Các yêu cầu của bộ chứng từ kế toán mua hàng cập nhật 2023

Bộ chứng từ kế toán mua hàng là một phần quan trọng trong quy trình kế toán của mọi doanh nghiệp. Chúng đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận và kiểm soát các giao dịch mua sắm, từ việc đặt hàng cho đến thanh toán nhà cung cấp. Chứng từ này bao gồm hóa đơn mua hàng, biên lai giao hàng, phiếu nhập kho, và nhiều loại tài liệu khác, đóng vai trò chính để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính của công ty. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi chi tiêu, quản lý nợ phải trả, và thực hiện kiểm tra kỳ kế toán một cách hiệu quả. Bài viết sau đây Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC sẽ cùng bạn tìm hiểu bộ chứng từ kế toán mua hàng.

1. Bộ chứng từ kế toán mua hàng gồm những gì?

Bộ chứng từ hóa đơn đầu vào gồm những tài liệu và giấy tờ kế toán liên quan đến các giao dịch mua hàng của một doanh nghiệp. Các tài liệu quan trọng trong bộ chứng từ hóa đơn đầu vào bao gồm:

1. Hóa đơn mua hàng (Invoice): Đây là tài liệu quan trọng nhất trong bộ chứng từ hóa đơn đầu vào. Hóa đơn mua hàng chứa thông tin về số lượng, giá cả, và giá trị tổng cộng của sản phẩm hoặc dịch vụ đã mua từ nhà cung cấp.

2. Biên lai giao hàng (Delivery Receipt): Biên lai này thể hiện việc giao hàng thực tế từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp. Nó chứa thông tin về số lượng và tình trạng của sản phẩm khi nhận hàng.

3. Phiếu nhập kho (Goods Receipt Note – GRN): Phiếu này được sử dụng để ghi nhận việc nhập sản phẩm vào kho của doanh nghiệp sau khi giao hàng.

4. Chứng từ xuất kho (Material Issue Voucher): Đây là tài liệu cho phép ghi nhận việc xuất kho sản phẩm để sử dụng trong hoạt động sản xuất hoặc dịch vụ.

5. Giấy tờ kế toán bổ sung (Supplementary Accounting Documents): Ngoài ra, có thể có các giấy tờ bổ sung như hợp đồng mua bán, thỏa thuận đặt hàng, chứng từ vận chuyển, phiếu kiểm tra hàng hóa, và các tài liệu khác liên quan đến giao dịch mua sắm.

Tất cả những tài liệu này cùng tạo nên bộ chứng từ hóa đơn đầu vào, giúp doanh nghiệp kiểm soát và ghi nhận đầy đủ các giao dịch mua hàng một cách chính xác trong quy trình kế toán của họ.

1.1. Trường hợp mua hàng hóa trong nước

Khi mua hàng hóa trong nước, bộ chứng từ hóa đơn đầu vào thường bao gồm các tài liệu sau:

1. Hóa đơn mua hàng trong nước (Invoice): Đây là hóa đơn chứng từ chính thể hiện thông tin về số lượng, giá cả, và giá trị tổng cộng của hàng hóa mua từ nhà cung cấp trong nước.

2. Biên lai giao hàng (Delivery Receipt): Biên lai này xác nhận việc nhận hàng hóa từ nhà cung cấp, thể hiện thông tin về số lượng và tình trạng của sản phẩm khi nhận hàng.

3. Phiếu nhập kho (Goods Receipt Note – GRN): Phiếu này được sử dụng để ghi nhận việc nhập sản phẩm vào kho sau khi nhận hàng từ nhà cung cấp.

4. Chứng từ xuất kho (Material Issue Voucher): Nếu sản phẩm được sử dụng trong sản xuất hoặc dịch vụ, chứng từ này sẽ ghi nhận việc xuất kho sản phẩm để sử dụng trong quy trình sản xuất hoặc dịch vụ.

5. Hợp đồng mua bán (Purchase Agreement): Trong một số trường hợp, có thể có hợp đồng mua bán chứa điều khoản và điều kiện cụ thể về việc mua hàng hóa trong nước.

Những chứng từ này đều quan trọng để đảm bảo rằng doanh nghiệp đã mua hàng hóa một cách hợp pháp và để theo dõi các giao dịch mua hàng trong nước trong quá trình kế toán.

1.2. Trường hợp nhập khẩu hàng hóa

Khi doanh nghiệp tiến hành nhập khẩu hàng hóa, bộ chứng từ hóa đơn đầu vào sẽ phức tạp hơn so với trường hợp mua hàng hóa trong nước. Các tài liệu quan trọng trong trường hợp nhập khẩu hàng hóa bao gồm:

1. Hóa đơn nhập khẩu (Import Invoice): Hóa đơn này thể hiện thông tin về số lượng, giá cả, giá trị tổng cộng của hàng hóa đã nhập khẩu từ nhà cung cấp ở nước ngoài.

2. Biên lai hải quan (Customs Declaration): Biên lai này được sử dụng để khai báo hàng hóa tới cơ quan hải quan và chứa thông tin về xuất xứ, giá trị, mã hình hải quan, và thông tin liên quan đến việc nhập khẩu.

3. Biên bản kiểm tra hàng hóa (Inspection Certificate): Đối với một số loại hàng hóa đặc biệt, cơ quan kiểm tra có thể yêu cầu một biên bản xác nhận về tình trạng và chất lượng của hàng hóa.

4. Phiếu nhập kho (Goods Receipt Note – GRN): Phiếu này ghi nhận việc nhập hàng vào kho sau khi thông qua quá trình hải quan.

5. Hợp đồng mua bán (Purchase Agreement): Hợp đồng mua bán có thể còn quy định các điều khoản và điều kiện cụ thể liên quan đến việc nhập khẩu hàng hóa.

6. Hóa đơn vận chuyển (Freight Invoice): Nếu có các chi phí vận chuyển quốc tế, hóa đơn vận chuyển sẽ thể hiện thông tin về các dịch vụ vận chuyển và chi phí liên quan.

7. Chứng từ thanh toán (Payment Receipts): Đối với việc thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài, các chứng từ thanh toán như sao kê ngân hàng hoặc chứng từ giao dịch tài chính quốc tế sẽ được sử dụng để ghi nhận việc thanh toán.

Các chứng từ này cùng tạo nên bộ chứng từ hóa đơn đầu vào cho các giao dịch nhập khẩu, giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định hải quan và theo dõi giao dịch nhập khẩu hàng hóa một cách chính xác trong quy trình kế toán.

1.3. Trường hợp mua sắm tài sản cố định

Khi doanh nghiệp mua sắm tài sản cố định, bộ chứng từ hóa đơn đầu vào thường bao gồm các tài liệu sau:

1. Hóa đơn mua tài sản (Asset Purchase Invoice): Hóa đơn này thể hiện thông tin về tài sản cố định được mua, bao gồm giá trị, mô tả của tài sản, và các chi tiết khác liên quan đến giao dịch.

2. Biên lai giao tài sản (Delivery Receipt): Biên lai này xác nhận việc nhận tài sản từ nhà cung cấp hoặc đối tác, chứa thông tin về tình trạng của tài sản khi nhận.

3. Hợp đồng mua bán (Purchase Agreement): Hợp đồng mua bán tài sản cố định thường quy định các điều khoản và điều kiện cụ thể liên quan đến việc mua sắm tài sản.

4. Giấy tờ đăng ký tài sản (Asset Registration Documents): Đối với tài sản cố định, có thể cần giấy tờ đăng ký, chứng từ sở hữu, hoặc giấy tờ liên quan đến việc xác định và quản lý tài sản.

5. Chứng từ thanh toán (Payment Receipts): Để ghi nhận việc thanh toán cho tài sản cố định, các chứng từ thanh toán như sao kê ngân hàng hoặc chứng từ giao dịch tài chính sẽ được sử dụng.

Bộ chứng từ này đảm bảo rằng doanh nghiệp ghi nhận đầy đủ thông tin về việc mua sắm và sở hữu tài sản cố định, giúp quản lý tài sản, tính toán khấu hao, và tuân thủ các quy định kế toán và thuế liên quan đến tài sản cố định.

2. Hướng dẫn sắp xếp, lưu trữ bộ chứng từ kế toán mua hàng

Sắp xếp và lưu trữ bộ chứng từ hóa đơn đầu vào là một phần quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Dưới đây là hướng dẫn cơ bản về cách sắp xếp và lưu trữ chúng:

• Xác định hệ thống lưu trữ: Đầu tiên, bạn nên xác định một hệ thống lưu trữ chứng từ hóa đơn đầu vào. Có thể sử dụng các thư mục vật lý hoặc hệ thống lưu trữ điện tử. Đảm bảo hệ thống này có cấu trúc rõ ràng và dễ dàng truy cập.
• Phân loại chứng từ: Sắp xếp chứng từ thành các loại tài liệu tương ứng, ví dụ: hóa đơn mua hàng, biên lai giao hàng, phiếu nhập kho, hợp đồng mua bán, chứng từ thanh toán, và các giấy tờ khác. Điều này giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và quản lý chúng.
• Sắp xếp theo thời gian: Trong mỗi loại tài liệu, sắp xếp chúng theo thứ tự thời gian, từ mới nhất đến cũ nhất. Điều này giúp theo dõi các giao dịch và kiểm tra kỳ kế toán dễ dàng hơn.
• Đặt tên cho tài liệu: Đặt tên cho mỗi tài liệu một cách mô tả và đủ dài để hiểu rõ nội dung, ví dụ: “Hóa đơn mua hàng – ABC Supplier – 01/2023.”
• Sử dụng mô hình mã số hoặc số hóa: Cân nhắc việc sử dụng mô hình mã số hoặc số hóa cho các tài liệu. Mã số giúp tăng tính hiệu quả trong việc tìm kiếm và sắp xếp.
• Lưu trữ an toàn và bảo mật: Bảo vệ tài liệu khỏi mất mát hoặc hỏng hóc bằng cách sử dụng thư mục lưu trữ có nắp, tủ hồ sơ, hoặc ổ cứng máy tính an toàn. Đồng thời, hãy sao lưu tài liệu điện tử và bảo vệ chúng bằng mật khẩu.
• Chu kỳ lưu trữ: Tuân thủ các quy định về chu kỳ lưu trữ tài liệu của quốc gia và ngành công nghiệp. Một số tài liệu cần phải lưu trữ trong thời gian dài hơn để tuân thủ quy định.
• Duyệt và tổ chức định kỳ: Định kỳ duyệt và tổ chức lại hồ sơ để loại bỏ các tài liệu không cần thiết hoặc lỗi thời.

Bằng cách tuân theo các bước trên, bạn có thể thiết lập một hệ thống sắp xếp và lưu trữ chứng từ hóa đơn đầu vào hiệu quả giúp quản lý tài chính và tuân thủ quy định kế toán một cách dễ dàng.

>>>> Tham khảo Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng hiện nay

3. Các yêu cầu của bộ chứng từ kế toán mua hàng 

Bộ chứng từ kế toán mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận và kiểm soát các giao dịch mua sắm của doanh nghiệp. Để đảm bảo tính hợp lệ và hiệu quả, bộ chứng từ này cần đáp ứng các yêu cầu sau:

1. Thành phần của bộ chứng từ kế toán mua hàng:

• Yêu cầu mua hàng: Do bộ phận có nhu cầu lập, nêu rõ thông tin về hàng hóa hoặc dịch vụ cần mua, bao gồm chủng loại, số lượng và các yêu cầu kỹ thuật.
• Kế hoạch mua hàng: Bộ phận mua hàng lập dựa trên yêu cầu mua hàng, xác định thời gian, ngân sách và phương thức mua sắm.
• Báo giá: Nhà cung cấp cung cấp thông tin về giá cả, điều khoản thanh toán và các điều kiện khác liên quan đến hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Đơn đặt hàng hoặc Hợp đồng mua bán: Văn bản thỏa thuận giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp về các điều khoản mua bán cụ thể.
• Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT): Chứng từ do nhà cung cấp phát hành, ghi nhận giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ và số thuế VAT tương ứng.
• Phiếu nhập kho: Do bộ phận kho lập khi nhận hàng, xác nhận số lượng và chất lượng hàng hóa nhập kho.
• Chứng từ thanh toán: Ghi nhận việc thanh toán cho nhà cung cấp, có thể là ủy nhiệm chi, phiếu chi hoặc các chứng từ ngân hàng khác.

2. Yêu cầu về hình thức và nội dung của chứng từ:

Hình thức:

Chứng từ phải được lập theo mẫu quy định của doanh nghiệp hoặc theo quy định pháp luật hiện hành.

Trình bày rõ ràng, không tẩy xóa, sửa chữa; nếu có chỉnh sửa, phải được xác nhận bằng chữ ký của người có thẩm quyền.

Nội dung:

• Tên và số hiệu của chứng từ.
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ.
• Tên, địa chỉ của các bên liên quan (bên mua, bên bán).
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Số lượng, đơn giá và tổng giá trị (bằng số và bằng chữ).
• Chữ ký của người lập, người duyệt và các bên liên quan.

3. Quy trình luân chuyển và lưu trữ chứng từ:

Luân chuyển:

Chứng từ phải được chuyển giao giữa các bộ phận liên quan (mua hàng, kho, kế toán) theo đúng quy trình, đảm bảo thông tin được cập nhật kịp thời và chính xác.

Lưu trữ:

• Chứng từ kế toán phải được lưu trữ an toàn, có hệ thống, dễ tra cứu.
• Thời gian lưu trữ tối thiểu theo quy định pháp luật, thường là 10 năm.

Việc tuân thủ các yêu cầu trên giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả quá trình mua sắm, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong hạch toán kế toán, đồng thời đáp ứng các quy định pháp luật hiện hành.

4. Quy trình kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán mua hàng

Quy trình kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hợp pháp của các giao dịch tài chính trong doanh nghiệp. Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình này:

1. Lập và tiếp nhận chứng từ kế toán

• Lập chứng từ: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động mua hàng đều phải được lập chứng từ kế toán ngay khi phát sinh và chỉ lập một lần cho mỗi nghiệp vụ. Nội dung chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác, phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ.
• Tiếp nhận chứng từ: Chứng từ từ các bộ phận hoặc từ bên ngoài chuyển đến phải được tập trung tại bộ phận kế toán để xử lý.

2. Kiểm tra chứng từ kế toán

• Kiểm tra tính hợp pháp: Đảm bảo nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được ghi trên chứng từ phù hợp với các quy định pháp luật hiện hành.
• Kiểm tra tính hợp lệ: Xác minh chứng từ có đầy đủ các yếu tố cần thiết như: tên và số hiệu chứng từ, ngày tháng lập, nội dung nghiệp vụ, số lượng, đơn giá, chữ ký của các bên liên quan.
• Kiểm tra tính chính xác: Đối chiếu số liệu, thông tin trên chứng từ với các tài liệu liên quan khác để đảm bảo sự thống nhất và đúng đắn.

Nếu phát hiện sai sót hoặc vi phạm, kế toán phải từ chối thực hiện và báo cáo cho cấp quản lý để xử lý kịp thời.

3. Phê duyệt chứng từ kế toán

Sau khi kiểm tra, chứng từ hợp lệ được chuyển đến người có thẩm quyền (kế toán trưởng hoặc giám đốc) để xem xét và phê duyệt trước khi thực hiện các bước tiếp theo.

4. Ghi sổ kế toán

Chứng từ đã được phê duyệt là căn cứ để kế toán ghi nhận vào sổ sách kế toán theo đúng quy định và phương pháp kế toán áp dụng.

5. Lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán

Chứng từ sau khi ghi sổ phải được sắp xếp, phân loại và lưu trữ một cách khoa học, đảm bảo dễ dàng tra cứu khi cần thiết. Thời gian lưu trữ phải tuân thủ theo quy định của pháp luật hiện hành.

>>>> Vậy Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là gì? Bao gồm những nội dung nào?

5. Câu hỏi thường gặp

Có cần phải lập đầy đủ bộ chứng từ kế toán khi mua hàng không?

Có. Một bộ chứng từ kế toán đầy đủ giúp minh bạch hóa giao dịch, đảm bảo tính hợp pháp và phục vụ kiểm toán, quyết toán thuế.

Bộ chứng từ kế toán mua hàng có thể thay thế hợp đồng mua bán không?

Không. Hợp đồng mua bán là căn cứ pháp lý quan trọng, bộ chứng từ chỉ giúp ghi nhận nghiệp vụ kế toán phát sinh.

Có cần lưu trữ bộ chứng từ mua hàng theo quy định của pháp luật không?

Có. Theo quy định, doanh nghiệp phải lưu trữ chứng từ tối thiểu 5 năm để phục vụ kiểm tra, đối chiếu và quyết toán thuế.

Việc tuân thủ đầy đủ các yêu cầu về bộ chứng từ kế toán mua hàng như hình thức, nội dung, quy trình luân chuyển và lưu trữ không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí, hạn chế rủi ro mà còn đáp ứng đúng các quy định pháp luật về kế toán. Kế toán Kiểm toán Thuế ACC hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích, giúp doanh nghiệp tổ chức và quản lý chứng từ mua hàng hiệu quả hơn, góp phần nâng cao hiệu suất hoạt động và phát triển bền vững.