Cách hạch toán chi phí tổ chức sự kiện

Chi phí tổ chức sự kiện là khoản chi thường xuyên trong hoạt động của nhiều doanh nghiệp, giúp xây dựng thương hiệu và tăng cường quảng bá sản phẩm. Thế nên, bài viết dưới đây của ACC sẽ hướng dẫn các bạn cách hạch toán chi phí tổ chức sự kiện. Qua đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát chi phí hiệu quả và đánh giá kết quả của từng sự kiện.

1. Chi phí tổ chức sự kiện là gì?

Chi phí tổ chức sự kiện là các khoản chi mà doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện các hoạt động như hội nghị, hội thảo, lễ kỷ niệm, ra mắt sản phẩm hoặc các chương trình tiếp thị, quảng bá. 

Những chi phí này có thể bao gồm thuê địa điểm, trang thiết bị, dịch vụ âm thanh, ánh sáng, thực phẩm, quà tặng, và các dịch vụ hỗ trợ khác nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt mục tiêu kinh doanh.

2. Cách hạch toán chi phí tổ chức sự kiện

Hạch toán chi phí tổ chức sự kiện được thực hiện dựa trên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc tổ chức sự kiện. Dưới đây là các bước hạch toán chi tiết cho chi phí tổ chức sự kiện:

Ghi nhận chi phí thuê địa điểm, thiết bị, dịch vụ âm thanh, ánh sáng:

• Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)
• Có TK 111, 112 (Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng)

Hạch toán chi phí thực phẩm, quà tặng, dịch vụ hỗ trợ khác cho sự kiện:

• Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)
• Có TK 111, 112 (Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng) hoặc TK 331 (Phải trả cho người bán)

Ghi nhận chi phí quảng cáo, truyền thông liên quan đến sự kiện:

• Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) hoặc TK 641 (Chi phí bán hàng – nếu liên quan đến marketing)
• Có TK 111, 112 (Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng)

Ghi nhận chi phí nhân sự tham gia tổ chức và hỗ trợ sự kiện:

• Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)
• Có TK 334 (Phải trả người lao động)

Ghi nhận chi phí thuê công ty tổ chức sự kiện hoặc các dịch vụ thuê ngoài khác:

• Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)
• Có TK 331 (Phải trả cho người bán) hoặc TK 111, 112 (nếu đã thanh toán ngay)

Hạch toán khấu trừ thuế GTGT (nếu có hóa đơn GTGT):

• Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ)
• Có TK 331, 111, 112 tùy theo phương thức thanh toán.

Cuối kỳ, kết chuyển chi phí tổ chức sự kiện vào kết quả kinh doanh:

• Nợ TK 911 (Xác định kết quả kinh doanh)
• Có TK 642, 641 (Tùy thuộc vào tính chất sự kiện: chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc chi phí bán hàng).

3. Một số ví dụ về hạch toán chi phí tổ chức sự kiện

Ví dụ 1: Công ty XYZ tổ chức một sự kiện tri ân khách hàng vào tháng 9/2024. Chi phí của sự kiện bao gồm thuê địa điểm, dịch vụ âm thanh ánh sáng, quà tặng, thực phẩm và chi phí truyền thông quảng bá sự kiện. Tổng chi phí của sự kiện là 100.000.000 VNĐ. Cụ thể:

• Thuê địa điểm tổ chức sự kiện: 30.000.000 VNĐ (thanh toán bằng chuyển khoản).
• Dịch vụ âm thanh, ánh sáng: 20.000.000 VNĐ (thanh toán bằng tiền mặt).
• Quà tặng và thực phẩm: 25.000.000 VNĐ (có hóa đơn GTGT).
• Chi phí quảng cáo sự kiện trên mạng xã hội: 15.000.000 VNĐ (thanh toán bằng chuyển khoản).
• Chi phí nhân sự tổ chức sự kiện: 10.000.000 VNĐ (trả cho nhân viên nội bộ).

Cách hạch toán chi tiết:

Thuê địa điểm:

• Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): 30.000.000 VNĐ
• Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 30.000.000 VNĐ

Dịch vụ âm thanh, ánh sáng:

• Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): 20.000.000 VNĐ
• Có TK 111 (Tiền mặt): 20.000.000 VNĐ

Quà tặng và thực phẩm (có hóa đơn GTGT):

• Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): 22.727.273 VNĐ
• Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ): 2.272.727 VNĐ
• Có TK 331 (Phải trả cho người bán): 25.000.000 VNĐ

Chi phí quảng cáo trên mạng xã hội:

• Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng): 15.000.000 VNĐ
• Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 15.000.000 VNĐ

Chi phí nhân sự nội bộ tổ chức sự kiện:

• Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): 10.000.000 VNĐ
• Có TK 334 (Phải trả người lao động): 10.000.000 VNĐ

Cuối kỳ, công ty kết chuyển toàn bộ chi phí tổ chức sự kiện vào kết quả kinh doanh:

• Nợ TK 911 (Xác định kết quả kinh doanh): 97.727.273 VNĐ (tổng chi phí không bao gồm thuế GTGT)
• Có TK 642, 641: Số tiền đã hạch toán cho các chi phí.

Ví dụ 2: Công ty ABC tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm mới vào tháng 8/2024. Chi phí bao gồm tiền thuê khách sạn, dịch vụ tiệc trà, quà lưu niệm cho khách mời, và chi phí thiết kế in ấn tài liệu hội thảo. Tổng chi phí là 150.000.000 VNĐ. Cụ thể:

• Thuê khách sạn làm địa điểm hội thảo: 60.000.000 VNĐ (có hợp đồng và hóa đơn GTGT).
• Dịch vụ tiệc trà: 30.000.000 VNĐ (thanh toán bằng tiền mặt).
• Quà lưu niệm: 20.000.000 VNĐ (mua từ nhà cung cấp, có hóa đơn GTGT).
• Chi phí thiết kế và in ấn tài liệu: 40.000.000 VNĐ (thanh toán bằng chuyển khoản).

Cách hạch toán chi tiết:

Thuê khách sạn (có hóa đơn GTGT):

• Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): 54.545.455 VNĐ
• Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ): 5.454.545 VNĐ
• Có TK 331 (Phải trả cho người bán): 60.000.000 VNĐ

Dịch vụ tiệc trà:

• Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): 30.000.000 VNĐ
• Có TK 111 (Tiền mặt): 30.000.000 VNĐ

Quà lưu niệm (có hóa đơn GTGT):

• Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng): 18.181.818 VNĐ
• Nợ TK 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ): 1.818.182 VNĐ
• Có TK 331 (Phải trả cho người bán): 20.000.000 VNĐ

Chi phí thiết kế và in ấn tài liệu:

• Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): 40.000.000 VNĐ
• Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng): 40.000.000 VNĐ

Cuối kỳ, công ty kết chuyển toàn bộ chi phí hội thảo vào kết quả kinh doanh:

• Nợ TK 911 (Xác định kết quả kinh doanh): 142.727.273 VNĐ (tổng chi phí không bao gồm thuế GTGT)
• Có TK 642, 641: Số tiền đã hạch toán cho các chi phí.

>>> Xem thêm: Hạch toán chi phí môi giới như thế nào?

4. Những lý do nên hạch toán chi phí tổ chức sự kiện

Dưới đây là những lý do quan trọng mà doanh nghiệp nên thực hiện hạch toán chi phí tổ chức sự kiện một cách chính xác và đầy đủ:

• Đảm bảo tính minh bạch tài chính: Hạch toán đúng giúp phản ánh chính xác chi phí phát sinh, đảm bảo minh bạch trong báo cáo tài chính và quản lý ngân sách.
• Phân tích hiệu quả sự kiện: Ghi nhận đầy đủ chi phí giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác lợi ích và hiệu quả từ sự kiện so với chi phí đã bỏ ra.
• Khấu trừ thuế GTGT: Khi hạch toán đúng, doanh nghiệp có thể khấu trừ thuế GTGT từ các chi phí liên quan, giúp tiết kiệm thuế và tối ưu hóa lợi nhuận.
• Quản lý chi phí hợp lý: Việc hạch toán giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí, tránh lãng phí và đảm bảo các hoạt động tổ chức sự kiện diễn ra trong phạm vi ngân sách đã lập.
• Phòng ngừa rủi ro pháp lý: Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về hạch toán và khai thuế giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro về xử phạt hoặc tranh chấp với cơ quan thuế.

 

>>> Xem thêm: Cách hạch toán chi phí xây dựng nhà xưởng

5. Một số câu hỏi liên quan

Doanh nghiệp cần chuẩn bị những chứng từ gì để hạch toán chi phí tổ chức sự kiện?

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hóa đơn dịch vụ liên quan, hợp đồng tổ chức sự kiện và phiếu chi hoặc chứng từ thanh toán. Những tài liệu này không chỉ đảm bảo tính hợp lệ cho hạch toán mà còn giúp minh bạch trong việc kiểm tra chi phí. 

Chi phí tổ chức sự kiện có được khấu trừ thuế không?

Chi phí tổ chức sự kiện có thể được khấu trừ thuế GTGT nếu đáp ứng đủ các điều kiện như có hóa đơn hợp lệ và phù hợp với quy định pháp luật. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các chi phí này liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. 

Hạch toán chi phí tổ chức sự kiện vào tài khoản nào trong hệ thống kế toán?

Chi phí tổ chức sự kiện thường được ghi nhận vào tài khoản 641 (chi phí bán hàng) hoặc 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp), tùy thuộc vào mục đích của sự kiện. Việc phân loại chính xác giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý chi phí hiệu quả hơn. 

Hy vọng với những thông tin về “Cách hạch toán chi phí tổ chức sự kiện” ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với  Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.