Có bao giờ bạn tự hỏi rằng làm sao mà các kế toán viên lại định được số tiền lương mà bạn được nhận vào cuối tháng không? Hay bạn cũng là một kế toán nhưng lại không biết rõ những loại hàm, công thức nào để tính tiền lương. Trong bài học Excel này chúng tôi sẽ cùng bạn tìm hiểu những loại hàm tính lương trong Excel phổ biến được dùng trong việc kế toán tiền lương.
1. Quy định về bảng kế toán tiền lương
Bảng thanh toán lương là một phần quan trọng việc quản lý nhân sự của một doanh nghiệp. Đây là cơ sở để ghi lại nhằm trả tiền lương cho nhân viên theo chu kỳ lương. Bảng thanh toán lương là công cụ giúp quản lý tiền lương của nhân viên một cách minh bạch và chính xác.
Hướng dẫn về quy định và chế độ kế toán tại doanh nghiệp được quy định tại mục a khoản 3 Điều 9 Thông tư 200/2014/TT-BTC. Đối với chứng từ và sổ kế toán thuộc loại hướng dẫn (không bắt buộc), doanh nghiệp có thể áp dụng theo biểu mẫu ban hành kèm theo phụ lục 3 Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc tự thiết kế phù hợp.Theo đó, doanh nghiệp có tự thiết kế và điều chỉnh mẫu bảng chấm công để phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị.
Thông tin được đề cập trên bảng thanh toán lương gồm: tên, mã số nhân viên, số giờ công, mức lương cơ bản, phụ cấp lương, các khoản giảm trừ, các khoản thanh toán khác và số tiền còn lại thực nhận của người lao động.
2. Các hàm Excel trong kế toán tiền lương
Kế toán tiền lương sử dụng một số hàm Excel thông dụng dưới đây:
1. Hàm IF
Cú pháp: IF (điều kiện, giá trị A, giá trị B).
Nếu thỏa mãn điều kiện đạt được thì giá trị sẽ là A, còn nếu không thỏa mãn điều kiện thì giá trị là B.
2. Hàm IF(OR)
Công thức: =IF(điều kiện(hoặc là điều kiện 1, hoặc là điều kiện 2, hoặc là điều kiện 3,…), giá trị A, giá trị B)
Nếu thỏa mãn các điều 1, hoặc 2, hoặc 3…thì giá trị sẽ là A, không thỏa mãn điều kiện là B.
3. Hàm IF(AND)
Công thức: =IF(điều kiện(điều kiện 1, điều kiện 2, điều kiện 3,…), giá trị A, giá trị B)
Nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện 1, điều kiện 2, điều kiện 3…thì giá trị là A, không thỏa mãn điều kiện là B.
4. Hàm IFERROR
Công thức: =IFERROR(giá trị)
Hàm sử dụng để chuyển giá trị lỗi về 0
5. Hàm IF lồng nhau
Công thức: =IF(điều kiện 1,giá trị A,if(điều kiện 2, giá trị B, điều kiện 3, giá trị C…..giá trị H)))
Nếu thỏa mãn điều kiện 1, thì đó là giá trị A, nếu thỏa mãn điều kiện 2, thì đó là giá trị B…Không là giá trị H (Lưu ý hàm sử dụng với nhiều điều kiện. Ví dụ như công thức tính thuế Thu nhập cá nhân)
6. Hàm COUNT (Đếm số ô chứa số)
Công thức: =COUNT(value1, [value2], …)
– value1 Bắt buộc. Mục đầu tiên, tham chiếu ô hoặc phạm vi trong đó bạn muốn đếm số.
– value2 … Tùy chọn. Tối đa 255 mục, tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung trong đó bạn muốn đếm số.
7. Hàm COUNTIF (Đếm các ô dựa trên nhiều tiêu chí/điều kiện)
Công thức: =COUNTIF(phạm vi, tiêu chí)
– phạm vi Bắt buộc. Một hoặc nhiều ô để đếm, bao gồm các số hoặc tên, mảng hay tham chiếu chứa số. Giá trị trống và giá trị văn bản bị bỏ qua.
– tiêu chí Bắt buộc. Số, biểu thức, tham chiếu ô hay chuỗi văn bản xác định ô sẽ được đếm.
8. Hàm COUNTIFS (Đếm các ô dựa trên nhiều tiêu chí/nhiều điều kiện)
Công thức: =COUNTIFS(phạm vi tiêu chí 1, tiêu chí 1, [phạm vi tiêu chí 2, tiêu chí 2],…)
– phạm vi tiêu chí 1 Bắt buộc. Phạm vi thứ nhất trong đó cần đánh giá các tiêu chí liên kết.
– tiêu chí 1 Bắt buộc. Tiêu chí dưới dạng một số, biểu thức, tham chiếu ô hoặc văn bản để xác định những ô nào cần đếm.
– phạm vi tiêu chí 2, tiêu chí 2, … Tùy chọn. Những phạm vi bổ sung và tiêu chí liên kết của chúng. Cho phép tối đa 127 cặp phạm vi/tiêu chí.
9. Hàm COUNTA (đếm số ô không trống trong một phạm vi.)
Công thức: =COUNTA(value1, [value2], …)
– value1 Bắt buộc. Đối số đầu tiên đại diện cho giá trị mà bạn muốn đếm.
– value2, … Tùy chọn. Các đối số bổ sung đại diện cho giá trị mà bạn muốn đếm, tối đa 255 đối số.
10. Hàm Sum (Tính tổng các số)
Công thức: =SUM((number1,number2, …) hoặc Sum(A1:An)
– Number1 là số 1
– Number2 là số 2
11. Hàm Sumif (Tính tổng có điều kiện)
Công thức: =SUMIF(range, criteria, [sum_range])
– range Bắt buộc. Phạm vi ô bạn muốn đánh giá theo tiêu chí. Các ô trong mỗi phạm vi phải là số hoặc tên, mảng hay tham chiếu chứa số. Giá trị trống và giá trị văn bản bị bỏ qua.
criteria Bắt buộc. Tiêu chí ở dạng số, biểu thức, tham chiếu ô, văn bản hoặc hàm xác định sẽ cộng các ô nào.
– sum_range Tùy chọn. Các ô thực tế để cộng nếu bạn muốn cộng các ô không phải là các ô đã xác định trong đối số range. Nếu đối số sum_range bị bỏ qua, Excel cộng các ô được xác định trong đối số range (chính các ô đã được áp dụng tiêu chí).
12. Hàm Sumifs (Tính tổng có nhiều điều kiện)
Công thức: =SUMIFS(sum_range,criteria_range1,criteria1,criteri a_range2,criteria2…)
– sum_range là các ô cần tính tổng, bao gồm các số, tên vùng, mãng hay các tham chiếu đến các giá trị. Các ô trống hay chứa chuỗi (Text) sẽ bị bỏ qua.
– criteria_range1, criteria_range2, … có thể khai báo từ 1 đến 127 vùng dùng để liên kết với các điều kiện cho vùng.
– criteria1, criteria2, … có thể có từ 1 đến 127 điều kiện ở dạng cọn số, biểu thức, tham chiếu hoặc chuỗi.
13. Hàm xử lý thời gian
– Hàm DATE(year,month,day): Tạo ra 1 giá trị ngày tháng xác định rõ bởi năm, tháng, ngày
– Hàm YEAR(serial_number) : Theo dõi số năm của 1 giá trị ngày tháng
– Hàm MONTH(serial_number): Theo dõi số tháng của 1 giá trị ngày tháng
– Hàm DAY(serial_number): Theo dõi số ngày của 1 giá trị ngày tháng
– Hàm HOUR(serial_number): Theo dõi số giờ của 1 giá trị thời gian
– Hàm MIN(serial_number): Theo dõi số phút của 1 giá trị thời gian
14. Hàm VLOOKUP
VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])
Đây là hàm truy vấn, tìm kiếm thông dụng nhất.
Tuy nhiên đối tượng tìm kiếm (lookup_value = Mã nhân viên / Tên nhân viên) phải nằm trong cột đầu tiên bên trái vùng bảng tìm kiếm (table_array = Bảng Danh sách nhân viên).
3. Chứng từ kế toán tiền lương
Chứng từ kế toán tiền lương là các văn bản, biểu mẫu, hay bảng tính mà doanh nghiệp sử dụng để ghi chép, kiểm soát, và báo cáo về các hoạt động liên quan đến thanh toán lương và các khoản trích liên quan. Dưới đây là một số chứng từ kế toán tiền lương thường được sử dụng:
Bảng Chấm Công (Mẫu 01a – LĐTL): Ghi chép về thời gian làm việc của nhân viên, bao gồm cả giờ làm thêm giờ, nghỉ phép, nghỉ không lương, và các sự kiện khác liên quan đến thời gian làm việc.
Bảng Thanh Toán Lương (Mẫu 02 – LĐTL): Bảng này thường được tạo ra từ dữ liệu trên bảng chấm công và chứa thông tin về lương cơ bản, các khoản phụ cấp, các khoản trích, và tổng cộng số tiền phải thanh toán cho mỗi nhân viên.
Phiếu Xác Nhận Sản Phẩm hoặc Công Việc Hoàn Thành (Mẫu 05 – LĐTL): Sử dụng trong trường hợp trả lương theo sản phẩm hoặc theo công việc, để xác nhận số lượng sản phẩm hoặc công việc đã hoàn thành bởi nhân viên.
Bảng Kê Trích Nộp Các Khoản Theo Lương (Mẫu 10 – LĐTL): Ghi chép về các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN, và các khoản khác nếu có.
Bảng Thanh Toán Tiền Làm Thêm Giờ (Mẫu 06 – LĐTL): Nếu nhân viên có làm thêm giờ, bảng này sẽ ghi chép thông tin về số giờ làm thêm, mức lương làm thêm giờ, và tổng cộng số tiền phải thanh toán.
Bảng Tạm Ứng Lương: Ghi chép về việc nhân viên nhận được số tiền tạm ứng trước thời điểm thanh toán lương chính thức.
Bảng Thanh Toán Tiền Thưởng: Ghi chép về các khoản thưởng mà nhân viên được nhận, bao gồm tiền thưởng theo kết quả công việc, tiền thưởng khen ngợi, hay các khoản thưởng khác.
Bảng Thanh Toán Tiền Công Tác Phí: Được sử dụng khi có các chi phí công tác phí được chi trả cho nhân viên.
Hợp Đồng Lao Động và Các Quyết Định Liên Quan: Cung cấp thông tin về điều khoản và điều kiện lao động, lương, và các chính sách khác liên quan đến tiền lương.
Bảng Kê Mã Số Thuế Thu Nhập Cá Nhân (Thông Tư 111/2013/TT-BTC): Ghi chép thông tin về thuế thu nhập cá nhân của nhân viên.
Các Biên Bản Hội Đồng Quản Trị về Chính Sách Lương và Phúc Lợi: Nếu có, chứng từ này ghi lại quyết định và các chính sách lương của doanh nghiệp.
Các chứng từ này đều làm nền tảng cho quá trình kế toán tiền lương, giúp doanh nghiệp kiểm soát và bảo mật thông tin liên quan đến thanh toán.
Trên đây Kế toán Kiểm toán Thuế ACC đã cung cấp cho bạn kiến thức về Các hàm excel thường dùng trong kế toán tiền lương. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.
