Cách hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê

Khi doanh nghiệp sử dụng tài sản cố định đi thuê, việc hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê đúng cách là rất quan trọng để tuân thủ các quy định về kế toán và thuế. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả mà còn hỗ trợ trong việc tính toán lợi nhuận và thuế. Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ hướng dẫn bạn cách hạch toán chính xác chi phí này.

1. Tài sản cố định đi thuê là gì?

Tài sản cố định đi thuê là những tài sản mà doanh nghiệp không sở hữu nhưng lại thuê để sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc kinh doanh. Thay vì phải bỏ ra một khoản tiền lớn để mua tài sản, doanh nghiệp có thể tận dụng tài sản này để phục vụ cho các mục đích kinh doanh mà không cần phải sở hữu chúng hoàn toàn. Các tài sản này vẫn được doanh nghiệp sử dụng để tạo ra lợi nhuận và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh mà không cần phải chi trả toàn bộ chi phí ban đầu để sở hữu tài sản.

Tài sản cố định đi thuê có thể được phân thành hai loại chính: tài sản cố định thuê tài chính và tài sản cố định thuê hoạt động.

Tài sản cố định thuê tài chính:

Tài sản cố định thuê tài chính là các tài sản mà doanh nghiệp thuê từ công ty cho thuê tài chính. Khi kết thúc hợp đồng thuê, doanh nghiệp có quyền chọn mua lại tài sản thuê hoặc tiếp tục thuê theo các điều kiện đã thỏa thuận trong hợp đồng. Tổng giá trị thuê tài sản trong hợp đồng ít nhất phải tương đương với giá trị tài sản tại thời điểm ký hợp đồng thuê. Những tài sản cố định đi thuê không thỏa mãn các điều kiện này sẽ được coi là tài sản cố định thuê hoạt động.

Tài sản cố định thuê hoạt động:

Tài sản cố định thuê hoạt động khác với thuê tài chính ở chỗ hợp đồng thuê mang tính chất tạm thời. Sau khi hết thời gian thuê, doanh nghiệp không có quyền sở hữu tài sản đó. Các chi phí liên quan đến thuê hoạt động thường được ghi nhận là chi phí hoạt động thay vì là tài sản cố định, và tài sản này không phải trích khấu hao.

Tiêu chí phân biệt giữa tài sản cố định thuê tài chính và tài sản cố định thuê hoạt động:

Tiêu chí	Tài sản cố định thuê tài chính	Tài sản cố định đi thuê (thuê hoạt động)
Quyền sở hữu tài sản	Gần như quyền sở hữu được chuyển nhượng cho doanh nghiệp	Doanh nghiệp không có quyền sở hữu
Ghi nhận trên bảng cân đối kế toán	Ghi nhận là tài sản cố định	Không ghi nhận trên bảng cân đối kế toán
Khấu hao tài sản	Doanh nghiệp chịu trách nhiệm tính khấu hao	Không tính khấu hao
Thời hạn thuê	Thường dài hạn	Thường ngắn hạn
Chi phí được ghi nhận	Ghi nhận chi phí khấu hao và chi phí lãi vay	Ghi nhận là chi phí thuê hoạt động
Chuyển nhượng tài sản sau thời hạn thuê	Doanh nghiệp có thể mua lại tài sản với giá trị nhỏ sau thời gian thuê	Doanh nghiệp không có quyền sở hữu sau thời hạn thuê

Tài sản cố định đi thuê, dù là thuê tài chính hay thuê hoạt động, đều giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí ban đầu và tối ưu hóa nguồn lực sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Tuy nhiên, tùy vào loại tài sản và hình thức thuê, doanh nghiệp cần áp dụng các quy định kế toán và thuế phù hợp để quản lý và khai báo tài sản một cách chính xác, tuân thủ pháp luật.

>> Đọc thêm bài viết sau do Kế toán Kiểm toán Thuế ACC cung cấp: Hạch toán chi phí lắp đặt chạy thử tscđ (tài sản cố định)

2. Cách hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê

Chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê không làm tăng đáng kể giá trị và thời gian sử dụng của tài sản mà chỉ nhằm duy trì trạng thái hoạt động bình thường của tài sản. Do đó, chi phí này sẽ được hạch toán vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ.

Ví dụ về hạch toán chi phí sửa chữa tài sản đi thuê:

• Nợ: TK 623, 627, 641, 642 (Tùy theo mục đích sử dụng tài sản) – Chi phí sửa chữa tài sản phát sinh trong kỳ.
• Có: TK 111, 112, 331… – Phản ánh khoản tiền đã chi cho việc sửa chữa.

Nếu chi phí sửa chữa lớn, được phân bổ qua nhiều kỳ kế toán:

• Nợ: TK 242 – Chi phí trả trước (Phản ánh chi phí sửa chữa lớn).
• Có: Các tài khoản liên quan (TK 111, 112, 331…) – Thanh toán chi phí sửa chữa.

Sau đó, phân bổ chi phí sửa chữa vào chi phí hoạt động trong các kỳ kế toán:

• Nợ: TK 623, 627, 641, 642… (theo mục đích sử dụng tài sản).
• Có: TK 242 – Chi phí trả trước.

Trường hợp hạch toán sửa chữa tài sản cố định thuê tài chính

Khi tài sản cố định đi thuê theo hình thức thuê tài chính phát sinh chi phí sửa chữa, doanh nghiệp cần ghi nhận chi phí sửa chữa theo các bước sau:

• Nợ: TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang (Chi tiết chi phí sửa chữa TSCĐ) – Giá trị thực tế của các khoản chi phí sửa chữa.
• Có: Các tài khoản liên quan (TK 111, 112, 331, 152…) – Phản ánh các khoản chi phí đã trả hoặc phải trả liên quan đến việc sửa chữa (tiền mặt, ngân hàng hoặc các khoản nợ phải trả nhà cung cấp).

Khi hoàn thành việc sửa chữa, cần ghi nhận lại giá trị tài sản:

• Nợ: TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (Nếu chi phí sửa chữa làm tăng giá trị TSCĐ) hoặc Nợ: TK 623, 627, 641, 642… (Nếu là chi phí sửa chữa nhỏ, không làm tăng giá trị TSCĐ).
• Có: TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang – Kết chuyển chi phí sửa chữa vào giá trị tài sản cố định hoặc chi phí hoạt động.

Trường hợp hạch toán sửa chữa tài sản cố định thuê hoạt động

Khi phát sinh chi phí sửa chữa tài sản cố định thuê hoạt động, đặc biệt là sửa chữa lớn, có thể hạch toán như sau:

• Nợ: TK 242 – Chi phí trả trước (Chi phí sửa chữa phân bổ dần) – Phản ánh chi phí sửa chữa lớn nếu sẽ phân bổ trong nhiều kỳ.
• Có: Các tài khoản liên quan (TK 111, 112, 331…) – Phản ánh các khoản chi phí đã trả hoặc phải trả liên quan đến việc sửa chữa.

Sau khi chi phí sửa chữa được phân bổ vào chi phí hoạt động trong các kỳ kế toán:

• Nợ: TK 623, 627, 641, 642 (Tùy theo mục đích sử dụng tài sản) – Phân bổ chi phí sửa chữa theo từng kỳ.
• Có: TK 242 – Chi phí trả trước – Phản ánh việc phân bổ chi phí trả trước.

Nếu chi phí sửa chữa là nhỏ và không cần phân bổ qua nhiều kỳ, có thể hạch toán trực tiếp vào chi phí hoạt động:

• Nợ: TK 623, 627, 641, 642… (Tùy theo mục đích sử dụng tài sản) – Ghi nhận chi phí sửa chữa nhỏ không phân bổ.
• Có: Các tài khoản liên quan (TK 111, 112, 331…) – Thanh toán chi phí sửa chữa.

Hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê cần phải phân biệt giữa chi phí sửa chữa nhỏ và chi phí sửa chữa lớn. Trong khi chi phí sửa chữa nhỏ thường được ghi nhận trực tiếp vào chi phí hoạt động, chi phí sửa chữa lớn có thể được phân bổ dần vào chi phí qua các kỳ kế toán. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi và phản ánh chính xác chi phí, từ đó có thể tuân thủ đúng các quy định về kế toán và thuế.

3. Các trường hợp sửa chữa tài sản cố định đi thuê

Khi tài sản cố định đi thuê phát sinh nhu cầu sửa chữa, chi phí sửa chữa có thể được phân loại thành hai loại chính: sửa chữa nhỏ và sửa chữa lớn. Việc phân biệt giữa các loại sửa chữa này không chỉ ảnh hưởng đến việc ghi nhận chi phí mà còn có tác động đến cách hạch toán và tính toán thuế của doanh nghiệp.

Sửa chữa nhỏ tài sản cố định đi thuê (Bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên)

Sửa chữa nhỏ liên quan đến các hoạt động bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên của tài sản cố định, nhằm duy trì tình trạng và chức năng hoạt động ban đầu của tài sản. Những chi phí này thường xuyên phát sinh và có giá trị thấp hơn so với sửa chữa lớn.

• Mục đích: Đảm bảo tài sản không bị xuống cấp và vẫn duy trì được hiệu suất làm việc như ban đầu.
• Các hoạt động điển hình: Thay thế linh kiện hỏng, bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa các thiết bị điện, kiểm tra và sửa chữa các bộ phận nhỏ của hệ thống máy móc.
• Ví dụ: Thay mới bộ lọc, kiểm tra và thay thế dây cáp, thay dầu máy móc, sửa chữa hư hỏng nhỏ nhưng không làm thay đổi cấu trúc của tài sản.

Sửa chữa lớn tài sản cố định đi thuê (Nâng cấp, cải tạo)

Sửa chữa lớn bao gồm những chi phí phát sinh khi doanh nghiệp thực hiện nâng cấp, cải tạo tài sản cố định. Mục đích của việc sửa chữa lớn là để cải thiện hiệu suất hoạt động hoặc kéo dài tuổi thọ của tài sản. Các công việc này có thể làm thay đổi cấu trúc hoặc chức năng của tài sản.

• Mục đích: Nâng cao khả năng sử dụng, cải tiến tài sản sao cho phù hợp với yêu cầu sản xuất, kinh doanh mới.
• Các hoạt động điển hình: Nâng cấp các bộ phận quan trọng của tài sản, thay đổi cấu trúc hoặc chức năng của tài sản để đáp ứng nhu cầu mới hoặc mở rộng khả năng sản xuất.
• Ví dụ: Cải tạo nhà xưởng, lắp đặt thêm hệ thống tự động hóa, nâng cấp phần mềm quản lý máy móc, thay đổi hệ thống điện của một tòa nhà, cải tạo các máy móc để phù hợp với công nghệ mới.

Việc phân biệt giữa sửa chữa nhỏ và sửa chữa lớn tài sản cố định đi thuê rất quan trọng trong quá trình hạch toán chi phí. Các chi phí sửa chữa nhỏ thường được ghi nhận vào chi phí hoạt động trong kỳ, trong khi chi phí sửa chữa lớn có thể được ghi nhận là một phần của giá trị tài sản cố định, làm tăng giá trị tài sản và được phân bổ theo thời gian. Do đó, doanh nghiệp cần chú ý phân loại đúng các khoản chi phí này để đảm bảo việc ghi nhận chi phí và tính thuế chính xác.

>> Xem thêm bài viết sau để biết thêm chi tiết: Xác định nguyên giá tài sản cố định vô hình

4. Các câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp có thể phân bổ chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê trong bao lâu?

Thời gian phân bổ chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê phụ thuộc vào hợp đồng thuê và tính chất của chi phí sửa chữa. Nếu sửa chữa lớn và kéo dài nhiều kỳ, chi phí có thể được phân bổ dần trong suốt thời gian sử dụng tài sản.

Khi nào doanh nghiệp phải ghi nhận chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê vào chi phí hoạt động?

Doanh nghiệp phải ghi nhận chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê vào chi phí hoạt động khi chi phí sửa chữa đó nhằm duy trì hoạt động bình thường của tài sản mà không làm tăng giá trị tài sản hoặc kéo dài thời gian sử dụng.

Có thể áp dụng các phương pháp khác để phân bổ chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê không?

Các phương pháp phân bổ chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê phải tuân thủ theo quy định của chuẩn mực kế toán và đặc thù của từng loại tài sản. Các doanh nghiệp cần căn cứ vào thời gian sử dụng và mức độ ảnh hưởng của sửa chữa để lựa chọn phương pháp phân bổ phù hợp.

Việc hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê là một công việc quan trọng trong quá trình quản lý tài chính của doanh nghiệp. Kế toán Kiểm toán Thuế ACC luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp để đảm bảo các hoạt động hạch toán chi phí tuân thủ đúng quy định pháp luật, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.