Cách quản lý công nợ phải thu hiệu quả là gì?

Quản lý công nợ phải thu hiệu quả là một yếu tố quan trọng giúp các doanh nghiệp duy trì hoạt động tài chính ổn định và phát triển bền vững. Việc hiểu rõ và áp dụng đúng phương pháp quản lý công nợ phải thu không chỉ giúp cải thiện dòng tiền mà còn giảm thiểu các rủi ro về tài chính. Để giải quyết vấn đề này, Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ giúp bạn tìm hiểu các chiến lược tối ưu nhất.

1. Khái niệm về quản lý công nợ

Quản lý công nợ là một quá trình liên tục và có hệ thống nhằm theo dõi, ghi chép, xử lý các khoản nợ phải thu và phải trả của doanh nghiệp. Quá trình này giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, bảo vệ tài chính vững mạnh và duy trì mối quan hệ với các đối tác và khách hàng. Việc quản lý công nợ không chỉ liên quan đến việc theo dõi thời gian thanh toán, mà còn bao gồm việc xử lý các khoản nợ quá hạn, phân tích hiệu quả thu hồi nợ và tìm kiếm các giải pháp cải thiện quy trình thu hồi nợ.

2. Các bước cơ bản trong quản lý công nợ

Quản lý công nợ bao gồm một loạt các hoạt động từ việc xác định, theo dõi cho đến thu hồi các khoản công nợ. Cụ thể như sau:

• Xác định các khoản công nợ
  Bước đầu tiên trong việc quản lý công nợ là xác định các khoản nợ phải thu và phải trả. Việc này đòi hỏi doanh nghiệp phải rõ ràng trong việc ghi nhận đối tác nào nợ mình, số tiền cụ thể là bao nhiêu, thời hạn thanh toán của các khoản nợ là khi nào và các điều khoản thanh toán khác. Đây là bước quan trọng để doanh nghiệp có thể theo dõi sát sao tình hình công nợ của mình.

• Theo dõi và quản lý tình trạng thanh toán
  Sau khi xác định công nợ, việc theo dõi thường xuyên là vô cùng cần thiết. Các kế toán viên hoặc bộ phận quản lý công nợ cần phải giám sát tình trạng thanh toán của các khoản nợ phải thu từ khách hàng và các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp. Việc này giúp doanh nghiệp nhận diện kịp thời các khoản công nợ quá hạn hoặc có nguy cơ không thể thu hồi được, từ đó có biện pháp xử lý phù hợp. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần thiết lập hệ thống nhắc nhở và liên lạc với khách hàng khi đến hạn thanh toán.

• Thu hồi công nợ hiệu quả
  Thu hồi công nợ là một trong những công việc quan trọng nhất trong quản lý công nợ. Khi khoản nợ đến hạn, doanh nghiệp cần phải triển khai các biện pháp thu hồi nợ kịp thời. Đối với các khoản nợ quá hạn, các biện pháp như gọi điện nhắc nhở, gửi thông báo thanh toán qua email hoặc thậm chí khởi kiện pháp lý có thể được áp dụng. Quan trọng là phải đảm bảo các khoản công nợ được thu hồi đúng thời hạn, nhằm đảm bảo dòng tiền ổn định cho doanh nghiệp.

• Phân tích công nợ và cải thiện quy trình quản lý
  Sau khi thu hồi công nợ, doanh nghiệp cần tiến hành phân tích dữ liệu về công nợ, từ đó xác định các yếu tố rủi ro và đưa ra các biện pháp cải thiện quy trình quản lý công nợ. Việc phân tích này giúp doanh nghiệp nhận diện được các khoản nợ khó thu hồi, các khoản nợ lâu dài, và tìm ra các biện pháp giảm thiểu rủi ro liên quan đến công nợ trong tương lai.

>> Đọc thêm bài viết do Kế toán Kiểm toán Thuế ACC cung cấp: Hướng dẫn hạch toán bù trừ công nợ chi tiết

3. Cách quản lý công nợ phải thu hiệu quả là gì?

Quản lý công nợ phải thu là một trong những nhiệm vụ quan trọng và không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh và phức tạp. Công nợ phải thu là các khoản tiền mà doanh nghiệp có quyền yêu cầu khách hàng thanh toán sau khi cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ. Việc thu hồi các khoản nợ này không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền mà còn tác động lớn đến khả năng thanh toán các nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp. Vì vậy, quản lý công nợ phải thu hiệu quả không chỉ giúp duy trì sự ổn định tài chính mà còn góp phần xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng, nâng cao uy tín và khả năng phát triển lâu dài của doanh nghiệp.

Tạo một hệ thống theo dõi hoàn chỉnh

Cách quản lý công nợ phải thu hiệu quả bắt đầu từ việc thiết lập một quy trình quản lý công nợ rõ ràng và bài bản theo yêu cầu của doanh nghiệp. Quy trình này cần đảm bảo rằng trách nhiệm của từng cá nhân trong việc làm việc với khách hàng được xác định rõ ràng, đồng thời quy định cụ thể cách thức nhắc nhở khách hàng và thời gian thực hiện việc nhắc nhở. Những người làm công tác kế toán công nợ cần nắm vững quy trình kế toán, kiểm soát chứng từ, luân chuyển chứng từ, cũng như quy trình thanh toán. Để theo dõi và cập nhật công nợ khách hàng, bộ phận kế toán cần có file theo dõi chính xác, có thể là bảng tính Excel hoặc phần mềm kế toán chuyên dụng. Các thông tin từ hợp đồng, hóa đơn, phiếu xuất/nhập kho, phiếu chi, sao kê ngân hàng, chiết khấu, hàng trả lại hay tỷ giá đều phải được cập nhật vào file công nợ và theo dõi một cách liên tục.

Xem lại khoản phải thu định kỳ, thường xuyên

Để duy trì một hệ thống quản lý công nợ phải thu hiệu quả, bộ phận kế toán cần phải thường xuyên kiểm tra các khoản nợ và theo dõi thời hạn thanh toán. Các chỉ số như vòng quay công nợ và tuổi nợ giúp phân loại khách nợ, từ đó có thể sớm phát hiện các khoản nợ có vấn đề để xử lý kịp thời, tránh tình trạng nợ quá hạn kéo dài. Định kỳ, kế toán cần lập biên bản xác nhận công nợ của từng khách hàng và báo cáo lên cấp trên. Các báo cáo quan trọng bao gồm: Báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng, bảng tổng hợp công nợ phải thu và phải trả, bảng theo dõi các khoản nợ quá hạn, và bảng theo dõi các khoản nợ vượt hạn mức.

Gửi hóa đơn, các chứng từ đến khách hàng nhanh chóng

Gửi hóa đơn cho khách hàng là một phần quan trọng trong quá trình quản lý công nợ, tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng chú trọng điều này. Kế toán công nợ cần theo dõi kỹ càng quá trình gửi hóa đơn và đảm bảo rằng khách hàng nhận được hóa đơn đúng hạn. Trước và sau khi gửi hóa đơn, kế toán nên chủ động gọi điện hoặc thông báo qua fax, email (bản scan) cho người có trách nhiệm bên khách hàng để xác nhận hóa đơn đã được gửi tới bộ phận kế toán của họ. Để đảm bảo khách hàng thanh toán đúng hạn, có thể kèm theo những lời nhắc nhở mang tính cấp bách như: “Hạn chót để quý khách thanh toán là ngày 30/10” thay vì “Quý khách có thể thanh toán trong vòng 30 ngày”.

Gọi điện thoại nhắc nợ

Kế toán công nợ nên chủ động gọi điện thoại nhắc nhở khách hàng về thời gian thanh toán 5-10 ngày trước khi đến hạn. Việc này cần thực hiện một cách nhẹ nhàng và chuyên nghiệp, tránh gây căng thẳng cho khách hàng. Một lời khuyên là không nên gọi vào đầu tuần, đầu tháng hoặc vào những thời điểm đầu giờ hay cuối giờ làm việc. Thời gian lý tưởng để gọi nhắc nợ là vào sáng từ 10h đến 11h và chiều từ 2h đến 4h, khi khách hàng có thời gian và tâm lý thoải mái hơn để tiếp nhận thông tin.

Duy trì nhật ký thu nợ

Để theo dõi hiệu quả quá trình thu nợ, bộ phận kế toán cần lưu nhật ký các cuộc gọi và email đã gửi, cùng với hồ sơ về phản ứng của khách hàng. Những vấn đề như thiếu chứng từ, hàng hóa không đúng hoặc khách hàng hứa trả tiền vào một thời gian cụ thể cũng cần được ghi chú lại và phản ánh với các bộ phận liên quan để xử lý kịp thời.

Kế toán công nợ cần có nghiệp vụ chuyên môn tốt

Để quản lý công nợ phải thu hiệu quả, kế toán công nợ cần có nghiệp vụ chuyên môn vững vàng, ghi chép và nhập liệu đầy đủ, chính xác. Công việc này đòi hỏi phải phản ánh kịp thời và rõ ràng về các khoản phải thu và phải thanh toán của khách hàng. Đặc biệt, kế toán cần theo dõi thường xuyên và có biện pháp đôn đốc thu hồi nợ khi cần thiết, tránh tình trạng vốn bị chiếm dụng hoặc nợ quá lâu. Cuối tháng, kế toán cần đối chiếu công nợ và lập biên bản đối chiếu để đảm bảo tính chính xác.

Duy trì tốt các mối quan hệ

Trong công ty, sự phối hợp giữa bộ phận kế toán công nợ và bộ phận kinh doanh là rất quan trọng. Mỗi đơn hàng bán ra từ bộ phận kinh doanh cần được ghi nhận ngay vào doanh thu, đồng thời các khoản nợ phải thu cũng phải được cập nhật ngay lập tức vào hệ thống để tránh thất thoát hoặc bỏ sót.

Sử dụng phần mềm bán hàng có chức năng quản lý công nợ phải thu

Sử dụng phần mềm quản lý công nợ giúp doanh nghiệp theo dõi các khoản phải thu và phải trả một cách chuyên nghiệp. Phần mềm cũng hỗ trợ tạo ra các báo cáo đánh giá tín nhiệm khách hàng, phân loại các khoản công nợ và lập các chỉ tiêu đánh giá tốc độ thu hồi công nợ, từ đó giúp quản lý công nợ hiệu quả hơn.

Các bạn có thể áp dụng những bí quyết trên để quản lý công nợ phải thu khách hàng, từ đó bảo vệ và duy trì tình hình tài chính ổn định cho doanh nghiệp.

4. Tầm quan trọng của quản lý công nợ phải thu hiệu quả

Quản lý công nợ phải thu không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát được dòng tiền mà còn bảo vệ được tài chính và uy tín của doanh nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng. Nếu công nợ không được quản lý tốt, có thể dẫn đến tình trạng mất cân đối tài chính, ảnh hưởng đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp và gây tổn thất về lâu dài. Ngược lại, một hệ thống quản lý công nợ tốt sẽ giúp doanh nghiệp duy trì dòng tiền ổn định, cải thiện mối quan hệ với khách hàng, đối tác và giảm thiểu các rủi ro tài chính.

>> Xem thêm bài viết sau để biết thêm thông tin: Thủ tục thành lập công ty đòi nợ theo quy định mới nhất

5. Các câu hỏi thường gặp

Kế toán công nợ cần làm gì khi khách hàng không thanh toán đúng hạn?

Kế toán công nợ cần chủ động liên hệ với khách hàng qua điện thoại hoặc email để nhắc nhở về việc thanh toán. Đồng thời, cần kiểm tra các yếu tố có thể ảnh hưởng đến việc thanh toán như thiếu chứng từ hoặc vấn đề với sản phẩm/dịch vụ. Nếu cần thiết, có thể thương thảo lại các điều khoản hoặc áp dụng biện pháp pháp lý.

Làm sao để giảm thiểu nợ xấu trong công ty?

Để giảm thiểu nợ xấu, doanh nghiệp cần xác định rõ các điều khoản tín dụng ngay từ khi ký kết hợp đồng, theo dõi và phân loại công nợ một cách khoa học. Cũng cần thường xuyên theo dõi và đôn đốc thanh toán, đồng thời xây dựng chính sách xử lý nợ xấu hiệu quả.

Phần mềm quản lý công nợ có giúp tiết kiệm thời gian không?

Có, phần mềm quản lý công nợ giúp tự động hóa nhiều công việc như theo dõi tình trạng công nợ, lập báo cáo và gửi thông báo nhắc nhở khách hàng. Điều này giúp kế toán tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả công việc.

Quản lý công nợ phải thu hiệu quả giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định tài chính và đảm bảo dòng tiền cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh. Kế toán Kiểm toán Thuế ACC luôn sẵn sàng hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc xây dựng các chiến lược công nợ hiệu quả, giúp bạn phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh đầy thách thức hiện nay.