Kế toán tiền lương là quá trình hạch toán tiền lương dựa trên nhiều yếu tố như bảng chấm công, bảng theo dõi công tác, phiếu làm thêm giờ, hợp đồng lao động, và hợp đồng khoán. Đây là một nhiệm vụ đòi hỏi sự chính xác và tỉ mỉ, vì chỉ cần một sai sót nhỏ cũng có thể gây ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp. Dưới đây là một số chia sẻ về những điều cần tránh khi thực hiện hoặc hoàn thiện các thủ tục và chứng từ kế toán tiền lương.
1. Sai sót về chứng từ trong kế toán tiền lương
Kế toán tiền lương cần chú ý một số vấn đề sau khi ghi nhận chứng từ:
Chứng Từ Kế Toán:
- Mẫu phiếu thu, phiếu chi không tuân thủ mẫu hoặc ghi chép không đúng quy định.
- Số phiếu thu, phiếu chi không được đánh số liên tục trong năm theo tháng.
- Thiếu chữ ký quan trọng như chữ ký người nhận tiền hoặc chữ ký thủ quỹ.
- Thiếu các thông tin quan trọng như “Đã nhận đủ số tiền viết bằng chữ” hoặc “Chứng từ gốc kèm theo”.
Chứng Từ Gốc:
- Chứng từ gốc chưa đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ.
- Các khoản chi trên 100.000 đồng không có hóa đơn tài chính.
- Khoản chi không phục vụ mục đích sản xuất kinh doanh không được hạch toán vào chi phí, mà phải điều chỉnh từ quỹ tương ứng.
Chi Phí Cho Nhân Viên:
- Bảng lương không có chữ ký của người nhận tiền.
- Chi công tác phí khoán không có diễn giải về mục đích công tác lưu động.
- Chi ăn ca không có bảng chấm công đi kèm.
- Chi làm thêm giờ không có giấy báo làm thêm giờ.
- Chi từ Quỹ Dự Phòng mất việc làm không có giải trình về sự thay đổi công nghệ dẫn đến mất việc làm.
Chi Phí Mua Nguyên Liệu, Nhiên Liệu:
- Bảng kê thu mua hàng chưa đầy đủ thông tin của người bán.
- Thanh toán chi phí xăng dầu không có định mức.
- Các chi phí không có hóa đơn tài chính cần được thống kê để loại ra khỏi chi phí hợp lý khi tính thuế.
Chi Phí Dịch Vụ Mua Ngoài:
- Chi sửa chữa không có giấy báo hỏng hoặc biên bản xác nhận tình trạng trước khi sửa chữa.
- Chi sửa chữa lớn không có biên bản bàn giao sau sửa chữa.
- Chi sửa chữa lớn không có biên bản đánh giá của bộ phận kế toán về thời gian sử dụng ước tính của tài sản sau sửa chữa.
Chi Phí Bằng Tiền:
- Chi phí cấp phát quà tết không có danh sách đính kèm.
- Khoản chi hội nghị khách hàng không có danh sách khách hàng mời.
- Chứng từ thanh toán chi phí tiếp khách không thể hiện rõ thông tin tiếp khách.
Thanh Toán Công Nợ:
- Chi trả tiền hàng không đảm bảo người ký kết hợp đồng là đại diện pháp luật của nhà cung cấp.
- Chi tiếp khách không ghi rõ thông tin về tiếp khách nào.
- Ký kết hợp đồng không đúng theo quy định của pháp luật hoặc không đảm bảo tính chặt chẽ.
Kiểm Soát Hợp Đồng:
- Hợp đồng đã hết hiệu lực chưa được thanh lý theo quy định.
- Hợp đồng mua vật tư không đảm bảo cam kết thời gian giao hàng.
- Hợp đồng không phù hợp hoặc vi phạm các điều khoản không được theo dõi chặt chẽ.
- Một số hợp đồng mua vật tư vẫn căn cứ theo pháp lệnh Hợp đồng kinh tế năm 1989.
- Những vấn đề trên cần được giải quyết và kiểm tra định kỳ để đảm bảo tính minh bạch, hợp lý và phù hợp với quy định của pháp luật kế toán và thuế.
2. Sai sót về hạch toán trong kế toán tiền lương
Hạch Toán:
- Hạch toán vào tài khoản không đúng đối ứng.
- Một số giao dịch không có cơ sở, không kịp thời, hoặc bị trùng lặp.
Quản Lý Thu Chi Tiền Mặt:
- Hạch toán thu tiền và chi trả tiền chưa được thực hiện kịp thời.
- Lập phiếu thu không phản ánh chính xác thời điểm thực tế thu tiền.
Ví dụ: Lập phiếu thu trước khi thực sự thu tiền dẫn đến chênh lệch số dư quỹ tiền mặt trên sổ kế toán. - Kế toán căn cứ vào hóa đơn mua bán hàng để hạch toán thu tiền của khách hàng, không phản ánh chính xác thời điểm chuyển tiền của các bộ phận.
- Lập phiếu chi và hạch toán được thực hiện sau khi đã chi tiền.
Quản Lý Tiền Mặt:
- Quản lý thu chi tiền mặt không chặt chẽ, việc nộp tiền mặt về quỹ không kịp thời theo quy định.
Ví dụ: Thu bưu điện phí không được nộp kịp thời theo quy định. - Ghi nhận thiếu trong hệ thống tài khoản kế toán, đặc biệt là số dư tiền gửi tại một số ngân hàng.
- Không mở sổ quỹ hoặc mở sổ nhưng ghi chép không đúng trình tự nhập, xuất quỹ, dẫn đến sổ quỹ tiền mặt có hiện tượng dư âm hoặc chênh lệch giữa sổ kế toán và tiền mặt kiểm kê thực tế.
- Một số đơn vị không thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt.
- Những vấn đề này đều cần được giải quyết để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ quy định kế toán và quản lý tài chính của doanh nghiệp.
3. Sai sót về lưu trữ chứng từ trong kế toán tiền lương
- Một số khoản chi trong đơn vị bao gồm nhiều nội dung và đi kèm với nhiều chứng từ thanh toán, tuy nhiên, việc không lập bảng kê chi phí cho những khoản này tạo ra thách thức trong quá trình kiểm soát chứng từ.
- Hệ thống lưu trữ chứng từ thanh toán chưa đạt đến mức khoa học, chẳng hạn như việc chứng từ công nợ được lưu trữ cùng với chứng từ thanh toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
Hiện nay, để giải quyết những vấn đề này, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm kế toán. Đây là một công cụ hiệu quả và hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp trong kế toán tiền lương, đảm bảo tính chính xác của số liệu, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa quá trình làm kế toán, đồng thời tiết kiệm thời gian làm việc.
Trên đây Kế toán Kiểm toán Thuế ACC đã cung cấp cho bạn kiến thức về Những sai sót thường gặp của kế toán tiền lương. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn.
