Bài tập lập chứng từ kế toán có lời giải

1. Lý thuyết chung về chứng từ kế toán

Khái niệm:

Chứng từ kế toán là các giấy tờ, tài liệu có nội dung phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của một đơn vị kế toán. Đây là căn cứ quan trọng để ghi sổ kế toán, cung cấp thông tin tài chính và thực hiện kiểm soát nội bộ.

Chứng từ kế toán phải được lập ngay khi phát sinh nghiệp vụ tài chính và đảm bảo tính chính xác, trung thực, đầy đủ theo quy định pháp luật.

Ý nghĩa:

Chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kế toán và quản lý tài chính, cụ thể:

• Là phương tiện thu thập và cung cấp thông tin: Chứng từ kế toán giúp thu thập, ghi nhận và cung cấp thông tin về tình hình tài chính của đơn vị kế toán.
• Là công cụ kiểm soát và bảo vệ tài sản: Thông qua chứng từ kế toán, doanh nghiệp có thể theo dõi dòng tiền, hàng hóa, công nợ, từ đó kiểm soát hiệu quả tài sản và nguồn vốn.
• Là căn cứ pháp lý: Chứng từ kế toán là bằng chứng hợp pháp để chứng minh tính đúng đắn của các giao dịch kinh tế và quyền sở hữu tài sản.
• Là cơ sở ghi sổ kế toán: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải có chứng từ kế toán hợp lệ để làm căn cứ ghi nhận vào sổ sách kế toán.

Mỗi bút toán ghi sổ thường phải có ít nhất 01 chứng từ gốc đi kèm.

>>>>> Vậy Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là gì? Bao gồm những nội dung nào?

2. Nguyên tắc sử dụng chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là công cụ quan trọng trong công tác kế toán, vì vậy việc lập, quản lý và sử dụng chứng từ cần tuân theo các nguyên tắc sau:

Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ, chính xác và đúng mẫu quy định

Chứng từ phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập chứng từ, đảm bảo phản ánh đúng thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế.

Nội dung trên chứng từ phải trung thực, rõ ràng, không được tẩy xóa, sửa chữa. Nếu có sai sót, phải thực hiện điều chỉnh theo đúng quy trình quy định.

Phải sử dụng đúng biểu mẫu chứng từ theo quy định của Nhà nước hoặc theo mẫu do doanh nghiệp tự xây dựng nhưng đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc kế toán hiện hành.

Chứng từ phải có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan

Chứng từ chỉ có giá trị pháp lý khi có đầy đủ chữ ký theo quy định, bao gồm:

• Người lập chứng từ.
• Người kiểm tra và phê duyệt (nếu có).
• Người nhận hoặc người chịu trách nhiệm liên quan.

Chữ ký trên chứng từ kế toán phải là chữ ký trực tiếp, không sử dụng chữ ký photocopy hoặc in sẵn (trừ trường hợp sử dụng chữ ký điện tử theo quy định).

Chứng từ kế toán phải được lưu trữ theo thời gian quy định của pháp luật

Chứng từ kế toán cần được bảo quản và lưu trữ theo quy định tại Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn liên quan.

Thời gian lưu trữ tối thiểu của chứng từ kế toán thường được quy định như sau:

• Chứng từ liên quan đến kế toán tài chính, thuế: tối thiểu 10 năm.
• Chứng từ có giá trị thanh toán: tối thiểu 5 năm.

Chứng từ phải được sắp xếp, bảo quản khoa học, tránh mất mát, hư hỏng hoặc thất lạc.

Mỗi nghiệp vụ kế toán cần có ít nhất một chứng từ gốc hợp lệ

Mọi nghiệp vụ tài chính phát sinh phải có chứng từ kế toán hợp lệ để làm căn cứ ghi sổ.

Chứng từ gốc phải đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ và hợp lý, thể hiện rõ nội dung giao dịch và có đầy đủ thông tin bắt buộc.

Các chứng từ phải được kiểm tra trước khi đưa vào hạch toán để tránh sai sót hoặc gian lận kế toán.

Chứng từ kế toán phải được sử dụng đúng mục đích và không được lạm dụng

Không được sử dụng chứng từ kế toán để khai khống, gian lận hoặc thực hiện các hành vi vi phạm pháp luật.

Việc lập chứng từ phải đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế, không được tạo chứng từ giả mạo để che giấu hoặc làm sai lệch thông tin tài chính.

Các đơn vị kế toán phải có hệ thống kiểm soát nội bộ để phát hiện và ngăn chặn các sai sót, gian lận liên quan đến chứng từ kế toán.

3. Bài tập lập chứng từ kế toán

Bài tập 1. Ghi chép TK từ phiếu thu – chi

Yêu cầu: Xem xét các chứng từ kế toán sau và cho biết các chứng từ đó được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế nào?

(ĐVT: Triệu đồng)

Loại phiếu	Ngày	Nghiệp vụ	Số tiền
Phiếu thu	01/7/2023	Bán hàng cho KH Lê Văn H, thu tiền mặt	10
	02/7/2023	Bán hàng cho KH Nguyễn Ngọc K, thu tiền mặt	5
Phiếu chi	03/7/2023	Chi tiền mặt mua hàng của Công ty Q	20 (chưa thanh toán)
	04/7/2023	Chi tiền mặt trả lương cho nhân viên	10

Hướng dẫn:

Phiếu thu	01/7/2023	Nợ TK 111 – Tiền mặt Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 131 – Phải thu của khách hàng
	02/7/2023	Nợ TK 111 – Tiền mặt Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 131 – Phải thu của khách hàng
Phiếu chi	03/7/2023	Nợ TK 153 – Hàng hóa Có TK 111 – Tiền mặt
	04/7/2023	Nợ TK 642 – Chi phí bán hàng Có TK 111 – Tiền mặt

Như vậy, các chứng từ kế toán trên đều được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế (thu – chi) phát sinh trong doanh nghiệp. Các nghiệp vụ kinh tế này được ghi chép trên sổ kế toán để phản ánh tình hình tài chính, kinh doanh của doanh nghiệp.