hạn

Kể từ ngày 01/07/2022, các tổ chức chi trả thu nhập không được sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN do cơ quan thuế đặt in. Thay vào đó, các tổ chức chi trả thu nhập có thể sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phát hành.

Hồ sơ

Đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN mẫu số 07/CTKT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC

Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp

Trình tự, thủ tục

Bước 1: Người đại diện của tổ chức chi trả thu nhập lập hồ sơ đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN và gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Trường hợp hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho tổ chức chi trả thu nhập.

Bước 3: Tổ chức chi trả thu nhập nhận chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ cơ quan thuế.

Lưu ý

• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là chứng từ do cơ quan thuế cấp cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công, thu nhập từ nhà thầu, tiền thù lao, tiền công, tiền chi khác cho cá nhân để khấu trừ thuế TNCN.
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là chứng từ khấu trừ thuế TNCN được phát hành dưới dạng điện tử, được mã hóa, ký số và có giá trị pháp lý tương đương với chứng từ khấu trừ thuế TNCN do cơ quan thuế đặt in.
• Tổ chức chi trả thu nhập có thể sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế chấp nhận.

Cách thức mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Đăng ký tài khoản

Trước khi mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, tổ chức chi trả thu nhập cần đăng ký tài khoản trên cổng thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Lựa chọn mẫu chứng từ

Tổ chức chi trả thu nhập lựa chọn mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phù hợp với nhu cầu sử dụng.

Mua chứng từ

Tổ chức chi trả thu nhập thực hiện thanh toán và mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Nhận chứng từ

Sau khi thanh toán thành công, tổ chức chi trả thu nhập sẽ nhận được chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử qua email hoặc cổng thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Thông tin liên hệ

Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

• Tên tổ chức
• Địa chỉ
• Số điện thoại
• Email

Trên đây là một số thông tin về Chứng từ khấu trừ thuế tncn là gì?. Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn