Biên bản thu hồi hóa đơn theo thông tư 39 là gì? Khi nào cần lập biên bản thu hồi hóa đơn theo thông tư 39 ? Nội dung cần thiết trong biên bản thu hồi hóa đơn là gì? Hãy cùng Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC hướng dẫn chi tiết về cách lập biên bản thu hồi hóa đơn theo Thông tư 39 của Bộ Tài chính nhé !
1. Biên bản thu hồi hoá đơn theo thông tư 39 là gì ?
Biên bản thu hồi hóa đơn theo Thông tư 39 là văn bản do người bán và người mua lập ra nhằm thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai theo quy định tại Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.
2.Lý do cần lập biên bản thu hồi hóa đơn theo thông tư 39
Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, việc lập biên bản thu hồi hóa đơn là bắt buộc trong một số trường hợp sau:
2.1 Sai sót trong thông tin trên hóa đơn:
- Thông tin về người bán, người mua sai sót: Ví dụ: tên, địa chỉ, mã số thuế bị ghi sai.
- Thông tin về hàng hóa, dịch vụ sai sót: Ví dụ: tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền bị ghi sai.
- Thông tin về giá trị hàng hóa, dịch vụ sai sót: Ví dụ: tổng giá trị hóa đơn, thuế GTGT, thuế khác bị ghi sai.
2.2 Hóa đơn đã lập nhưng chưa giao hàng hóa, dịch vụ:
- Hợp đồng mua bán bị hủy: Việc hủy hợp đồng dẫn đến việc không thực hiện giao dịch mua bán, do đó hóa đơn đã lập cần được thu hồi để tránh kê khai sai thuế.
- Hàng hóa, dịch vụ không đáp ứng yêu cầu của người mua: Ví dụ: hàng hóa bị hư hỏng, dịch vụ không đạt chất lượng, người mua trả lại hàng hóa hoặc yêu cầu hủy dịch vụ.
2.3 Hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế:
- Phát hiện sai sót sau khi kê khai thuế: Việc phát hiện sai sót sau khi kê khai thuế cần được điều chỉnh kịp thời để đảm bảo tính chính xác của hồ sơ khai thuế.
3.Nội dung cần thiết trong biên bản thu hồi hóa đơn theo thông tư 39
- Thông tin về hai bên lập biên bản: Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.
- Thông tin về hóa đơn cần thu hồi: Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày lập hóa đơn, nội dung hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn, giá trị hóa đơn.
- Lý do thu hồi hóa đơn: Nêu rõ lý do cụ thể cần thu hồi hóa đơn.
- Cam kết của hai bên: Cam kết thực hiện đúng quy định về thu hồi hóa đơn, cam kết chịu trách nhiệm về việc thu hồi và xóa bỏ hóa đơn đã lập sai.
- Ký tên, đóng dấu của hai bên: Người bán và người mua cần ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu vào biên bản.
4.Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn theo Thông tư 39
>>>> Tải mẫu biên bản thu hồi hóa đơn theo Thông tư 39 tại đây
5.Quy trình lập biên bản thu hồi hóa đơn theo Thông tư 39
Quy trình lập biên bản thu hồi hóa đơn theo Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính bao gồm các bước sau:
Bước 1: Xác định lý do cần thu hồi hóa đơn
Doanh nghiệp cần xác định rõ lý do cần thu hồi hóa đơn. Các lý do phổ biến bao gồm:
- Thông tin trên hóa đơn bị sai sót: Ví dụ: sai tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán hoặc người mua; sai tên hàng hóa, dịch vụ; sai số lượng, đơn giá, thành tiền; sai tổng giá trị hóa đơn, thuế GTGT, thuế khác.
- Hóa đơn đã lập nhưng chưa giao hàng hóa, dịch vụ: Ví dụ: hợp đồng mua bán bị hủy; hàng hóa, dịch vụ không đáp ứng yêu cầu của người mua.
- Hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa kê khai thuế: Phát hiện sai sót sau khi kê khai thuế.
Bước 2: Hai bên thống nhất nội dung cần ghi trong biên bản thu hồi hóa đơn
Hai bên cần thống nhất về các nội dung cần ghi trong biên bản thu hồi hóa đơn, bao gồm:
- Thông tin về hai bên lập biên bản: Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.
- Thông tin về hóa đơn cần thu hồi: Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày lập hóa đơn, nội dung hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn, giá trị hóa đơn.
- Lý do thu hồi hóa đơn: Nêu rõ lý do cụ thể cần thu hồi hóa đơn.
- Cam kết của hai bên: Cam kết thực hiện đúng quy định về thu hồi hóa đơn, cam kết chịu trách nhiệm về việc thu hồi và xóa bỏ hóa đơn đã lập sai.
Bước 3: Lập biên bản thu hồi hóa đơn theo mẫu quy định
Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu biên bản thu hồi hóa đơn có sẵn theo quy định của Bộ Tài chính hoặc tự xây dựng mẫu riêng đảm bảo đầy đủ các nội dung cần thiết.
Bước 4: Hai bên ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu vào biên bản
Cả hai bên cần ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu vào biên bản thu hồi hóa đơn để xác nhận tính hợp lệ của văn bản.
Bước 5: Lưu giữ biên bản thu hồi hóa đơn theo quy định
Doanh nghiệp cần lưu giữ biên bản thu hồi hóa đơn cùng với các hóa đơn liên quan theo quy định của pháp luật về hồ sơ kế toán, thuế.
6.Lưu ý khi lập biên bản thu hồi hóa đơn theo thông tư 39
6.1 Về nội dung của biên bản thu hồi hóa đơn theo thông tư 39
- Đảm bảo đầy đủ và chính xác các thông tin: Biên bản thu hồi hóa đơn cần ghi rõ tất cả các thông tin cần thiết theo quy định, bao gồm thông tin về hai bên lập biên bản, thông tin về hóa đơn cần thu hồi, lý do thu hồi hóa đơn, cam kết của hai bên, và chữ ký, đóng dấu của hai bên.
- Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, mạch lạc: Nội dung trong biên bản thu hồi hóa đơn cần được trình bày rõ ràng, dễ hiểu, tránh sử dụng các từ ngữ mơ hồ, gây hiểu lầm.
- Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ký: Hai bên cần kiểm tra kỹ lưỡng nội dung trong biên bản thu hồi hóa đơn trước khi ký để đảm bảo tính chính xác và thống nhất.
6.2 Về thủ tục của biên bản thu hồi hóa đơn theo thông tư 39
- Lập biên bản thu hồi hóa đơn thành hai bản: Hai bên cần lập biên bản thu hồi hóa đơn thành hai bản, mỗi bên giữ một bản.
- Lưu giữ biên bản thu hồi hóa đơn theo quy định: Doanh nghiệp cần lưu giữ biên bản thu hồi hóa đơn cùng với các hóa đơn liên quan theo quy định của pháp luật về hồ sơ kế toán, thuế.
Hy vọng với những thông tin ACC đã cung cấp sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về vấn đề trên. Nếu bạn cần hỗ trợ hãy đừng ngần ngại mà liên hệ với Công ty Kế toán Kiểm toán Thuế ACC, để được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng. ACC cam kết sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt nhất về các dịch vụ mà mình cung cấp đến khách hàng. Chúng tôi luôn đồng hành pháp lý cùng bạn
